Błędów technicznych w sprawozdaniu nie można zignorować

Zasada jest prosta, im wcześniej wykryjemy nieprawidłowość, tym łatwiej ją poprawić. Podpowiadamy, na co szczególnie należy uważać przy składaniu sprawozdania finansowego do KRS

Sprawozdania finansowe, począwszy od 2018 r., przygotowuje się w wersji elektronicznej i opatruje podpisem elektronicznym. I choć ta forma sprawozdania umożliwia łatwe i szybkie jego przekazywanie pomiędzy osobami, które powinny uczestniczyć w procesie sprawozdawczym, to się okazuje, że wciąż sprawia problemy. Aby uniknąć niespodzianek w momencie składania sprawozdania finansowego do KRS, należy więc wcześniej sprawdzić, czy od strony informatycznej nie ma jakichś nieprawidłowości. Wtedy jest jeszcze czas, aby poprawić taki błąd techniczny.

Nie ten załącznik

Jednostki sporządzają sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem 1, 4 lub 5 do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.). Wybór załącznika zależy od decyzji podjętej przez organ zatwierdzający i zależy m.in. od wielkości jednostki oraz rodzaju działalności, jaki prowadzi. Wydaje się to oczywiste, ale zdarzają się sytuacje, gdy zostaje źle dobrany załącznik na etapie przygotowywania schemy XML. Tak więc po wygenerowaniu sprawozdania w wersji XML należy zawsze sprawdzić, czy wersja jest przygotowana według tego załącznika, który wynika z uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego. Jeśli okaże się, że wersja elektroniczna nie odpowiada temu, co zostało ustalone przez właścicieli jednostki, sprawozdanie należy zmienić i przygotować według właściwej formy. Do takich nieprawidłowości najczęściej dochodzi przez nieuwagę na etapie samego przygotowywania formatu elektronicznego.