Krajowy system e-faktur. Wszystko, co trzeba wiedzieć o nowym obowiązku

Nadchodzi rewolucja w zakresie fakturowania

Zgodnie z ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598; dalej: ustawa o KSeF) od 1 lipca 2024 r. wszystkie faktury dla podmiotów gospodarczych (B2B) będą wystawiane i odbierane w formie elektronicznej w określonej strukturze XSD za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). I choć system funkcjonuje w formule fakultatywnej już od 1 stycznia 2022 r., to mimo wprowadzonych zachęt niewiele firm zdecydowało się na korzystanie z niego dobrowolnie.

Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF obecne zwykłe faktury elektroniczne i papierowe w relacjach z innymi podatnikami zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi wystawianymi i odbieranymi w centralnym systemie KSeF. Co istotne, również faktury dla kontrahentów zagranicznych będą wystawiane w KSeF, np. z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, eksportu towarów czy eksportu usług, a jedynie ich dostarczenie nastąpi w inny sposób, np. poprzez wysyłkę e-mailem wizualizacji e-faktury w postaci pliku PDF. Wyłączone z KSeF będą jedynie faktury dla konsumentów (B2C) oraz faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Przy czym, co ważne, podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT (o obrotach nieprzekraczających 200 tys. zł) oraz podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT będą objęci obowiązkowym fakturowaniem ustrukturyzowanym pół roku później, tj. od 1 stycznia 2025 r. Półroczny okres przejściowy został przewidziany również dla faktur wystawianych przy użyciu kas fiskalnych, a także dla paragonów z NIP nabywcy o wartości do 450 zł uznawanych za faktury uproszczone.

Warto podkreślić, że z jednej strony dostosowanie firmy do wystawiania i odbioru faktur w KSeF to duże wyzwanie, wymagające nie tylko wdrożenia modyfikacji w systemach IT, lecz także wprowadzenia odpowiednich zmian w procesach biznesowych w zakresie wystawiania, odbioru, obiegu faktur, jak również w umowach i regulaminach. Wiele dotychczasowych procesów będzie wymagało zmiany. Praktyczne problemy związane z wdrożeniem KSeF dotyczą zaś: