Protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru/usługi

Zakończenie procedury zwrotu towaru powinno zostać potwierdzone:

• dokumentem magazynowym potwierdzającym przyjęcie towaru na stan magazynu (o ile jednostka prowadzi gospodarkę magazynową),
• protokołem przyjęcia zwrotu lub reklamacji towaru / usługi.
•  

Protokół przyjęcia niezbędny jest dla celów księgowych, ale również potwierdzenia braku innych roszczeń ze strony kupującego. Nie ma znaczenia czy chodzi o zwrot w terminie 10 lub 14 dni od dnia dokonania zakupu na odległość w przypadku sprzedaży konsumenckiej, czy też o zwroty dobrowolnie uznawane przez sprzedającego za zasadne, czy też o uznanie reklamacji towaru lub o uznanie za zasadne stwierdzenie niezgodności towaru z umową. W wszystkich tych przypadkach dochodzi bowiem do roszczenia ze strony kupującego o zwrot świadczenia wzajemnego (z reguły pieniędzy) oraz do przyjęcia reklamowanego towaru na stan.
Protokół jest również podstawą korekty ewidencjonowanej za pomocą kasy fiskalnej. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w ewidencji sporządzanej w związku z prowadzeniem kasy fiskalnej. Ewidencja zawierać powinna:

1. datę sprzedaży;
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Protokół powinien być zatem każdorazowy sporządzany i dołączany do ewidencji. Protokołów powinna być ta sama ilość, co zapisów. W przypadku braku możliwości sporządzenia protokołu, podatnik powinien co najmniej sporządzić notatkę, wskazującą na przyczynę, która powoduje brak sporządzonego i podpisanego przez obie strony transakcji protokołu.