Odwołanie pracownika z urlopu - problemy podatkowe

Edward Żurański

Czy są kosztem wydatki związane z odwołaniem pracownika z urlopu

W związku ze zmianami w terminach realizacji projektu musieliśmy odwołać pracownika z urlopu. Odwołania dokonaliśmy w trybie art. 167 § 1 kodeksu pracy. Obecność pracownika była konieczna, ponieważ tylko on znał szczegóły techniczne projektu. Jego nieobecność naraziłaby naszą firmę na utratę intratnego kontraktu. W związku z odwołaniem z urlopu pracownik wystąpił o zwrot kosztów wykupionych wcześniej wczasów zagranicznych dla niego i jego żony. Z wczasów zrezygnowali oboje, a warunki zakupu nie przewidywały zwrotu kosztów w momencie rezygnacji. Wczasów nie udało się również odsprzedać. Przystaliśmy na warunki pracownika. Czy wypłacone odszkodowanie w całości możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy odszkodowanie to korzysta ze zwolnienia od podatku?

Jeżeli koszt zakupionych wczasów, wycieczki lub innego sposobu spędzania urlopu został w całości poniesiony przez pracownika, to pracodawca, który wypłaca odszkodowanie z powodu odwołania pracownika z tego urlopu, ma prawo zaliczyć je do kosztów podatkowych. Odszkodowanie takie jest po stronie pracownika zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego tylko wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 § 1 kodeksu pracy; dalej: k.p.). Do okoliczności uzasadniających odwołanie z urlopu można zaliczyć awarię w zakładzie, nieprzewidziane kontrole, w trakcie których obecność pracownika jest niezbędna, konieczność realizacji niezaplanowanych wcześniej zamówień. Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 k.p.). Za koszty pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu uznaje się m.in. opłaty za wykupione wczasy, wycieczki, koszty dojazdu do miejsca wypoczynku i z powrotem. Pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów pośrednio związanych z urlopem. Przykładowo - pracodawca nie ma obowiązku zwracać kosztów sprzętu sportowego czy odzieży zakupionych na wakacje. Koszty te są bowiem pośrednio związane z planowanym urlopem. Nie są wydatkiem koniecznym do jego odbycia.