Zasady dokumentowania zakupu towarów

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy z 24 września 1994 r. o rachunkowości, towary to rzeczowe aktywa obrotowe nabyte w celu odprzedaży w stanie nieprzetworzonym. Przez rzeczowe aktywa obrotowe rozumie się zaś aktywa przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu operacyjnego właściwego dla danej działalności, jeżeli trwa on dłużej niż 12 miesięcy.

W praktyce jednostki zakupują różnorodne towary, często w znacznych ilościach. Dlatego też bardzo ważne jest prawidłowe udokumentowanie każdego zakupu towarów. W celu prawidłowego dokumentowania zakupu towarów należy wziąć pod uwagę przepisy ustawy o rachunkowości oraz przepisy dotyczące podatku od towarów i usług.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające wykonanie konkretnej operacji gospodarczej, w tym wypadku stwierdzające zakup towarów. Dowody księgowe, oprócz tego że powinny być rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, powinny zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, tj. co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adres) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.