Interpretacja indywidualna z dnia 25 lipca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.209.2024.2.PJ

Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług, w związku z czym zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości sposobu przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości sposobu przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wpłynął 15 maja 2024 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

X. (dalej: Spółka, Wnioskodawca) jest podmiotem działającym w branży (...) oraz częścią międzynarodowej grupy kapitałowej (dalej: Grupa). Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT w rozumieniu art. 97 ust. 1 i nast. ustawy o VAT oraz jest polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w CIT.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą (...).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa różnego rodzaju materiały oraz usługi od poszczególnych dostawców (dalej: Kontrahenci, Dostawcy). Zakupione materiały i usługi służą działalności opodatkowanej VAT oraz nie stanowią usług wymienionych w art. 88 ustawy o VAT. Jednocześnie, wydatki na zakup przedmiotowych materiałów i usług ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka zalicza je do kosztów uzyskania przychodów na gruncie CIT.

Transakcje, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (dalej: Dokumenty). Faktury elektroniczne są przesyłane Wnioskodawcy za pomocą poczty elektronicznej lub udostępniane on-line za pośrednictwem systemów informatycznych dostawców służących do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych a następnie pobierane z tych platform przez Wnioskodawcę.

Przechowywanie faktur - dotychczasowa praktyka Wnioskodawcy

Faktury otrzymywane przez Spółkę są obecnie przechowywane równocześnie:

1)w formie papierowej w segregatorach:

a)Dokumenty papierowe - po otrzymaniu oryginału faktury w formie papierowej jest ona ręcznie opisywana numerami księgowań z systemu księgowego oraz datą wpływu przez pracownika Spółki, odpowiedzialnego za dany rodzaj Dokumentów. Następnie Dokumenty są skanowane, a ich oryginały umieszczane w segregatorach.

b)Dokumenty udostępnione elektronicznie - po otrzymaniu/pobraniu faktur elektronicznych, są one drukowane i podobnie jak Dokumenty papierowe odpowiednio opisane, a następnie skanowane i umieszczone w segregatorach;

2)w formie elektronicznej w ramach wykorzystywanego przez Spółkę systemu informatycznego, służącego elektronicznemu obiegowi dokumentów (dalej: System), którego serwery znajdują się poza terytorium kraju (…). Do (...).2023 spółka korzystała z systemu (...), od (...).2023 z systemu (...), który w przyszłości zostanie zastąpiony rozwiązaniem firmy (...). Dokumenty są w nim przechowywane, niezależnie od formy, w jakiej zostały dostarczone, tj. dokumenty dostarczone elektronicznie (przesłane na dedykowany adres e-mail lub pobrane z platformy dostawcy) są umieszczone na serwerze po ich otrzymaniu, wydrukowaniu, opisaniu i zeskanowaniu, podczas gdy dokumenty dostarczone w formie papierowej podlegają opisaniu i skanowaniu (przez Spółkę), a ich elektroniczne obrazy umieszczone są na serwerze.

Ze względu na wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, i mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów. Celem minimalizacji tych kosztów, jak również ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania Dokumentów i archiwizowanie ich wyłącznie w formie elektronicznej przy wykorzystaniu Systemu.

Planowane modyfikacje systemu archiwizacji

Spółka zamierza dokonać modyfikacji pierwszego etapu archiwizacji danych, tj. ich wprowadzania do Systemu poprzez całkowitą rezygnację z przechowywania Dokumentów (faktur papierowych oraz wydruków faktur elektronicznych) w fizycznej postaci, w segregatorach.

Przebieg archiwizacji po dokonaniu ww. zmian kształtuje się następująco:

1.Wprowadzanie Dokumentów do Systemu (elektronizacja dokumentów):

a.Dokumenty papierowe - Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w wersji papierowej po formalnej weryfikacji są skanowane przez pracownika działu rejestracji do nieedytowalnego formatu PDF (stanowiącego wierną kopię dokumentu źródłowego). Zeskanowane dokumenty wysyłane są do Systemu gdzie otrzymują unikalny numer identyfikacyjny oraz jest im przypisywana właściwa data wpływu, tj. data zeskanowania.

b.Dokumenty elektroniczne:

i.Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w wersji elektronicznej - są przekazywane na dedykowany adres e-mail (Spółka poinformowała swoich kontrahentów na jaki adres powinni przesyłać faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur) - po formalnej weryfikacji Dokumentów, otrzymane przez Spółkę Dokumenty (i ich załączniki), Spółka przesyła do Systemu, gdzie także otrzymują unikalny numer identyfikacyjny oraz jest im przypisywana właściwa data wpływu, tj. data wprowadzenia do Systemu.

ii.Dokumenty pobierane z platformy dostawcy - po formalnej weryfikacji są one przesyłane w nieedytowalnym formacie PDF do elektronicznego Systemu, gdzie także otrzymują unikalny numer identyfikacyjny oraz jest im przypisywana właściwa data wpływu, tj. wprowadzenia do Systemu.

2.Rejestracja Dokumentów - po wprowadzeniu Dokumentów zakupowych do Systemu, następuje weryfikacja merytoryczna przez osobę odpowiedzialną ze strony Wnioskodawcy. Podczas weryfikacji sprawdzana jest zgodność z zamówieniem oraz dane kontrahenta. Dokument jest rejestrowany i otrzymuje numer księgowy, pod którym jest automatycznie zapisywany na serwerze zarządzanym przez Grupę. Dokumenty przechodzą proces akceptacji w Systemie zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami - poszczególni pracownicy mają różne poziomy uprawnień (progi wartościowe), uzależnione od typu i wartości wydatków.

3.Następnie wyznaczona przez Wnioskodawcę osoba zatwierdza księgowanie i następuje finalne przesyłanie księgowania do systemu księgowego. Dzięki temu jest zachowana czytelna ścieżka łącząca dokument w Systemie z zapisem dokumentu w systemie księgowym.

Zasady przechowywania faktur stosowane przez Spółkę

System umożliwia przechowywanie dokumentów zakupowych takich jak faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty. Dokumenty przechowywane są w Systemie co najmniej przez cały okres wymagany przepisami prawa.

System zapewniać będzie niezmienność postaci Dokumentów. Dokumenty archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po ich wprowadzeniu do Systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości (dane wprowadzone do Systemu będą przechowywane w bazie danych uniemożliwiającej ręczną ingerencję). Format przechowywania otrzymywanych faktur, tj. PDF, zapewnia ich czytelność przez cały okres, od momentu wystawienia faktury do końca upływu okresu przechowywania. Również w przypadku skanowania faktur otrzymywanych w formie papierowej jakość skanu pozwala zapewnić taką czytelność. Wnioskodawca zadbał także o należyte zabezpieczenie tak prowadzonej ewidencji w formie regularnie wykonywanych kopii zapasowych (codzienny back-up). W konsekwencji zapewniona jest i nadal będzie autentyczność pochodzenia oraz integralność treści Dokumentów.

Spółka będzie przechowywać elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów w sposób zapewniający pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy, tak jak w przypadku dokumentów papierowych, z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych przez organy administracji skarbowej, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, znając numer księgowania, dla Systemu możliwe jest wyświetlenie Dokumentu z poziomu systemu księgowania. Dokumenty można wyświetlić bezpośrednio z poziomu Systemu. Dodatkowo wyszukiwanie dokumentów w Systemie jest możliwe po dowolnie zadanych kryteriach. Może być to data, nazwa kontrahenta, jego NIP, kwota, opis czy okres rozliczeniowy.

Serwery, na których przechowywane są archiwizowane w Systemie dokumenty znajdują się na terenie Unii Europejskiej i są chronione zgodnie z polityką bezpieczeństwa dostawcy. Spółka ma nieograniczoną możliwość udostępniania dokumentów przechowywanych w Systemie na tych serwerach na żądanie organów podatkowych, zarówno w formie wydruku, drogą mailową, na elektronicznym nośniku danych, jak i w formie dostępu do dokumentu elektronicznego. Dokumenty chronione są przed uszkodzeniem, zniszczeniem, nieupoważnionymi zmianami czy niedozwolonym rozpowszechnianiem.

Autentyczność pochodzenia faktur jest zapewniona za pomocą kontroli wewnętrznych, w szczególności poprzez:

- weryfikację zgodności wygenerowanego elektronicznego obrazu Dokumentu (tj. faktury, faktury korygującej, duplikatu faktury oraz duplikatu faktury korygującej) i jego opisu dokonanego w Systemie z oryginałem Dokumentu papierowego bądź elektronicznego poprzez sprawdzenie tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury, oraz zgodności innych elementów treściowych Dokumentu z jego elektronicznym obrazem utworzonym w Systemie, co zapewni autentyczność pochodzenia faktury oraz czytelność Dokumentu oraz jego elektronicznego obrazu;

- weryfikację merytoryczną Dokumentu poprzez ustalenie, czy udokumentowane fakturą zdarzenie gospodarcze istotnie miało miejsce i dotyczy podmiotu będącego wystawcą faktury;

- weryfikację formalno-księgową Dokumentu, poprzez upewnienie się, że nie doszło do jakiejkolwiek modyfikacji danych ujętych w obrazie elektronicznym, m.in. sprawdzenie czy faktura zawiera wszystkie elementy wymagane ustawą oraz weryfikację danych kontrahenta - wystawcy faktury takich jak nr NIP czy VAT-UE, co potwierdza integralność treści Dokumentu;

- zatwierdzenie elektronicznego obrazu Dokumentu zamieszczonego w Systemie zgodnie z procedurą obiegu Dokumentów funkcjonującą w Spółce.

Na zakończenie wskazać należy, że Spółka planuje, aby wszystkie papierowe egzemplarze Dokumentów, w tym faktur, były niszczone po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do Systemu i systemu księgowego - kwestia ta dotyczy zarówno otrzymywanych w przyszłości Dokumentów papierowych, jak i Dokumentów obecnie archiwizowanych w segregatorach (o ile zostały wprowadzone do Systemu). Dokumenty po przeprowadzeniu kontroli wewnętrznej, sprawdzeniu autentyczności pochodzenia, integralnosci treści faktur i ich czytelności, będą przechowywane w Systemie aż do upływu okresu wymaganego przepisami prawa.

W związku z powyższym Spółka chciałaby potwierdzić czy:

1.Opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny model archiwizowania faktur jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur;

2.Będzie jej przysługiwać prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, w sytuacji, gdy po otrzymaniu faktur w formie papierowej dokona ich zdigitalizowania i wprowadzenia do Systemu, przy założeniu, że po zeskanowaniu i wgraniu do Systemu papierowe egzemplarze faktur zostaną zniszczone;

3.Będzie miała prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów, kosztów udokumentowanych dowodami źródłowymi, które po ich otrzymaniu w wersji papierowej zostały zdigitalizowane, a wersje papierowe zniszczone

Państwa pytania w zakresie podatku od towarów i usług

1.Czy opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny model przechowywania (archiwizowania) faktur jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur, w przypadku, gdy Spółka planuje utylizować papierowe Dokumenty po ich zeskanowaniu?

2.Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na nabycie towarów i usług (dających prawo do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ustawy o VAT), jeżeli będzie przechowywała wyłącznie elektroniczne kopie faktur pierwotnie otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zutylizowania ich oryginalnych, papierowych egzemplarzy?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

1.Zdaniem Wnioskodawcy opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny model archiwizowania faktur jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

2.Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na nabycie towarów i usług (dających prawo do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ustawy o VAT), jeżeli będzie przechowywała wyłącznie elektroniczne kopie faktur pierwotnie otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zutylizowania oryginalnych, papierowych egzemplarzy.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1

Wymogi w zakresie archiwizacji dokumentów

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wynika z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju jest obowiązany do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na podstawie art. 112a ust. 3 ustawy o VAT przepisu 112a ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:

1.Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (mając na uwadze powyższe, czytelność faktury należy rozumieć jako łatwość jej odczytania i zrozumiałość);

2.Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

3.Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;

4.Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług;

5.Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

- kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 z późn. zm.; dalej: Ordynacja podatkowa), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Warunki przechowywania Dokumentów w Spółce

Przepisy podatkowe, w szczególności przepisy ustawy o VAT, nie precyzują, w jakiej formie powinny być przechowywane dokumenty (tj. formy papierowej bądź elektronicznej), o których mowa w cytowanych powyżej przepisach. Brak jest również szczegółowych zasad w zakresie przechowywania dokumentów (w tym w szczególności faktur) elektronicznie (poza sytuacją, w której faktury elektroniczne przechowywane są poza terytorium kraju).

W świetle powyższego, w ocenie Wnioskodawcy uznać należy, iż wskazane powyżej regulacje dotyczące przechowywania dokumentów, w tym faktur, muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podsumowując, dla stwierdzenia, iż w ramach procedury elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, o której mowa w niniejszym wniosku, Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej będą przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:

1.Dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

2.Dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;

3.Zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów (w szczególności faktur) od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania;

4.W przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie przedmiotowego warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

5.Zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle wskazanych wymogów, w ocenie Spółki, w świetle regulacji ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów, z uwagi na fakt, iż łącznie spełnione zostaną wszystkie wymienione powyżej warunki wynikające z ustawy o VAT.

W szczególności należy wskazać, iż:

- Dokumenty w Systemie przechowywane będą przez Wnioskodawcę w sposób uniemożliwiający ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

- Planowany przez Spółkę sposób archiwizacji, przewiduje przechowywanie Dokumentów w formie elektronicznej (skanów) w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy, tym samym, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów zakupowych, a także danych z nich wynikających;

- Spółka zapewni przy tym, iż sposób jej przechowywania w formie elektronicznej umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp on‑line do tej dokumentacji za pomocą środków elektronicznych - niezależnie od faktu przechowywania danych na serwerach zlokalizowanych poza terytorium Polski;

- Jak wynika z przedstawionego opisu rozważanych rozwiązań, treści zamieszczone na Dokumentach archiwizowanych elektronicznie nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji (np. nieedytowalny format plików takich jak PDF) uniemożliwi ingerencję w treść Dokumentów przez cały okres ich przechowywania (tj. pozwoli na zachowanie integralności ich treści);

- Wykorzystywane w Systemie oprogramowanie uniemożliwiać będzie nanoszenie jakichkolwiek zmian w treści zeskanowanego dokumentu, tworząc tym samym wierną elektroniczną wersję danego Dokumentu;

- Dzięki wprowadzonym kontrolom wewnętrznym, Spółka będzie dokonywać w szczególności kontroli i weryfikacji danych wynikających z otrzymywanych Dokumentów z posiadanymi informacjami, dotyczącymi danego kontrahenta wystawiającego dany Dokument zakupowy oraz informacjami o zrealizowanej dostawie lub usłudze (czym zagwarantuje autentyczność ich pochodzenia);

- W każdym przypadku zeskanowane Dokumenty zakupowe będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych, które zawierają (czytelność). Elektroniczna forma Dokumentów będzie stanowić każdorazowo wierne i wyraźne odzwierciedlenie ich wersji papierowych i będzie możliwa do odczytu i wydrukowania w każdym czasie.

Z uwagi na przytoczone powyżej okoliczności, w ocenie Spółki, w świetle ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej), o ile spełnione zostaną wskazane powyżej warunki wynikające z art. 112a oraz z art. 106m ustawy o VAT. Zdaniem Wnioskodawcy warunki te zostaną przez niego spełnione przy wdrożeniu procedury elektronicznej archiwizacji w Systemie. W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny model archiwizowania faktur jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że powyższe stanowisko zostało potwierdzone w wielu indywidualnych interpretacjach podatkowych wydanych przez organy podatkowe, jak np.:

- interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 lipca 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.277.2021.1.JSU „Podsumowując, ze względu na wskazane we wniosku okoliczności sprawy, w świetle ww. przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej faktur dotyczących nabywanych przez Spółkę towarów i usług (faktury zakupowe) otrzymanych pierwotnie w formie papierowej lub elektronicznej, a także duplikatów takich faktur wystawionych przez sprzedawców/usługodawców oraz faktur korygujących i duplikatów faktur korygujących również otrzymanych pierwotnie w formie papierowej lub elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powyższymi przepisami, a zatem co do zasady pozwala na stosowanie elektronicznej formy archiwizacji, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej”;

- interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 sierpnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.397.2020.1.AW: „Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie Faktur zakupowych (które Wnioskodawca otrzyma w formie papierowej, a następnie dokumenty te będą skanowane, zapisywane w bazie danych, wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów i niszczone) - w sposób opisany przez Wnioskodawcę w opisie sprawy - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Faktur oraz przechowywanie Faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Faktur, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych - jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. Faktur będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Podsumowując, Spółka będzie uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych, które otrzymała w formie papierowej”;

- interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 maja 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.56.2020.2.EB „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Podsumowując, planowany przez Wnioskodawcę obieg otrzymywanych od Dostawców w formie papierowej faktur, zakładający w szczególności ich przechowywanie w postaci elektronicznej (Skanu) oraz niszczenie papierowego oryginału jest zgodny z wymogami określonymi w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług”.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z pewnymi zastrzeżeniami zawartymi w art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT, niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W świetle art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 i 2 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Mając na uwadze powyższe regulacje, stwierdzić należy, że co do zasady warunkiem do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest spełnienie określonych warunków:

- w odniesieniu do transakcji powstał obowiązek podatkowy;

- faktura została otrzymana przez nabywcę;

- odliczenia dokonuje podatnik podatku VAT;

- nabyte towary lub otrzymane usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych;

- nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Po spełnieniu powyższych warunków, w ocenie Spółki, będzie ona uprawniona do odliczenia kwoty VAT wynikającej z otrzymanych Dokumentów, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych.

Co istotne, jak wynika z przytoczonych wyżej regulacji, prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od sposobu przechowywania faktur w formie papierowej lub elektronicznej. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, sposób późniejszego przechowywania Dokumentów, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, dokumentujących dokonane zakupy, jeżeli Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego, nie ma znaczenia przy ustalaniu prawa Spółki do odliczenia VAT.

Brak regulacji w zakresie przechowywania faktur, należy interpretować w sposób szeroki, tj. skoro ustawodawca nie wskazał na preferowany sposób archiwizacji dokumentów, to podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego - tj. może zdecydować się na archiwizację wyłącznie w formie papierowej lub formie elektronicznej lub też w systemie mieszanym (tj. częściowo „w papierze”, a częściowo w formie elektronicznej).

Zauważyć należy, że ustawa o VAT wprost wskazuje na możliwość przechowywania poza terytorium kraju otrzymanych dokumentów zakupowych, w formie elektronicznej (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej (analogicznie również innych Dokumentów zakupowych), to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych przez podatnika w formie papierowej lub elektronicznej.

Podsumowując, w opinii Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej lub elektronicznej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów w Systemie, na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek negatywnych, wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wydanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 lipca 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.277.2021.1.JSU, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 grudnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP1‑3.4012.578.2020.2JG, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.503.2020.2.KF, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 marca 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.62.2019.1.MK.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienieinterpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361) dalej jako: „ustawa”:

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106n ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy:

Z kolei art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy stanowi:

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Natomiast art. 106m ust. 5 ustawy wskazuje, że:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, nabywają Państwo różnego rodzaju materiały oraz usługi od poszczególnych dostawców Zakupione materiały i usługi służą działalności opodatkowanej VAT oraz nie stanowią usług wymienionych w art. 88 ustawy o VAT. Transakcje, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej. Faktury elektroniczne są Państwu przesyłane za pomocą poczty elektronicznej lub udostępniane on‑line za pośrednictwem systemów informatycznych dostawców służących do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych a następnie pobierane przez Państwa z tych platform. rozważają Państwo zmianę praktyki przechowywania Dokumentów i archiwizowanie ich wyłącznie w formie elektronicznej przy wykorzystaniu Systemu.

Zamierzają Państwo dokonać modyfikacji pierwszego etapu archiwizacji danych, tj. ich wprowadzania do Systemu poprzez całkowitą rezygnację z przechowywania Dokumentów (faktur papierowych oraz wydruków faktur elektronicznych) w fizycznej postaci, w segregatorach.

Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w wersji papierowej po formalnej weryfikacji będą skanowane przez pracownika działu rejestracji do nieedytowalnego formatu PDF (stanowiącego wierną kopię dokumentu źródłowego). Zeskanowane dokumenty wysyłane są do Systemu gdzie otrzymują unikalny numer identyfikacyjny oraz jest im przypisywana właściwa data wpływu, tj. data zeskanowania. Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w wersji elektronicznej po formalnej weryfikacji Dokumentów, Spółka będzie przesyłać do Systemu, gdzie także otrzymują unikalny numer identyfikacyjny oraz jest im przypisywana właściwa data wpływu, tj. data wprowadzenia do Systemu. Natomiast dokumenty pobierane z platformy dostawcy po formalnej weryfikacji będą przesyłane w nieedytowalnym formacie PDF do elektronicznego Systemu, gdzie także otrzymują unikalny numer identyfikacyjny oraz jest im przypisywana właściwa data wpływu, tj. wprowadzenia do Systemu. Po wprowadzeniu Dokumentów zakupowych do Systemu, następuje weryfikacja merytoryczna przez osobę odpowiedzialną ze strony Wnioskodawcy. Podczas weryfikacji sprawdzana jest zgodność z zamówieniem oraz dane kontrahenta. Dokument jest rejestrowany i otrzymuje numer księgowy, pod którym jest automatycznie zapisywany na serwerze zarządzanym przez Grupę. Dokumenty przechodzą proces akceptacji w Systemie zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami - poszczególni pracownicy mają różne poziomy uprawnień (progi wartościowe), uzależnione od typu i wartości wydatków.

Następnie wyznaczona przez Wnioskodawcę osoba zatwierdza księgowanie i następuje finalne przesyłanie księgowania do systemu księgowego. Dzięki temu jest zachowana czytelna ścieżka łącząca dokument w Systemie z zapisem dokumentu w systemie księgowym

System umożliwia przechowywanie dokumentów zakupowych takich jak faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty. Dokumenty przechowywane są w Systemie co najmniej przez cały okres wymagany przepisami prawa. System zapewniać będzie niezmienność postaci Dokumentów. Dokumenty archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po ich wprowadzeniu do Systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości (dane wprowadzone do Systemu będą przechowywane w bazie danych uniemożliwiającej ręczną ingerencję). Format przechowywania otrzymywanych faktur, tj. PDF, zapewnia ich czytelność przez cały okres, od momentu wystawienia faktury do końca upływu okresu przechowywania. Również w przypadku skanowania faktur otrzymywanych w formie papierowej jakość skanu pozwala zapewnić taką czytelność.

Wnioskodawca zadbał także o należyte zabezpieczenie tak prowadzonej ewidencji w formie regularnie wykonywanych kopii zapasowych (codzienny back-up). W konsekwencji zapewniona jest i nadal będzie autentyczność pochodzenia oraz integralność treści Dokumentów.

Spółka będzie przechowywać elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów w sposób zapewniający pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy, tak jak w przypadku dokumentów papierowych, z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w  nich zawartych przez organy administracji skarbowej, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Autentyczność pochodzenia faktur jest zapewniona za pomocą kontroli wewnętrznych, w szczególności poprzez:

- weryfikację zgodności wygenerowanego elektronicznego obrazu Dokumentu (tj. faktury, faktury korygującej, duplikatu faktury oraz duplikatu faktury korygującej) i jego opisu dokonanego w Systemie z oryginałem Dokumentu papierowego bądź elektronicznego poprzez sprawdzenie tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury, oraz zgodności innych elementów treściowych Dokumentu z jego elektronicznym obrazem utworzonym w Systemie, co zapewni autentyczność pochodzenia faktury oraz czytelność Dokumentu oraz jego elektronicznego obrazu;

- weryfikację merytoryczną Dokumentu poprzez ustalenie, czy udokumentowane fakturą zdarzenie gospodarcze istotnie miało miejsce i dotyczy podmiotu będącego wystawcą faktury;

- weryfikację formalno-księgową Dokumentu, poprzez upewnienie się, że nie doszło do jakiejkolwiek modyfikacji danych ujętych w obrazie elektronicznym, m.in. sprawdzenie czy faktura zawiera wszystkie elementy wymagane ustawą oraz weryfikację danych kontrahenta - wystawcy faktury takich jak nr NIP czy VAT-UE, co potwierdza integralność treści Dokumentu;

- zatwierdzenie elektronicznego obrazu Dokumentu zamieszczonego w Systemie zgodnie z procedurą obiegu Dokumentów funkcjonującą w Spółce.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii prawidłowości sposobu przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych Faktur dokumentujących zakup towarów i usług. Wypełnią Państwo również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania otrzymywanych przez Państwa Faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur, a także umożliwi dostęp do tych Faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

W tym miejscu należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy, który stanowi, że:

Wyrażoną w cytowanym powyżej art. 86 ust. 1 ustawy generalną zasadę uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego, uzupełniają regulacje zawarte w art. 86 ust. 2a i następne ustawy.

Na mocy art. 86 ust. 2a ustawy:

Ponadto należy zauważyć, że w przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych od podatku, należy mieć na uwadze uregulowania zawarte w art. 90 ustawy. Powyższe przepisy stanowią uzupełnienie regulacji art. 86 ustawy.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 90 ust. 2 ustawy:

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że w celu odliczenia podatku naliczonego, w pierwszej kolejności podatnik powinien przyporządkować ponoszone wydatki do poszczególnych rodzajów działalności (opodatkowanej podatkiem VAT, zwolnionej i niepodlegającej opodatkowaniu tym podatkiem). W przypadku zakupów bezpośrednio związanych z czynnościami opodatkowanymi, podatnik, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, odlicza podatek naliczony w całości. Natomiast w sytuacji, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, a wydatki służą zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, podatnik powinien ustalić proporcję, o której mowa w art. 86 ust. 2a ustawy oraz, w przypadku wystąpienia także czynności zwolnionych od podatku, o której mowa w art. 90 ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Podsumowując, stwierdzam, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług, w związku z czym zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa Faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zadanych pytań), w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, Organ pragnie zauważyć, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i odnoszą się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących tę sprawę wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych osadzonych w określonym stanie prawnym. Interpretacje indywidualne nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zaznaczenia wymaga, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.