Faktury elektroniczne

Do końca grudnia 2010 r. akceptowanymi formami faktur dokumentujących sprzedaż były tradycyjne faktury papierowe bądź faktury elektroniczne w postaci tzw. e-faktur opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym lub wysyłanych za pomocą zamkniętej sieci elektronicznej wymiany danych (EDI). Od 1 stycznia 2011 r. podatnicy, którzy wystawiają faktury elektroniczne, mogą, po spełnieniu określonych warunków, wystawiać faktury tą drogą bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym lub za pomocą systemu EDI, w dowolnym formacie elektronicznym. Nowe zasady wystawiania faktur to duże ułatwienie dla podatników VAT. W wydawanych interpretacjach organy podatkowe przyznają prawo do korzystania z nowych form komunikacji, aby uzyskać akceptację od nabywcy i przesyłać faktury.

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem że wystawca:

1) otrzyma od odbiorcy faktur akceptację tego sposobu przesyłania faktur (§ 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych);

Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych po stronie zarówno dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur.

2) zapewni autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie e-faktur przez autentyczność należy rozumieć pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, który wysyła fakturę. Przez integralność treści faktury należy z kolei rozumieć to, że w przesłanej fakturze nie można zmienić danych.

Zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych