Porada
Jak skorygować błąd związany z nadpłatą wynagrodzenia dla pracownika
PROBLEM
Podczas kontroli ZUS ujawniono błąd wprowadzenia zwolnienia lekarskiego zamiast od 16.09.2023 r. wprowadzono od 18.09.2023 r. i rozliczono nie uwzględniając 2 dni zwolnienia, w wyniku tego pracownikowi nadpłacono wynagrodzenie. Kontrolerzy ZUS zalecili skorygowanie deklaracji RSA za wrzesień 2023 r. w celu uzupełnienia luki w zwolnieniu lekarskim, nie naruszając wypłaconego/nadpłaconego wynagrodzenia tj: kod 313 16-17.09.2023 r. w kwocie za dwa dni chorobowego. W związku z powyższym nie korygujemy listy płac i od pracownika nie będziemy ubiegać się o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia (błąd po stronie pracodawcy). Jak prawidłowo sprostować błąd? Czy powinniśmy wypłacić pracownikowi dodatkowo świadczenie chorobowego za niewykazane w raporcie świadczeniowym ZUS RSA 2 dni niezdolności do pracy? Jaki raport rozliczeniowy należy skorygować?
RADA
Nie wypłacają Państwo pracownikowi dodatkowo świadczenia chorobowego za niewykazane w raporcie świadczeniowym ZUS RSA 2 dni niezdolności do pracy. Za ten bowiem czas pracownik otrzymał wynagrodzenie w wysokości 100%. Jednak z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykazaną w ZUS RCA powinni Państwo wyłączyć kwotę wynagrodzenia należną za 2 dni choroby. Ponieważ od zasiłku chorobowego nie są należne składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne ani fundusze pozaubezpieczeniowe, należy skorygować również raport rozliczeniowy ZUS RCA i w konsekwencji przeliczyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Korekcie będzie też podlegać podstawa wymiaru składki zdrowotnej i składka na to ubezpieczenie.
UZASADNIENIE
W sytuacji przedstawionej w pytaniu płatnik składek nie rozliczył 2 dni zwolnienia lekarskiego i wypłacił za nie normalne wynagrodzenie jak za pracę. Podczas kontroli ZUS ujawniono tę sytuację i organ rentowy zobowiązał płatnika do dokonania korekty tego okresu. Płatnik pozostawi wypłaconą kwotę wynagrodzenia bez zmian (czyli w wysokości 100% wynagrodzenia) i je przemianuje na zasiłek chorobowy. Przyjmując, że za ten niewykazany wcześniej okres niezdolności do pracy pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy, to od tego zasiłku nie są należne żadne składki. To powoduje, że wynagrodzenie (a następnie zasiłek) za te 2 dni absencji chorobowej, mimo pozostawienia kwoty brutto bez zmian za ten okres, należy skorygować w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne a także fundusze pozaubezpieczeniowe.
PRZYKŁAD
Przyjmując stan faktyczny opisany w problemie, podczas kontroli u płatnika składek ZUS ujawnił błąd polegający na wprowadzeniu do dokumentacji rozliczeniowej zwolnienia lekarskiego zamiast od 16.09.2023 r. - to od 18.09.2023 r. Płatnik nie rozliczył zatem 2 dni zwolnienia lekarskiego, za które pracownikowi przysługiwał zasiłek chorobowy. Za te dni pracownik otrzymał wynagrodzenie jak za pracę. Kontrolerzy ZUS zalecili skorygowanie deklaracji RSA za wrzesień 2023 r. w celu uzupełnienia brakujących dni, jednak bez naruszenia wypłaconego/nadpłaconego wynagrodzenia. Ostatecznie w ZUS RSA płatnik wykaże okres od 16 września do 17 września 2023 r. z kodem 313 i kwotą brutto w wysokości nadpłaconego wynagrodzenia za te dni. Zakładając, że za ten okres pracownik otrzymał wynagrodzenie w wysokości 350 zł, korekta powinna przebiegać następująco:
- w raporcie świadczeniowym ZUS RSA należy wykazać dodatkowo okres 16.09.2023 r.-17.09.2023 r. z kodem 313 i kwotą 350 zł;
- w raporcie rozliczeniowym ZUS RCA podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy pomniejszyć o kwotę 350 zł i przeliczyć składki na te ubezpieczenia oraz na ubezpieczenie zdrowotne i składkę na ubezpieczenie zdrowotne;
- deklarację ZUS DRA należy przeliczyć i obniżyć również składki na fundusze pozaubezpieczeniowe (FP i FS oraz FGŚP) naliczone od kwoty 350 zł (jeżeli za pracownika zostały one naliczone).
art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 497),
art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 146).
Bożena Goliszewska-Chojdak
ekonomista, specjalista w zakresie kadr i płac oraz ubezpieczeń
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
