Sporządzanie listy płac - praktyczne aspekty

Obowiązujące przepisy nie nakazują wprost sporządzania listy płac w rozliczeniach między pracodawcą, pracownikiem a organami publicznymi (urząd skarbowy, ZUS). Jednak ze względu na konieczność prawidłowego ustalenia zobowiązań składkowo-podatkowych i kwoty do wypłaty, jak również ich weryfikacji, tworzenie listy płac jest niezbędne.

księgowy, lista płac, składki

Lista płac jako dowód księgowy

Lista płac może być dowodem, na podstawie którego dokonuje się ewidencji wynagrodzeń brutto w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeśli wynagrodzenia są wypłacane w kasie firmy (w gotówce), lista płac jest dokumentem, na którym pracownik potwierdza odebranie wynagrodzenia zarówno w gotówce, jak i w naturze (gdy wypłata w tej formie jest w danym przypadku możliwa i zgodna z przepisami). Taka lista stanowi dowód księgowy, choć ustawodawca dopuszcza zaliczanie wynagrodzeń w koszty podatkowe również na podstawie innych dokumentów. Lista płac stanowi również dowód służący do ewidencjonowania wynagrodzeń w podmiotach prowadzących tzw. pełną księgowość.

Nie ma jednego wzoru listy płac. Jednak ze względu na rolę płatnika, jaką pracodawca pełni wobec urzędu skarbowego i ZUS, lista płac powinna zawierać wszystkie niezbędne pozycje, które pozwolą w prawidłowy sposób ustalić wysokość:

1. składek na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę,
2. składki na ubezpieczenie zdrowotne,
3. zaliczki na podatek dochodowy,
4. wpłaty na PPK finansowanej przez pracodawcę i uczestnika, jeżeli uczestnik nie zrezygnował z ich dokonywania,
5. ewentualnych potrąceń przymusowych lub dobrowolnych dokonywanych na podstawie art. 87 i 91 k.p.,
6. dochodu pracownika należnego do wypłaty, po dokonaniu powyższych potrąceń.

Lista płac służy nie tylko bieżącym rozliczeniom z tytułu wynagrodzeń, ale również na jej podstawie sporządza się inne obowiązkowe dokumenty, takie jak:

• deklaracje (m.in. PIT-4R),
• informacje podatkowe (m.in. PIT-11),
• deklaracje i raporty miesięczne do ZUS.

Ponadto, lista płac jest częścią dokumentacji emerytalno-rentowej, a więc na jej podstawie następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Zobacz również: Listy płac - instrukcje rozliczeń »»»

Dokumenty towarzyszące liście płac

Lista płac jest dokumentem finalnym. Aby jednak ją sporządzić, pracodawca powinien dysponować danymi, na podstawie których prawidłowo ustali wysokość składników wynagrodzenia, innych świadczeń, obciążeń publicznoprawnych i kwoty do wypłaty. Do tego potrzebne są różnego rodzaju dokumenty pomocnicze, takie jak: zaświadczenia, oświadczenia, ewidencje, wnioski itp.

Przykładowe dokumenty niezbędne do prawidłowego sporządzenia listy płac

Lista płac czy rachunek?

Lista płac zasadniczo obejmuje wynagrodzenia pracowników. Natomiast dokumentem rozliczeniowym w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło najczęściej jest rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę lub sama umowa zlecenia lub sporządzony na jej podstawie inny dokument lub lista, potwierdzający wzajemne rozliczenie.

Zleceniodawca jest także płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne lub tylko zdrowotne, w zależności od sytuacji ubezpieczeniowej zleceniobiorcy oraz sposobu opodatkowania przychodów. Dlatego niezbędne jest sporządzenie rozliczenia, na którym będą widoczne kwoty:

• uzyskanego w danym miesiącu przychodu z działalności wykonywanej osobiście oraz zasiłku (jeśli zleceniodawca jest jego płatnikiem, a zleceniobiorca nabył prawo do tego świadczenia) i wpłaty na PPK zleceniodawcy,
• podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia: emerytalne (9,76%), rentowe (1,5%), ewentualnie chorobowe (2,45%), jeżeli zleceniobiorca przystąpił do ubezpieczenia chorobowego dobrowolnie, oraz kwoty tych składek. Podstawą ich wymiaru jest przychód do celów podatkowych, jeśli w umowie określono odpłatność za jej wykonanie kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. W przypadku gdy odpłatność została ustalona w inny sposób, podstawę wymiaru stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę,
• podstawy wymiaru składki zdrowotnej i kwota tej składki należna do ZUS (9%),
• kosztów uzyskania przychodów, które stanowią 20% przychodu (lub 50% w przypadku umowy z przeniesieniem praw autorskich albo 250 zł w przypadku kontraktu menedżerskiego), po odliczeniu części składek na ubezpieczenia społeczne, tj. 13,71%, lub jeżeli osoba nie przystąpiła do ubezpieczenia chorobowego – 11,26%,
• dochodu do opodatkowania, tj. przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez zleceniobiorcę oraz o koszty uzyskania tego przychodu,
• zaliczki na podatek obliczonej w wysokości 12% lub na wniosek zleceniobiorcy 32% dochodu, lub ryczałtu, jeżeli wynagrodzenie spełnia warunki do opodatkowania w ten sposób,
• wynagrodzenia do wypłaty po pomniejszeniu o ewentualną wpłatę na PPK zleceniobiorcy.

U osób, których przychody z umowy zlecenia (działalność wykonywana osobiście) są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148–154 ustawy o pdof (patrz poniżej – „ulga dla młodych”), zaliczka na podatek nie jest obliczana i pobierana. Zatem odliczeniu od wynagrodzenia podlegają wyłącznie składki na ZUS oraz ewentualna wpłata na PPK.

Zleceniobiorcy mogą składać oświadczenia PIT-2 w sprawie zastosowania miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek. Maksymalnie można złożyć oświadczenie trzem płatnikom. Podatnik wskazuje, jaką kwotę dany płatnik może stosować: 1/12, 1/24 czy 1/36.

Jeśli zleceniobiorca nie ma dostatecznej wiedzy na temat prawidłowego naliczenia podatku czy składek, zleceniodawca jako płatnik może pomóc w sporządzeniu rachunku i taka praktyka jest często spotykana. Terminy wystawiania rachunków najlepiej określić w treści umowy zlecenia. Jeżeli strony tego nie zrobiły, rachunek wystawia się w terminie 7 dni od wykonania zlecenia bądź zakończenia okresu rozliczeniowego. W przypadku gdy strony w umowie nie określiły sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia, przyjmujący zlecenie przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin pracy nad zleceniem, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Rachunek powinien być sporządzony zgodnie z warunkami zawartej umowy cywilnej, czyli zgodnie z jej przedmiotem, oraz z zastosowaniem zasad wyceny lub według z góry określonej odpłatności (np. ryczałtowej).

Jeżeli rozliczenia z tytułu wynagrodzenia za umowę cywilnoprawną nie są dokonywane na rachunku do umowy, lecz na listach zawierających wszystkie niezbędne pozycje, zasadniczo nie ma potrzeby sporządzania rachunku do takich list.

Oprac. Katarzyna Bogucka

Przeczytaj więcej na ten temat: Wynagrodzenia 2025. Rozliczanie płac w praktyce »»»