Inwentaryzacja w pytaniach i odpowiedziach

Przed księgowymi jeden z najbardziej żmudnych i pracochłonnych obowiązków, czyli inwentaryzacja aktywów i pasywów metodami wskazanymi w ustawie o rachunkowości. Od października jednostki, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, mogą z nią wystartować. Należy ją bowiem rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć 15 stycznia następnego roku. Zasadniczo należy ją przeprowadzić na dzień bilansowy. Czy kierownik jednostki może scedować odpowiedzialność za spis? Jakie dokumenty trzeba przygotować? Czy można usprawnić przeprowadzenie spisu? Poniżej odpowiedzi na te i wiele innych pytań

■ Ustawa o rachunkowości jest bardzo lakoniczna, jeśli chodzi o inwentaryzację. Czy mamy inne przepisy, którymi możemy się posiłkować?

Przepisy o inwentaryzacji przedstawione w rozdziale 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.) określają metody oraz terminy i częstotliwość inwentaryzacji aktywów i pasywów jednostki. Czynności inwentaryzacyjne, opisane w rozdziale 3 u.r., dotyczą w szczególności:

• spisania rzeczowych i pieniężnych składników majątku,
• uzgodnienia sald aktywów i pasywów,
• wyceny,
• rozliczenia w porównaniu ze stanem wykazanym w dokumentach księgowych,
• rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych.

Do inwentaryzacji w wielu aspektach, m.in. w zakresie poprawności dokumentacji związanej z jej przebiegiem i rozliczeniem, stosujemy przepisy odnoszące się do dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych (rozdział 1 i 2 u.r.).

Zgodnie z przepisami u.r. obowiązuje zasada, że na dzień bilansowy nie ma składników aktywów i pasywów niepoddanych inwentaryzacji. Składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub przez spis z natury, które nie zostały w ten sposób zinwentaryzowane, muszą zostać poddane inwentaryzacji poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizę i weryfikację. Ustawa obliguje także jednostkę do inwentaryzacji przez spis z natury znajdujących się na jej terenie składników obcych i nakłada równocześnie obowiązek powiadomienia ich właścicieli o wynikach inwentaryzacji.