Organ musi ocenić, czy złożony podpis identyfikuje osobę składającą wniosek

Zastanawiamy się, czy w naszym urzędzie prawidłowo podchodzimy do kwestii podpisów widniejących na dokumentach. Czy wystarczy rutynowe sprawdzenie, czy na podaniu lub wniosku widać podpis składającego? Czy zawsze, jeśli parafka jest nieczytelna, powinniśmy taki dokument odrzucić?

Zanim pracownicy organu administracji publicznej skierują podanie lub wniosek do merytorycznego rozpatrzenia, muszą dokonać oceny, czy dokument spełnia wszelkie wymogi formalne. Taki obowiązek występuje zawsze wtedy, gdy sprawa jest rozpatrywana na podstawie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). Obligatoryjnym elementem takiej analizy jest sprawdzenie prawidłowości podpisu pod złożonym pismem. Zadaniem urzędników załatwiających sprawę administracyjną jest bowiem stwierdzenie, czy podpis wskazuje na osobę wnoszącą dane pismo. Przy analizie należy uwzględnić wszelkie znane okoliczności. Czynność, na pozór prosta, wymaga jednak zachowania dużej staranności. Ponadto ścieżki weryfikacji różnią się w zależności od tego, czy mowa jest o podpisach własnoręcznych czy elektronicznych.