Ewidencja księgowa wynagrodzeń (cz. II)

W związku ze zmianą przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych od 1 stycznia 2005 r. niewypłacone wynagrodzenia z tytułu umów o pracę - podobnie wcześniej z tytułu umów-zleceń i o dzieło - oraz nieopłacone składki z tytułu ubezpieczeń społecznych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Analogiczne zasady wprowadzono do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym kwoty wykazane w księgach rachunkowych prowadzonych zgodnie z ustawą o rachunkowości będą różne od wartości uznawanych za koszt przez prawo podatkowe.

W firmach zatrudniających wielu pracowników sposób ewidencjonowania, a szczególnie weryfikowania zapisów analitycznych dotyczących wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenie, jest pracochłonny. Dlatego też należy tak zorganizować księgi rachunkowe, żeby możliwe było uzyskanie danych liczbowych zarówno dla celów bilansowych, jak i podatkowych (czyli sporządzenia deklaracji CIT-2 i PIT-5). Najlepszą ewidencję analityczną można stworzyć na podstawie treści wynikających z druków odpowiednich deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych. Wiarygodne dane uzyskamy przez wyodrębnienie kont analitycznych oznaczonych dodatkowo np. NKUP. Pod datą wypłacenia wynagrodzeń i opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne, nie później niż na koniec miesiąca, kwoty, które są uznane przez prawo podatkowe, należy wyksięgować, np. zapisem czerwonym z konta oznaczonego NKUP na konto, na którym ujmowane są wartości uznane przez prawo podatkowe. Wartości, które będą i nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów, muszą być zgodne z dowodami źródłowymi.