Zatwierdzanie sprawozdań finansowych

Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego, czyli dnia kończącego rok obrotowy. Sporządzone sprawozdanie finansowe każdej jednostki powinno być opatrzone podpisem. Mówi o tym art. 52 ust. 2 u.r., z którego wynika, że sprawozdanie finansowe podpisują, podając zarazem datę podpisu: osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki.

Tabela 1. Kierownik jednostki w różnych formach prawnych jednostek gospodarczych

Podpisy osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki muszą znajdować się na każdej części sprawozdania finansowego, czyli na:

1) wprowadzeniu do sprawozdania finansowego,

2) bilansie,

3) rachunku zysków i strat,

4) dodatkowych informacjach i objaśnieniach,

5) rachunku przepływów pieniężnych i zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym - jeśli jednostka jest obowiązana je sporządzać.

Nie ma obowiązku podpisywania każdej strony wchodzącej w skład sprawozdania finansowego, np. każdej strony wielostronicowych zazwyczaj dodatkowych informacji i objaśnień.

Podpisanie sprawozdania finansowego przez upoważnione osoby oznacza potwierdzenie przez nie, że sprawozdanie to jest kompletne i przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Złożenie podpisu pod sprawozdaniem jest równoznaczne z przyjęciem odpowiedzialności za prawidłowość i rzetelność sporządzonego sprawozdania finansowego. Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość odmowy złożenia podpisu. Odmowa wymaga jednak pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania. Jako przyczynę odmowy złożenia podpisu na sprawozdaniu finansowym główny księgowy może podać m.in. przejęcie obowiązków prowadzenia ksiąg rachunkowych w trakcie roku lub po jego zakończeniu i w związku z tym brak pewności co do rzetelności prowadzonych ksiąg w tym okresie.