Wynagrodzenia 2025: Dwa współczynniki urlopowe w 2025 roku
Gdy w trakcie roku zostanie rozwiązana lub zakończona umowa o pracę z pracownikiem, który posiada niewykorzystany urlop wypoczynkowy, pracodawca ma wówczas obowiązek wypłacić ekwiwalent za ten urlop. W 2025 roku współczynnik urlopowy, służący do obliczania ekwiwalentu, zmieni się dwukrotnie, co wpłynie na wysokość wypłacanych świadczeń. Ile wynosi współczynnik urlopowy w 2025 r. i jak obliczyć ekwiwalent za urlop?
kalkulator 2025 obliczenia
Niezbędnik kadrowego na 2025 r. >>>
Przewodnik po zmianach w prawie pracy i ZUS 2025 >>>
Kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy jedynie w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wypłata tej należności staje się wówczas obowiązkiem pracodawcy.
Pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop odchodzącemu z pracy pracownikowi bez względu na:
• sposób i przyczynę rozwiązania stosunku pracy,
• fakt, czy do rozwiązania umowy doszło wskutek wypowiedzenia dokonanego przez pracownika czy też przez pracodawcę,
• powód wygaśnięcia stosunku pracy.
Od powyższej zasady wypłaty ekwiwalentu istnieje wyjątek. Pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tego świadczenia tylko w sytuacji, gdy strony stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienia danej osoby u tego samego pracodawcy.
Pracodawca może uniknąć konieczności naliczania oraz wypłaty ekwiwalentu, jeśli wyśle pracownika na urlop w czasie trwania okresu wypowiedzenia. Udzielenie urlopu nie wymaga w tym przypadku zgody pracownika.
Współczynnik do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
Współczynnik do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wyraża średniomiesięczną liczbę dni pracy w roku kalendarzowym i ustala się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Służy on do obliczania ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu danego roku. Oznacza to, że przy wypłacie ekwiwalentu stosuje się współczynnik z tego roku, w którym ekwiwalent jest wypłacany. Jeżeli zatem w 2025 r. pracodawca wypłaca ekwiwalent za niewykorzystany urlop należny za 2024 lub 2023 r., wówczas do obliczenia ekwiwalentu za ten urlop stosuje się współczynnik z 2025 r.
Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
Ustawa o dniach wolnych od pracy określa, które dni są dniami świątecznymi. Dniem wolnym od pracy jest również każda niedziela.
W styczniu 2025 r. współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosi 20,83. Jego wyliczenie wygląda następująco:
365 dni – (52 niedziele + 11 świąt + 52 dni wolne) = 250 dni; 250 dni : 12 = 20,83.
Od 1 lutego 2025 r. współczynnik się zmieni, ponieważ wchodzi wtedy w życie ustawa z 6 grudnia 2024 r. wprowadzająca nowy dzień wolny od pracy. Jest nim Wigilia Bożego Narodzenia (24 grudnia). Wprowadzenie dodatkowego dnia wolnego spowoduje zmianę w wysokości współczynnika ekwiwalentowego, który – od 1 lutego 2025 r. – wyniesie 20,75. Został on wyliczony w następujący sposób:
365 dni – (52 niedziele + 12 świąt + 52 dni wolne) = 249 dni; 250 dni : 12 = 20,75.
Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wartość współczynnika, ustaloną dla zatrudnionych na cały etat, obniża się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.
Wymiar czasu pracy w 2025 r. >>>
Jak obliczyć ekwiwalent
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest obliczany na zasadach dotyczących wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, ze zmianami określonymi w przepisach § 15–19 rozporządzenia urlopowego. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem tych samych wyłączeń co przy wynagrodzeniu urlopowym.
Składniki wynagrodzenia pracownika określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu.
Zmienne składniki wynagrodzenia pracownika przysługujące mu za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu tych 3 miesięcy, a zatem należy te składniki zsumować, a następnie otrzymaną kwotę podzielić przez 3, uzyskując przeciętne wynagrodzenie w miesiącu.
Ustalony ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy i pomnożyć otrzymany wynik przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Załóżmy, że 31 maja 2025 r. z pracownikiem zatrudnionym na 1/2 etatu, z dobową normą czasu pracy równą 8 godzinom, rozwiązano umowę o pracę. W dniu rozwiązania umowy pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za 40 godzin urlopu. Jego pensja składała się ze stałej płacy zasadniczej w kwocie 4666 zł oraz zmiennych premii miesięcznych. Pracownik otrzymał następujące premie:
• w kwietniu 2025 r. – 1108 zł,
• w marcu 2025 r. – 998 zł,
• w lutym 2025 r. – 1005 zł.
Ponieważ wynagrodzenie zasadnicze określone jest w stałej wysokości, w podstawie ekwiwalentowej należy uwzględnić wynagrodzenie w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, tj. w kwocie 4666 zł.
Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników należy przyjąć natomiast przeciętną wysokość premii wypłaconych pracownikowi w okresie od lutego do kwietnia 2025 r. – 3111 zł, 3111 zł : 3 miesiące = 1037 zł.
Następnie należy:
Krok 1. ustalić podstawę ekwiwalentową (należy zsumować wynagrodzenia ustalone ze stałych i zmiennych składników): 4666 zł + 1037 zł = 5703 zł;
Krok 2. ustalić ekwiwalent za 1 dzień urlopu (podstawę ekwiwalentu dzieli się przez obowiązujący w 2025 r. współczynnik do ekwiwalentu, dla 1/2 etatu*): 5703 zł : 10,42 = 547,31 zł;
Krok 3. ustalić ekwiwalent za 1 godzinę urlopu (ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez dobową normę czasu pracy, tj. 8 godzin): 547,31 zł : 8 godzin = 68,41 zł/godz.;
Krok 4. ustalić ekwiwalent za wszystkie godziny niewykorzystanego w naturze urlopu wypoczynkowego (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu): 68,41 zł/godz. × 40 godzin = 2736,40 zł.
Pracownikowi w dniu rozwiązania stosunku pracy, tj. 31 maja 2025 r., należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop w wysokości 2736,40 zł.
Autor: Izabela Nowacka
Przeczytaj więcej: Wynagrodzenia 2025. Rozliczanie płac w praktyce >>>