Interpretacja indywidualna z dnia 14 czerwca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-2.4011.468.2024.1.JK3

Ryczałt wypłacany pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, nie będzie stanowił dla nich przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, a w konsekwencji na Wnioskodawcy, jako płatniku, nie będą ciążyły obowiązki płatnika z tego tytułu.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 marca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 marca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika z tytułu ryczałtu wypłaconego pracownikom będącym na pracy zdalnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prowadzi przede wszystkim działalność związaną z oprogramowaniem (62.01.Z PKD), i jest polskim rezydentem podatkowym (dalej „Spółka”). Jesteście Państwo pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.). Rok budżetowy dla Państwa zaczyna się 1 lipca. Zatrudniają Państwo pracowników świadczących pracę zdalnie, częściowo lub całkowicie, z różnych miast Polski. Z dniem 7 kwietnia 2023 r. zaczęły obowiązywać przepisy Kodeksu pracy wprowadzone ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 240, dalej: „Nowelizacja”), które regulują wykonywanie pracy zdalnej. W Spółce od 7 kwietnia 2023 r. obowiązuje również odpowiedni Regulamin Pracy Zdalnej regulujący zasady wykonywania pracy poza placówką zakładu pracy pracodawcy przez pracowników Spółki. Regulamin Pracy Zdalnej został ustanowiony po przeprowadzeniu konsultacji z reprezentantami pracowników Spółki wyłonionymi na zasadach przyjętych przez Spółkę. Dopuszczają Państwo możliwość świadczenia pracy zdalnej w rozumieniu art. 67 (18) Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r. (dalej: „Praca zdalna”) przez pracownika na wszystkich stanowiskach pracy, chyba że umowa z pracownikiem lub osobne porozumienie z pracownikiem zastrzegają inaczej, ze względu na rodzaj wykonywanych przez pracownika zadań wskazanych w ww. Regulaminie Pracy Zdalnej. Regulamin pracy zdalnej przewiduje świadczenie Pracy zdalnej przez 100% czasu pracownika (całkowicie) bądź w trybie hybrydowym (częściowo), przy potwierdzonej z pracodawcą częstotliwości pracy zdalnej (np. praca stacjonarna min. 1 dzień w tygodniu albo 4 razy w miesiącu). Zapewniają pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania Pracy zdalnej. Spółka pokrywa pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania Pracy zdalnej (dalej: „Koszty pracy zdalnej”). Z tytułu Kosztów pracy zdalnej, pracownikowi Spółki, któremu umożliwiono pracę zdalną, wykonującemu pracę, przynajmniej jeden dzień w danym miesiącu kalendarzowym (dalej: „Pracownik”), przysługiwać będzie ryczałt miesięczny (dalej: „Ryczałt miesięczny”). W przypadku niespełnienia warunku wykonywania przez Pracownika pracy przynajmniej jeden dzień w danym miesiącu kalendarzowym, np. na skutek zwolnienia lekarskiego bądź urlopu wypoczynkowego, Ryczałt miesięczny nie będzie przysługiwać. Ryczałt nie jest pomniejszany o dni nieobecności pracownika w pracy. Spółka weryfikuje spełnienie warunku wykonywania pracy przynajmniej jeden dzień w danym miesiącu kalendarzowym na podstawie danych z wewnętrznego systemu służącego do rejestracji czasu pracy przez Pracownika. Kwota Ryczałtu miesięcznego uwzględnia normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Spółka nie będzie wymagać od Pracownika dokumentów dotyczących indywidualnych opłat za energię elektryczną bądź kosztów usług telekomunikacyjnych ponoszonych przez Pracownika. Wysokość Ryczałtu miesięcznego zostaje ustalona w oparciu o analizę cen rynkowych: - łącza internetowego zapewniającego stabilną pracę z uwzględnieniem parametrów: uśredniona cena łącza internetowego uzyskana z zestawienia przynajmniej 3 ofert ogólnopolskich dostawców, średnią ilość dni w miesiącu w roku, średnią ilość godzin pracy w ciągu dnia pracownika z nadgodzinami w ujęciu rocznego limitu nadgodzin oraz średnią ilość dni roboczych w miesiącu w danym w roku, -energii elektrycznej niezbędnej do zasilenia narzędzi bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy z uwzględnieniem zużycia prądu przez sprzęt dostarczony przez pracodawcę oraz potencjalnie dostarczane przez pracownika sztuczne światło zgodne z wymaganiami BHP. Koszt prądu został ustalony z uwzględnieniem parametrów: średnią ilość godzin pracy w ciągu dnia pracownika z nadgodzinami w ujęciu rocznego limitu nadgodzin oraz średniej ilości dni roboczych w miesiącu w danym roku. Wysokość Ryczałtu miesięcznego ustalono na takim samym poziomie dla wszystkich pracowników, bez względu na to czy świadczą pracę zdalnie częściowo czy całkowicie. Pracodawca ustalił na ww. postawie również Ryczałt dzienny (dalej: „Ryczałt dzienny”) za pracę wykonywaną zdalnie jedynie tymczasowo, gdy praca jest co do zasady wykonywana w placówce zakładu pracy a jedynie w reakcji na szczególne zalecenia i wymogi zapewnienia bezpiecznych warunków pracy jest ona wykonywana zdalnie przez określony przez pracodawcę czas. Ryczałt miesięczny jak i dzienny wypłacany jest wraz z wynagrodzeniem za miesiąc kalendarzowy, za który Ryczałt przysługuje. Wysokości ryczałtu została określona w osobnym zarządzeniu Pracodawcy obwieszczonym Pracownikom pocztą elektroniczną przed rozpoczęciem pracy zdalnej w okresie, dla którego dana stawka została ustalona. Kwoty te będą przez Pracodawcę waloryzowane przynajmniej raz w roku na podstawie zmian obowiązujących cen rynkowych oraz średniej ilości dni roboczych w miesiącu dla danego roku. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość ryczałtu ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy jako odpowiedni % ustalonego ryczałtu. Przy wypłacie ryczałtu za pracę zdalną nie uwzględnia się dni świadczonych w sposób okazjonalny w myśl przepisów Kodeksu pracy.

Pytanie

Czy jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych jesteście Państwo zobowiązani do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu ryczałtu wypłacanego pracownikom na podstawie Regulaminu pracy zdalnej?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 67 (18) Kodeksu pracy, praca może być całkowicie lub częściowo wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Zgodnie z art. 67 (20) § 4 Kodeksu pracy, jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Ponadto, stosownie do art. 67 (24) § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany: 1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej; 2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; 3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67 (20) § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67 (20) § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67 (19) § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67 (20) § 5 zdanie drugie; 4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy. Obowiązek, o którym mowa w art. 67 (24) § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 67 (24) § 4 Kodeksu pracy). Zgodnie z art. 67 (24) § 5 Kodeksu pracy, przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Należy również wskazać, że zgodnie z art. 67 (25) Kodeksu pracy, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, z późn. zm.). Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.) (dalej: ustawa o PIT), przychodami są co do zasady otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Artykuł 12 ust. 1 ustawy o PIT doprecyzowuje, że za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Należy podkreślić, że przyjmuje się, iż przychodami są świadczenia o charakterze definitywnym, bezzwrotnym, powodującym wzbogacenie podatnika. Zatem istotą przychodu jest to, że otrzymując osiąga rzeczywistą korzyść ekonomiczną, autentyczne wzbogacenie czy zaoszczędzenie własnego majątku. Zatem decydujące jest to, by po stronie otrzymującego wystąpiła rzeczywista korzyść. Powyższe oznacza to, że za przychody mogą być uznane tylko te świadczenia, które nie mają charakteru zwrotnego. W związku z powyższym świadczenia stanowiące zwrot poniesionych wydatków nie mogą być zakwalifikowane jako przychody podatkowe. Świadczeniem stanowiącym zwrot kosztów jest z pewnością przewidziany w Regulaminie pracy zdalnej ryczałt. Jak wyżej wskazano stanowi on zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z: - pokryciem kosztów energii elektrycznej wykorzystywanej do pracy zdalnej, - pokryciem kosztów usług telekomunikacyjnych wykorzystywanych do pracy zdalnej, - pokryciem zwiększonych kosztów innych mediów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Powyższe koszty Spółka poniosłaby bezpośrednio, gdyby praca była świadczona wyłącznie w budynkach pozostających w dyspozycji Spółki. Zatem ryczałt ma na celu wyłącznie pokrycie kosztów ponoszonych przez pracownika związanych z pracą zdalną i nie stanowi zwiększenia aktywów pracownika. W tym miejscu należy również podkreślić, że kwota ryczałtu ustalana została przez Spółkę w oparciu o normy zużycia energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych oraz koszty innych mediów związanych w wykonywaniem pracy zdalnie. Spółka przyznała wszystkim pracownikom pracującym zdalnie częściowo lub całkowicie ryczałt miesięczny w jednakowej wartości oraz ryczałt dzienny dla pracy wykonywanej tymczasowo zdalnie na podstawie polecenie pracodawcy. Decyzja Spółki o uśrednieniu ryczałtu i wypłacaniu go w jednakowej wysokości prawie wszystkim pracownikom była podyktowana respektowaniem zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz tym, że każdy pracownik ponosi inne koszty mediów i usług telekomunikacyjnych, zatem zindywidualizowanie kwoty ryczałtu tak aby oddawała w pełni koszty ponoszone przez każdego z pracowników nie jest możliwe. Ponadto, brak jest podstawy prawnej, która pozwalałaby Spółce dokonywać zmniejszenia ustalonej kwoty ryczałtu za każdy dzień nieobecności, tak ja ma to miejsce np. w stosunku do ryczałtu z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego w celach służbowych (§ 4 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zatem, nie ulega wątpliwości, że wypłacany przez Państwa ryczałt z tytułu pokrycia kosztów pracy zdalnej ma charakter kompensacyjny, a nie przysparzający i powinien być neutralny podatkowo. Państwa stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej wydanej w zbliżonym stanie faktycznym (pismo z dnia 21 lipca 2023 r. wydane przez: Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0115-KDIT3.4011.417.2023.1.PS, Ryczałt z tytułu pracy zdalnej jako nieobjęty PIT-em, http://sip.mf.gov.pl.), w której Dyrektor Krajowej informacji Skarbowej wskazał, że: „Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185). Zatem, otrzymane przez pracownika ww. świadczenia w związku z wykonywaną pracą zdalną nie stanowią jego przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

Mając powyższe na uwadze wnoszą Państwo o uznanie za prawidłowe stanowiska, zgodnie z którym ryczałt wypłacany przez Państwa pracownikom Spółki na podstawie Regulaminu pracy zdalnej nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, w tym nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT i na Państwu nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania wyrażona w art. 9 ust. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.). Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodu, do których kwalifikuje się przychody danego rodzaju został wymieniony w art. 10 ust. 1 ww. ustawy.

W myśl pkt 1 tego artykułu:

Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Natomiast w świetle art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Tak szeroko zdefiniowane pojęcie przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Z kolei stosownie do art. 39 ust. 1 cytowanej ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Przedstawili Państwo informacje, z których wynika, że:

1.Państwa pracownicy wykonują pracę zdalnie,

2.zasady wykonywania pracy zdalnej zostały uregulowane w regulaminie pracy zdalnej,

3.Spółka pokrywa pracownikowi wykonującemu pracę zdalną koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej („Koszty pracy zdalnej”),

4.z tytułu Kosztów pracy zdalnej, pracownikowi Spółki, któremu umożliwiono pracę zdalną, przysługiwać będzie ryczałt miesięczny („Ryczałt miesięczny”),

5.kwota Ryczałtu miesięcznego uwzględnia normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Spółka nie będzie wymagać od Pracownika dokumentów dotyczących indywidualnych opłat za energię elektryczną bądź kosztów usług telekomunikacyjnych ponoszonych przez Pracownika.

6.wysokość Ryczałtu miesięcznego zostaje ustalona w oparciu o analizę cen rynkowych,

7.wysokość Ryczałtu miesięcznego ustalono na takim samym poziomie dla wszystkich pracowników.

Ustawą z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy.

Stosownie do art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.):

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Powyższe oznacza, że praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 1 cytowanej ustawy:

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1)przy zawieraniu umowy o pracę albo

2)w trakcie zatrudnienia.

Z powyższego wynika, że wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało co do zasady uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 67²⁰ § 1 tej ustawy:

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Zgodnie z art. 67²⁰ § 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jak stanowi art. 67²⁰ § 3 ww. ustawy:

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z § 1 albo 2, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Natomiast w myśl § 4:

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Stosownie do powyższego, warunki pracy zdalnej mogą być określone w:

1.porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi - wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi - z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych;

2.regulaminie - jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa.

W przypadku oddelegowania pracownika do pracy zdalnej, zgodnie z art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 5 zdanie drugie;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Co do zasady to pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy.

Jednocześnie będzie także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą - pod warunkiem, że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy.

Wynika to z art. 67²⁴ § 2 Kodeksu pracy, w myśl którego:

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent, bowiem w myśl art. 67²⁴ § 3:

W przypadku, o którym mowa w § 2, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Co więcej, pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej, czy Internetu. Zwrot kosztów może nastąpić w formie wspomnianego powyżej ekwiwalentu pieniężnego, ale może zostać również zastąpiony ryczałtem.

Stosownie bowiem do art. 67²⁴ § 4 Kodeksu pracy:

Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

W myśl natomiast art. 67²⁴ § 5 ww. ustawy:

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Istotną kwestią związaną z wypłacaniem ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z pracą zdalną jest kwestia jego opodatkowania.

Stosownie do art. 67²⁵ ustawy Kodeks pracy:

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185).

Zatem, otrzymane przez pracownika ww. świadczenia w związku z wykonywaną pracą zdalną nie stanowią jego przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany Państwa pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, nie będzie stanowił dla nich przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie będą ciążyły obowiązki płatnika z tego tytułu.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Z uwagi na przedmiot wniosku i treść sformułowanego pytania, przedmiotem niniejszej interpretacji są wyłącznie obowiązki płatnika odnośnie Ryczałtu wypłacanego Pracowników, a w konsekwencji nie dokonano oceny prawidłowości przyjętej kalkulacji/metodologii obliczania Ryczałtu wypłacanego Pracownikom.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), ul. (…), (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).