Poradnia z rachunkowości

W którym momencie przyjąć do ewidencji (pełna księgowość) zakup programu komputerowego, który został zakupiony na raty oraz stanowi wartość niematerialną i prawną? Wartość rat wynika z umowy, poszczególne raty fakturowane są w okresach miesięcznych przez trzy lata. Kwota jednej raty nie przekracza 10 000 zł.

Do prawidłowej kwalifikacji wartości niematerialnej i prawnej (dalej: WNIP) lub usługi dostępu do serwisu konieczne jest wnikliwe przeanalizowanie umowy. Podstawową kwestią, którą należy ustalić, jest to, czy spółka nabyła licencję, czy nabyła prawo do korzystania z serwisu abonamentowego przez okres trzech lat. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.) przez WNIP rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Do WNIP u.r. zalicza w szczególności:

• autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
• prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
• know-how,
• koszty zakończonych prac rozwojowych,
• nabytą wartość firmy.

Wśród WNIP u.r. nie wymienia oprogramowania komputerowego. Jednak zgodnie z przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych programy komputerowe podlegają ochronie jak utwory literackie i mogą być przedmiotem prawa autorskiego (art. 74 ust. 1 oraz art. 1 ust. 2 pkt 1). Zgodnie zaś z art. 41 ust. 2 tej ustawy autorskie prawa majątkowe mogą przejść na inne osoby w drodze dziedziczenia lub na podstawie umowy (tj. umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub umowy o korzystanie z utworu, tzw. licencji). Przedmiotem nabycia nie jest więc sam program komputerowy, lecz autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego lub licencja na użytkowanie programu komputerowego, które według przepisów o rachunkowości zalicza się do WNIP.

Jeśli w umowie jest wskazane, że jednostka nabyła WNIP za określoną w umowie z góry kwotę i tylko płatności jako zapłata za tę licencję następują w ratach, to należy ująć WNIP w dacie udostępnienia jej do korzystania na potrzeby jednostki. Tak samo będzie z punktu widzenia rachunkowego i podatkowego. Aby licencję uznać za składnik majątku o charakterze niematerialnym, musi być ona przeznaczona do użytkowania na potrzeby jednostki (w podatkach w szczególności chodzi o związek z działalnością gospodarczą), a jej wartość całościowa musi być z góry znana. Nie ma znaczenia, że ta zapłata zostanie rozłożona na raty.