Interpretacja indywidualna z dnia 21 czerwca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.242.2024.1.MPA

Odliczenie podatku VAT naliczonego z faktur i dokumentów zrównanych z fakturami otrzymanych w formie papierowej i przechowywanych w Systemie.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 kwietnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 kwietnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur i dokumentów zrównanych z fakturami otrzymanych w formie papierowej i przechowywanych w Systemie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka jest osobą prawną, zarejestrowanym i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek podatkowy. Dla celów rozliczeń podatkowych Spółka prowadzi pełną księgowość (księgi rachunkowe).

Zgodnie z informacjami ujawnionymi w Krajowym Rejestrze Sądowym podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest praktyka lekarska ogólna (PKD 86.21.Z). Przedmiotem pozostałej działalności Spółki jest praktyka lekarska specjalistyczna (PKD 86.22.Z), praktyka pielęgniarek i położnych (PKD 86.90.C), działalność szpitali (PKD 86.10.Z), praktyka lekarska dentystyczna (86.23.Z), działalność fizjoterapeutyczna (PKD 86.90.A), działalność paramedyczna (PKD 86.90.D), pozostała działalność w zakresie opieki zdrowotnej, gdzie indziej niesklasyfikowana (PKD 86.90.E), działalność agentów i brokerów ubezpieczeniowych (PKD 66.22.Z), wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKD 68.20.Z). Spółka należy do Grupy Kapitałowej (…) (dalej: Grupa) – (...).

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary oraz usługi. W Spółce występują zdarzenia gospodarcze, które są przedmiotem opodatkowania, jak i są również zwolnione z podatku VAT; mogą również występować transakcje, które są poza przedmiotem opodatkowania podatkiem VAT. Tym samym, nabywane przez Spółkę towary i usługi mogą być związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi, jak również nabycia takie mogą być związane wyłącznie (lub w części) ze sprzedażą zwolnioną lub pozostawać bez związku z czynnościami opodatkowanymi. Stąd też dokumenty otrzymywane przez Spółkę i potwierdzające jej transakcje zakupowe mogą dotyczyć sprzedaży opodatkowanej, zwolnionej, czy też niepodlegającej opodatkowaniu VAT. W szczególności, zakup jest dokumentowany fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z fakturami, które dają pełne lub częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak również dokumentami księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Przez dokumenty księgowe Spółka rozumie przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są koszty ponoszone przez Spółkę. Dalej w niniejszym wniosku wszystkie te dokumenty nazywane będą zbiorczo „Fakturami”.

Ze względu na zakres prowadzonej działalności przez Spółkę, ilość otrzymywanych przez nią Faktur, a także wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać Faktury, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z generowaniem coraz większych kosztów obciążających Spółkę. Cały proces archiwizacji i księgowania obsługiwany jest przez dział księgowości Spółki. Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem, Spółka od 2024 r.:

• wdrożyła system elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: EOD), który zapewnia pełną digitalizację procesu dokumentowania poniesionych wydatków przez Spółkę oraz brak konieczności przechowywania Faktur, w tym wydrukowanych Faktur elektronicznych, w wersji papierowej;
• korzysta z usługi serwerowej typu CLOUD, która pozwala zapisywać oraz przechowywać Faktury w specjalnie dedykowanej do tego celu chmurze danych (dalej: Chmura).

Uwzględniając powyższe, Spółka dąży do przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Niezależnie od tego czy Faktury będą dotyczyć czynności opodatkowanych podatkiem VAT czy też nie, docelowo Spółka ma zamiar przechowywać wszystkie Faktury w formie elektronicznej. W tym celu Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania Faktur. W szczególności, Spółka planuje wdrożyć następujący proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania Faktur:

1. Faktury otrzymywane przez Spółkę będą wprowadzane bez jakiejkolwiek modyfikacji ich treści do EOD. Faktury, które Spółka otrzymałaby w formie papierowej będą najpierw przez nią skanowane i zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF. Faktury, które Spółka otrzymałaby w formie elektronicznej trafiałyby do niej za pomocą środków komunikacji elektronicznej w nieedytowalnym formacie PDF na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazywany byłby kontrahentom w zawieranych z nimi umowach (w ten sam sposób Spółka otrzymywałaby także skany Faktur od kontrahentów: kontrahent uprzednio skanowałby wersję papierową Faktury, jej skan zapisywał w nieedytowalnym formacie PDF i następnie przesyłał Spółce na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail).

2. W dalszej kolejności w EOD następować będzie weryfikacja formalna (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku), merytoryczna (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku w związku z działalnością Spółki), rachunkowa i podatkowa Faktur. Spółka będzie weryfikowała Faktury pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności. Spółka na tym etapie sprawdzi czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane zawarte w Fakturze są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików PDF, a także czy Faktura została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

3. Po pozytywnym wyniku analizy, nastąpi akceptacja Faktury w EOD i w nieedytowalnym formacie PDF generowany będzie dokument, który stanowić będzie potwierdzenie przeprowadzonej weryfikacji i akceptacji wydatku z Faktury (dalej: Potwierdzenie).

4. Po akceptacji Faktur w EOD, Faktury będą księgowane.

5. Następnie, po zaksięgowaniu Faktury, Faktura oraz Potwierdzenie umieszczane będą (bez jakiejkolwiek modyfikacji ich treści) w odpowiednio oznaczonych folderach i pod nazwą jak nadany Fakturze numer księgowy – w specjalnie dedykowanej do przechowywania Faktur Spółki Chmurze, do której dostęp będą mieć wyznaczeni pracownicy Spółki. Folder, w którym Spółka będzie przechowywała Faktury, podzielony będzie według następującej metodyki: folder zbiorczy, w którym przechowywane będą Faktury dotyczące danego roku podzielony będzie na poszczególne foldery z kategoriami zakupowymi (folder pn. „środki trwałe”, folder pn. „media”), następnie te kategorie podzielone będą na foldery miesięczne. Każda Faktura otrzymywana przez Spółkę wraz z Potwierdzeniem przechowywana będzie w folderze „miesięcznym”, pod nazwą jak nadany Fakturze numer księgowy. Faktury będą przechowywane w Chmurze przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu podatków VAT i CIT.

6. Faktury, które Spółka otrzymałaby uprzednio w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej (tj. po wprowadzeniu do EOD i Chmury) będą utylizowane (niszczone).

Powyżej opisane rozwiązanie zapewni nie tylko zachowanie integralności Faktury (żadne dane na Fakturze wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione; wersja elektroniczna danego dokumentu będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej), pewności pochodzenia Faktury (Spółka bez problemu będzie identyfikowała tożsamość sprzedawcy) oraz jej czytelności (zeskanowana uprzednio treść Faktury w wersji papierowej czy Faktura w wersji elektronicznej zapisana w nieedytowalnym formacie PDF będą posiadać odpowiednią jakość i zapewnią pełną możliwość odczytu danych na Fakturze), lecz także pozwoli Spółce łatwe odszukanie konkretnej Faktury, jak również da stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej. Chmura bowiem zapewnia bezzwłoczny dostęp do Faktur, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury znajdujące się w Chmurze będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z Chmury.

Tym samym, zdaniem Spółki w odniesieniu do wydatków udokumentowanych Fakturami Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowej, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – od momentu jej otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury otrzymane uprzednio w formie papierowej zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Przechowywanie Faktur w Chmurze umożliwi do nich dostęp online przez całą dobę; jedynym warunkiem będzie dostęp do Internetu. W każdym momencie możliwy będzie zatem dostęp online do zapisu księgowego dotyczącego danej Faktury, jak również możliwość obejrzenia skanu Faktury oraz jej wydrukowanie. Docelowo Faktury będą przechowywane elektronicznie na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju.

Co więcej, sposób przechowywania i ewidencji Faktur przez Spółkę w Chmurze odpowiadać będzie wymogom nałożonym treścią ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.; dalej: UoR).

Pytanie

Czy w świetle art. 112a ustawy o VAT prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w Chmurze w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego (w tym gdy papierowe oryginalne wersje Faktur zostaną zniszczone), będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Spółki na gruncie przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej Faktur dających prawo do odliczenia podatku VAT (w pełnej wysokości lub w części) w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu.

W szczególności, zdaniem Spółki w przypadku przechowywania Faktur w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT będą przez nią, spełnione. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostanie zachowana.

W związku z powyższym, przechowywanie przez Spółkę Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu) będzie zdaniem Spółki zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym, Spółka zachowa prawo do odliczenia (w pełnej wysokości lub w części) podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia. Spółka stoi na stanowisku, że powyższa konkluzja jest również aktualna w sytuacji, gdy otrzymane przez nią w formie papierowej Faktury (dające prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej wysokości lub w części) będą przechowywane w formie elektronicznej, tj. w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu, a pierwotna ich forma papierowa (oryginał) będzie już niedostępna; również w takiej sytuacji będzie miał ona prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Państwa uzasadnienie:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W oparciu o art. 112 ustawy o VAT, stwierdza się, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 wskazanego artkułu, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wobec powyższego, przepisy w zakresie przechowywania faktur warunkują konieczność przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Wymogi te będą spełnione przez Spółka w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego w odniesieniu do Faktur przechowywanych w Chmurze Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na zeskanowanej uprzednio treści Faktury w wersji papierowej czy Fakturze w wersji elektronicznej zapisanej w nieedytowalnym formacie PDF wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność) oraz Faktury te posiadać będą odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu zawartych w nich danych (czytelność; przy czym ryzyko utraty tej cechy jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania Faktur w formie drukowanej; przechowywanie faktur w formie elektronicznej minimalizuje ryzyko ich przypadkowego utracenia lub utraty przez nie czytelności np. na skutek kradzieży czy pożaru). W przypadku Faktur, które Spółka otrzyma w wersji papierowej – ich wersje elektroniczne będą wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, a sposób przechowywania Faktur w Chmurze pozwoli na szybkie zidentyfikowanie danej Faktury. Ich przechowywanie odbywać się będzie w sposób umożliwiający bezzwłoczne udostępnienie Faktur na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

Przede wszystkim w przedstawionym zdarzeniu przyszłym nie powinno budzić wątpliwości, że sposób opisu i zapisywania Faktur w Chmurze, w odpowiednich, dedykowanych ku temu folderach, zapewni przechowywanie Faktur w podziale na okresy rozliczeniowe pozwalający na łatwe ich odszukanie. Przyjęta metodologia ma na celu zapewnienie dostępu do Faktur z uwzględnieniem okresu rozliczeniowego, z którego pochodzą – w sposób nie rodzący dodatkowych problemów: czy to po stronie Spółki czy też organów podatkowych w ramach potencjalnej kontroli.

Biorąc pod uwagę tak zakreślone przez Spółkę zdarzenie przyszłe, uznać należy, że planowane przez Spółkę przechowywanie przez nią Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu) pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. W szczególności, analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur prowadzi do wniosku, iż z literalnego ich brzmienia nie wynika, w ocenie Spółki, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w możliwości przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

W oparciu o cytowane powyżej regulacje, uznać należy, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci.

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej, tj. w Chmurze w ramach sposobu wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego Faktur otrzymanych przez Spółkę. Ponadto, w odniesieniu do Faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej: zniszczenie oryginału Faktury w formie papierowej nie powoduje, iż w sensie materialnym zostaje ta Faktura utracona, ponieważ pozostaje ona nadal w obiegu poprzez przechowywanie jej w formie elektronicznej. Forma taka gwarantować będzie zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostanie zachowana.

Zdaniem Spółki, zachowa ona prawo do odliczenia VAT naliczonego z przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej (tj. przechowywanych w Chmurze w ramach sposobu wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego) Faktur, które do takiego odliczenia (w całości lub w części) uprawniają.

W zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje bowiem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Powyższe jednoznacznie wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wtedy, gdy zostaną łącznie spełnione określone warunki, tzn.:

• faktura została otrzymana,
• odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i
• towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Regulując obowiązek przechowywania faktur ustawodawca nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te, zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres ich przechowywania. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych (powyżej wskazanych) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe oznacza, że odliczenie nie jest warunkowane rodzajem faktury (papierowa/elektroniczna) ani formą przechowywania faktur zakupowych w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego. Sama zmiana sposobu przechowywania faktur nie zmienia zakresu prawa do odliczenia.

Reasumując, w sytuacji otrzymania przez Spółkę Faktury w formie papierowej, elektronicznej bądź skanu, które to Faktury będą następnie przechowywane w formie elektronicznej w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu i jednocześnie będą dokumentować nabycie usług lub towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas będą one dawać Spółce prawo do odliczenia.

Powyższej konkluzji, zdaniem Spółki, nie zmienia okoliczność, iż w przypadku Faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej – ich pierwotna forma papierowa (oryginał) będzie już niedostępna (zostanie zniszczona).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361), zwanej dalej ustawą.

W myśl tego przepisu:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten, określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach - jest on fakturą - w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie. Tym samym, ustawa o podatku od towarów i usług nie odnosi się do przechowywania takich dokumentów jak noty księgowe oraz innych dokumentów nie spełniających ww. warunków.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze bądź dokumencie zrównanych z fakturą powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przepisy dotyczące natomiast określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem, którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur bądź dokumentów z nimi zrównanych, otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Wskazać należy, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z opisu sprawy wynika, że podstawowym zakresem Państwa działalności jest praktyka lekarska ogólna (PKD 86.21.Z). W Spółce występują zdarzenia gospodarcze, które są przedmiotem opodatkowania podatkiem VAT, jak również zwolnione i wyłączone z opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Zakup jest dokumentowany fakturami i dokumentami z nimi zrównanymi (dalej: faktury), które dają pełne i częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego-zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, oraz dokumentami księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.

Celem minimalizacji kosztów planują Państwo archiwizować i księgować faktury wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu elektronicznego (dalej: EOD) oraz korzystać z usługi serwerowej typu CLOUD, która pozwala zapisywać oraz przechowywać faktury w specjalnie dedykowanej do tego celu chmurze danych (dalej: Chmura).

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będzie przysługiwało im prawo do odliczenia podatku od towarów i usług – na zasadach przewidzianych w ustawie – z faktur otrzymanych w formie papierowej, które będą przechowywane w Systemie na warunkach opisanych we wniosku, przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku od towarów i usług.

W tym celu planujecie Państwo wdrożyć proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania faktur. Proces polega na wprowadzeniu treści faktur papierowych do EOD bez jakiejkolwiek modyfikacji. Odbywa się to poprzez skanowanie i zapisywanie w nieedytowalnym formacie PDF. W dalszej kolejności w EOD następuje weryfikacja formalna, merytoryczna, rachunkowa i podatkowa faktur. Będziecie Państwo weryfikować faktury pod kątem autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Sprawdzicie Państwo, czy dane zawarte w fakturach są możliwe do odczytania, a także czy zostały przesłane w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w ich treść. Po pozytywnej weryfikacji nastąpi akceptacja faktury w EOD. W nieedytowalnym formacie PDF generowany będzie dokument, który stanowić będzie potwierdzenie przeprowadzonej weryfikacji podstawę do księgowania (potwierdzenie). Po zaksięgowaniu faktury, faktura oraz potwierdzenie umieszczane będą - bez jakiejkolwiek modyfikacji ich treści - w odpowiednio oznaczonych folderach z podziałem na miesiące, w specjalnie dedykowanej do przechowywania faktur – Chmurze - i tam będą przechowywane do upływu terminu przedawnienia w podatku, z możliwością stałego dostępu do dokumentów przy wykorzystaniu sieci Internet. Faktury znajdujące się w Chmurze będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z Chmury. Faktury papierowe będą niszczone po zastosowaniu kontroli biznesowych i następnie zarchiwizowane w formie elektronicznej (tj. po wprowadzeniu do EOD i Chmury).

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że korzystając z wdrożonego przez Państwa systemu archiwizacji faktur bądź dokumentów zrównanych z fakturami zapewnicie Państwo kontrolę tych dokumentów od momentu otwarcia otrzymanego pliku. Do systemu wprowadzicie Państwo treść faktur, dokumentów zrównanych z fakturami stanowiącą odzwierciedlenie dokumentu pierwotnego w wersji papierowej bez jakiejkolwiek modyfikacji. Będziecie Państwo dokonywać weryfikacji formalnej, merytorycznej, rachunkowej i podatkowej danego dokumentu. Po pozytywnym przeprowadzeniu analizy, nastąpi akceptacja faktury/dokumentu zrównanego z fakturą w EOD i w nieedytowalnym formacie PDF generowany będzie dokument „Potwierdzenie”, jako element kontroli biznesowej. Skatalogowane, w odpowiednich folderach rzeczowych i czasowych „Potwierdzenie” i faktura umieszczane będą bez jakiejkolwiek modyfikacji. Ww. dokumenty będą przechowywane przez okres wymagany w przepisach do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego. Faktury/dokumenty zrównane z fakturami znajdujące się w Chmurze będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z Chmury.

Zatem, stwierdzić należy, że wskazane przez Państwa zasady archiwizowania i przechowywania faktur w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy, bądź dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej, będą spełniały warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem, skoro faktury w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy oraz dokumenty zrównane z fakturami, przechowywane w formie elektronicznej, stanowić będą podstawę do odliczenia podatku od towarów i usługi to Spółka – zarejestrowany i czynny podatnik VAT - zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur/dokumentów zrównanych z fakturami otrzymanych w formie papierowej, przechowywanych w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury przechowywania faktur wyłącznie w tej formie.

Tym samym, Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Jednocześnie informujemy, że niniejsza interpretacja odnosi się jedynie do prawa do odliczenia podatku VAT z faktur VAT i dokumentów zrównanych z fakturami, przechowywanych w formie elektronicznej w opisany przez Spółkę sposób.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).