Inwentaryzacja roczna w jednostkach w ośmiu krokach

W naszej jednostce budżetowej ma zostać przeprowadzona obowiązkowa coroczna inwentaryzacja, ale kierownik nie wydał jeszcze odpowiedniego zarządzenia. Jakie czynności należy wykonać, aby się do niej dobrze przygotować? Czy można wykorzystać dokumenty z ubiegłego roku?

Od października jednostki, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, mogą wystartować z inwentaryzacją. Trzeba ją bowiem rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć 15 stycznia następnego roku. Generalnie należy jej dokonać na dzień bilansowy. Inwentaryzacja to najlepsze narzędzie do zweryfikowania prawdziwej ilości i jakości aktywów jednostki oraz źródeł ich finansowania. Ma na celu stwierdzenie stanu rzeczywistego aktywów i pasywów, porównanie go ze stanem ewidencyjnym oraz zidentyfikowanie i wyjaśnienie różnic.

Przeprowadzenie inwentaryzacji jest obowiązkiem kierownika jednostki, także jednostki sektora finansów publicznych, co wynika z art. 26–27 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.). Niestety, ustawa ta wskazuje tylko zasady inwentaryzacji (jej rodzaje, zakres, terminy i częstotliwość oraz zasady ujęcia wyników). Dlatego warto posiłkować się stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, a także Krajowym Standardem Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”. Jak widać, wypełnienie obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji nie jest proste, warto więc się do tego odpowiednio przygotować. Wtedy mamy pewność, że wszystko odbędzie się sprawnie i terminowo.

Krok 1. Ocena przydatności składników majątku

Jedną z pierwszych czynności przed przystąpieniem do inwentaryzacji powinno być sprawdzenie, czy środki trwałe i pozostałe środki trwałe w użytkowaniu mają oznakowanie pozwalające na ich pełną identyfikację oraz ocenę przydatności. Może się zdarzyć, że go nie mają, wtedy trzeba je oznakować zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych w danej jednostce. Następnie należy przystąpić do oceny przydatności poszczególnych składników majątkowych i dokonać likwidacji składników nienadających się do dalszego użytkowania z powodu uszkodzenia, zniszczenia lub wyeksploatowania, w trybie określonym np. w zarządzeniu na temat gospodarowania majątkiem trwałym danej jednostki. Protokół likwidacji środków trwałych (środków trwałych w używaniu) powinien zawierać: