Księgi rachunkowe - zasady i odpowiedzialność w zakresie ich prowadzenia

Nie trzeba nikogo przekonywać, jak ważne jest rzetelne i bezbłędne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Co należy rozumieć przez pojęcie księgi, kiedy je należy otworzyć, a kiedy zamknąć, co jest podstawą zapisu w księgach rachunkowych, jakie są techniki i zasady ich prowadzenia, czym jest dowód księgowy - na te wszystkie pytania wyczerpująco odpowiada ustawa o rachunkowości. Niezależnie jednak od tego, czy przedsiębiorca zdecyduje się samodzielnie prowadzić swe księgi, czy też zleci to wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu, powinien znać podstawowe zasady dokonywania zapisów księgowych oraz sporządzania dowodów księgowych. Sankcje za uchybienia w tym zakresie mogą być bowiem bardzo kosztowne i obciążą przedsiębiorcę.

Warto także zauważyć, że pojęciem ksiąg posługuje się nie tylko ustawa o rachunkowości, ale także inne akty prawne, np. ordynacja podatkowa czy kodeks karny skarbowy.

Zgodnie z art. 53 § 21 kodeksu karnego skarbowego księgą jest:

• księga rachunkowa,

• podatkowa księga przychodów i rozchodów,

• ewidencja,

• rejestr,

• inne podobne urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje przepis prawa.

Podobna definicja znajduje się w art. 3 pkt 4 ordynacji podatkowej. W myśl tego przepisu przez księgi podatkowe rozumie się: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Zapisów w księgach rachunkowych należy dokonywać w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość i przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.