Przeprowadzenie inwentaryzacji w pytaniach i odpowiedziach

Zbliża się koniec roku kalendarzowego. Dla wielu jednostek to czas wytężonej pracy związanej z inwentaryzacją, która bez względu na metodę, jaką jest przeprowadzana, ma na celu urealnienie danych w księgach rachunkowych. Mimo że przepisy nie zmieniły się w tym zakresie, to wciąż pojawia się wiele wątpliwości. Pytania, które nurtują księgowych, dotyczą metod i terminów inwentaryzacji, zastępowania np. spisu z natury potwierdzeniem salda itd. Wiele osób zastanawia się też, czy przy inwentaryzacji może korzystać z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Przypomnijmy sobie odpowiedzi na pytania, które padają na forach i szkoleniach co roku o tej porze.

►Czy inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda może zastąpić spis z natury?

Nie, ponieważ ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295; dalej: u.r.) przewiduje metodę uzyskania potwierdzenia salda tylko dla określonych aktywów. Nie można więc tą metodą zastępować innych metod. Natomiast w odwrotnej sytuacji – gdy nie można przeprowadzić inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda – można wykorzystać weryfikację zapisów w księgach z dokumentami.

Przypomnieć należy, iż zgodnie z u.r. inwentaryzacja w drodze potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu składników majątku ma zastosowanie do:

• aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej;
• udzielonych pożyczek;
• należności z tytułu dostaw i usług oraz innych należności, z wyłączeniem należności wskazanych w art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r., inwentaryzowanych w drodze weryfikacji, tj. należności spornych i wątpliwych, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publicznoprawnych;
• własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.

W każdym z powyższych przypadków potwierdzenie salda przebiega w nieco inny sposób i na inne aspekty kładziony jest nacisk. I tak w przypadku środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych (a także w przypadku innych rozrachunków z bankami, np. z tytułu kredytów w rachunku bieżącym) zwyczajową praktyką jest, że to bank prowadzący rachunek jednostki przesyła informację o saldzie figurującym w jego księgach rachunkowych. Uzgodnienie salda odbywa się więc na podstawie dokumentu przekazanego przez bank. Najczęściej wezwanie do potwierdzenia salda towarzyszy ostatniemu wyciągowi w danym roku, choć zdarza się, że wezwanie jest przekazywane jako odrębny dokument. Ostatni wyciąg przesłany przez bank powinien być sprawdzony przez jednostkę pod względem jego zgodności z księgami rachunkowymi. W sytuacji wystąpienia rozbieżności istniejące różnice należy wyjaśnić. Potwierdzenie salda – zarówno wskazanie, że jest zgodność, jak i stwierdzenie jakichkolwiek różnic – powinno być odnotowane w księgach jednostki. Z racji tego, że poszczególne jednostki zwykle korzystają z usług wielu banków, w których posiadają też zwykle więcej niż jeden rachunek bankowy. W takiej sytuacji warto sporządzić protokół z potwierdzenia salda, czyli zestawienie sporządzone przez księgowość, w którym uwidocznione będą otrzymane potwierdzenia oraz wskazanie, czy salda na poszczególnych rachunkach są zgodne czy nie. W przypadku niezgodności sald oczywiście należy wskazać różnice, a następnie – w przyszłości – odnotować, czy zostały one wyjaśnione. Przy czym najczęściej rozbieżności wynikają z pomyłek w księgowaniach dokonywanych w sposób zautomatyzowany w księgach. Warto więc weryfikować salda środków na rachunku bankowym nie tylko na koniec roku, lecz także na koniec każdego miesiąca. W przypadku gdy bank nie prześle odpowiedniego wyciągu informującego o stanie salda lub wysokości kredytu, jednostka powinna sama wystąpić z prośbą o potwierdzenie salda.