Interpretacja indywidualna z dnia 1 sierpnia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT2.4011.303.2024.2.KC

Ustalenie obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom dodatku za rozłąkę.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko w części nieprawidłowe oraz w części prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest w części dotyczącej zwolnienia z opodatkowania dodatku za rozłąkę nieprawidłowe, a w części dotyczącej obowiązku pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w przypadku opodatkowania dodatku za rozłąkę jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 czerwca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom dodatku za rozłąkę. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 lipca 2024 r. (data wpływu). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prowadzą Państwo działalność w sektorze (...).

W oparciu o podpisane kontrakty, świadczą Państwo usługi na terenie szeregu państw europejskich. W celu realizacji tych umów, firma wysyła swoich pracowników, którzy na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia WE 883/2004 (Dz. U. L 200 z 7 czerwca 2004 r., str. 1) w okresie zatrudnienia pozostają w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Dla pracowników tych, ZUS poświadcza formularz A1, a składki na ubezpieczenia społeczne opłacane są w Polsce.

Wypłacają Państwo poszczególnym pracownikom dodatek za rozłąkę. Jest to rodzaj rekompensaty dla pracownika za zmniejszenie kontaktu z najbliższymi, który wynika z konieczności pracy w odległych miejscach.

Nie rozważają Państwo wypłaty dodatku za rozłąkę osobom zamieszkującym w strefie przygranicznej, którzy do pracy dojeżdżają codziennie z Polski i po jej zakończeniu wracają do domu.

Świadczenia te wypłacane są wyłącznie tym pracownikom, których geograficzna odległość oraz logistyka nie pozawala na powrót do domu po zakończonej pracy.

Dodatek za rozłąkę wypłacany jest pracownikom czasowo przeniesionym, do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

W zawartych z pracownikami umowach o pracę miejsce pracy zostało określone jako siedziba Spółki oraz (...) według wskazań pracodawcy. W momencie oddelegowania pracownika na konkretną (...) poza granice kraju, sporządzany jest aneks do umowy o pracę ze wskazaniem miejsca pracy na konkretny adres inwestycji.

W zakresie pobierania składek ZUS, otrzymali Państwo decyzję Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, która wyłącza z podstawy naliczania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne wypłacane świadczenie rozłąkowe.

Dodatek za rozłąkę nie przysługuje pracownikowi w następujących przypadkach:

1)za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy;

2)za okres pobytu na leczeniu w szpitalu, w czasie którego pracownik otrzymywał bezpłatne wyżywienie;

3)za okres urlopu wypoczynkowego;

4)za dni zwolnień od pracy udzielonych na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów oraz za okres niezdolności do pracy spowodowany chorobą, jeżeli w czasie zwolnienia od pracy lub niezdolności do pracy pracownik nie przebywał w miejscowości przeniesienia.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

Dodatek za rozłąkę, o którym mowa we wniosku przysługujący pracownikom, nie wynika z odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy.

Pytanie

Czy wypłacany na rzecz pracowników dodatek za rozłąkę będzie zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, w związku z czym czy Państwo – jako płatnik – nie będą zobowiązani do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu uzyskiwanego przez pracowników przychodu ze stosunku pracy?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, dodatek za rozłąkę jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zwanego dalej rozporządzeniem. Składnik rozłąkowy przyznany pracownikom pracującym za granica, a uzyskującym przychody ze stosunku pracy opodatkowane w Polsce, podlega zwolnieniu od opodatkowania.

Dodatek za rozłąkę jest dodatkowym świadczeniem wypłacanym pracownikom, którzy na polecenie pracodawcy wykonują czasowo pracę w innym miejscu, niż określone w umowie o pracę. Takie czasowe oddelegowanie pracownika poza stałe miejsce pracy wiąże się z rozłąką z rodziną, i aby zrekompensować pracownikowi właśnie te niedogodności, wypłacany jest dodatek za rozłąkę. Zapis o wypłacaniu takiego dodatku powinien znaleźć się w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym. Jeżeli w zakładzie pracy nie ma układu zbiorowego ani obowiązku tworzenia regulaminu pracy, informacja o wypłacaniu dodatku za rozłąkę powinna znaleźć się w umowie o pracę. Stosownie bowiem do art. 77² § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy, ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy odpowiadającym wymaganiom określonym w § 3, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.

W regulaminie wynagradzania, o którym mowa w § 1, pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania (art. 77² § 2 Kodeksu pracy).

Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 17 lipca 2014 r., znak: IBPBII/1/415-338/14/BJ „z brzmienia powołanego wyżej przepisu art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika wprost, że zwolnieniu od podatku podlega dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy, do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach wymienionych w tym przepisie.”.

Podobne stanowisko wyraził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w swojej interpretacji podatkowej z 29 czerwca 2009 r., znak: IPPB2/415-252/09-4/MG, gdzie wskazał, że z przepisu art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż zwolnieniu podlega tylko i wyłącznie dodatek za rozłąkę wypłacony pracownikom przeniesionym czasowo. Tym samym przepisy prawa podatkowego nie przewidują zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom przeniesionym do pracy w innej miejscowości na stałe. Wówczas bowiem dodatek za rozłąkę stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mówi art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym łącznie z pozostałymi przychodami ze stosunku pracy.

Państwa stanowisko potwierdza również interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 stycznia 2009 r., znak: ITPB2/415-976/08/RS.

W przypadku gdy dodatek rozłąkowy, o którym mowa we wniosku, będzie podlegał opodatkowaniu, to Państwo, jako płatnik tego podatku będą zobowiązani do pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. W przypadku gdy dodatek rozłąkowy, o którym mowa we wniosku, nie będzie podlegał opodatkowaniu, to Państwo w roli płatnika nie wystąpią.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części dotyczącej zwolnienia z opodatkowania dodatku za rozłąkę nieprawidłowe, a w części dotyczącej obowiązku pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w przypadku opodatkowania dodatku za rozłąkę jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 tej ustawy:

Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Z opisu zdarzenia w szczególności wynika, że prowadzą Państwo działalność w sektorze (...). W oparciu o podpisane kontrakty, świadczą Państwo usługi na terenie szeregu państw europejskich. W celu realizacji tych umów, firma wysyła swoich pracowników, którzy na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia WE 883/2004 w okresie zatrudnienia pozostają w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Wypłacają Państwo poszczególnym pracownikom dodatek za rozłąkę. Dodatek za rozłąkę, o którym mowa we wniosku przysługujący pracownikom, nie wynika z odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy. Świadczenia te wypłacane są wyłącznie tym pracownikom, których geograficzna odległość oraz logistyka nie pozawala na powrót do domu po zakończonej pracy. Dodatek za rozłąkę wypłacany jest pracownikom czasowo przeniesionym, do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W zawartych z pracownikami umowach o pracę miejsce pracy zostało określone jako siedziba Spółki oraz (...) według wskazań pracodawcy. W momencie oddelegowania pracownika na konkretną (...) poza granice kraju, sporządzany jest aneks do umowy o pracę ze wskazaniem miejsca pracy na konkretny adres inwestycji.

Państwa wątpliwość budzi kwestia, czy dodatek za rozłąkę korzysta ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji, czy Państwo jaki płatnik są zobowiązani do poboru zaliczki na podatek z tego tytułu.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości wyjaśnić należy, że stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolny od podatku dochodowego jest dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy, do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Z literalnego brzmienia art. 21 ust. 1 pkt 18 jednoznacznie wynika, że ze zwolnienia od opodatkowania korzysta wyłącznie dodatek za rozłąkę, który przysługuje na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy, a nie każde świadczenie za czasowe przeniesienie pracownika, które pracodawca przyznaje takiemu pracownikowi.

Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy, stwierdzić należy, że wypłacany na rzecz Państwa pracowników dodatek za rozłąkę, nie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od odób fizycznych, bowiem obowiązek jego wypłaty nie wynika z odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy.

Wobec tego Państwa stanowisko w tej części należało uznać za nieprawidłowe.

Przy czym, należy zgodzić się z Państwa stanowiskiem, że w sytuacji, gdy ww. świadczenie nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania, to ciążą na Państwu obowiązki płatnika w szczególności wynikające z art. 32 i 38 ustawy o podatku o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

W myśl natomiast art. 32 ust. 9 omawianej ustawy:

Płatnik nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez podatnika z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na wniosek podatnika płatnik pobiera zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z ust. 2-8, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.

W świetle art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

Dodatkowe informacje

W odniesieniu do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych, stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania, ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.