Dokumentowanie operacji gospodarczo-finansowych w PKZP i SKOK

Dokumentowanie operacji gospodarczo-finansowych w PKZP i SKOK

Edward Karwowski

Prezes Zarządu PERFECTUM-AUDIT Spółka z o.o.

Artykuł opisuje zasady prowadzenia prawidłowej ewidencji operacji księgowych w pracowniczych kasach zapomogowo-pożyczkowych (PKZP) oraz spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych (SKOK). Jednak ze względu na uniwersalność omawianej problematyki zawarte w nim informacje są użyteczne także dla innych jednostek.

Prawidłowość ewidencji operacji księgowych w PKZP i w SKOK zależy w dużym stopniu od jakości dokumentów dostarczonych do księgowości, które w wyniku ich sprawdzenia i zatwierdzenia stają się dowodami księgowymi i podstawą zapisów w księgach rachunkowych.

Każdy dowód księgowy powinien odpowiadać wymaganiom ustalonym postanowieniami ustawy o rachunkowości. Przede wszystkim powinien zawierać określone cechy niezbędne do wyczerpującego odzwierciedlenia dokonanej operacji. Podstawą zapisów księgowych w księgach rachunkowych są więc dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, określane jako dowody źródłowe. Do dowodów tych zalicza się:

1) dowody zewnętrzne – obce – otrzymane od kontrahentów,

2) dowody zewnętrzne – własne – przekazane w oryginale kontrahentom,

3) dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnętrznych.

Podstawę zapisów w księgach rachunkowych mogą stanowić także sporządzane przez Kasę dowody księgowe:

1) zbiorcze, służące do dokonania łącznych (zbiorczych) zapisów z dowodów źródłowych pojedynczo zebranych w zestawieniu zbiorczym,

2) korygujące poprzednie zapisy księgowe,

3) zastępcze – wystawiane i wykorzystywane jako podstawa zapisu księgowego do czasu otrzymania zewnętrznego źródłowego dowodu obcego,

4) rozliczeniowe – ujmujące dokonane uprzednio zapisy księgowe według innych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zarząd Kasy może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące danej operacji – w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych. Ustawa o rachunkowości zabrania jednak zastosowania tego uprawnienia, jeżeli operacje gospodarcze dotyczą zakupów opodatkowanych VAT oraz skupu metali nieżelaznych od ludności.