Interpretacja indywidualna z dnia 23 października 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-1.4011.662.2024.2.MK1

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej, gdy papierowe i oryginalne zostaną zniszczone.

Interpretacja indywidualna

- stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 sierpnia 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 20 sierpnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej, gdy papierowe i oryginalne zostaną zniszczone.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą pod firmą (…) - zwany dalej podatnikiem lub (...). Jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT. Przedmiotem działalności podatnika jest (…).

Obecnie podatnik prowadzi archiwizację dokumentów księgowych w formie papierowej oraz elektronicznej (w zakresie dokumentów, które były wystawione elektronicznie).

W celu usprawnienia obowiązujących procedur, zamierza rozpocząć archiwizację dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej. Celem podatnika jest aby wszystkie otrzymywane jak i wystawiane dokumenty księgowe, takie jak: faktury, faktury korygujące, faktury sprzedaży, wyciągi bankowe, noty korygujące, noty obciążeniowe, rachunki, paragony i tym podobne (zwane dalej „Dokumentami”) otrzymane lub wystawione w formie papierowej skanować i przechowywać tylko w formie elektronicznej.

Wnioskodawca chciałaby w głównej mierze wystawiać faktury elektroniczne, które miałyby być archiwizowane wyłącznie elektronicznie. Dokumenty otrzymane i wystawione w formie papierowej miałyby być skanowane do formy elektronicznej i tak archiwizowane, natomiast forma papierowa miałaby być niszczona.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad. Dokumenty otrzymywane i przygotowywane/wystawiane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w nieedytowalnym formacie (XML, PDF lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału.

Wszystkie pliki będą zapisywane osobno z możnością wyodrębnienia miesięcznych okresów rozliczeniowych za pomocą sytemu informatycznego stosowanego u podatnika, na podstawie daty sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT. Nazwa pliku będzie unikatowa dla każdego dokumentu i będzie zawierać unikatowy identyfikator nadawany przez system informatyczny podatnika. Zeskanowane Dokumenty będą zapisywane na dysku sieciowym podatnika w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Wnioskodawcy.

Na etapie digitalizowania Dokumentu, a także po jego zapisaniu na dysku sieciowym nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Digitalizacja dokumentów będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich Dokumentów w formie papierowej. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać za pomocą systemu informatycznego stosowanego u podatnika np.: po numerze dokumentu, numerze NIP lub okresie rozliczeniowym. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać również pośrednio dzięki numerowi dokumentu odnotowanemu w systemie finansowo-księgowym, który odnaleźć będzie można po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj dokumentu, m.in.: nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, kwocie transakcji.

Elektroniczną archiwizacją Dokumentów zajmować się będą, co do zasady, wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy. Korzystanie z dedykowanej lokalizacji na dysku sieciowym oraz dostęp do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego lub systemu finansowo-księgowego będą umożliwione wybranym pracownikom, po uprzednim zalogowaniu się do zasobów informatycznych przy wykorzystaniu unikalnego loginu oraz hasła lub certyfikatu wystawionego dla danego użytkownika oraz po otrzymaniu odpowiednich uprawnień.

Dodatkowo, podatnik zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów, świadczeniem usług lub inną transakcją gospodarczą. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną, czyli potwierdzenie zawartości Dokumentu z treścią transakcji i formalną, czyli czy Dokument jest prawidłowo wypełniony, kompletny, zawiera prawidłowe dane kontrahenta, etc., zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Każdy Dokument, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji merytorycznej i formalnej, zostanie oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności. Wszelkie rozbieżności będą wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Wnioskodawcy.

W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony kontrahentów (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), nieprawidłowa faktura będzie do nich przesyłana ze wskazaniem wykrytych nieprawidłowości, które powinny zostać poprawione. Podatnik będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą lub innym Dokumentem, a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji podatnik będzie miał pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę lub inny Dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Po dokonaniu wymaganej weryfikacji merytorycznej i formalnej, zdarzenie gospodarcze opisane na Dokumencie będzie podlegało ujęciu w księgach rachunkowych Wnioskodawcy oraz odpowiedniemu zakwalifikowaniu dla celów podatkowych. Dostęp do Dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie będzie zapewniony na każde żądanie organów w trybie wymienionym w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, w formie elektronicznej, a także będzie zapewniona możliwość bezzwłocznego ich poboru oraz przetwarzania danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów przechowywanych w sposób elektroniczny. Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona na etapie kontroli biznesowej.

Dokumenty zarchiwizowane w formie elektronicznej będą objęte odpowiednią ochroną zapewniającą ich niezmienność (w tym m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) przez okres wymagany przepisami prawa do przechowywania danego rodzaju Dokumentów, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność).

Przechowywanie otrzymanych oraz przygotowanych/wystawionych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty te, bezpośrednio po ich archiwizacji w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone (po uprzednim przeprowadzeniu kontroli biznesowej). Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej dotyczyć będzie także faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę w wersji elektronicznej jak i faktur przygotowanych/wystawionych przez podatnika w wersji elektronicznej (w szczególności faktury te nie będą drukowane, ani archiwizowane w wersji papierowej).

Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na terytorium kraju.

Towary i usługi, których nabycie dokumentują opisane we wniosku faktury będą używane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Pytania

1.Czy w świetle przepisów ustawy o VAT jest dopuszczalne przechowywanie przez podatnika Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych powyżej, przy zachowaniu jednocześnie prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z ustawą o VAT, biorąc pod uwagę, że po przeprowadzeniu procedury archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, ich papierowe wersje zostaną zniszczone?

2.Czy w sytuacji poniesienia przez Wnioskodawcę wydatków (spełniających wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy PIT), w przypadku których dokumenty poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 2 dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych. Na pytanie nr 1 dotyczące podatku od towarów i usług zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pana stanowisko w sprawie

Ad. 2

Zdaniem podatnika, fakt przechowywania Dokumentów związanych z wydatkami służbowymi pracowników oraz faktur dotyczących wydatków związanych z podstawową działalnością Wnioskodawcy wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą opisaną w opisie zdarzenia przyszłego, nie będzie miał znaczenia z perspektywy możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z art 22 ust. 1 Ustawy PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 Ustawy PIT.

Aby dany wydatek mógł stanowić koszt uzyskania przychodu, powinien łącznie spełniać następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty),
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, został właściwie udokumentowany,
• nie został wymieniony w art. 23 ust. 1 Ustawy PIT.

W ocenie Wnioskodawcy, ustawa o PIT nie zawiera regulacji dotyczących stricte formalnych wymogów dokumentacji poniesionych wydatków. Przepisy ustawy nie uzależniają również możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu od przechowywania dowodu dokumentującego jego poniesienie w określonej formie. Z uwagi na powyższe, w ocenie podatnika, co do zasady każdy wydatek, który został udokumentowany w sposób pozwalający na zweryfikowanie spełnienia wymienionych wyżej przesłanek, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto, zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy PIT u podatników, którzy prowadzą księgi rachunkowe, za dochód z działalności gospodarczej uważa się dochód wykazany na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg, zmniejszony o dochody wolne od podatku i zwiększony o wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, zaliczone uprzednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów. W ocenie Wnioskodawcy, na mocy powyższej regulacji, dowód księgowy, który będzie właściwy na potrzeby ujęcia wydatku w ewidencji (rozpoznania kosztu dla celów księgowych), będzie również właściwym dokumentem dokumentującym poniesienie wydatku na gruncie przepisów podatkowych - regulacji ustawy o PIT.

Zgodnie zaś z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości [UoR] do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Z kolei zgodnie z art. 20 ust. 2 UoR podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe):

• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
• zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w myśl art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

• zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
• korygujące poprzednie zapisy,
• zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
• rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie niezbędnych elementów dowodu księgowego (jedynie dokumenty spełniające warunki wymienione w tym przepisie mogą stanowić dowód księgowy w rozumieniu UoR). Stosownie do treści tego przepisu, warunkami tymi są:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zdaniem Wnioskodawcy, biorąc pod uwagę treść powyższych przepisów, UoR - podobnie jak ustawa o PIT - nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie (o ile spełniają pozostałe warunki określone w analizowanych przepisach UoR), w tym również jedynie w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Natomiast stosownie do art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Zdaniem Wnioskodawcy, otwarta formuła powyższych przepisów i zarazem brak ograniczenia katalogu środków dowodowych do dokumentów przechowywanych w formie pisemnej sprawia, że również dokument przechowywany wyłącznie w formie elektronicznej, choć niewymieniony wprost w treści analizowanych przepisów, może być uznany za dowód w myśl regulacji Ordynacji podatkowej. Warto podkreślić, iż powyższe stanowisko podatnika zostało również zaakceptowane przez Dyrektora KIS - przykładowo w interpretacji z dnia 26.06.2023 r., 0111-KDIB1-2.4010.351.2018.14.DP.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.)

Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z tego przepisu.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Pana wątpliwości budzi kwestia czy w sytuacji poniesienia wydatków spełniających warunki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy w przypadku, których dokumenty poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego (podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone), będzie Pan uprawniony do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Odnosząc się do Pana wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 powyższej ustawy wynika, że:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Na podstawie art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 73 ust. 2 ww. ustawy:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy. Z regulacji art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.)ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Jak wynika z wniosku spełnia Pan wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

• Dokumenty otrzymywane i przygotowywane/wystawiane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w nieedytowalnym formacie (XML, PDF lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Wszystkie pliki będą zapisywane osobno z możnością wyodrębnienia miesięcznych okresów rozliczeniowych za pomocą sytemu informatycznego stosowanego u podatnika, na podstawie daty sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT. Nazwa pliku będzie unikatowa dla każdego dokumentu i będzie zawierać unikatowy identyfikator nadawany przez system informatyczny podatnika. Zeskanowane Dokumenty będą zapisywane na dysku sieciowym podatnika w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego. Na etapie digitalizowania Dokumentu, a także po jego zapisaniu na dysku sieciowym nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Digitalizacja dokumentów będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać za pomocą systemu informatycznego stosowanego u podatnika np.: po numerze dokumentu, numerze NIP lub okresie rozliczeniowym. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać również pośrednio dzięki numerowi dokumentu odnotowanemu w systemie finansowo-księgowym, który odnaleźć będzie można po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj dokumentu, m.in.: nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, kwocie transakcji. Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona na etapie kontroli biznesowej. Dokumenty zarchiwizowane w formie elektronicznej będą objęte odpowiednią ochroną zapewniającą ich niezmienność (w tym m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) przez okres wymagany przepisami prawa do przechowywania danego rodzaju Dokumentów, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność). (warunek wynikający z art. 112a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług),
• Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na terytorium kraju (warunek wynikający z art. 112a ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług),
• Dostęp do Dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie będzie zapewniony na każde żądanie organów w trybie wymienionym w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, w formie elektronicznej, a także będzie zapewniona możliwość bezzwłocznego ich poboru oraz przetwarzania danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi. (warunek wynikający z art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług).

Archiwizowanie i przechowywanie faktur i innych dokumentów zakupowych w formie elektronicznej w sposób opisany przez Pana, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym - jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Zatem należy się z Panem zgodzić, że w sytuacji poniesienia przez Pana wydatków (spełniających warunki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), w przypadku których dokumenty poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, będzie Pan uprawniony do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponosi Pan ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego.

Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do przywołanych przez Pana interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Pana sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i musi się Pan zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).