Interpretacja indywidualna z dnia 11 czerwca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.224.2024.1.AK

Czy na Spółce ciąży obowiązek pobrania i zapłaty podatku u źródła od nabycia usług wynajmu samochodów osobowych za granicą, wykorzystywanych przez pracowników Spółki w związku z odbywaniem podróży służbowych w celu realizacji obowiązków służbowych, w przypadku, gdy podmiotem wynajmującym samochód jest pracownik Spółki, który to dokonuje zapłaty za wynajem z wykorzystaniem Karty?

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 kwietnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 kwietnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy na Spółce ciąży obowiązek pobrania i zapłaty podatku u źródła od nabycia usług wynajmu samochodów osobowych za granicą, wykorzystywanych przez pracowników Spółki w związku z odbywaniem podróży służbowych w celu realizacji obowiązków służbowych, w przypadku, gdy podmiotem wynajmującym samochód jest pracownik Spółki, który to dokonuje zapłaty za wynajem z wykorzystaniem Karty. Treść wniosku jest następująca.

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

1. (…) (dalej: „Spółka”) jest polskim rezydentem podatkowym i prowadzi działalność przede wszystkim w zakresie (…), a także w zakresie świadczenia usług (…)

2. Spółka jest członkiem (…) grupy kapitałowej działającej pod nazwą (…).

3. Pracownicy Spółki w ramach wykonywania powierzonych im obowiązków służbowych mogą odbywać podróże służbowe za granicę - przykładowo w ramach podróży do (…). Z uwagi na duże odległości, pracownicy odbywają te podróże z reguły samolotami i jeżeli zajdzie taka konieczność, to w państwie, na terytorium którego podróż służbowa jest realizowana, pracownicy w celu dojazdu do miejsc spotkania z kontrahentami, czy klientami, (…) etc. mogą wynajmować samochody. Samochody te są wynajmowane od firm typu rent a car.

4. W powyższym przypadku pracownicy wynajmują samochód na siebie, czyli samochody są wynajmowane bezpośrednio przez pracowników Spółki, a następnie występują o zwrot poniesionego wydatku do Spółki. W związku z tym, na fakturze wystawianej przez zagraniczną wypożyczalnię samochodów osobowych (niebędącą polskim rezydentem podatkowym) widnieją jedynie dane pracownika (na fakturze nie ma danych Spółki). Planując podróż służbową pracownik samodzielnie podejmuje decyzję w zakresie konieczności wyboru odpowiedniej firmy typu rent a car biorąc pod uwagę ceny za wynajem w poszczególnych firmach, dostępność samochodów, etc. Innymi słowy, Spółka nie decyduje jaki samochód ma wypożyczyć pracownik, czy też z usług jakiej zagranicznej firmy typu rent a car pracownik ma skorzystać.

5. Spółka wprowadziła również tzw. karty korporacyjne (dalej: „Karta”), których posiadaczami są pracownicy Spółki. Posiadanie Karty są wymagane przez Spółkę w odniesieniu do pracowników, którzy w ciągu danego roku kalendarzowego ponoszą koszty związane z podróżami służbowymi przekraczające określoną przez Spółkę kwotę.

6. Karty zawierają również miesięczny limit wydatków. Zgodnie z zasadami dotyczącymi korzystania z Kart, pracownicy korzystający z Kart mogą opłacać nią wyłącznie wydatki biznesowe (w głównej mierze chodzi tutaj właśnie o wydatki ponoszone w ramach podróży służbowych).

7. Z uwagi na fakt, iż posiadaczem Karty są pracownicy Spółki, to odpowiedzialność za terminowe spłacanie zadłużenia Karty ciąży na pracownikach. Pracownicy są zobligowani do spłacania we własnym zakresie zadłużenia Karty w z góry ustalonych terminach, w miesięcznym cyklu rozliczeniowym. Pracownicy spłacają zadłużenie Karty z środków znajdujących się na ich prywatnych rachunkach bankowych.

8. W przypadku gdy pracownik w określonym terminie nie wywiąże się z obowiązku spłacenia zadłużenia, Spółka automatycznie jest obciążana kwotą takiego zadłużenia przez wydawcę Kart.

9. Procedura rozliczeń między pracownikami a Spółką w zakresie wydatków opłacanych Kartą wygląda następująco:

1)pracownik dokonuje wydatku służbowego do wysokości ustalonego na Karcie limitu,

2)wydatek - na podstawie informacji i dokumentów przedłożonych przez pracownika - jest rejestrowany i księgowany przez Spółkę w ramach rozliczeń podróży służbowych,

3)pracownik otrzymuje od Spółki zwrot wydatków opłaconych Kartą w danym miesiącu na wskazany przez niego rachunek bankowy, jeżeli poniesiony wydatek jest związany z wykonywaniem przez pracownika obowiązkami służbowymi - przykładowo jest związany z odbywanymi przez pracownika podróżami służbowymi,

4)pracownik spłaca kwotę zadłużenia z własnych środków w ustalonym terminie.

10. Jednocześnie, biorąc pod uwagę fakt, iż Spółka jest gwarantem spłaty zobowiązań wynikających z Kart, Spółka może otrzymywać informacje analityczne i statystyczne dotyczące wszystkich wydatków na rachunku danej Karty, w celu kontroli wysokości i zasadności wydatków pracowników. W przypadku zakończenia współpracy pracownika ze Spółką, pracownik jest odpowiedzialny za uregulowanie salda Karty, Spółka zamyka konto karty informując o tym bank poprzez odpowiednie narzędzia bankowe, zaś instytucja finansowa, która wydała Kartę zamyka po określonym czasie profil pracownika.

Pytanie

Czy na Spółce ciąży obowiązek pobrania i zapłaty podatku u źródła od nabycia usług wynajmu samochodów osobowych za granicą, wykorzystywanych przez pracowników Spółki w związku z odbywaniem podróży służbowych w celu realizacji obowiązków służbowych, w przypadku, gdy podmiotem wynajmującym samochód jest pracownik Spółki, który to dokonuje zapłaty za wynajem z wykorzystaniem Karty?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, na Spółce nie ciąży obowiązek pobrania i zapłaty podatku u źródła z tytułu nabycia usług wynajmu samochodów osobowych za granicą przez jej pracowników, gdyż zapłata za wynajem samochodu zostanie dokonana przez pracownika Spółki.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

1. Zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy o CIT podatnicy, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej siedziby lub zarządu, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów, które osiągają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W zaś myśl art. 3 ust. 3 pkt 5 ustawy o CIT za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w ww. art 3 ust. 2 ustawy o CIT, uważa się w szczególności dochody (przychody) z tytułu należności wymienionych w art. 21 ust. 1 ust. 1 ustawy o CIT, regulowanych, w tym stawianych do dyspozycji, wypłacanych lub potrącanych, przez osoby fizyczne, osoby prawne albo jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, mające miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, niezależnie od miejsca zawarcia umowy i wykonania świadczenia.

2. Z kolei w świetle art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT podatek dochodowy z tytułu uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy o CIT m.in. z przychodów z należności za użytkowanie środka transportu - ustala się w wysokości 20% przychodów. Przepis ten stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

3. Jednocześnie ustawodawca w przypadku wypłat należności z tytułów określonych w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, a więc również z tytułu wynajmu samochodów od podmiotów zagranicznych wprowadził instytucję płatnika, czyli podmiotu odpowiedzialnego za obliczenie, pobranie i wpłatę do polskiego urzędu skarbowego podatku od wypłat podmiotom zagranicznym z ww. tytułów. Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 1 ustawy o CIT m.in. osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne będące przedsiębiorcami, które dokonują wypłat należności z tytułów wymienionych m.in. w art. 21 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać w dniu dokonania wypłaty zryczałtowany podatek dochodowy od tych wypłat.

4. Z ww. treści przepisów wynika, że ustawodawca wprowadził dwie zasadnicze przesłanki, których jedynie łączne spełnienie skutkuje powstaniem obowiązku pobrania i zapłaty zryczałtowanego podatku dochodowego:

(i) przesłankę przedmiotową oraz

(ii) przesłankę podmiotową.

Ad (i)

5. Ustawodawca określając zakres przedmiotowy ww. obowiązku, posłużył się pojęciem wypłaty należności m.in. z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 ustawy o CIT. Stosownie do art. 26 ust. 7 ustawy o CIT „wypłata”, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o CIT oznacza wykonanie zobowiązania w jakiejkolwiek formie, w tym poprzez zapłatę, potrącenie lub kapitalizację odsetek.

6. W opisywanym zaistniałym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, wypłata należności na rzecz zagranicznej wypożyczalni samochodów za usługi najmu samochodu osobowego dokonywana jest przez pracowników Spółki przy użyciu posiadanej przez nich Karty. Jednocześnie każdorazowo pracownicy samodzielnie podejmują decyzję w zakresie konieczności nabycia usług najmu samochodu oraz wyboru odpowiedniej firmy typu rent a car. Spółka nie decyduje jaki samochód ma wypożyczyć pracownik, czy też z usług jakiej zagranicznej firmy typu rent a car pracownik ma skorzystać. Tak więc pracownik nabywa usługi najmu we własnym imieniu, na swoją rzecz i z własnych środków w zależności od potrzeb jakie pojawią się w trakcie odbywanej przez niego podróży służbowej. W efekcie, zagraniczne firmy typu rent a car uzyskują dochód od pracowników a nie od Spółki - innymi słowy zobowiązania z tytułu nabycia usług najmu nie są wykonywane przez Spółkę.

7. Dodatkowo, wskazać należy, że na dokumencie sprzedaży (fakturze, rachunku, etc.) dokumentującej nabycie usług najmu samochodu osobowego widnieją jedynie dane pracownika Spółki. Wynika, z tego, że dany pracownik Spółki jest bezpośrednim podmiotem realizującym wypłatę na rzecz zagranicznego podmiotu.

8. Sposób rozliczania Kart został skonstruowany zgodnie z dyrektywami zawartymi w art. 77⁵ § 5 w zw. z art. 77⁵ § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.), który zobowiązuje pracodawcę do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w związku z podróżą służbową według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 poz. 2190 z późn. zm.). Z tego względu, Spółka zobligowana jest do rozliczenia kosztów podróży służbowej, które pokrywane są przez pracowników Spółki Kartą.

9. Jednocześnie przedmiotowa Karta nie jest rodzajem karty pre-paidowej czy debetowej, gdzie skorzystanie ze znajdujących się na niej środków wymaga wcześniejszego zasilenia rachunku (np. przez Spółkę). Jak zostało to wskazane w opisie zaistniałego stanu faktycznego i zdarzeniu przyszłym pracownicy używający Karty zaciągają zobowiązanie dłużne wobec wystawcy Karty i następnie, zobowiązanie dłużne wobec wystawcy Karty również jest regulowane z prywatnych środków pracowników.

10. Innymi słowy, bez względu na sposób regulowania należności za wynajem samochodu, w tym również zgodnie z planowanymi zasadami dotyczącymi korzystania z Kart, na pracownikach Spółki ciąży obowiązek uregulowania zobowiązania za nabywaną za pośrednictwem Karty usługę. W konsekwencji na pracownikach spoczywa obowiązek uregulowania długu na Karcie wynikającego z takiej transakcji. Zatem, należy stwierdzić, że pracownik dysponując własnymi środkami pieniężnymi dokonuje za pośrednictwem Karty zapłaty za usługi najmu samochodu osobowego samodzielnie.

11. Tym samym, wypłata należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT (tj. nabycie usług najmu samochodu osobowego od zagranicznej firmy typu rent a car), w opisywanym zaistniałym stanie faktycznym i zdarzeniu faktycznym, jest dokonywana przez osobę fizyczną niebędącą przedsiębiorcą (tj. pracownika Spółki). W konsekwencji skoro Spółka nie reguluje zobowiązania za wynajem samochodu to nie spełniona jest pierwsza z wymienionych wyżej przesłanek a tym samym w tej sytuacji Spółka nie jest płatnikiem podatku źródłowego.

Ad (ii)

12. Z kolei przesłankę podmiotową określono poprzez enumeratywne wyliczenie podmiotów, na których potencjalnie może ciążyć obowiązek płatnika z tytułu podatku u źródła, zgodnie z którą płatnikami podatku u źródła mogą być jedynie:

-osoby prawne,

-jednostki organizacyjne,

-osoby fizyczne będące przedsiębiorcami.

13. Odnosząc powyższe do analizowanej sprawy należy stwierdzić, że w opisanym zaistniałym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym nie dochodzi do spełnienia przesłanki podmiotowej (ii) warunkującej powstanie obowiązku płatnika podatku u źródła. Spółka (osoba prawna) nie dokonuje nabycia usług najmu, a także nie dokonuje wypłat należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 ustawy o CIT, co zostało opisane powyżej.

14. Zatem, w wypadku wypłaty należności na rzecz nierezydenta z tytułu wymienionego w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT dokonywanej przez pracowników Spółki, którzy w ramach odbywanych podróży służbowych, z własnych środków (z wykorzystaniem Kart) nabywają usługi wynajmu samochodów od zagranicznych przedsiębiorstw, nie powstaje obowiązek pobrania podatku u źródła.

15. Powyższe stanowisko w zakresie braku powstania obowiązku pobrania podatku u źródła w opisywanym zaistniałym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym potwierdza pismo:

-z 23 maja 2017 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, znak 0115-KDIT2-3.4010.31.2017.1.KP, gdzie w sytuacji „kiedy pracownik ze swoich środków dokonuje wynajmu samochodu osobowego i na niego wystawiana jest faktura, a Wnioskodawca jedynie zwraca poniesione koszty po powrocie pracownika/członka zarządu z delegacji, nie dojdzie do obowiązku poboru i odprowadzania zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych. Wynika to z faktu, że podmiotem dokonującym wynajmu jest pracownik/członek zarządu, który dokonuje wynajmu samochodu we własnym imieniu, na swoją rzecz i z własnych środków, a więc bezpośrednim podmiotem realizującym wypłatę na rzecz zagranicznego przedsiębiorstwa jest pracownik/członek zarządu, a nie Wnioskodawca (przy dodatkowym założeniu, że ten pracownik/członek zarządu nie prowadzi działalności gospodarczej)”;

-z 5 grudnia 2023 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, znak 0111-KDIB2-1.4010.447.2023.1.BJ, gdzie organ w bardzo podobnym jak powyżej stanie faktycznym w pełni podzielając stanowisko podatnika odstąpił od uzasadnienia prawnego interpretacji, która w uzasadnieniu wnioskodawcy stanowiła, że: „Podsumowując, należy wskazać, że Wnioskodawca, nie jest zobowiązany do pobierania jako płatnik i dokonywania wypłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od należności za użytkowanie środka transportu, ponieważ przedmiotowej zapłaty dokonują pracownicy Spółki niebędący przedsiębiorcami”.

Konkluzje

Podsumowując, należy wskazać, że Wnioskodawca, nie jest zobowiązany do pobierania jako płatnik i dokonywania wypłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od należności za użytkowanie samochodów osobowych, ponieważ przedmiotowej zapłaty dokonują pracownicy Spółki niebędący przedsiębiorcami.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.