Interpretacja indywidualna z dnia 21 czerwca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-2.4012.208.2024.2.RM

Możliwość rozliczenia podatku VAT z tytułu importu i eksportu towarów na podstawie dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 kwietnia 2024 r., za pośrednictwem ePUAP, wpłynął Państwa wniosek z 24 kwietnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości rozliczenia podatku VAT z tytułu importu i eksportu towarów na podstawie dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 11 czerwca 2024 r. (wpływ za pośrednictwem ePUAP 11 czerwca  2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka (...) Sp. z o.o. (dalej określana jako „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży części (...). Spółka dokonuje licznych transakcji zakupu i sprzedaży towarów z podmiotami spoza Unii Europejskiej. Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka wykonuje transakcje będące:

• importem towarów, w rozumieniu art. 2 pkt 7 u.p.t.u. (dalej określane jako „import”),
• eksportem towarów, w rozumieniu art. 2 pkt 8 u.p.t.u. (dalej określane jako „eksport”).

Na Spółce spoczywają określone w przepisach u.p.t.u. obowiązki związane z importem i eksportem.

W zakresie importu w większości przypadków Spółka jest podmiotem odpowiedzialnym za samodzielne rozliczenie podatku VAT z tytułu importu, zgodnie z art. 33a u.p.t.u. Podatek należny z tytułu importu stanowi jednocześnie dla Spółki podatek naliczony i podlega odliczeniu na podstawie art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 u.p.t.u.

Natomiast w zakresie eksportu Spółka jest zainteresowana zastosowaniem stawki podatku VAT w wysokości 0%, w związku z czym gromadzi dokumenty potwierdzające wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej zgodnie z art. 41 ust. 4, 6, 6a i 11 u.p.t.u.

W związku z importem i eksportem Spółka gromadzi i przechowuje niezbędne dokumenty, które pozwalają jej na realizację opisanych obowiązków podatkowych (dalej określane jako „dokumenty”).

W zakresie importu są to w szczególności następujące dokumenty:

• dokument SAD,
• komunikat IE43,
• komunikat IE25,
• komunikat PW228,
• komunikat PW229,
• zgłoszenie celne ZC299.

W zakresie eksportu są to w szczególności następujące dokumenty:

• dokument SAD,
• specyfikacja towaru (packing list),
• list przewozowy (CMR),
• komunikat IE529,
• komunikat IE599.

W większości przypadków, dokumenty będą wytwarzane przez Spółkę albo otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej. W takiej sytuacji Spółka planuje wprowadzenie zasady, że dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

W niektórych przypadkach dokumenty mogą być otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej. W takiej sytuacji Spółka również planuje wprowadzenie zasady, że dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu dokument w wersji papierowej będzie skanowany, a następnie skan będzie zapisywany w formie elektronicznej.

Dokument w formie elektronicznej będzie przechowywany przez Spółkę, natomiast dokument w formie papierowej będzie niszczony.

We wszystkich przypadkach dokument przechowywany w formie elektronicznej będzie spełniał następujące warunki:

• dokument będzie stanowił wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu wytworzonego lub otrzymanego w formie elektronicznej albo w formie papierowej,
• dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią tego dokumentu i sporządzenie jego wydruku,
• dokument będzie przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść tego dokumentu,
• dokument będzie przechowywany przez Spółkę co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Poprzez złożenie niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Spółka zmierza do ustalenia, czy przedstawiony sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów związanych z importem i eksportem pozwala Spółce na prawidłową realizację obowiązków określonych w przepisach u.p.t.u. W związku z powyższym Spółka prosi o przyjęcie jako element opisu zdarzenia przyszłego, że mamy do czynienia z importem i eksportem w rozumieniu przepisów u.p.t.u.

W uzupełnieniu w odpowiedzi na pytania dotyczące wskazania:

1.czy Spółka będzie podatnikiem z tytułu importu towarów, w rozumieniu art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawyz 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361), zwanej dalej „ustawą”,

2.czy z posiadanego przez Spółkę dokumentu celnego przechowywanego w formie elektronicznej będzie wynikała kwota podatku naliczonego,

3.czy wydatki, których dotyczą wskazane we wniosku dokumenty związane z importem towarów, które Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej, będą przez Spółkę wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT,

4.czy planowany sposób przechowywania wskazanej we wniosku dokumentacji dotyczącej importu towarów (forma elektroniczna) zapewni ich czytelność, autentyczność pochodzenia oraz integralność treści z dokumentami źródłowymi - prosimy opisać w jaki sposób Spółka zapewni ww. warunki/jakie procedury zastosuje,

5.czy planowany sposób przechowywania wskazanej we wniosku dokumentacji dotyczącej eksportu towarów (forma elektroniczna) zapewni ich czytelność, autentyczność pochodzenia oraz integralność treści z dokumentami źródłowymi - prosimy opisać w jaki sposób Spółka zapewni ww. warunki/jakie procedury zastosuje,

udzielili Państwo następujących odpowiedzi:

Ad 1

Spółka będzie podatnikiem z tytułu importu towarów, w rozumieniu art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Ad 2

Z posiadanego przez Spółkę dokumentu celnego przechowywanego w formie elektronicznej będzie wynikała kwota podatku naliczonego.

Ad 3

Wydatki, których dotyczą wskazane we wniosku dokumenty związane z importem towarów, które Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej, będą przez Spółkę wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Ad 4

Planowany sposób przechowywania wskazanej we wniosku dokumentacji dotyczącej importu towarów (forma elektroniczna) zapewni ich czytelność, autentyczność pochodzenia oraz integralność treści z dokumentami źródłowymi.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, dokumenty mogą być wytwarzane lub otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej albo otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej. W przypadku dokumentów wytwarzanych lub otrzymywanych w formie elektronicznej będą one przechowywane w takiej samej postaci i w taki samym formacie w jakim zostały wytworzone lub otrzymane. Natomiast w przypadku dokumentów otrzymanych w formie papierowej będą one skanowane i zapisywane w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za wykonanie tych czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie elektronicznej w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu. Nad wszystkim będzie czuwał przełożony tego pracownika. Dokument w formie papierowej będzie niszczony po zweryfikowaniu przez przełożonego, że dokument w formie elektronicznej w całości odzwierciedla treść dokumentu w formie papierowej oraz po ujęciu go do celów podatkowych. Szczegółowe zasady wykonywania tych czynności będzie określała procedura obowiązująca w Spółce.

Wszystkie omawiane dokumenty będą przechodziły również kontrolę na etapie księgowości. Każdy dokument będzie oceniany pod kątem ujęcia do celów podatku VAT. W szczególności będzie oceniane, czy dokument posiada wszystkie niezbędne elementy oraz czy jest on czytelny. W razie wątpliwości będą podejmowane czynności wyjaśniające oraz działania zmierzające do uzyskania poprawnych dokumentów.

Wszystkie omawiane dokumenty będą stanowiły wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu wytworzonego lub otrzymanego w formie elektronicznej albo otrzymanego w formie papierowej. Ponadto wszystkie dokumenty zostaną zapisane w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią tego dokumentu i sporządzenie jego wydruku. Dokumenty będą przechowywane w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść tego dokumentu.

Ad 5

Planowany sposób przechowywania wskazanej we wniosku dokumentacji dotyczącej eksportu towarów (forma elektroniczna) zapewni ich czytelność, autentyczność pochodzenia oraz integralność treści z dokumentami źródłowymi.

W zakresie dokumentacji dotyczącej eksportu towarów stosowane przez Spółkę warunki i procedury będą takie same jak w przypadku dokumentów dotyczących importu towarów, opisanych w pkt 4.

Pytania

1)Czy dokumenty związane z importem przechowywane w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będą pozwalały Spółce na prawidłowe rozliczenie podatku VAT od importu, a w szczególności czy będą stanowiły podstawę do wykazania podatku należnego z tytułu importu na podstawie art. 33a u.p.t.u. oraz odliczenia podatku naliczonego z tytułu importu na podstawie art. 86 ust. 1 i art. 86 ust. 2 pkt 2 u.p.t.u.?

2)Czy dokumenty związane z eksportem przechowywane w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będą pozwalały Spółce na prawidłowe rozliczenie podatku VAT od eksportu, a w szczególności czy będą pozwalały na zastosowanie do eksportu stawki 0% na podstawie art. 41 ust. 4, 6, 6a i 11 u.p.t.u.?

Państwa stanowisko w sprawie

Zasady opodatkowania podatkiem od towarów i usług określają przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej w skrócie u.p.t.u.).

Zgodnie z art. 2 pkt 7 u.p.t.u., przez import towarów rozumie się „przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego na terytorium Unii Europejskiej”.

Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 8 u.p.t.u., przez eksport rozumie się „dostawę towarów wysyłanych lub transportowanych z terytorium kraju poza terytorium Unii Europejskiej przez:

a)dostawcę lub na jego rzecz, lub

b)nabywcę mającego siedzibę poza terytorium kraju lub na jego rzecz, z wyłączeniem towarów wywożonych przez samego nabywcę do celów wyposażenia lub zaopatrzenia statków rekreacyjnych oraz turystycznych statków powietrznych lub innych środków transportu służących do celów prywatnych

- jeżeli wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej jest potwierdzony przez właściwy organ celny określony w przepisach celnych”.

Art. 33 ust. 1 u.p.t.u. stanowi, że „Podatnicy, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 1b, są obowiązani do obliczenia i wykazania w:

1)zgłoszeniu celnym albo

2)rozliczeniu zamknięcia, o którym mowa w art. 175 rozporządzenia 2015/2446, w przypadkach, o których mowa w art. 324 lub art. 325 rozporządzenia 2015/2447,

- kwoty podatku, z uwzględnieniem obowiązujących stawek, z zastrzeżeniem art. 33b”.

Art. 33a ust. 1 u.p.t.u. stanowi, że „Podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny może rozliczyć kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów w deklaracji podatkowej składanej za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu importu tych towarów”.

Art. 86 ust. 1 u.p.t.u. stanowi, że „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Natomiast art. 86 ust. 2 pkt 2 u.p.t.u. stanowi, że „Kwotę podatku naliczonego stanowi w przypadku importu towarów - kwota podatku:

a)wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

b)należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a

c)wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,

d)wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34”.

Art. 41 ust. 4 u.p.t.u. stanowi, że „W eksporcie towarów, o którym mowa w art. 2 pkt 8 lit. a, stawka podatku wynosi 0%”.

Art. 41 ust. 6 u.p.t.u. stanowi, że „Stawkę podatku 0% stosuje się w eksporcie towarów, o którym mowa w ust. 4 i 5, pod warunkiem że podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy otrzymał dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej”.

Art. 41 ust. 6a u.p.t.u. stanowi, że „Dokumentem, o którym mowa w ust. 6, jest w szczególności:

1)dokument w formie elektronicznej otrzymany z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych albo potwierdzony przez właściwy organ celny wydruk tego dokumentu;

2)dokument w formie elektronicznej pochodzący z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych, otrzymany poza tym systemem, jeżeli zapewniona jest jego autentyczność;

3)zgłoszenie wywozowe na piśmie utrwalonym w postaci papierowej złożone poza systemem teleinformatycznym służącym do obsługi zgłoszeń wywozowych albo jego kopia potwierdzona przez właściwy organ celny”.

Natomiast art. 41 ust. 11 u.p.t.u. „Przepisy ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio w eksporcie towarów, o którym mowa w art. 2 pkt 8 lit. b, jeżeli podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym dokonał dostawy towarów, otrzymał dokument, o którym mowa w ust. 6, z którego wynika tożsamość towaru będącego przedmiotem dostawy i wywozu. Przepisy ust. 7 i 9 stosuje się odpowiednio”.

Z kolei zgodnie z art. 112 u.p.t.u. „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8”.

Przepisy u.p.t.u. nie zawierają szczegółowych regulacji w zakresie przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT, ale innych niż faktury. Jedynie art. 112 u.p.t.u. przewiduje, że podatnik ma obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT aż do momentu upływu terminu przedawniania zobowiązania podatkowego.

Należy zauważyć, że art. 112 u.p.t.u. odnosi się jedynie do obowiązku przechowywania oraz czasu trwania tego obowiązku, natomiast nie odnosi się do formy przechowywania tych dokumentów.

W ocenie Spółki oznacza to, że skoro przepisy u.p.t.u. nie wprowadzają wymogu co do formy przechowywania omawianych dokumentów, to oznacza to, że mogą być one przechowywane w dowolnej formie, w tym w formie elektronicznej.

Należy podkreślić, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej nie będzie miało żadnego wpływu na treść i moc dowodową tych dokumentów, a w konsekwencji również na ich znaczenie w zakresie rozliczania podatku VAT. Przechowywany dokument w formie elektronicznej będzie stanowił wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu wytworzonego lub otrzymanego w formie elektronicznej albo w formie papierowej. Dokument ten będzie przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść tego dokumentu. Ponadto dokument ten zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią tego dokumentu i sporządzenie jego wydruku. Wszystkie te okoliczności potwierdzają, że dokument przechowywany w formie elektronicznej będzie pozwalał na wykazanie prawidłowości rozliczenia podatku VAT.

Na zakończenie należy wskazać, że również przepisy u.p.t.u. dotyczące poszczególnych praw i obowiązków podatkowych (np. art. 33a ust. 1, art. 41 ust. 4, art. 86 ust. 1 u.p.t.u.) nie odnoszą się do formy przechowywania dokumentów. Tym samym, przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej nie może być samo w sobie podstawą do zakwestionowania realizacji praw i obowiązków w zakresie podatku VAT.

Przykładowo: przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej nie może być podstawą do kwestionowania prawa do zastosowania do eksportu stawki 0%.

Reasumując Spółka uważa, że:

• w zakresie pytania pierwszego - dokumenty związane z importem przechowywane w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będą pozwalały Spółce na prawidłowe rozliczenie podatku VAT od importu, a w szczególności będą stanowiły podstawę do wykazania podatku należnego z tytułu importu na podstawie art. 33a u.p.t.u. oraz odliczenia podatku naliczonego z tytułu importu na podstawie art. 86 ust. 1 i art. 86 ust. 2 pkt 2 u.p.t.u.,
• w zakresie pytania drugiego - dokumenty związane z eksportem przechowywane w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będą pozwalały Spółce na prawidłowe rozliczenie podatku VAT od eksportu, a w szczególności będą pozwalały na zastosowanie do eksportu stawki 0% na podstawie art. 41 ust. 4, 6, 6a i 11 u.p.t.u.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361), zwanej dalej ustawą:

Z regulacji tej wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wymienione czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

W myśl art. 2 pkt 1 i 5 ustawy:

Według art. 2 ust. 22 ustawy:

Stosownie do art. 7 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:

Jak stanowi art. 2 pkt 7 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 8 ustawy:

Zgodnie z art. 41 ust. 4 ustawy:

Przy czym, w myśl art. 41 ust. 6 ustawy:

Na podstawie art. 41 ust. 6a ustawy:

Natomiast w myśl art. 41 ust. 11 ustawy:

Z powołanego art. 2 pkt 8 ustawy wynika, że aby czynność mogła być uznana za eksport towarów, musi nastąpić dostawa towarów, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy czyli przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel na nabywcę oraz w wyniku dokonanej dostawy musi nastąpić wywóz towarów z kraju poza terytorium Unii Europejskiej i wywóz ten musi być potwierdzony przez właściwy organ celny.

Z kolei aby możliwe było opodatkowanie eksportu towarów stawką podatku VAT w wysokości 0%, konieczne jest spełnienie warunku dotyczącego otrzymania przez podmiot potwierdzenia wywozu towarów przez organ celny określony w przepisach celnych. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że pomimo tego, iż katalog dokumentów wymienionych w art. 41 ust. 6a ustawy jest katalogiem otwartym, nie można zastosować stawki VAT w wysokości 0% względem eksportu towarów na podstawie dowodów innych niż dokumenty „urzędowe”, w których właściwe organy celne (polskie lub z innych państw członkowskich UE) potwierdziły wywóz towarów poza terytorium UE.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy:

Według art. 19a ust. 9 ustawy:

Oznacza to, że w przypadku gdy na podstawie przepisów celnych powstaje dług celny w związku z dopuszczeniem towarów do obrotu wówczas także, co do zasady, powstanie obowiązek podatkowy w podatku VAT z tytułu importu tych towarów.

Na podstawie art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy:

Zgodnie z art. 26a ust. 1 ustawy:

Przy czym, w myśl art. 26a ust. 2 ustawy:

Zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy:

Przy czym, w myśl art. 33a ust. 1 ustawy:

Zatem, podatek VAT z tytułu importu towarów może być rozliczony w procedurze uproszczonej, o której mowa w art. 33a ustawy. Polega ona na uwzględnieniu w jednej deklaracji podatkowej składanej za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu importu towarów – jednocześnie podatku naliczonego i należnego, bez konieczności wpłacania kwoty VAT na konto urzędu celnego. Aby móc korzystać z takiego sposobu rozliczania podatku z tytułu importu należy spełnić warunki określone m.in. w art. 33a ust. 2 ustawy.

Na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 2 ustawy:

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Zatem, zgodnie z powołanym art. 86 ustawy, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Jednocześnie, w myśl art. 168 lit. e) Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, ze zm.):

Oznacza to, że podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT należnego lub zapłaconego w związku z importem towarów do państwa członkowskiego, w którym przeprowadza on transakcje podlegające opodatkowaniu w zakresie, w jakim te (importowane) towary są wykorzystywane do celów tych opodatkowanych transakcji. Do odliczenia kwot podatku z tytułu importu towarów uprawnieni są podatnicy będący podatnikami z tytułu importu towarów, a więc podatnicy, na których ciąży obowiązek uiszczenia cła. W tym przejawia się zasada neutralności podatku VAT, która zarezerwowana jest dla podatników nabywających towary i usługi wykorzystywane do celów działalności gospodarczej.

Jednocześnie, w myśl art. 112 ustawy:

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje importu towarów, w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy oraz eksportu towarów, o którym mowa w art. 2 pkt 8 ustawy. W przypadku importu towarów, Spółka będzie podatnikiem, w rozumieniu art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy, rozliczającym podatek VAT z tytułu importu na podstawie art. 33a ustawy. Podatek należny z tytułu importu stanowi dla Spółki podatek naliczony i podlega odliczeniu, na podstawie art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy. W związku z importem towarów Spółka gromadzi i przechowuje dokument SAD, komunikaty IE43, IE25, PW228 i PW229 oraz zgłoszenie celne ZC299. Wydatki, których dotyczą wskazane dokumenty związane z importem towarów (które Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej) będą przez Spółkę wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Spółka gromadzi również dokumenty dotyczące eksportu towarów, potwierdzające wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej i uprawniające do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% - stosownie do art. 41 ust. 4 w zw. z art. 41 ust. 6, 6a i 11 ustawy (m.in.: dokument SAD, specyfikację towaru (packing list), list przewozowy (CMR), komunikat IE529 oraz komunikat IE599).

Ad 1 i 2

Spółka zamierza przechowywać dokumenty dotyczące importu i eksportu towarów wyłącznie w formie elektronicznej, powzięła jednak wątpliwości, czy taki sposób przechowywania dokumentacji pozwoli na prawidłową realizację obowiązków wynikających z ustawy, tj.:

• czy dokumenty związane z importem przechowywane w formie elektronicznej będą pozwalały na prawidłowe rozliczenie podatku VAT z tytułu importu towarów, a w szczególności czy będą stanowiły podstawę do wykazania podatku należnego z tytułu importu na podstawie art. 33a ustawy oraz odliczenia podatku naliczonego z tytułu importu (pytanie 1)

oraz

• czy dokumenty związane z eksportem przechowywane w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będą pozwalały Spółce na prawidłowe rozliczenie podatku VAT od eksportu, a w szczególności czy będą pozwalały na zastosowanie do eksportu stawki 0% na podstawie art. 41 ust. 4, 6, 6a i 11 ustawy (pytanie 2).

Odnosząc się do przedstawionych wątpliwości należy wskazać, że ani przepisy regulujące rozliczenie podatku VAT z tytułu importu towarów na podstawie art. 33a ustawy jak również przepisy dotyczące prawa do odliczenia podatku z tytułu importu towarów, na podstawie art. 86 ust. 1 i art. 86 ust. 2 pkt 2 ustawy a także przepisy regulujące prawo do zastosowania stawki VAT w wysokości 0% dla eksportu towarów nie określają formy dokumentów potwierdzających realizację przedmiotowych transakcji. Przepisy obowiązujące w tym zakresie nie uzależniają np. prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu importu towarów lub zastosowania stawki 0% dla eksportu towarów od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Zatem, skoro przepisy nie stanowią o ich formie, można przyjąć, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu w formie elektronicznej. Jeżeli są to dokumenty niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dokument/dowód, o którym mowa w obowiązujących przepisach ustawy. Tym samym, każda forma dokumentu jest dopuszczalna pod warunkiem, że autentyczność i integralność z dokumentami źródłowymi została wystarczająco uprawdopodobniona.

Odnosząc powyższe do Państwa sytuacji, należy zatem wskazać, że dokumenty dotyczące transakcji objętych zapytaniem, przechowywane w wersji elektronicznej powinny jednoznacznie dowodzić dokonanie importu i eksportu towarów.

Spółka wskazała, że w większości przypadków, dokumenty gromadzone i przechowywane w związku z importem towarów (dokument SAD, komunikaty IE43, IE25, PW228 i PW229 oraz zgłoszenie celne ZC299) oraz dokumenty gromadzone i przechowywane w związku z eksportem towarów (dokument SAD, specyfikacja towaru (packing list), list przewozowy (CMR), komunikat IE529 oraz komunikat IE599), będą wytwarzane lub otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej. Może się jednak zdarzyć, że Spółka otrzyma ww. dokumenty w formie papierowej. Wszystkie ww. dokumenty Spółka zamierza przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej.

Jak Państwo wskazują, dokumenty wytwarzane lub otrzymywane w formie elektronicznej będą przechowywane w takiej samej postaci i w taki samym formacie w jakim zostały wytworzone lub otrzymane. Natomiast dokumenty otrzymane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za wykonanie tych czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie elektronicznej w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu. Czynności te będzie kontrolował przełożony tego pracownika. Dokument w formie papierowej będzie niszczony dopiero po zweryfikowaniu przez przełożonego, że dokument w formie elektronicznej w całości odzwierciedla treść dokumentu w formie papierowej oraz po ujęciu go do celów podatkowych. Szczegółowe zasady wykonywania tych czynności będzie określała procedura obowiązująca w Spółce. Jednocześnie, wszystkie omawiane dokumenty będą przechodziły kontrolę na etapie księgowości, pod kątem ujęcia do celów podatku VAT. W szczególności będzie oceniane, czy dokument posiada wszystkie niezbędne elementy oraz czy jest on czytelny. W razie wątpliwości będą podejmowane czynności wyjaśniające oraz działania zmierzające do uzyskania poprawnych dokumentów.

Wszystkie omawiane dokumenty będą stanowiły wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu wytworzonego lub otrzymanego w formie elektronicznej albo otrzymanego w formie papierowej. Ponadto, wszystkie dokumenty zostaną zapisane w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią tego dokumentu i sporządzenie jego wydruku. Dokumenty będą przechowywane w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść tego dokumentu, co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak Państwo wskazują, planowany sposób przechowywania dokumentacji przedstawionej we wniosku, dotyczącej importu i eksportu towarów (forma elektroniczna) zapewni ich czytelność, autentyczność pochodzenia oraz integralność treści z dokumentami źródłowymi.

Zatem, skoro jak Państwo wskazują opisany we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zapewni ich czytelność, autentyczność pochodzenia oraz integralność treści z dokumentami źródłowymi dotyczącymi importu i eksportu towarów, a przepisy obowiązujące w tym zakresie nie stanowią, że podatnik ma posiadać wyłącznie papierowe oryginały dokumentów należy przyjąć, że opisana we wniosku elektroniczna forma przechowywania dokumentów określonych w ww. przepisach jest dopuszczalna.

W konsekwencji należy uznać, że przechowywane w formie elektronicznej dokumenty dotyczące importu towarów, tj. dokument SAD, komunikaty IE43, IE25, PW228 i PW229 oraz zgłoszenie celne ZC299 będą stanowiły podstawę do wykazania podatku należnego z tytułu importu, na podstawie art. 33a ustawy oraz dokonania odliczenia podatku naliczonego z tytułu importu, na podstawie art. 86 ust. 1 i art. 86 ust. 2 pkt 2 ustawy. Natomiast dokumenty dotyczące eksportu towarów przechowywane w formie elektronicznej, tj. dokument SAD, specyfikacja towaru (packing list), list przewozowy (CMR), komunikat IE529 oraz komunikat IE599 będą uprawniały Państwa do zastosowania stawki VAT 0% dla realizowanych dostaw eksportowych.

Zatem stanowisko w zakresie pytania nr 1 i 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie zastrzegamy, że rozstrzygnięcie, czy dokumenty, którymi będzie dysponować podatnik, rzeczywiście potwierdzają dokonanie importu i eksportu towarów, może być stwierdzone ostatecznie jedynie w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej, przeprowadzonej przez właściwy organ podatkowy, a nie w postępowaniu dotyczącym wydania interpretacji indywidualnej.

Ponadto wskazujemy, że jako element zdarzenia przyszłego przyjęto, że transakcje dokonywane przez Spółkę stanowią import towarów, w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy i eksport towarów, o którym mowa w art. 2 pkt 8 ustawy. W związku z tym wydana interpretacja nie rozstrzyga powyższej kwestii.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).