Interpretacja indywidualna z dnia 28 listopada 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT2.4011.466.2024.1.MM

Obowiązki płatnika związane z wydaniem kart przedpłaconych na posiłki profilaktyczne pracownikom do nich uprawnionym.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 września 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest przedsiębiorcą zatrudniającym pracowników wykonujących pracę w warunkach szczególnie uciążliwych, którym zobowiązana jest na podstawie art. 232 ustawy Kodeks pracy (dalej: „Kodeks pracy”) i rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków oraz napojów (dalej: „Rozporządzenie”) nieodpłatnie zapewnić posiłki wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego oraz napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy (dalej łącznie: „Posiłki Profilaktyczne”).

Ze względów organizacyjnych, biorąc pod uwagę prowadzoną przez siebie działalność (...) w różnych lokalizacjach na terenie całego kraju, często w miejscach oddalonych od miast i miejscowości, Wnioskodawca nie ma możliwości wydawania pracownikom Posiłków Profilaktycznych w formie jednego dania gorącego i napojów. Wnioskodawca nie może również zapewnić możliwości skorzystania z posiłków profilaktycznych w punktach gastronomicznych ani przyrządzania posiłków przez pracowników we własnym zakresie z dostarczonych im przez Wnioskodawcę składników.

W związku z tym, Wnioskodawca planuje zapewnić pracownikom możliwość spożycia posiłku w czasie pracy poprzez przekazanie im specjalnych przedpłaconych kart umożliwiających nabywanie Posiłków Profilaktycznych – Kart Profilaktycznych (dalej: „Karta” lub „Karty”).

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać Posiłki Profilaktyczne oraz szczegółowe zasady ich wydawania oraz warunki uzasadniające zapewnienie Posiłków Profilaktycznych poprzez przekazanie pracownikom Kart, Wnioskodawca ustali z przedstawicielami pracowników na zasadach wynikających z § 5 Rozporządzenia.

W celu przekazania uprawnionym pracownikom Kart, Wnioskodawca nawiąże współpracę z zewnętrznym podmiotem, który będzie dostarczał i obsługiwał Karty (dalej: „Dostawca”). Wydawcą i właścicielem Kart będzie bank współpracujący z Dostawcą.

Dostawca, jako operator Kart, na podstawie umowy zawartej z Wnioskodawcą przekaże Karty, które będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę zgodnie z regulaminem określającym warunki korzystania z Kart (dalej: „Regulamin”).

Wnioskodawca udostępni Karty wyłącznie tym pracownikom, którym ma – zgodnie z Kodeksem pracy i Rozporządzeniem – obowiązek zapewnić Posiłki Profilaktyczne (dalej: „Użytkownicy”).

Korzystając z Kart, Użytkownicy są zobowiązani do przestrzegania Regulaminu oraz zasad korzystania z Kart zgodnie z Regulaminem i zasadami korzystania z Kart:

1)każda Karta będzie kartą przedpłaconą typu (...). Na przodzie Karty będzie znajdował się m.in. jej numer, miesiąc i rok ważności. Na odwrocie Karty będzie znajdowało się m.in. miejsce na podpis Użytkownika;

2)każda Karta uprawnia wyłącznie do nabycia posiłków profilaktycznych rozumianych jako gotowe posiłki, artykuły spożywcze (umożliwiające przygotowanie posiłku we własnym zakresie) i napoje bezalkoholowe;

3)Karty nie można wykorzystywać w kasach samoobsługowych – płatności Kartą można dokonywać wyłącznie u kasjera;

4)Kartą nie można nabywać produktów i usług innych, niż wspomniane powyżej gotowe posiłki, artykuły spożywcze i napoje bezalkoholowe (w szczególności, Kartą nie można nabywać artykułów przemysłowych, wyrobów tytoniowych, alkoholu czy jakichkolwiek innych artykułów niemających związku z realizacją obowiązku zapewnienia Użytkownikom Posiłków Profilaktycznych);

5)Karta nie podlega wymianie na gotówkę ani nie umożliwia Użytkownikowi wypłaty zgromadzonych na niej środków pieniężnych w banku, bankomacie, w ramach usługi cash-back ani jakiejkolwiek innej formie;

6)Karta posiada z góry określony termin ważności, po upływie którego nie można wykorzystać zgromadzonych na niej środków pieniężnych;

7)Karta posiada dzienny limit wykonywanych z jej wykorzystaniem transakcji;

8)z Karty może korzystać wyłącznie Użytkownik, któremu została ona przyznana;

9)Karta nie daje Użytkownikom możliwości swobodnego dysponowania zgromadzonymi na niej środkami pieniężnymi. Karta jest honorowana wyłącznie w punktach handlowo-usługowych o określonym kodzie branżowym MCC (ang. Merchant Category Code). Kody branżowe akceptowane przez Kartę będą ograniczały się jedynie do podmiotów działających w obrębie spożywczym lub gastronomicznym. Użytkownicy nie będą mogli nabywać towarów ani korzystać z usług nieobjętych akceptowanymi kodami MCC.

Karty będą udostępniane Użytkownikom indywidualnie co oznacza, że Wnioskodawca nie będzie mógł udostępnić karty jednego Użytkownika innemu Użytkownikowi ani pracownikowi nieuprawnionemu do otrzymywania Posiłków Profilaktycznych.

Wnioskodawca będzie cyklicznie doładowywał Karty własnymi środkami pieniężnymi, każdorazowo weryfikując grono Użytkowników Kart, którym Wnioskodawca jest zobowiązany nieodpłatnie zapewnić Posiłki Profilaktyczne. Wnioskodawca będzie doładowywał Karty wyłącznie tych Użytkowników, którym jest zobowiązany nieodpłatnie zapewnić Posiłki Profilaktyczne.

System ograniczeń oparty o wybiórcze honorowanie Karty na podstawie kodów branżowych MCC nie będzie dawał Wnioskodawcy możliwości weryfikacji szczegółów transakcji dokonywanych przez Użytkowników. Oznacza to, iż Wnioskodawca będzie posiadał wiedzę jedynie w zakresie rodzaju miejsca, w którym Użytkownik dokonał transakcji oraz rodzaju przedmiotu lub usługi, których transakcja dotyczyła. Nie będzie on jednak w stanie ocenić jakie dokładnie produkty lub usługi zostały przez Użytkownika nabyte.

W związku z powyższym, przed rozpoczęciem sezonu na wydawanie posiłków tj. 1 listopada-31 marca lub w momencie zatrudnienia nowego pracownika jako Użytkownika Kart w trakcie sezonu, Użytkownicy Kart będą składali Wnioskodawcy oświadczenie, zgodnie z którym zobowiązują się do wykorzystywania Kart wyłącznie do dokonywania zakupów gotowych posiłków profilaktycznych, napojów bezalkoholowych i artykułów spożywczych przeznaczonych do celów profilaktycznych i regeneracji sił, spełniających normy określone w Rozporządzeniu.

Stosując powyższe zasady Wnioskodawca zamierza zapewnić sobie potwierdzenie, że środki z Kart będą wydatkowane wyłącznie w celu, w jakim zostały przeznaczone.

Pytanie

Czy Karty przekazywane Użytkownikom – celem wywiązania się z obowiązku nieodpłatnego zapewnienia im odpowiednich posiłków profilaktycznych i napojów na podstawie art. 232 Kodeksu pracy – mogą być traktowane jako „inne dowody” uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych określone w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy PIT, a tym samym wartość finansowanych przez Wnioskodawcę Kart będzie stanowiła przychód Użytkowników wolny od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, karty przekazywane Użytkownikom – celem wywiązania się z obowiązku nieodpłatnego zapewnienia im odpowiednich posiłków profilaktycznych i napojów na podstawie art. 232 Kodeksu pracy – mogą być traktowane jako „inne dowody” uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych określone w art. 21 ust. 1 pkt 11b Ustawy PIT, a tym samym wartość finansowanych przez Wnioskodawcę Kart będzie stanowiła przychód Użytkowników wolny od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z Ustawą o PIT:

1)opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (art. 9 ust. 1);

2)źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta (art. 10 ust. 1 pkt 1);

3)przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. (art. 11 ust. 1);

4)za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1);

5)wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych (art. 21 ust. 1 pkt 11b).

W myśl art. 232 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

Jak stanowi z kolei Rozporządzenie:

1)pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie

a)posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, zwane dalej "posiłkami", w formie jednego dania gorącego, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2,

b)napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy ze względów profilaktycznych (§ 1);

2)posiłki powinny zawierać około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek oraz posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal (§ 2 ust. 1);

3)pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie (§ 2 ust. 2);

4)pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

a)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,

b)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10^oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25^oC,

c)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,

d)pod ziemią (§ 3 ust. 1);

5)pracodawca zapewnia posiłki pracownikom zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych (§ 3 ust. 2);

6)pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:

a)w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25^oC,

b)w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,

c)przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10^oC lub powyżej 25^oC,

d)przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,

e)na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28^oC (§ 4 ust. 1);

7)pracodawca zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 - napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy (§ 4 ust. 2);

8)stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w sposób, o którym mowa w § 2 ust. 2, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników (§ 5);

9)pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje (§ 8).

W świetle powyższych regulacji, do przesłanek, których łączne spełnienia umożliwia skorzystanie ze zwolnienia przedmiotowego z opodatkowania określonego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy PIT, należą:

1)przekazanie przez pracodawcę pracownikowi bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych,

2)rzeczone bony, talony, kupony lub inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie określonych świadczeń, muszą uprawniać do otrzymania na ich podstawie wyłącznie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych,

3)pracodawca musi być zobowiązany do zapewnienia pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy,

4)pracodawca nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

W ocenie Wnioskodawcy, sytuacja przedstawiona przez niego w opisie zdarzenia przyszłego wypełnia wszystkie z powyższych przesłanek, w wyniku czego uznanie środków przekazanych Użytkownikom za pośrednictwem Kart za generujące przychody ze stosunku pracy zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy PIT, jest w pełni uzasadnione.

Prawidłowość takiego rozumienia przepisów ustawy o PIT potwierdzają wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacje indywidualne z:

·3 marca 2022 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.1217.2021.2.DJ: „[...]wartość finansowanych i przekazywanych przez Państwa pracownikom kart pre-paid (przedpłaconych) – celem wywiązania się przez Państwa z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy – będzie stanowiła dla pracowników przychód ze stosunku pracy, jednakże zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”;

·6 grudnia 2021 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.812.2021.1.GG: „[…]gdy na podstawie wydanych pracownikom kart na posiłki profilaktyczne nie będzie możliwości nabycia towarów niemających charakteru posiłków profilaktycznych to wartość finansowanych i przekazywanych przez Spółkę pracownikom kart - celem wywiązania się przez Nią z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy - będzie stanowiła dla pracowników przychód ze stosunku pracy. Przychód ten będzie jednak zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”;

·24 stycznia 2020 r., nr 0115-KDIT2.4011.57.2019.1.HD: „[…] przedpłacone karty płatnicze mogą być uznane - oprócz wskazanych wprost w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych bonów, talonów i kuponów - za inne dowody, których wartość, przy zachowaniu warunków przewidzianych w tym przepisie, objęta jest zwolnieniem przedmiotowym.”

·16 stycznia 2020 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.703.2019.2.ST: „W sytuacji, gdy pracodawca będzie miał kontrolę nad tym jakie produkty spożywcze i napoje będą kupowane przez pracownika i czy produkty te istotnie mają służyć przygotowaniu przez niego właściwego posiłku spełniającego normy określone w powołanym wyżej rozporządzeniu w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów - istnieje możliwość zastosowania przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienia przedmiotowego.”

Organ zajął podobne stanowisko także w interpretacjach z 22 lutego 2021 r. (nr 0115-KDIT2.4011.833.2020.1.RS), z 19 sierpnia 2020 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.796.2020.2.AMN) i z 23 lipca 2020 r. (nr 0114-KDIP3-2.4011.360.2020.1.JK2).

Mając na uwadze powyższe stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym Karty przekazywane pracownikom – celem wywiązania się z obowiązku nieodpłatnego zapewnienia im odpowiednich posiłków profilaktycznych i napojów na podstawie art. 232 Kodeksu pracy – mogą być traktowane jako „inne dowody” uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych określone w art. 21 ust. 1 pkt 11b Ustawy PIT, a tym samym wartość finansowanych przez Wnioskodawcę Kart będzie stanowiła przychód pracowników wolny od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zasługuje na uznanie za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie zaś do treści art. 11 ust. 1 tej ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno w postaci pieniężnej, jak i w postaci niepieniężnej, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyte w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sformułowanie „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy właściwie wszystkie świadczenia otrzymane przez niego od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się zatem każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą.

Jednocześnie stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Natomiast prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U z 2023 r., poz. 1456 ze zm.).

Obowiązek pracodawcy zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w szczególnie uciążliwych warunkach odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych wynika z art. 232 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem:

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

Natomiast rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, które powinny spełnić, a także przypadki i warunki ich wydawania określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 279 ze zm.)

Zgodnie z § 1 tego rozporządzenia:

Pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:

1)posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, zwane dalej "posiłkami", w formie jednego dania gorącego, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2,

2)napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Na podstawie § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie.

Stosownie do § 3 ww. rozporządzenia:

1.Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

1)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8374 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,

2)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10^○C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25^○C,

3)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,

4)pod ziemią.

2.Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Z § 4 tego rozporządzenia wynika, że:

Pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:

1)w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25^o C,

2)w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCl) powyżej 1000,

3)przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10^o C lub powyżej 25^o C,

4)przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,

5)na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28^oC.

2. Pracodawca zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 - napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Wedle § 5 powołanego rozporządzenia:

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w sposób, o którym mowa w § 2 ust. 2, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia w szczególności wynika, że ze względów organizacyjnych, biorąc pod uwagę prowadzoną przez siebie działalność (...) w różnych lokalizacjach na terenie całego kraju, często w miejscach oddalonych od miast i miejscowości, Wnioskodawca nie ma możliwości wydawania pracownikom Posiłków Profilaktycznych w formie jednego dania gorącego i napojów. Wnioskodawca nie może również zapewnić możliwości skorzystania z posiłków profilaktycznych w punktach gastronomicznych ani przyrządzania posiłków przez pracowników we własnym zakresie z dostarczonych im przez Wnioskodawcę składników.

W związku z tym, Wnioskodawca planuje zapewnić pracownikom możliwość spożycia posiłku w czasie pracy poprzez przekazanie im specjalnych przedpłaconych kart umożliwiających nabywanie Posiłków Profilaktycznych – Kart Profilaktycznych (dalej: „Karta” lub „Karty”).

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać Posiłki Profilaktyczne oraz szczegółowe zasady ich wydawania oraz warunki uzasadniające zapewnienie Posiłków Profilaktycznych poprzez przekazanie pracownikom Kart, Wnioskodawca ustali z przedstawicielami pracowników na zasadach wynikających z § 5 Rozporządzenia.

W celu przekazania uprawnionym pracownikom Kart, Wnioskodawca nawiąże współpracę z zewnętrznym podmiotem, który będzie dostarczał i obsługiwał Karty (dalej: „Dostawca”). Wydawcą i właścicielem Kart będzie bank współpracujący z Dostawcą. Dostawca, jako operator Kart, na podstawie umowy zawartej z Wnioskodawcą przekaże Karty, które będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę zgodnie z regulaminem określającym warunki korzystania z Kart (dalej: „Regulamin”).

Wnioskodawca udostępni Karty wyłącznie tym pracownikom, którym ma – zgodnie z Kodeksem pracy i Rozporządzeniem – obowiązek zapewnić Posiłki Profilaktyczne (dalej: „Użytkownicy”).

Karty będą udostępniane Użytkownikom indywidualnie co oznacza, że Wnioskodawca nie będzie mógł udostępnić karty jednego Użytkownika innemu Użytkownikowi ani pracownikowi nieuprawnionemu do otrzymywania Posiłków Profilaktycznych.

Wnioskodawca będzie cyklicznie doładowywał Karty własnymi środkami pieniężnymi, każdorazowo weryfikując grono Użytkowników Kart, którym Wnioskodawca jest zobowiązany nieodpłatnie zapewnić Posiłki Profilaktyczne. Wnioskodawca będzie doładowywał Karty wyłącznie tych Użytkowników, którym jest zobowiązany nieodpłatnie zapewnić Posiłki Profilaktyczne.

System ograniczeń oparty o wybiórcze honorowanie Karty na podstawie kodów branżowych MCC nie będzie dawał Wnioskodawcy możliwości weryfikacji szczegółów transakcji dokonywanych przez Użytkowników. Oznacza to, iż Wnioskodawca będzie posiadał wiedzę jedynie w zakresie rodzaju miejsca, w którym Użytkownik dokonał transakcji oraz rodzaju przedmiotu lub usługi, których transakcja dotyczyła. Nie będzie on jednak w stanie ocenić jakie dokładnie produkty lub usługi zostały przez Użytkownika nabyte.

W związku z powyższym, przed rozpoczęciem sezonu na wydawanie posiłków tj. 1 listopada-31 marca lub w momencie zatrudnienia nowego pracownika jako Użytkownika Kart w trakcie sezonu, Użytkownicy Kart będą składali Wnioskodawcy oświadczenie, zgodnie z którym zobowiązują się do wykorzystywania Kart wyłącznie do dokonywania zakupów gotowych posiłków profilaktycznych, napojów bezalkoholowych i artykułów spożywczych przeznaczonych do celów profilaktycznych i regeneracji sił, spełniających normy określone w Rozporządzeniu.

Zauważyć należy, że z literalnego brzmienia przepisu art. 21 ust. 11b ustawy PIT nie wynika, aby na pracodawcę nałożony został dodatkowy obowiązek polegający na weryfikacji sposobu realizacji bonu, kuponu, lub innego dowodu uprawniającego pracownika do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych, lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości ich wydania pracownikom.

W świetle powyższego – w opisanym zdarzeniu przyszłym – karty przedpłacone, które będą wydawane uprawnionym pracownikom Spółki, mogą zostać uznane, oprócz wskazanych wprost w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych bonów, talonów i kuponów, jako inne dowodyuprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Wartość przekazanych pracownikom przedmiotowych kart będzie stanowiła zatem dla pracowników Spółki przychód ze stosunku pracy, który będzie korzystał ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, w związku z wydawaniem ww. kart przedpłaconych uprawnionym pracownikom, na Spółce nie będą ciążyły obowiązki płatnika.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych, stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania, ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.