Interpretacja indywidualna z dnia 28 listopada 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.536.2024.3.BS

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie objętym częścią pytania Nr 1, 2 i 3 jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 września 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 września 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący m.in. podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie:

• ustalenia, czy wartość zapłaconych przez Spółkę Składek ZUS w części jaka powinna być sfinansowana przez pracodawcę Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 4h ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,
• możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 4h ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych odsetek za zwłokę oraz kosztów związanych z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy oraz w jakim momencie Spółka powinna rozpoznać koszt z tytułu odsetek za zwłokę i ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy,
• momentu rozpoznania kosztu z tytułu pokrycia zaległych Składek ZUS.

Uzupełnili go Państwo, w odpowiedzi na wezwanie pismem z 22 listopada 2024 r. (data wpływu 25 listopada 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”, „Wnioskodawca”) to podmiot, którego głównym przedmiotem działalności gospodarczej jest produkcja (…).

Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym podlegającym nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 z późn. zm., dalej: „Ustawa CIT”). Spółka uzyskuje przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych.

Wnioskodawca zatrudnia w rozumieniu art. 35 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm., dalej: „KP”) osoby na podstawie umowy o pracę (dalej: „Pracownicy”). Pracownicy wykonujący swoje obowiązki na rzecz Wnioskodawcy współpracują również z B sp. z o.o., C sp. z o.o. S.K.A., D, E sp. z o.o., F s.c. (dalej: „Zleceniodawcy”) na podstawie umów cywilnoprawnych - umów zlecenie zawieranych na podstawie art. 734 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061, dalej: „KC”). Wnioskodawca oraz część Zleceniodawców - B sp. z o.o., C sp. z o.o. S.K.A., E sp. z o.o. są podmiotami powiązanymi, wchodzącymi w skład grupy, w każdej ze spółek …% udziałów posiada Spółka C S.K.A która względem Wnioskodawcy i Zleceniodawcy jest pomiotem dominującym, D jest podmiotem powiązanym osobowo - właścicielem …% udziałów jest G. W dniach od … 2023 r. do … 2023 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: „Organ rentowy”) przeprowadził kontrole w zakresie prawidłowości obliczania podstawy wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne, emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (dalej: „Składki ZUS”). Wynikiem przeprowadzonej przez Organ rentowy kontroli były decyzje administracyjne wydane w sprawie Pracowników objętych kontrolą (dalej: „Decyzje”).

Zgodnie z wydanymi Decyzjami:

• prace realizowane na podstawie umów zlecenia były faktycznie świadczone na rzecz własnego pracodawcy, tj. Wnioskodawcy, a nie Zleceniodawcy;
• w rozumieniu art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2024 poz. 497; dalej: „Ustawa ZUS”) Wnioskodawca został uznany jako faktyczny pracodawca Pracowników z tytułu umów zlecenia zawartych pomiędzy Zleceniodawcą a Pracownikami;
• powyższe skutkuje uznaniem Wnioskodawcy za płatnika Składek ZUS z tytułu umów zlecenia zawartych pomiędzy Pracownikami a Zleceniodawcą.

Wnioskodawca nie odwołał się od wydanych decyzji i tym samym stały się one prawomocne. Na podstawie decyzji zostaną skorygowane dokumenty rozliczeniowe zmieniające podstawę składek Pracowników, z uwzględnieniem podstaw wynikających z zawartych umów zlecenia pomiędzy Pracownikami a Zleceniodawcą. Wnioskodawca zamierza pokryć wszystkie zaległe Składki ZUS zarówno w części przypadającej na pracownika jak i pracodawcę z własnych środków. Spółka nie będzie występowała do Pracowników o zwrot Składek ZUS, które powinny być sfinansowane przez Pracowników. Spółka rozważa również pokrycie innych zaległych składek ZUS, które nie były objęte wydanymi Decyzjami.

W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 22 listopada 2024 r. wskazali Państwo m.in.:

1) poprzez „inne koszty związane z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy” należy rozumieć koszty poniesione na ewentualne kary nałożone przez Organ rentowy oraz inne opłaty wymagane przez Organ rentowy w związku z rozliczeniem zaległości,

2) kontrola dotyczyła okresu …

Pytania

1) Czy wartość zapłaconych przez Spółkę Składek ZUS w części jaka powinna być sfinansowana przez pracodawcę, odsetek za zwłokę oraz kosztów związanych z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy (przypis Organu) Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 4h Ustawy CIT?

(część pytania oznaczonego we wniosku Nr 1)

2) Czy wartość zapłaconych przez Spółkę (…), odsetek za zwłokę oraz kosztów związanych z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy (przypis Organu) Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 4h Ustawy CIT?

(część pytania oznaczonego we wniosku Nr 2)

3) W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1 lub 2 w jakim momencie Spółka powinna rozpoznać koszt z tytułu zaległych Składek ZUS, odsetek za zwłokę oraz kosztów związanych z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy (przypis Organu)?

(część pytania oznaczonego we wniosku Nr 3)

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, wartość zapłaconych przez Spółkę Składek ZUS w części jaka powinna być sfinansowana przez pracodawcę, odsetek za zwłokę oraz innych kosztów związanych z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy (przypis Organu) Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 4h Ustawy CIT.

Zgodnie z art. 8 ust. 2a Ustawy ZUS za pracownika, w rozumieniu ustawy, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie celem dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest tylko sytuacja, w której ustawa jednoznacznie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W innych przypadkach należy zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła jego uzyskania.

Inaczej mówiąc należy uznać, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie więc uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem przychodu zaistnieje związek przyczynowy, a przy tym koszt nie będzie znajdował się w zamkniętym katalogu wydatków niemogących stanowić kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

W związku z powyższym, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, spełnione muszą być łącznie następujące przesłanki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy zauważyć, że kosztami podatkowymi są m.in. tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Także wydatki pracodawcy na zapłatę Składek ZUS określonych w Ustawie ZUS stanowią koszty pracownicze.

Rozważając celowość poniesienia tych wydatków, należy podkreślić, że Wnioskodawca opłaci zaległe składki po kontroli ZUS, aby zrealizować swoje obowiązki jako płatnika składek. Uiszczenie przedmiotowych składek było zatem konsekwencją błędnej kwalifikacji przez Zleceniodawcę oraz Wnioskodawcę świadczeń wypłacanych na rzecz Pracowników w ramach umów zlecenia, bowiem zgodnie z wydanymi Decyzjami faktycznym beneficjentem czynności wykonywanych przez Pracowników w ramach umów zlecenia był Wnioskodawca, a nie Zleceniodawca. Zasadne jest więc pokrycie przez Wnioskodawcę zaległych Składek ZUS oraz uznanie ich za koszty pracownicze i tym samym za koszt uzyskania przychodu dla Spółki.

Wskazać należy, że zgodnie z przepisami Ustawy ZUS - na Wnioskodawcy jako płatniku składek ciąży obowiązek pokrycia zaległych Składek ZUS. Potwierdza to m.in. interpretacja ogólna Ministra Finansów nr DD3.8203.1.2023 z dnia 30 marca 2023 r.:

„Przyjmując zatem argumentację prezentowaną w jednolitej i ugruntowanej linii orzeczniczej sądów, należy uznać, że płatnik składek, dokonując zapłaty zaległych składek sus i składek zdrowotnych, wykonuje ciążący na nim obowiązek publicznoprawny, którego nie może scedować na podatników (pracowników, zleceniobiorców, byłych pracowników lub zleceniobiorców). Stąd też późniejsza zapłata tych składek przez ich płatnika nie może być uznana za świadczenie dokonane „za ubezpieczonych” (za pracowników, zleceniobiorców, byłych pracowników lub zleceniobiorców), gdyż na podstawie odrębnych przepisów 4) nie są oni zobowiązani do ich zapłaty”.

Zatem sfinansowanie przez Wnioskodawcę zaległych Składek ZUS (w pełnej wysokości) jest uzasadnione przepisami ustaw oraz zgodne z Decyzjami.

W świetle powyższego, zostaną spełnione wszystkie przesłanki warunkujące uwzględnienie Składek ZUS do kosztów uzyskania przychodów, tj.:

• wydatki w postaci Składek ZUS będą poniesione przez Spółkę na podstawie wydanych Decyzji i skorygowanych dokumentów rozliczeniowych ZUS;
• wydatki te są definitywne, właściwie udokumentowane;
• będą pozostawać w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, z uwagi Decyzje, w których Organ rentowy wskazał Wnioskodawcę jako podmiot czerpiący korzyści z czynności wykonywanych przez Pracowników w ramach umów zlecenia;
• wydatki będą pozostawały w związku przyczynowym z uzyskiwanymi przez Spółkę przychodami, gdyż jak wskazano w opisanym stanie faktycznym Organ rentowy jednoznacznie wskazał, że zobowiązanym do zapłaty składek ZUS jest Wnioskodawca a nie Zleceniodawca. Ponadto brak uregulowania zaległych Składek ZUS w części, w której powinny być one sfinansowane przez Pracowników mogłoby oznaczać utratę personelu dla Spółki i ograniczenie możliwości produkcyjnych;
• wydatki zostaną właściwie udokumentowane,
• zaległe Składki ZUS nie znajdują się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Odsetki za opóźnienie w zapłacie Składek ZUS, zgodnie z art. 15 ust. 4h Ustawy CIT stanowią koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z tym przepisem, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do odsetek od zobowiązań uważa się dzień zapłaty tych odsetek. W konsekwencji, odsetki zapłacone z tytułu opóźnienia w uregulowaniu składek na ubezpieczenia społeczne, które wynikają z obowiązku prowadzenia działalności gospodarczej, mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu w dacie ich faktycznej zapłaty. Przepis ten nie rozróżnia rodzaju zobowiązań, od których odsetki są naliczane, co oznacza, że dotyczy on także odsetek od Składek ZUS. W związku z powyższym, zapłacone odsetki za opóźnienie w uregulowaniu zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne spełniają warunki do uznania ich za koszt uzyskania przychodu, o ile są one związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały rzeczywiście poniesione.

Należy więc uznać, że zgodnie z art. 15 ust. 4h Ustawy CIT Składki ZUS oraz odsetki za opóźnienie stanowią koszt uzyskania przychodów dla Wnioskodawcy.

Powyższe wnioski potwierdzają m.in. interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• z dnia 5 marca 2019 r., Znak: 0114-KDIP3-1.4011.594.2018.1.ES: „Pracodawca (zleceniodawca) może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

(...)

W oparciu o przywołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis stanu faktycznego stwierdzić należy, że składki na ubezpieczenie społeczne zapłacone przez Zainteresowanych od wypłaconych wynagrodzeń za okres od lutego 2013 r. do kwietnia 2018 r. w części finansowanej przez płatnika składek, stanowią koszty uzyskania przychodów”.

• z dnia 15 maja 2020 roku sygn. 0111-KDIB2-1.4010.63.2020.1.AM: „Wobec powyższego przedstawione we wniosku stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków z tytułu spłaty zaległych składek pracowników na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w części finansowanej przez płatnika składek, jak również z tytułu opłaty prolongacyjnej ustalonej na zasadach i w wysokości przewidzianej w ustawie - Ordynacja podatkowa jest prawidłowe”.

Ponadto zgodnie z Interpretacją Ogólną Ministra Finansów z dnia 30 marca 2023 r. sygn. DD3.8203.1.2023: „Analogicznie, przedmiotowy wydatek płatnika składek będącego podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych poniesiony tytułem zapłaty zaległych składek sus lub zaległych składek na ubezpieczenie zdrowotne nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT[6), w części, w jakiej składki te powinny być sfinansowane przez pracownika lub zleceniobiorcę, względnie byłego pracownika lub byłego zleceniobiorcę”.

A contrario część zapłaconych składek w części jaka powinna być sfinansowana przez Wnioskodawcę, będzie stanowiła koszt w rozumieniu art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, ponieważ jest to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, co jest zgodne z podstawowymi zasadami ustalonymi w art. 15 ust. 1 ustawy CIT. W związku z tym, Składki ZUS, jako bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy i konieczne do prawidłowego funkcjonowania Spółki, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, wartość zapłaconych przez Spółkę (…), odsetek za zwłokę oraz (…) kosztów związanych z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy (przypis Organu) Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 4h Ustawy CIT.

Zgodnie z art. 8 ust. 2a Ustawy ZUS za pracownika, w rozumieniu ustawy, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie celem dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest tylko sytuacja, w której ustawa jednoznacznie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W innych przypadkach należy zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła jego uzyskania.

Inaczej mówiąc należy uznać, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie więc uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem przychodu zaistnieje związek przyczynowy, a przy tym koszt nie będzie znajdował się w zamkniętym katalogu wydatków niemogących stanowić kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

W związku z powyższym, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, spełnione muszą być łącznie następujące przesłanki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy zauważyć, że kosztami podatkowymi są m.in. tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. (…).

Odsetki za opóźnienie w zapłacie Składek ZUS, zgodnie z art. 15 ust. 4h Ustawy CIT stanowią koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z tym przepisem, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do odsetek od zobowiązań uważa się dzień zapłaty tych odsetek. W konsekwencji, odsetki zapłacone z tytułu opóźnienia w uregulowaniu składek na ubezpieczenia społeczne, które wynikają z obowiązku prowadzenia działalności gospodarczej, mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu w dacie ich faktycznej zapłaty. Przepis ten nie rozróżnia rodzaju zobowiązań, od których odsetki są naliczane, co oznacza, że dotyczy on także odsetek od Składek ZUS. W związku z powyższym, zapłacone odsetki za opóźnienie w uregulowaniu zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne spełniają warunki do uznania ich za koszt uzyskania przychodu, o ile są one związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały rzeczywiście poniesione.

Należy więc uznać, że zgodnie z art. 15 ust. 4h Ustawy CIT odsetki za opóźnienie stanowią koszt uzyskania przychodów dla Wnioskodawcy.

Ad 3

W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, 2 lub 3 Spółka powinna rozpoznać koszt z tytułu pokrycia zaległych Składek ZUS, odsetek za zwłokę oraz (…) kosztów związanych z obsługa zobowiązań, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy (przypis Organu) na bieżąco.

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami - co do zasady - są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody (art. 15 ust. 4 i 4b Ustawy CIT). Ponadto zgodnie z art. 15 ust. 4h Ustawy CIT składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 4g, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 40, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi do składek tych stosuje się przepisy art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57a kosztu uzyskania przychodu nie stanowi część nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem pkt 40 oraz art. 15 ust. 4h, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek.

Natomiast zgodnie z art. 16 ust. 7d Ustawy CIT przepis ust. 1 pkt 57a stosuje się odpowiednio, z zastrzeżeniem ust. 1 pkt 40 oraz art. 15 ust. 4h, do składek na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

W świetle powyższego, w zakresie momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zaległych składek na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez płatnika wskazać należy, że ww. przepis Ustawy CIT, wskazuje również reguły potrącania kosztów w czasie w odniesieniu do składek na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Jeśli powyższe terminy nie zostaną dotrzymane (tj. Składki ZUS zostaną uregulowane po ustawowym terminie), to komentowane przepisy do składek tych nakazują stosować art. 16 ust. 1 pkt 57a oraz art. 16 ust. 7d Ustawy CIT. Odesłanie to należy rozumieć w ten sposób, że koszty z tego tytułu zostaną potrącone w momencie zapłaty (odprowadzenia) składek.

Powyższe potwierdza m in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 października 2017 roku, sygn. 0115-KDIT2-3.4010.181.2017.1 KP: „Reasumując, w analizowanym stanie faktycznym wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na zapłatę zaległych składek ZUS z tytułu ubezpieczenia emerytalnego, rentowego (w części finansowanej przez pracodawcę), wypadkowego, Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty podatkowe w dacie zapłaty”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przedmiotem Państwa wątpliwości w zakresie części pytania Nr 1 i Nr 3 jest kwestia ustalenia, czy wartość zapłaconych przez Spółkę Składek ZUS w części jaka powinna być sfinansowana przez pracodawcę Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 4h ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „updop”) oraz w jakim momencie Spółka powinna rozpoznać koszt z tytułu pokrycia zaległych Składek ZUS.

Odnosząc się do powyższej wątpliwości wskazać należy, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. „updop:

Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Koszty ponoszone przez podatnika należy zatem ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

W tym miejscu należy podkreślić, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli są one racjonalnie uzasadnione, a każdy wydatek powinien być oceniany przede wszystkim z tego punktu widzenia. Wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione koszty pozwalają na normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a w sensie podatkowym zabezpieczają źródło przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Podkreślić również należy, że wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są także tzw. „koszty pracownicze” obejmujące m.in. świadczenia wypłacane na rzecz pracowników wraz z narzutami, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety, ale również i inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie. Wydatki na rzecz pracowników co do zasady są kosztami podatkowymi, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 4h updop:

Zgodnie z art. 15 ust. 4g updop:

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 57 updop,

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 57a updop:

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca po Kontroli ZUS i wydanych Decyzji stał się płatnikiem składek ZUS z tytułu umów zlecenia zawartych pomiędzy Zleceniodawcą a Pracownikami. W związku z powyższym do Państwa Spółki znajdzie zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 57a w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 57, a nie w zw. z art. 15 ust. 4h updop. Zatem wartość zapłaconych przez Spółkę zaległych Składek ZUS w części jaka powinna być sfinansowana przez pracodawcę może stanowić koszt podatkowy na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 57a w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 57. W konsekwencji ww. składki ZUS w części finansowanej przez płatnika stanowią koszty podatkowe w dacie ich faktycznej zapłaty.

Tym samym Państwa stanowisko objęte częścią pytania Nr 1 i Nr 3 dotyczącego:

• ustalenia, czy wartość zapłaconych przez Spółkę Składek ZUS w części jaka powinna być sfinansowana przez pracodawcę Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – jest prawidłowe, jednakże z tym zastrzeżeniem, że na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 57a w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 57 updop,
• w jakim momencie Spółka powinna rozpoznać koszt z tytułu pokrycia zaległych Składek ZUS – jest prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do Państwa wątpliwości w zakresie części pytania Nr 1, 2 i 3 w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 4h ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych odsetek za zwłokę oraz kosztów związanych z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy oraz w jakim momencie Spółka powinna rozpoznać koszt z tytułu odsetek za zwłokę i ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy wskazać należy, że wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, o ile spełniają przesłanki określone w ww. art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w szczególności zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, bądź też zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Podatnik musi wykazać, że poniósł koszt właśnie w tym celu. Należy również podkreślić, że brak wyłączenia określonego wydatku z katalogu wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) nie decyduje jeszcze o tym, że dany wydatek jest kosztem podatkowym.

Odnosząc się do możliwości zaliczenia przez Państwa do kosztów uzyskania przychodów odsetek za zwłokę, wskazać należy, że art. 16 ust. 1 updop, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 21 updop:

Z powyższego wynika, że koszty odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych należności nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Przez należności budżetowe należy rozumieć zarówno należności budżetu państwa, jak i budżetów samorządowych. Do należności budżetowych należą wszelkiego rodzaju podatki oraz opłaty (opłata skarbowa, targowa, miejscowa, administracyjna). Należnościami budżetowymi są także inne należności publicznoprawne, co do których przepisy prawa wyraźnie stanowią, że są one dochodem budżetu państwa albo dochodem budżetów jednostek samorządu terytorialnego, np. cła.

Należności, do których zastosowanie znajdują przepisy ustawy Ordynacja podatkowa to takie niepodatkowe należności, do których ustalenia lub określenia uprawnione są organy inne niż podatkowe. Są to np. składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz na ubezpieczenie zdrowotne (art. 31 i 32 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

W związku z powyższym, nie możecie Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zapłaconych odsetek za zwłokę od składek ZUS, bowiem zostały one wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 21 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zatem, w tym zakresie Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Odnosząc się natomiast do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, kosztów związanych z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy wskazać należy, że nie można wykazać związku przyczynowo-skutkowego z poniesionym wydatkiem. Kara nałożona przez Organ rentowy jest karą sankcyjną wynikającą z nieprawidłowego wykonywania przez Państwa obowiązku prawidłowego rozliczania składek ZUS. Wskazać należy, że prowadząc działalność gospodarczą, podatnik musi się liczyć z sankcjami. Sankcje i kary nałożone w wyniku postępowań prowadzonych przez Organ rentowy mają na celu zdyscyplinowanie płatnika, aby prawidłowo rozliczał składki ZUS.

Należy mieć na uwadze, że celowość kosztu oznacza jego nakierowanie na osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu. Przy czym za celowe można uznać jedynie takie wydatki, które oceniane przez pryzmat całokształtu okoliczności faktycznych pozwalają na przyjęcie, że zamiarem Państwa w momencie poniesienia wydatku było właśnie albo osiągniecie przychodu albo ewentualnie jego zachowanie, czy też zabezpieczenie. Badanie całokształtu okoliczności faktycznych ma w sprawie kluczowe znaczenie, albowiem kategoria „kosztu podatkowego” nie ma charakteru czysto obiektywnego, rozumianego w sposób formalistyczny, lecz zakłada istnienie elementów subiektywnych zależnych od oceny tych okoliczności.

Mając na uwadze powyższe wskazać należy, że nie mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy, ponieważ nie wykazują one związku z powstaniem przychodu, lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 1 updop.

W tym zakresie Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Reasumując Państwa stanowisko objęte częścią pytania Nr 1, 2 i 3 dotyczącemożliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 4h ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych odsetek za zwłokę oraz kosztów związanych z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy jest nieprawidłowe.

Natomiast w związku z uznaniem, że odsetki za zwłokę od składek ZUS oraz innych kosztów związanych z obsługą zobowiązań w wyniku wydanych Decyzji przez Organ rentowy, tj. ewentualnych kar nałożonych przez Organ rentowy nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, to bezzasadnym stało się odnoszenia do momentu ujęcia w kosztach uzyskania przychodów ww. wydatków.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Wskazać należy, że w zakresie części pytania Nr 1, Nr 2, Nr 3 oraz pytania Nr 4 wydano/wydane zostaną odrębne rozstrzygnięcia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, iż zostały one wydane w indywidualnych sprawach podmiotów, które o ich wydanie wystąpiły, zatem nie są one wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).