Ewidencja przychodów, kosztów i zaliczek - najem

Przychody z najmu rzeczy ruchomej lub nieruchomości, o ile nie są uzyskiwane w ramach prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, powinny być wykazane i opodatkowane w rocznym rozliczeniu podatkowym. Podatnik ma do wyboru opodatkować je według zasad ogólnych – skalą podatkową lub ryczałtowym podatkiem 8,5%.
W przypadku wyboru zasad ogólnych podatek od najmu płacić należy od dochodu, zatem przychód z tytułu najmu obniża się o koszty, poniesione w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia, a następnie od różnicy ustala podatek do zapłaty. Podatnik zobowiązany jest nie tylko płacić podatek na koniec roku, ale również miesięczne zaliczki na podatek. Podatku od najmu nie można opłacać kwartalnie. Nie ma natomiast obowiązku sporządzać miesięcznych deklaracji podatkowych w związku z obliczanymi zaliczkami na podatek. Podatnik sam dla własnych celów prowadzi ewidencję przychodów i ponoszonych kosztów. Nie ma wzoru ewidencji ani obowiązku jej prowadzenia, jest ona sporządzana dla celów własnych. W przypadku kontroli może zostać, choć nie musi zostać przekazywana organowi kontrolującemu.
W tabeli ewidencyjnej wprowadza się przychody faktycznie uzyskane a nie jedynie należne za dany miesiąc. Odpowiednio kosztami są koszty poniesione. Nie jest wystarczające samo wpisanie kosztu lub przychodu  – podatnik powinien posiadać dowody potwierdzające ich występowanie w takich, a nie innych wartościach.
Podatnik ustalić musi związek kosztów z przychodem. Uznać należy, że do kosztów najmu nieruchomości zaliczyć można wydatki z tytułu czynszu, energii, prądu, wody, kupna mebli, kosztu napraw i remontów, amortyzacji lokalu. Nie stanowi natomiast kosztu wydatek na paliwo do auta właściciela nieruchomości do budynku celem remontu czy pobierania czynszu. Do przychodów natomiast zalicza się nie tylko same opłaty główne – czynsz najmu, ale również refakturowane na najemców opłaty za media. Ostatecznie opłaty te są neutralne podatkowo, gdyż z jednej strony wpłaty stanowią przychód, z drugiej – ich poniesienie na rzecz administratora czy dostawcy mediów to koszt podatkowy.
Podatnik nie ma obowiązku prowadzić ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencji wyposażenia.