Dokumentowanie prawa do zasiłku macierzyńskiego. Jakie obowiązki ma pracodawca?
Obowiązek skompletowania pełnej dokumentacji uprawniającej do wypłaty zasiłku macierzyńskiego mają płatnicy składek ZUS. W zależności od rodzaju urlopu oraz różnych okoliczności dokumenty te mogą się różnić. Świadczenia wypłacone na podstawie niepełnej dokumentacji mogą zostać uznane za nienależne, a płatnik będzie zobowiązany do zapłaty zaległości z tego tytułu wraz z odsetkami za zwłokę.
Uprawnienia rodziców w pracy. Poradnik pracodawcy 2025 »»»
Zasiłek macierzyński przysługuje wszystkim ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu – obowiązkowo i dobrowolnie. W związku z tym mogą występować przypadki dzielenia się tym świadczeniem przez pracownicę – matkę dziecka – korzystającą z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego z ojcem dziecka, który przerwie działalność zarobkową, np. w związku z prowadzeniem własnej firmy, albo odwrotnie.
Dotyczy to również urlopu, z którego korzysta matka lub ojciec dziecka, z częścią tego urlopu, do którego prawo nabędzie ubezpieczony – inny członek najbliższej rodziny. Dopuszczalne też jest pobieranie części zasiłku macierzyńskiego przez pracownika – ojca dziecka – albo pracownika – innego członka najbliższej rodziny, jeżeli zasiłek macierzyński pobierała ubezpieczona – matka dziecka, która w określonych okolicznościach przerwała pobieranie tego świadczenia, np. w związku z pobytem w szpitalu.
Zasiłek macierzyński dla pracowników
Ubezpieczonym pracownicom i pracownikom zasiłek macierzyński przysługuje za okresy udzielonych urlopów związanych z rodzicielstwem (lub ich części) w wymiarze określonym w przepisach Kodeksu pracy, tj.:
- urlopu macierzyńskiego,
- urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (od 19 marca 2025 r.),
- urlopu rodzicielskiego oraz
- urlopu ojcowskiego.
W przypadku ubezpieczonych będących pracownikami zasiłek macierzyński przysługuje pracownicom oraz w określonych przypadkach także pracownikom, a także innym członkom najbliższej rodziny. Okresy wypłaty zasiłku macierzyńskiego dla tych osób są zatem uzależnione od prawa do urlopów udzielanych w związku z rodzicielstwem i w wymiarze określonym dla poszczególnych przypadków.
Zasiłek macierzyński nie tylko dla korzystających z urlopów
Ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu, którzy nie są pracownikami i w związku z tym nie mają prawa do urlopów związanych z rodzicielstwem określonych w przepisach Kodeksu pracy, zasiłek macierzyński przysługuje na takich samych zasadach jak pracownikom za okresy odpowiadające okresom tych urlopów. Prawo do zasiłku macierzyńskiego w związku z urodzeniem (lub przysposobieniem) dziecka ma zatem m.in.:
- zleceniobiorca, który z tytułu wykonywanej umowy zlecenia podlega na swój wniosek dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, jeżeli dziecko urodziło się w czasie trwania tego ubezpieczenia, albo
- podlegająca dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu osoba prowadząca swoją firmę, która np. przyjęła dziecko na wychowanie.
Zasiłek macierzyński przysługuje ubezpieczonym (np. zleceniobiorcom) za takie same okresy, z jakich korzystają pracownicy w razie urodzenia dziecka albo przyjęcia dziecka na wychowanie. Osoby te mogą również zrezygnować z pobierania części zasiłku macierzyńskiego w związku z zaistnieniem tych samych okoliczności dotyczących możliwości przerwania urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego albo ojcowskiego przez pracowników, np. w związku z pobytem dziecka w szpitalu.
Zasady składania dokumentów do zasiłku macierzyńskiego
Przy ubieganiu się o zasiłek macierzyński na równi z oryginalnymi dokumentami, takimi jak:
- skrócony odpis aktu urodzenia dziecka,
- zagraniczny akt urodzenia dziecka,
- zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka,
- postanowienie sądu o przysposobieniu dziecka,
- orzeczenie sądu o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej,
- umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy starostą a rodziną zastępczą,
- traktuje się także ich kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS.
Gdy wypłaty zasiłku macierzyńskiego dokonuje ZUS, konieczne jest złożenie Zaświadczenia płatnika składek na formularzu:
- Z-3 – w przypadku pracowników,
- Z-3b – w przypadku ubezpieczonych prowadzących pozarolniczą działalność, ubezpieczonych współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz duchownych,
- Z-3a – w przypadku pozostałych ubezpieczonych.
Zaświadczenia płatnika składek nie składa się w przypadku nieprzerwanych okresów pobierania przez ubezpieczonego zasiłku macierzyńskiego (np. gdy po zasiłku za okres urlopu macierzyńskiego następuje wypłata zasiłku za okres urlopu rodzicielskiego).
Gdy zasiłek macierzyński wypłaca ZUS, dokumenty niezbędne do ustalenia prawa i wypłaty tego zasiłku składane przez ubezpieczonego (oświadczenia) oraz wystawiane przez lekarza albo płatnika składek (zaświadczenia) można składać w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP przekazanego na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS przez profil PUE ZUS.
Oprac. Katarzyna Bogucka
Więcej na ten temat przeczytasz w najnowszym wydaniu MPPiU
Dokumentowanie prawa do zasiłku macierzyńskiego – obowiązki pracodawcy »»»
POTRZEBUJESZ POMOCY?