Fakturowanie bez KSeF. Jak radzić sobie z najczęstszymi problemami

Najważniejsze zasady wystawiania faktur i posługiwania się nimi

Falstart we wprowadzeniu obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i obligatoryjnych faktur ustrukturyzowanych spowodował, że warto przypomnieć zasady fakturowania. Odsunięcie momentu rozpoczęcia obowiązywania nowych zasad powoduje, że cały czas właściwe są te reguły fakturowania, które znamy już od wielu lat. Mimo to wielu podatników wciąż boryka się z trudnościami w fakturowaniu, niejednokrotnie z powodu wad systemów wykorzystywanych do emisji faktur.

Paradoksalnie wprowadzenie obowiązku stosowania KSeF mogło docelowo rozwiązać część tych problemów. Niezależnie od kwestii błędów systemowych i uzasadnionych zastrzeżeń do KSeF (zarówno natury technicznej, jak i prawnej) podatnicy zyskaliby ważnego sojusznika w walce o dostosowywanie oprogramowania do wymogów prawnych fakturowania. Niejednokrotnie bowiem osoby odpowiedzialne za fakturowanie czy za rozliczenia podatkowe zmuszone są do prowadzenia dyskusji, a nawet sporów z dostawcami oprogramowania, kontrahentami, którzy wbrew temu, że powinni być sojusznikami podatników, starają się narzucać swoje rozwiązania nie zawsze całkowicie zgodne z wymogami prawnymi. Jest to szczególnie odczuwalne, gdy zachodzi konieczność wystawienia faktury zaliczkowej czy korygującej. Czasami pojawia się wtedy informacja „nie da się”, innym razem dochodzi do próby narzucania nieuprawnionej wykładni prawa podatkowego.

Wszystko to uzasadnia przekazanie w ręce czytelników poradnika, w którym przypominamy wybrane najważniejsze zasady wystawiania faktur i posługiwania się nimi, przy czym ze względu na ograniczenia w objętości materiału ograniczamy się do typowych faktur sprzedaży.

Przypomnieć należy, że szeroko stosowane faktury to przede wszystkim dokumenty podatkowe właściwe dla podatku od towarów i usług. To właśnie w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361; dalej: ustawa o VAT) oraz przepisach wykonawczych unormowane są bezwzględnie obowiązujące zasady fakturowania.