Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Iwona Wielgopolanin

Odpowiednie przepisy związane z przechowywaniem dokumentów tylko częściowo określają zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Różnicują przy tym okres ich przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu. Z tego względu można wyodrębnić trzy rodzaje dokumentów, które posiadają różne okresy przechowywania. Są to dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze.

Dokumenty zgłoszeniowe

Po rozpoczęciu działalności, niezależnie od jej rodzaju, podmiot, który będzie płatnikiem składek, ma obowiązek zarejestrować się w ZUS. Rejestracja następuje po wypełnieniu i dostarczeniu do ZUS właściwych dokumentów ZUS ZFA lub ZUS ZPA. Nie został określony czas, przez jaki mają być przechowywane te dokumenty. Należy przyjąć, że przez cały okres prowadzenia działalności płatnik powinien przechowywać dokument potwierdzający jego uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby. Płatnik składek ma obowiązek udostępnić m.in. na żądanie inspektora kontroli ZUS dokument rejestrujący go w ZUS jako płatnika składek.