Zanim ruszą e-doręczenia, warto wdrożyć również EZD

Coraz więcej urzędów, które do tej pory prowadziły akta w postaci papierowej, decyduje się na uruchomienie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. To dobry krok, bo w przeciwnym razie od 10 grudnia 2023 r. czekałoby ich więcej pracy

10 grudnia to zgodnie z komunikatem ministra cyfryzacji z 29 maja 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1077) dzień, w którym startuje usługa e-doręczeń. Jak wskazano bowiem w tym dokumencie, do tej daty powinny zostać wdrożone rozwiązania techniczne niezbędne do uruchomienia usług doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej w szerokim kręgu podmiotów publicznych. [ramka 1] A zatem od tego dnia duża grupa podmiotów publicznych będzie co do zasady zobowiązana do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, oferowanej przez Pocztę Polską, czyli tak jak wymaga tego art. 4 ust. 1 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 285; dalej: u.d.e.).

Chodzi o wszelką korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru, a więc taką, którą stosuje się przede wszystkim w postępowaniach administracyjnych czy też podatkowych – czego symbolem są stosowane urzędowe poświadczenia doręczenia (ePUAP) i zwrotne potwierdzenia odbioru (listy papierowe). Korespondencja ma być wysyłana na adresy do e-doręczeń wpisane do bazy adresów elektronicznych. Ten sposób doręczania zyska status podstawowej formy komunikacji przez podmioty publiczne. [tabela]