Interpretacja indywidualna z dnia 11 czerwca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.126.2024.1.KK

Wskanie czy dokumenty zapisane w danym formacie, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, opatrzone kodem weryfikującym, spełnią warunki opisane w art. 106gb ust. 5 w związku z art. 106gb ust. 4 ustawy lub art. 106nf ust. 2 i ust. 3 w związku z art. 106nf ust. 1 oraz w związku z art. 106nh ust. 1 ustawy. Wskazanie, czy zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w dokumenty zapisane w danym formacie sposób inny, niż struktura FA, nieoznaczone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy: dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, można uznać za załączniki do faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF.

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie wskazania:

1)czy dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, opatrzone kodem weryfikującym, spełnią warunki opisane w:

· art. 106gb ust. 5 w związku z art. 106gb ust. 4 ustawy – w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF Klientowi, który nie jest ustawowo zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, lub innego użycia tej faktury poza KSeF,

· art. 106nf ust. 2 i ust. 3 w związku z art. 106nf ust. 1 oraz w związku z art. 106nh ust. 1 ustawy – w przypadku udostępnienia faktury Klientowi w sposób inny, niż przy użyciu KSeF w sytuacji awarii, niedostępności KSeF lub gdy Wnioskodawca nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur – tzw. tryb offline,

-jest prawidłowe,

2)czy dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, nieoznaczone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy: dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, można uznać za załączniki do faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF, a nie za faktury o których mowa w art. 108 ustawy – jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 marca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 lutego 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, w zakresie wskazania:

1)czy dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, opatrzone kodem weryfikującym, spełnią warunki opisane w:

· art. 106gb ust. 5 w związku z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF Klientowi, który nie jest ustawowo zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, lub innego użycia tej faktury poza KSeF,

· art. 106nf ust. 2 i ust. 3 w związku z art. 106nf ust. 1 oraz w związku z art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT – w przypadku udostępnienia faktury Klientowi w sposób inny, niż przy użyciu KSeF w sytuacji awarii, niedostępności KSeF lub gdy Wnioskodawca nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur – tzw. tryb offline,

2)czy dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, nieoznaczone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy: dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, można uznać za załączniki do faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF, a nie za faktury o których mowa w art. 108 ustawy o VAT.

Opis zdarzenia przyszłego

A (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest osobą prawną, posiadającą siedzibę oraz zarząd na terytorium Polski. Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.

Wnioskodawca jest wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, a zgodnie z danymi ujawnionymi w KRS przedmiot prowadzonej przez niego działalności gospodarczej stanowi:

-jako działalność przeważająca: (…);

-jako pozostała działalność: działalność obejmująca m.in.:

·produkcję (…);

·produkcję pozostałych części i akcesoriów (…);

·sprzedaż hurtową i detaliczną (…).

Wnioskodawca należy do międzynarodowego koncernu AB (dalej: „Grupa”), będącego jednym ze światowych liderów w produkcji (...). W strukturach Grupy Spółka pełni funkcję producenta, wykorzystując w tym celu posiadane na terytorium Polski zakłady produkcyjne.

Główny model działalności Wnioskodawcy obejmuje produkcję (...) oraz ich sprzedaż, zarówno do powiązanych spółek dystrybucyjnych, jak i do podmiotów spoza Grupy (dalej: „Klienci”).

Zgodnie z ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598, dalej: „Nowelizacja”), od 1 lipca 2024 r. podatnicy będą zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również jako: „KSeF”).

Z uwagi na okoliczność, że Wnioskodawca spełnia określone w Nowelizacji kryterium podmiotowe (tj. jest podatnikiem VAT posiadającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski) oraz przedmiotowe (tj. dokonuje transakcji opodatkowanych, które zgodnie z art. 106a Ustawy o VAT powinny być dokumentowane fakturą VAT), Spółka przedsięwzięła szereg środków mających na celu dostosowanie swoich procesów biznesowo -księgowych oraz środowiska informatycznego do wymogów formalnych określonych w przepisach Nowelizacji.

W toku projektów implementujących rozwiązania Krajowego Systemu e-Faktur Wnioskodawca powziął wątpliwości co do sposobu, w jaki należy dostosować dotychczas funkcjonujące w ramach Spółki procesy fakturowania i obiegu dokumentów. Co do zasady bowiem Spółka dąży do tego, by wypracowane przez nią środki i sposoby komunikacji z Klientami były utrzymane w możliwie niezmienionej formie, oczywiście w granicach wyznaczanych przez wymogi nałożone Nowelizacją.

Kwestią, która na moment sporządzenia niniejszego wniosku stanowi szczególne wyzwanie dla Wnioskodawcy jest zagadnienie związane z używaniem faktur ustrukturyzowanych poza Krajowym Systemem e-Faktur. Powyższe wiąże się ze specyfiką prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej w obszarze (…).

Podmioty z Grupy Wnioskodawcy są zrzeszone w (…) (dalej: „X”), obejmującym zarówno producentów (...), jak i dostawców komponentów. X koncentruje się na (…). Jednym z takich dokumentów jest przewodnik XY (również: ...), skupiający się na kwestiach związanych z fakturowaniem i szeroko pojętą wymianą dokumentów pomiędzy podmiotami stosującymi standardy (...). XY zastąpił obowiązujący wcześniej (i wciąż stosowany równolegle w niektórych przypadkach przez Wnioskodawcę) (...).

Format dokumentów według XY (dalej: „format X”) jest oparty na opracowanej przez Organizację Narodów Zjednoczonych normie EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport, z ang. Elektroniczna Wymiana Danych dla Administracji, Handlu i Transportu) w wersji D.07A. Norma umożliwia sporządzanie standardowych komunikatów stosowanych w obrocie gospodarczym, w tym dokumentów finansowych (faktur, faktur korygujących) oraz handlowych (zamówień, potwierdzeń zamówień, awiz wysyłek) oraz ich przesyłanie pomiędzy systemami informatycznymi partnerów biznesowych w ramach automatycznej wymiany danych elektronicznych (EDI).

Jako członek (…), Wnioskodawca dostosował wewnętrzne procesy do wytycznych przewidzianych w XY, tj. wystawia i odbiera dokumenty (w tym faktury i faktury korygujące) zgodne z formatem X. Wnioskodawca zaznacza, że samo generowanie takich plików w imieniu Spółki odbywa się przy pośrednictwie innego podmiotu z grupy (tj. AC, dalej: „Spółka niemiecka”). Co do zasady, po księgowaniu transakcji w systemie finansowo-księgowym (…), Wnioskodawca wysyła (przy pomocy dedykowanego dla środowisk (…) formatu IDoc) prośbę do Spółki niemieckiej o wygenerowanie odpowiedniego dokumentu w formacie odpowiadającym wszystkim standardom XY przyjętym przez Grupę. Wygenerowany IDoc jest przekonwertowany na format X i przesyłany do systemu Klienta.

Co do zasady, jeśli Klient podpisał umowę o wymianie elektronicznej, każdy dokument w formacie IDoc jest konwertowany do formatu X. Możliwy jest również scenariusz alternatywy, przewidziany dla Klientów korzystających ze standardu X, w ramach którego następuje konwersja IDoca do tego formatu, a następnie przesłanie do systemu Klienta. Należy przy tym zaznaczyć, że samo wystawienie dokumentu w formacie IDoc nigdy nie może być finalnym etapem procesu, tj. zawsze w wyniku przeprowadzenia opisanej wyżej procedury dochodzi do wygenerowania dokumentu w formacie X (lub …).

Dokumenty finansowe (tj. faktury oraz faktury korygujące) wystawiane w ten sposób (tj. przełożone na format X) spełniają wymogi formalne nałożone przez regulacje polskiej ustawy o VAT, w tym w szczególności zawierają wszystkie elementy obowiązkowe wskazane w art. 106e lub art. 106j ustawy o VAT. Co do zasady, Wnioskodawca nie może ingerować w treść ani strukturę dokumentów wystawianych w formacie X, tj. jest w tym zakresie związany wytycznymi XY. Format przewiduje jednak pola, które można zaadoptować według indywidualnych potrzeb Spółki jako informację dodatkową, wykraczającą poza standardowy zakres schematu X.

W związku z faktem, że X stanowi ogólnie przyjęty standard w branży (...), Wnioskodawca wysyła dokumenty w formacie X do Klientów akceptujących ten sposób wymiany informacji. Wśród nich znajdują się w szczególności inne podmioty z Grupy współpracujące ze Spółką, zarówno posiadające siedzibę w Polsce (a więc również objęte od 1 lipca 2024 r. obowiązkiem fakturowania przy wykorzystaniu KSeF), jak i nieposiadające siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski (a więc ustawowo wyłączone z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na podstawie art. 106ga ust. 2 znowelizowanej ustawy o VAT).

Projektowany na moment składania wniosku proces księgowo-biznesowy zakłada wystawianie faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, tj. przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie, biorąc pod uwagę całokształt przywoływanych wcześniej okoliczności, Wnioskodawca planuje kontynuację wykorzystywania dokumentów X do komunikacji z Klientami działającymi w branży (...) i akceptującymi ww. format danych.

Jednocześnie, Spółka rozważa możliwość wykorzystywania tego typu dokumentów X:

i. do celów określonych w art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT, tj. w przypadku udostępnienia faktury Klientowi wyłączonemu z obowiązku korzystania z KSeF lub użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur;

ii. do celów określonych w art. 106nf ust. 2 i ust. 3 w związku z art. 106nf ust. 1 oraz w związku z art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, tj. w przypadku udostępnienia faktury Klientowi w sposób inny, niż przy użyciu KSeF w sytuacji awarii, niedostępności KSeF lub gdy Wnioskodawca nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. tryb offline), tj. jako tzw. wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (dalej: „Wizualizacja”).

Zgodnie z założeniami rozwiązania planowanego wewnętrznie przez Spółkę, dokumenty w formacie X stanowiłyby dokumenty odwzorowujące treścią faktury ustrukturyzowane wystawione w formacie XML (tj. w formacie stosowanym dla potrzeb KSeF), w formie czytelnej dla odbiorcy oraz z nim uzgodnionej.Jednocześnie, Wnioskodawca zakłada, że każdorazowo na Wizualizacji zostanie umieszczony, w specjalnie zaadaptowanym na tę okoliczność polu dokumentu w formacie X, kod weryfikujący wskazany w art. 106gb ust. 5 lub art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT, tj. umożliwiający:

·dostęp do faktury ustrukturyzowanej,

·weryfikację danych zawartych na fakturze ustrukturyzowanej,

oraz

·w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiający zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej.

Wnioskodawca nie wyklucza wystąpienia przypadków, w których dane zamieszczone na dokumencie w formacie X będą różnić się od danych przekazanych do KSeF.

Powyższa sytuacja może co do zasady wynikać z następujących przyczyn:

i. specyfika branży (...), w której funkcjonują Spółka i jej Klienci, wymusza rozszerzenie danych w dokumencie X w stosunku do danych przekazywanych do KSeF. Do informacji, które z uwagi na założenia standardu XY znajdą się na dokumencie w formacie X, ale nie będą przesyłane do KSeF należą:

·numer D, czyli wystandaryzowany, dziewięciocyfrowy numer przypisany do danej jednostki gospodarczej,

·informacja o miejscu dostawy,

·skróty określające informacje o „Processing identicator” i „payment instruction”, które można zinterpretować w oparciu o przewodnik dla XY.

ii. niespójności w budowie struktur, wymuszające inną formę prezentacji danych na dokumencie X niż w KSeF. W toku prac wdrażających KSeF, Spółka zidentyfikowała również różnice w budowie struktur dokumentu X oraz struktury FA, dotyczące następujących kwestii:

·opis towaru – Wnioskodawca produkuje m.in. (...). Co do zasady, dla każdego modelu jego nabywcy (tj. sami Klienci – ...) mają możliwość dokonania personalizacji (...). Indywidualne konfiguracje (...) w praktyce mogą występować w wielu wariantach, w związku z czym Grupa Wnioskodawcy wypracowała system oznaczania tego typu personalizacji poprzez stosowanie trzyznakowych symboli/kodów (składających się z liter i cyfr). Każdy kod odpowiada konkretnej opcji/charakterystyce (...).

W praktyce, z uwagi na mnogość dostępnych opcji (...) lista kodów może być bardzo długa i finalnie przekraczać maksymalną dopuszczalną długość pola przeznaczonego w strukturze FA na opis towaru. Co więcej, na moment sporządzania wniosku struktura FA (tj. struktura faktury ustrukturyzowanej, określona według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT) nie przewiduje dedykowanych pól na tego typu informacje.

Informacje przekazywane w opisany powyżej sposób nie zmieniają klasyfikacji statystycznej sprzedawanych towarów ani ceny towarów (która została określona na wcześniejszym etapie transakcji). W związku z tym, na etapie wystawiania faktury nie mają one wpływu na podatkowe ujęcie danej dostawy. Jednocześnie, takie dane są wymagane przy komunikacji pomiędzy podmiotami gospodarczymi stosującymi standardy X.

Wnioskodawca zamierza przekazywać do KSeF w polu dedykowanym struktury FA jedynie podstawowy opis towaru, a szczegółowe kody/symbole poszczególnych spersonalizowanych elementów wyposażenia będą ujmowane na fakturze ustrukturyzowanej w węźle „DodatkowyOpis”.

·prezentacja danych korygowanych – prezentacja danych na fakturach korygujących wystawianych w KSeF oraz danych na dokumentach w formacie X może być inna, tj. do KSeF będą przesyłane dane korygowane prezentowane poprzez różnicę wartości (per saldo), a na dokumentach w formacie X podana zostanie wartość przed korektą i po korekcie, w schemacie „było – winno być”.

·kwoty podatku VAT w PLN – dokumenty w formacie X zakładają prezentację kwoty podatku VAT w walucie polskiej jedynie jako podsumowania (kwoty VAT w PLN łącznie), natomiast na fakturach ustrukturyzowanych przesyłanych do KSeF będą prezentowane również kwoty VAT w poszczególnych wierszach (pozycjach) dokumentu.

·format numeru dostawcy – numer dostawcy będzie prezentowany na dokumentach w formacie X z cyframi 0, natomiast na fakturach ustrukturyzowanych zamiast 0 znajdzie się litera „K”.

Odrębna forma prezentacji danych na fakturach ustrukturyzowanych oraz na dokumentach X również wynika z założeń XY, które pozostają poza zakresem oddziaływania Wnioskodawcy jako podmiotu dostosowującego swoje wewnętrzne procesy do ogólnych instrukcji. Co istotne, w tego typu sytuacjach nie wystąpią sprzeczności w treści dokumentów przekazywanych do KSeF oraz do X.

Należy podkreślić, że we wszystkich opisywanych powyżej przypadkach różnice pomiędzy informacjami przekazanymi do Krajowego Systemu e-Faktur a danymi zawartymi na Wizualizacji będą wynikać wyłącznie ze specyfiki działalności w branży (...), tj. z obowiązku stosowania się przez Spółkę do wytycznych X.

Pytania

1.Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w stanie prawnym po 1 lipca 2024 r. opisane w zdarzeniu przyszłym dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, opatrzone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, spełnią warunki opisane w:

-art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT w związku z art. 106gb ust. 4 – w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF Klientowi, który nie jest ustawowo zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, lub innego użycia tej faktury poza KSeF,

-art. 106nf ust. 2 i ust. 3 w związku z art. 106nf ust. 1 oraz w związku z art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT – w przypadku udostępnienia faktury Klientowi w sposób inny, niż przy użyciu KSeF w sytuacji awarii, niedostępności KSeF lub gdy Wnioskodawca nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. tryb offline).

2.Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym, w stanie prawnym po 1 lipca 2024 r. opisane w zdarzeniu przyszłym dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, nieoznaczone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy: dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, można uznać za załączniki do faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF, a nie za faktury o których mowa w art. 108 ustawy o VAT.

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1

W ocenie Wnioskodawcy, w stanie prawnym po 1 lipca 2024 r. opisane w zdarzeniu przyszłym dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, opatrzone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, spełnią warunki opisane w:

-art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT w związku z art. 106gb ust. 4 – w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF Klientowi, który nie jest ustawowo zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, lub użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur,

-art. 106nf ust. 2 i ust. 3 w związku z art. 106nf ust. 1 oraz w związku z art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT – w przypadku udostępnienia faktury Klientowi w sposób inny, niż przy użyciu KSeF w sytuacji awarii, niedostępności KSeF lub gdy Wnioskodawca nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. tryb offline).

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2

W ocenie Wnioskodawcy, w stanie prawnym po 1 lipca 2024 r. opisane w zdarzeniu przyszłym dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, nieoznaczone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy: dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, będą stanowić załączniki do faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF, a nie faktury o których mowa w art. 108 ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1

A.Faktury ustrukturyzowane – uwagi ogólne

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy VAT mają możliwość dobrowolnego korzystania z tzw. Krajowego Systemu e-Faktur, zdefiniowanego w art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT jako system teleinformatyczny służący do m.in. wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

W myśl art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do zapisów Nowelizacji, od 1 lipca 2024 r. w życie wejdzie m.in. art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy będą zobligowani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Poniżej Wnioskodawca przytacza najistotniejsze regulacje ustawy o VAT w wersji obowiązującej od 1 lipca 2024 r., które znajdą zastosowanie w analizowanym zdarzeniu przyszłym.

Zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Wzór faktury ustrukturyzowanej jest udostępniany przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych (art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT) na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Dalej, w myśl ust. 4 cytowanego artykułu, w przypadku gdy:

1)miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub

2)nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3)nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,

-faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Stosownie do art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1)udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub

2)użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Co do zasady, logika funkcjonowania KSeF opiera się na założeniu, że podatnicy VAT mogą odebrać i odczytać fakturę w KSeF przy pomocy różnorodnych metod. Mogą się zdarzyć sytuacje, gdy nabywca nie może lub nie chce korzystać z KSeF (np. jest podmiotem zagranicznym). W takich sytuacjach przepisy ustawy o VAT zakładają, że podatnik udostępni fakturę nabywcy inną drogą (np. mailowo bądź pocztą tradycyjną). Regulacje dopuszczają również możliwość użycia faktury wystawionej w KSeF poza tym systemem przez podatnika (bez wskazania, czy jest to jej wystawca bądź odbiorca).

Szersze omówienie powyższego przepisu zostało zawarte w uzasadnieniu do projektu nowelizacji ustawy o VAT, w zakresie wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e- Faktur (dalej: „Uzasadnienie”, druk sejmowy 3242 z 17 maja 2023 r.). Co istotne, to właśnie w Uzasadnieniu ustawodawca oficjalnie posłużył się pojęciem tzw. wizualizacji.

Proponowane przez ustawodawcę rozwiązanie techniczne zakłada, że podatnik fakturę ustrukturyzowaną „wizualizuje”, tj. przekłada z obowiązującego w KSeF formatu XML na inny, czytelny dla jej odbiorcy (np. podmiotu zagranicznego, który nie ma obowiązku – a często również możliwości – zaznajomienia się z fakturami ustrukturyzowanymi). Takim formatem może być PDF. Przepisy znowelizowanej ustawy o VAT nie wskazują w żadnym miejscu katalogu dostępnych opcji. Taka wizualizacja powinna zawierać odpowiedni kod weryfikujący.

Przepisy znowelizowanej ustawy o VAT zakładają ponadto zasady prawidłowego fakturowania w przypadku:

·awarii KSeF (zdefiniowanej w art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT),

·niedostępności KSeF – spowodowanej zaplanowanymi pracami serwisowymi (opisanej w art. 106ne ust. 4 ustawy o VAT),

·braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. tryb offline, o którym mowa w art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej, zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT. Analogicznie, w myśl art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, w okresie trwania niedostępności KSeF lub w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. tryb offline), podatnik również wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT. Zgodnie z treścią Uzasadnienia, przez „postać elektroniczną” rozumiany jest format XML.

Faktury, o których mowa powyżej udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony (art. 106nf ust. 2). Jak doprecyzował ustawodawca w Uzasadnieniu, przekazanie faktury w sposób uzgodniony oznacza przekazanie do nabywcy faktury wystawionej przez wystawcę w wymaganej postaci elektronicznej XML, zgodnej z wzorem faktury ustrukturyzowanej, przekazanej odbiorcy albo w formie wydruku papierowego albo drogą elektroniczną poprzez zapisanie formatu XML wystawionego dokumentu do innej formy pliku, np. PDF – w zależności od preferencji nabywcy.

Stosownie do treści art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT (oraz odsyłającego do niego art. 106nh ust. 4), podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury wystawionej w trybie awarii, niedostępności KSeF lub w tzw. trybie offline, kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, umożliwiającym weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury, w przypadku udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 2, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

B.Przesłanki uznania Wizualizacji za fakturę ustrukturyzowaną prawidłowo udostępnioną Klientowi (podmiotowi zagranicznemu) poza Krajowym Systemem e-Faktur

Analiza przywołanych powyżej przepisów ustawy o VAT w wersji obowiązującej od 1 lipca 2024 r. zdaniem Spółki pozwala zidentyfikować katalog przesłanek, których wypełnienie jest niezbędne do uznania, że doszło do prawidłowego udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF.

W ocenie Wnioskodawcy, do powyższych kryteriów należą:

1.Dokonanie uzgodnienia sposobu udostępnienia faktury ustrukturyzowanej z nabywcą.

2.Opatrzenie (zwizualizowanej do uzgodnionej zgodnie z pkt 1 formy) faktury ustrukturyzowanej kodem weryfikującym, umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych.

3.Zapewnienie zgodności (spójności) danych pomiędzy informacjami przesłanymi do KSeF a fakturą ustrukturyzowaną udostępnioną poza KSeF.

Zdaniem Spółki, opisane w zdarzeniu przyszłym Wizualizacje (stanowiące dokumenty w formacie X), zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA oraz opatrzone kodem weryfikującym spełniają ww. przesłanki.

Ad 1. Uzgodnienie sposobu udostępnienia faktury ustrukturyzowanej z nabywcą

Jak wynika z treści przepisu art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, od 1 lipca 2024 r. Wnioskodawca będzie zobligowany udostępniać swoim Klientom (podmiotom zagranicznym) faktury wysyłane do KSeF „w sposób z nim uzgodniony”.

Jednocześnie, ustawodawca nie precyzuje – ani w treści Nowelizacji, ani w Uzasadnieniu bądź jakimkolwiek innym źródle wiedzy o KSeF – co należy przez takie określenie rozumieć. Według Spółki, jest to działanie jak najbardziej uzasadnione i racjonalne. Przez lata w praktyce gospodarczej wypracowano bowiem wiele sposób komunikacji biznesowej, od tych najprostszych (wysyłka pocztą tradycyjnej faktury papierowej), przez wymianę dokumentów elektronicznych (drogą mailową lub poprzez dedykowane portale), aż po zaawansowane metody komunikacji bezpośrednio pomiędzy systemami ERP kontrahentów (oparte na normach EDI).

Zdaniem Spółki, intencją ustawodawcy nie było uniemożliwienie kontynuacji stosowania powyższych rozwiązań – stąd też zamieszczenie w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT dyspozycji o treści sformułowanej w bardzo ogólny sposób.

Powyższa konkluzja nabiera szczególnego znaczenia w odniesieniu do relacji z podmiotami zagranicznymi. Warto bowiem zauważyć, że Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem pionierskim w skali zarówno europejskiej, jak i światowej. W praktyce oznacza to, że zdecydowana większość odbiorców spoza Polski nie będzie posiadała odpowiedniej wiedzy ani zasobów, by odczytywać i procesować dokumenty wystawiane przy użyciu KSeF. Poprzez treść dodanego art. 106gb ust. 4 Nowelizacja wprost adresuje ten problem. Jednakże, fakt objęcia (większości) polskich podatników VAT obowiązkiem wysyłki dokumentów do KSeF od 1 lipca 2024 r., nie powinien w żaden sposób wpłynąć na funkcjonowanie ich kontrahentów zagranicznych, nieobjętych KSeF.

Spółka nie ma przy tym wątpliwości, że obowiązkiem wystawcy faktury ustrukturyzowanej, tj. podmiotu objętego dyspozycją art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, jest spełnienie wymogów dotyczących fakturowania oraz innych założeń Krajowego Systemu e-Faktur, w tym zapewnienie, że wszystkie przesłanki stanowiące o prawidłowym udostępnieniu faktury ustrukturyzowanej poza KSeF zostały spełnione. Podkreślenia wymaga jednak, że ten obowiązek spoczywa wyłącznie na wystawcy i nie może pośrednio zostać nałożony na zagranicznego odbiorcę faktury, który nie podlega pod regulacje ustawy o VAT.

Ponadto, w ocenie Spółki „uzgodnienie” wspomniane w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT powinno odnieść się do dwóch podstawowych obszarów:

·kanału komunikacji pomiędzy Spółką a Klientami, oraz

·akceptowanego przez obie strony formatu dokumentów,

a celem takiego „uzgodnienia” powinno być dążenie do tego, by faktura ustrukturyzowana poza KSeF była dla jej odbiorcy zrozumiała i czytelna.

Odnosząc się zatem bezpośrednio do opisu zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca jest zdania, że kanały komunikacji pomiędzy systemami Spółki i Klientów, dostosowane do obsługi dokumentów według standardów XY mogą być wykorzystywane do wysyłki tzw. faktur ustrukturyzowanych poza KSeF, a sam format X – być formatem służącym do wizualizacji (przedstawienia) danych ustrukturyzowanych w KSeF w sposób czytelny i jasny dla odbiorcy.

Ad 2. Opatrzenie zwizualizowanej faktury ustrukturyzowanej odpowiednim kodem weryfikującym, umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych

Drugą z przesłanek, którą należy spełnić przy udostępnianiu faktury ustrukturyzowanej poza Krajowym Systemem e-Faktur jest opatrzenie takiego dokumentu kodem weryfikującym umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF, a w następstwie tegoż – weryfikację danych zawartych na wizualizacji.

Powyższy wymóg ma w swoich założeniach służyć ochronie autentyczności danych i zgodności treści informacji przesłanych do KSeF oraz zamieszczonych na fakturach udostępnianych poza KSeF. Jak słusznie zauważył ustawodawca w Uzasadnieniu, „(...) w przypadku nieużycia kodu na fakturze istnieje prawdopodobieństwo, że faktura została wystawiona poza KSeF lub wystawił ją podmiot nieuprawniony”.

Dalej, ustawodawca zwrócił uwagę na zalety takiego rozwiązania, tj. „(...) niezmienianie obecnych praktyk przekazywania faktur, np. na maila za gaz, prąd, telefon itp., a jednocześnie potwierdzanie zgodności dokumentu z fakturą, która znajduje się w KSeF”.

Wnioskodawca interpretuje przywołane powyżej wyjaśnienia jako potwierdzające konkluzję przywołaną w pkt 1, zgodnie z którą treść przepisu art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT wskazuje na możliwość korzystania z dowolnych kanałów komunikacji i formatów dokumentów w celu udostępnienia faktur ustrukturyzowanych poza KSeF. Przywołany przykład (faktur udostępnianych drogą mailową) odwołuje się do najprostszej, przypuszczalnie najczęściej występującej formy komunikacji biznesowej, nie wskazując jednocześnie, że inne metody po 1 lipca 2024 r. staną się niedopuszczalne.

Sam kod weryfikujący ma natomiast pełnić wyraźnie wskazane w ust. 5 funkcje: techniczną – narzędzia dostępu do faktury w KSeF i poświadczającą, tj. gwaranta zgodności danych zawartych na fakturze i w systemie (odpowiednika pieczęci czy podpisu na tradycyjnym piśmie).

W świetle analizowanych wcześniej przepisów oraz treści objaśnień zawartych w Uzasadnieniu, Wnioskodawca jest zdania, że kod weryfikujący zamieszczony na opisanych w zdarzeniu przyszłym Wizualizacjach stanowiących dokumenty w formacie X będzie spełniał warunki wskazane w art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT.

Ad 3. Zapewnienie zgodności (spójności) danych pomiędzy informacjami przesłanymi do KSeF a fakturą ustrukturyzowaną udostępnioną poza KSeF

Ostatnią z przesłanek warunkujących prawidłowe udostępnienie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF nabywcy, który nie jest zobligowany do korzystania z systemu jest zapewnienie spójności danych pomiędzy informacjami przesłanymi do KSeF a dokumentem, który został mu udostępniony jako wizualizacja.

Jednocześnie, zgodnie z najlepszą wiedzą Spółki posiadaną w momencie sporządzania niniejszego wniosku, ustawodawca nie wyklucza, by na wizualizacjach faktur ustrukturyzowanych znalazły się dodatkowe dane, w tym informacje biznesowe typowe dla danej branży, które nie wpływają na rozliczenie podatkowe.

W tym kontekście, zdaniem Wnioskodawcy dla zachowania zgodności danych w KSeF i danych na fakturze udostępnionej poza KSeF kluczowe jest:

·po pierwsze, wskazanie w obu przypadkach wszystkich elementów obligatoryjnych faktury oraz faktury korygującej wskazanych odpowiednio w art. 106e ust. 1 oraz 106j ust. 2 ustawy o VAT,

·po drugie, zapewnienie, że zamieszczone na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej dodatkowe informacje nie wprowadzą nabywcy w błąd co do przedmiotu transakcji, jej warunków etc.

Poprzez wskazanie w art. 106e ust. 1 oraz 106j ust. 2 ustawy o VAT, katalogu obligatoryjnych elementów faktury oraz faktury korygującej ustawodawca określił zbiór danych, które w jego ocenie są niezbędne do prawidłowego udokumentowania i rozliczenia zdarzenia gospodarczego stanowiącego czynność opodatkowaną VAT. Jednocześnie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby na dokumencie zawrzeć dodatkowe dane. Nie należy bowiem zapominać, że faktury, tj. dokumenty wystawione zgodnie z regulacjami ustawy o VAT są wykorzystywane również do innych celów, w tym pozapodatkowych.

Przy projektowaniu struktury FA, stanowiącej w istocie uporządkowany, ujednolicony zestaw pól dedykowanych konkretnym informacjom, ustawodawca przewidział najpowszechniejsze potrzeby podatników w zakresie umieszczania na fakturach informacji o charakterze biznesowym (takie jak m.in. terminy płatności, warunki dostawy, informacje o rachunku bankowym etc.). Co jednak wydaje się oczywiste, struktura FA nie jest w stanie objąć wszystkich informacji pozapodatkowych, które mogą się okazać niezbędne/przydatne dla stron transakcji, szczególnie będących podmiotami działającymi w sektorach takich, jak branża (...), charakteryzująca się (co obszernie wyjaśniono w opisie zdarzenia przyszłego) wysokim stopniem standaryzacji procesów biznesowych. Zgodnie z informacjami przekazywanymi przez Ministerstwo Finansów w publikacjach prasowych, dopuszczalna jest możliwość umieszczenia na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej udostępnionej poza KSeF informacji biznesowych typowych dla danej branży.

Analizowana przesłanka zachowania spójności pomiędzy informacjami przesłanymi do KSeF a danymi zamieszczonymi na fakturze ustrukturyzowanej udostępnionej poza KSeF (tj. Wizualizacji rozumianej jako dokument w formacie X) zostanie zachowana wtedy, gdy dane na tej Wizualizacji nie będą sprzeczne z danymi w KSeF, tzn. nie będą prowadzić do różnych wniosków w zakresie tego samego zdarzenia gospodarczego.

Spółka jest zdania, że w opisanym zdarzeniu przyszłym takie ryzyko się nie pojawi. Przede wszystkim należy podkreślić, że zarówno dane do KSeF, jak i dane służące do wygenerowania Wizualizacji w formie dokumentu X będą pochodziły z tego samego źródła w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawcy.

Dalej, w ocenie Wnioskodawcy zarówno opisane w zdarzeniu przyszłym przykłady rozszerzenia danych na Wizualizacji w formie dokumentu w formacie X, jak i różne sposoby prezentacji pewnych danych nie wprowadzą odbiorcy takiej Wizualizacji w błąd.

Należy zauważyć, że dla Klienta Spółki, otrzymanie pewnych dodatkowych informacji jest istotne dla celów dokumentacyjnych, w głównej mierze związanych ze stosowaniem norm branżowych określonych przez X. Jednocześnie, nie ma ono znaczenia dla podatkowej oceny danej transakcji (gdyby miało, ustawodawca wprowadziłby obowiązek prezentacji tych danych na fakturze ustrukturyzowanej). Rozszerzenie informacji nie zaburzy przy tym odbiorcy czytelności Wizualizacji w formie dokumentu w formacie X, ponieważ taki nabywca (tj. podmiot z branży (...)) będzie posiadał wiedzę i narzędzie, by otrzymane dane odpowiednio odczytać, zinterpretować i przeprocesować.

Analogicznie, niewielkie różnice w sposobie prezentacji wybranych danych, wymuszone ograniczeniami technicznymi formatu X oraz struktury FA oraz wymienione w opisie zdarzenia przyszłego, nie będą miały wpływu na czytelność dokumentów w formacie X oraz nie będą prowadzić odbiorców tych dokumentów do innych wniosków w zakresie danej transakcji.

C.Przesłanki uznania Wizualizacji za poprawnie wystawioną fakturę ustrukturyzowaną w sytuacji awarii, niedostępności KSeF lub w przypadku tzw. trybu offline

Powołując się na treść objaśnień ustawodawcy do przepisu art. 106nf ustawy o VAT, zawartych w Uzasadnieniu, udostępnienie faktury ustrukturyzowanej w przypadkach, gdy z uwagi na niemożność wystawienia dokumentu przy użyciu KSeF (z uwagi na awarię, niedostępność systemu bądź inne problemy techniczne leżące po stronie Spółki) koniecznym będzie zastosowanie alternatywnej metody dostarczenia faktury do Klienta (w tym również Klienta z siedzibą/stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce, który co do zasady powinien korzystać z KSeF), takie udostępnienie powinno się odbyć poprzez przekazanie w sposób uzgodniony faktury (wystawionej w formie elektronicznej, ale nie przesłanej do KSeF) w formie wydruku papierowego albo drogą elektroniczną poprzez zapisanie formatu XML do innej formy pliku, np. PDF – w zależności od preferencji nabywcy.

W takich sytuacjach dokument również musi być oznaczony kodem umożliwiającym:

·dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur,

·weryfikację danych na niej zawartych, oraz

·zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

Tym samym, lista przesłanek, które zdaniem Wnioskodawcy muszą zostać spełnione w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych udostępnianych Klientom będącym podmiotami zagranicznymi, będzie zbieżna w przypadkach przekazania faktury w trakcie awarii, niedostępności KSeF lub trybu offline wszystkim Klientom akceptującym dokumenty w formacie X.

Zdaniem Spółki, wskazane w części B argumenty przemawiające za uznaniem Wizualizacji w formie dokumentu w formacie X za fakturę ustrukturyzowaną prawidłowo udostępnioną poza Krajowym Systemem e-Faktur znajdą zastosowanie również we wskazanych powyżej przypadkach.

Podsumowując, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska, zgodnie z którym w stanie prawnym po 1 lipca 2024 r. opisane w zdarzeniu przyszłym dokumenty w formacie X (Wizualizacje), zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, opatrzone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych w niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, spełnią warunki opisane w:

·art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT w związku z art. 106gb ust. 4 – w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF Klientowi, który nie jest ustawowo zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub innego użycia faktury poza KSeF,

·art. 106nf ust. 2 i ust. 3 w związku z art. 106nf ust. 1 oraz w związku z art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT – w przypadku udostępnienia faktury Klientowi w sposób inny, niż przy użyciu KSeF w sytuacji awarii, niedostępności KSeF lub gdy Wnioskodawca nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. tryb offline).

Przedstawiając powyższe, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego w złożonym wniosku.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2

W stanie prawnym aktualnym na moment składania wniosku o interpretację (obowiązującym przed 1 lipca 2024 r.) ani regulacje ustawy o VAT, ani przepisy wykonawcze do niej nie określają wzorów faktur/faktur korygujących, lecz jedynie wskazują elementy, które takie dokumenty powinny zawierać. W związku z powyższym, standardową praktyką podatników, akceptowaną przez organy podatkowe jest dołączanie do faktur załączników stanowiących integralną część tych faktur, zawierających uzupełnienie informacji zawartych w fakturach. Rozwiązanie to jest powszechnie stosowane m.in. w przypadku faktur korygujących zbiorczych, które zgodnie z treścią art. 106j ustawy o VAT, muszą odwoływać się do wszystkich (czasem bardzo licznych) faktur pierwotnych. Umieszczenie obligatoryjnej informacji w załączniku do faktury VAT (który jest przekazywany odbiorcy razem z właściwą fakturą) stanowi wypełnienie obowiązku ustawowego (tak np.: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 31 grudnia 2015 r., sygn. IPPP3/4512-831/15 -2/KP).

Zgodnie z założeniami funkcjonowania KSeF, powyższa praktyka nie będzie możliwa w przypadku faktur ustrukturyzowanych. Struktura FA obejmuje bowiem dedykowane pola na wszystkie elementy obligatoryjne wskazane w ustawie o VAT, a sam Krajowy System e-Faktur nie został przystosowany do wysyłki załączników.

Jak oficjalnie przekazało Ministerstwo Finansów: „Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji. Dodatkowe informacje można wpisać w polach DodatkowyOpis, lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF”. (źródło: Pytania i odpowiedzi – KSeF, https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/).

W praktyce gospodarczej można odnotować wiele przykładów transakcji, przy dokumentowaniu których uzupełnienie treści odpowiedniej faktury o dodatkowe dokumenty (np. specyfikacje towarów, protokoły odbioru, pisma przewodnie, szczegółowe kalkulacje wynagrodzenia czy zestawienia wykonanych prac) jest uzasadnione, a nawet wymagane z uwagi na postanowienia umowne pomiędzy stronami transakcji. Takie załączniki mogą w praktyce pełnić różnorodne funkcje, w tym w szczególności informacyjną (rozszerzenie/ objaśnienie danych zawartych na fakturze) oraz dowodową (potwierdzenie faktycznej realizacji dostawy lub usługi dokumentowanej fakturą).

Wątpliwości Wnioskodawcy budzi kwestia, w jaki sposób w stanie prawnym po 1 lipca 2024 r. klasyfikować dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana lecz nieoznaczone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy: dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej.

W ocenie Spółki, takie dokumenty z uwagi, iż będą pozbawione kodu weryfikującego, a więc klucza dostępu z zaszyfrowaną treścią faktury ustrukturyzowanej, nie spełnią jednej z przesłanek przemawiających za uznaniem ich za wizualizacje faktur ustrukturyzowanych prawidłowo udostępnionych poza KSeF.

Wobec powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, konkluzja co do charakteru takich dokumentów powinna zostać wydana wyłącznie w oparciu o analizę funkcji, jakie będą one pełnić dla stron transakcji. Bezsprzecznie, w przytoczonym zdarzeniu przyszłym rolą dokumentów w formacie X niezawierających kodu weryfikującego, ale przekazywanych poza KSeF będzie uzupełnienie i objaśnienie Klientowi (stosującemu wytyczne X, a więc przygotowanemu na odbiór i odczyt takiego dokumentu) zawartości faktury ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF. Tym samym, Spółka nie ma wątpliwości, że przedmiotowe dokumenty będą stanowić załączniki do faktur ustrukturyzowanych.

Należy zaznaczyć, że w takim przypadku bez znaczenia będzie zarówno forma takich załączników ani sposób ich przekazania.

Ponadto, z uwagi na fakt, iż dokumenty te będą załącznikami do faktur ustrukturyzowanych, nie będą spełniały przesłanek pozwalających uznać je za faktury, o których mowa w art. 108 ustawy o VAT.

Przedstawiając powyższe, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego w niniejszym wniosku.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie wskazania:

1)czy dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, opatrzone kodem weryfikującym, spełnią warunki opisane w:

·art. 106gb ust. 5 w związku z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF Klientowi, który nie jest ustawowo zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, lub innego użycia tej faktury poza KSeF,

· art. 106nf ust. 2 i ust. 3 w związku z art. 106nf ust. 1 oraz w związku z art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT – w przypadku udostępnienia faktury Klientowi w sposób inny, niż przy użyciu KSeF w sytuacji awarii, niedostępności KSeF lub gdy Wnioskodawca nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur – tzw. tryb offline,

-jest prawidłowe,

2)czy dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, nieoznaczone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy: dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, można uznać za załączniki do faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF, a nie za faktury o których mowa w art. 108 ustawy o VAT – jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361), zwanej dalej „ustawą”:

Z powołanego przepisu wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wymienione czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

Według art. 2 pkt 1 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 4 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 5 ustawy:

Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 2 pkt 8 ustawy:

Według art. 13 ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

W myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 32a ustawy:

Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy:

Zgodnie z art. 106nc ust. 1 i ust. 3 ustawy:

W myśl art. 106a ustawy:

Według art. 106b ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Stosownie do art. 106j ust. 2 ustawy:

Wskazać należy, że ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-faktur (systemie KSeF).

Zgodnie z art. 106ga ustawy, w brzmieniu, które miało obowiązywać od 1 lipca 2024 r.:

W świetle art. 106gb ustawy, w brzmieniu, które miało obowiązywać od 1 lipca 2024 r.:

Według art. 106na ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106ne ustawy, w brzmieniu, które miało obowiązywać od 1 lipca 2024 r.:

Zgodnie z art. 106nf ust. 1-3 ustawy,w brzmieniu, które miało obowiązywać od 1 lipca 2024 r.:

Stosownie do art. 106ng ustawy, w brzmieniu, które miało obowiązywać od 1 lipca 2024 r.:

Ponadto, według art. 106nh ustawy, w brzmieniu, które miało obowiązywać od 1 lipca 2024 r.:

W myśl art. 106ni ust. 1 ustawy, w brzmieniu, które miało obowiązywać od 1 lipca 2024 r.:

W świetle art. 106m ust. 1a ustawy, w brzmieniu, które miało obowiązywać od 1 lipca 2024 r.:

Wątpliwości Spółki dotyczą kwestii, czy dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, opatrzone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF, lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, spełnią warunki opisane w:

-art. 106gb ust. 5 w związku z art. 106gb ust. 4 ustawy – w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF Klientowi, który nie jest ustawowo zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, lub innego użycia tej faktury poza KSeF,

-art. 106nf ust. 2 i ust. 3 w związku z art. 106nf ust. 1 oraz w związku z art. 106nh ust. 1 ustawy – w przypadku udostępnienia faktury Klientowi w sposób inny, niż przy użyciu KSeF w sytuacji awarii, niedostępności KSeF lub gdy Wnioskodawca nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. tryb offline).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy wskazać, żeprzepisy nie wskazują konkretnego sposobu udostępniania faktury nabywcy, może to być przykładowo przekazanie faktury w postaci papierowej lub np. wysyłka faktury w formacie X.

Podkreślić należy, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych w wizualizacji faktury decyduje jej wystawca. Co istotne, poza danymi znajdującymi się w pliku XML wizualizacja faktury może zawierać także np. informacje biznesowe, które są specyficzne dla danej branży. Istotne jest jednakże, aby informacje ujęte w wizualizacji nie zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Wobec tego, pomiędzy dokumentem XML a wizualizacją faktury nie mogą wystąpić rozbieżności. Wizualizacja ta nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej, bowiem takie działanie mogłoby wprowadzić nabywcę w błąd co do przedmiotu transakcji.

Co istotne, struktura logiczna faktury umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej. W celu ujęcia dodatkowych informacji na fakturze ustrukturyzowanej, można wykorzystać pola „DodatkowyOpis” lub pole „StopkaFaktury”.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy, wystawiając fakturę poza KSeF kontrahentowi, który nie jest zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, wystawca faktury jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury (wizualizacji) kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Wskazać również należy, że w sytuacji awarii lub niedostępności KSeF (zarówno po stronie Ministerstwa Finansów jak i po stronie podatnika), podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy i udostępnia je nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Ponadto, jak wynika wprost z powołanych wyżej przepisów, podatnik jest obowiązany do oznaczenia wizualizacji faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Prawidłowe opatrzenie zwizualizowanej faktury np. w formacie X kodem weryfikującym stanowi potwierdzenie, że wystawca faktury dopełnił obowiązku uwierzytelnienia w KSeF do wystawiania faktur, co daje gwarancje dla nabywcy w zakresie tożsamości dokumentu po wprowadzeniu do KSeF.

Wskazali Państwo, że w przypadku wystawiania faktur klientowi zagranicznemu, który jest wyłączony z obowiązku korzystania z KSeF lub użycia tej faktury poza KSeF oraz w sytuacji awarii lub niedostępności KSeF (zarówno po stronie Ministerstwa Finansów jak i Państwa), zamierzają Państwo wystawiać faktury w formacie X, jako tzw. wizualizacja faktury ustrukturyzowanej. Dokumenty w formacie X stanowiłyby dokumenty odwzorowujące treścią faktury ustrukturyzowane wystawione w formacie XML (tj. w formacie stosowanym dla potrzeb KSeF), w formie czytelnej dla odbiorcy oraz z nim uzgodnionej. Ponadto, każdorazowo na dokumencie w formacie X (wizualizacji faktury) zostanie umieszczony, w specjalnie zaadaptowanym na tę okoliczność polu dokumentu w formacie X, kod weryfikujący.

Podkreślili Państwo również, że mogą zdarzyć się sytuacje, w których dane zamieszczone na dokumencie w formacie X będą różnić się od danych przekazanych do KSeF. Taka sytuacja może co do zasady wynikać z następujących przyczyn:

i. specyfika branży (...) – informacje, które z uwagi na założenia standardu XY znajdą się na dokumencie w formacie X, ale nie będą przesyłane do KSeF należą:

·numer D, czyli wystandaryzowany, dziewięciocyfrowy numer przypisany do danej jednostki gospodarczej,

·informacja o miejscu dostawy,

·skróty określające informacje o „Processing identicator” i „payment instruction”, które można zinterpretować w oparciu o przewodnik dla XY.

ii. niespójności w budowie struktur:

· opis towaru – indywidualne konfiguracje (...) w praktyce mogą występować w wielu wariantach, w związku z czym Grupa Wnioskodawcy wypracowała system oznaczania tego typu personalizacji poprzez stosowanie trzyznakowych symboli/kodów (składających się z liter i cyfr). Każdy kod odpowiada konkretnej opcji/charakterystyce (...).

Informacje przekazywane w opisany powyżej sposób nie zmieniają klasyfikacji statystycznej sprzedawanych towarów ani ceny towarów (która została określona na wcześniejszym etapie transakcji). W związku z tym, na etapie wystawiania faktury nie mają one wpływu na podatkowe ujęcie danej dostawy. Jednocześnie, takie dane są wymagane przy komunikacji pomiędzy podmiotami gospodarczymi stosującymi standardy X.

Zamierzają Państwo przekazywać do KSeF w polu dedykowanym struktury FA jedynie podstawowy opis towaru, a szczegółowe kody/symbole poszczególnych spersonalizowanych elementów wyposażenia będą ujmowane na fakturze ustrukturyzowanej w węźle „DodatkowyOpis”.

·prezentacja danych korygowanych – do KSeF będą przesyłane dane korygowane prezentowane poprzez różnicę wartości (per saldo), a na dokumentach w formacie X podana zostanie wartość przed korektą i po korekcie, w schemacie „było – winno być”.

·kwoty podatku VAT w PLN – dokumenty w formacie X zakładają prezentację kwoty podatku VAT w walucie polskiej jedynie jako podsumowania (kwoty VAT w PLN łącznie), natomiast na fakturach ustrukturyzowanych przesyłanych do KSeF będą prezentowane również kwoty VAT w poszczególnych wierszach (pozycjach) dokumentu.

·format numeru dostawcy – numer dostawcy będzie prezentowany na dokumentach w formacie X z cyframi 0, natomiast na fakturach ustrukturyzowanych zamiast 0 znajdzie się litera „K”.

Z opisu sprawy wynika, że we wszystkich opisywanych powyżej przypadkach różnice pomiędzy informacjami przekazanymi do Krajowego Systemu e-Faktur a danymi zawartymi na Wizualizacji, będą wynikać wyłącznie ze specyfiki działalności w branży (...), tj. z obowiązku stosowania się przez Spółkę do wytycznych X.

Dodatkowe dane zawarte na wizualizacji faktury, jak te wskazane we wniosku (tj. numer D, informacja o miejscu dostawy, czy skróty określające informacje specyficzne dla branży (...), które można zinterpretować w oparciu o przewodnik XY) nie wydają się zaburzać czytelności wizualizowanego dokumentu (wskazali Państwo we wniosku, że taki nabywca z branży (...) będzie posiadał wiedzę i narzędzie, aby otrzymane dane odpowiednio odczytać, zinterpretować i przeprocesować). Ponadto – jak Państwo stwierdzili w opisie sprawy – w tych sytuacjach nie wystąpią sprzeczności w treści dokumentów przekazywanych do KSeF oraz do X.

Odnośnie natomiast innego sposobu prezentacji danych na dokumencie X niż w KSeF (który wynika z różnic w budowie struktur dokumentu X oraz struktury FA), wskazali Państwo, że odrębna forma prezentacji danych na fakturach XML oraz na dokumentach X wynika z założeń XY, ale nie powoduje to sprzeczności pomiędzy treścią dokumentów przekazywanych do KSeF oraz wizualizowanych w postaci dokumentów X. Wskazali Państwo również, że kody/symbole poszczególnych spersonalizowanych elementów wyposażenia (...) będą ujmowane na fakturze ustrukturyzowanej w węźle „DodatkowyOpis”, a w polu dedykowanym struktury FA będzie ujmowany jedynie podstawowy opis towaru. Ponadto, zgodnie z Państwa twierdzeniem informacje te nie zmieniają klasyfikacji statystycznej sprzedawanych towarów ani ceny towarów (która została określona na wcześniejszym etapie transakcji).

Należy ponownie zaznaczyć, że w kontekście wizualizacji faktury ustrukturyzowanej istotne jest, aby informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzyły w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Przekazywany przez Państwa plik w formacie X, musi odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku xml. Na wizualizacji umieszczane powinny być dane, które pozostają spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego systemu e-Faktur. Wizualizacja powinna także zawierać te elementy, które zawierałyby faktury wystawione przy użyciu KSeF, tj. dane na wizualizacji faktury powinny odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w systemie w KSeF w pliku xml. Warto podkreślić, że w przekazywanej nabywcy fakturze w stosunku do zawartości wystawionej w KSeF faktury (pliku xml) nie mogą wystąpić sprzeczności. Wizualizacja e-faktury nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej. Takie działanie mogłoby wprowadzić w błąd co do przedmiotu transakcji. Ponadto zwizualizowana faktura może zawierać dodatkowe elementy, o których mowa we wniosku, mając na uwadze czytelność dokumentu.

Należy także podkreślić, że jak wynika wprost z:

-art. 106gb ust. 5 ustawy – w przypadku wystawienia fakturyklientowi zagranicznemu, który jest wyłączony z obowiązku korzystania z KSeF,

-art. 106nf ust. 3 – w przypadku wystawienia faktury w trakcie awarii KSeF,

-art. 106nh ust. 4 – w przypadku wystawienia faktury w trakcie niedostępności KSeF,

podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy należy wskazać, że w analizowanej sprawie, skoro nie występują sprzeczności pomiędzy zawartością przekazywanej nabywcy wizualizacji faktury a zawartością wystawionej w KSeF faktury w formacie XML oraz jeżeli informacje zawarte w wizualizacji nie będą zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu, to udostępniane nabywcom dokumenty w formacie X stanowić będą wizualizację faktur przesyłanych do KSeF.

Ponadto, jak Państwo wskazali, każdorazowo na wizualizacji faktury zostanie zamieszczony kod weryfikujący wskazany w art. 106gb ust. 5 lub art. 106nf ust. 3 ustawy, tj. umożliwiający:

-dostęp do faktury ustrukturyzowanej,

-weryfikację danych zawartych na fakturze ustrukturyzowanej, oraz

-w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiający zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej.

Należy zatem stwierdzić, że:

-dokumenty w formacie X,

-zawierające wskazany we wniosku szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące opisane we wniosku dane w sposób inny, niż struktura FA,

-opatrzone kodem weryfikującym QR,

-dostarczone nabywcom w sposób z nimi uzgodniony (tj. poprzez kanały komunikacji pomiędzy systemami Spółki i Klientów, dostosowane do obsługi dokumentów według standardów XY),

stanowiąc wizualizacje faktur wystawionych w formacie XML, będą pozwalały uznać, że dojdzie do prawidłowego udostępnienia faktury w formacie XML poza KSeF. Jak bowiem wskazał Wnioskodawca, dokumenty w formacie X stanowiłyby dokumenty odwzorowujące treścią faktury ustrukturyzowane wystawione w formacie XML (tj. w formacie stosowanym dla potrzeb KSeF), w formie czytelnej dla odbiorcy oraz z nim uzgodnionej.

Tym samym, jeżeli wymienione przez Państwa we wniosku dodatkowe elementy oprócz tych przewidzianych w art. 106e ustawy, nie zaburzają czytelności faktury i nie powodują sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną, to dojdzie do prawidłowego udostępnienia faktury w formacie XML poza KSeF. Ponadto wskazane przez Państwa różnice w budowie faktury ustrukturyzowanej i w wizualizacji faktury w formacie X, nie powodują sprzeczności w treści tych dokumentów.

W konsekwencji, dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, opatrzone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, spełnią warunki opisane w:

-art. 106gb ust. 5 w związku z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF Klientowi, który nie jest ustawowo zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, lub innego użycia tej faktury poza KSeF,

-art. 106nf ust. 2 i ust. 3 w związku z art. 106nf ust. 1 oraz w związku z art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT – w przypadku udostępnienia faktury Klientowi w sposób inny, niż przy użyciu KSeF w sytuacji awarii, niedostępności KSeF lub gdy Wnioskodawca nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. tryb offline).

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również wskazania, czy dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, nieoznaczone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy: dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, można uznać za załączniki do faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF, a nie za faktury o których mowa w art. 108 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 108 ustawy:

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa.

Należy w tym miejscu podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług, czy też otrzymania zaliczki, co oznacza, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy nie wskazuje ona zaistniałego zdarzenia gospodarczego. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.

Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy w pierwszej kolejności wskazać, że nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Istnieje natomiast możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji. Dodatkowe informacje można wpisać w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub ewentualnie w stopce faktury. Dodatkowe informacje np. w postaci załączników mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.

Z okoliczności sprawy wynika, że zamierzają Państwo poprzez wystawienie dokumentu w formacie X, nie zawierającego kodu weryfikującego, przekazać swoim Klientom (stosującym wytyczne X) załącznik do faktury ustrukturyzowanej, stanowiący uzupełnienie i objaśnienie temu Klientowi zawartości faktury ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF. Z wniosku wynika, że dokument w formacie X (który nie będzie oznaczony kodem weryfikującym) – jak Państwo wskazują – zawiera wszystkie elementy obowiązkowe, o których mowa w art. 106e ustawy. Nie może zatem zostać uznany za załącznik do faktury ustrukturyzowanej udostępniony nabywcy poza KSeF.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika również, że dokumenty w formacie X stanowią fakturę w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, a tym samym nie wydaje się zasadne, aby mogły one zostać uznane za formę załącznika do faktury ustrukturyzowanej. Nie wydaje się ponadto celowe przekazywanie dodatkowych informacji do faktury ustrukturyzowanej poprzez wystawienie dokumentu zawierającego wszystkie elementy faktury z art. 106 ustawy, aby uzupełnić/objaśnić Klientowi zawartość wystawionej faktury ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF. Tym bardziej, że – jak Państwo wskazali – rozszerzenie danych na dokumencie X w stosunku do dokumentów wystawionych w KSeF następuje jedynie o takie elementy, jak numer D, informacja o miejscu dostawy oraz skróty określające informacje o „Processing identicator” i „payment instruction”. Ponadto (według podanych przez Państwa informacji) różnice w sposobie prezentacji wybranych danych na dokumencie X są niewielkie, a szczegółowe kody/symbole poszczególnych spersonalizowanych elementów wyposażenia będą ujmowane na fakturze ustrukturyzowanej w węźle „DodatkowyOpis”.

Zatem, skoro dokumenty X stanowią fakturę w rozumieniu przepisów ustawy (zawierają wszystkie jej elementy), to mogą one zostać uznane za fakturę wystawioną w trybie art. 108 ustawy o VAT (weryfikacji w tym zakresie może jednakże dokonać właściwy organ podatkowy w drodze postepowania dowodowego).

Okoliczność, że nie będą oznaczone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy: dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, nie zmienia faktu, że dokument ten stanowi fakturę. Z opisu sprawy wynika bowiem, że dokument X zawiera wszystkie elementy obowiązkowe wskazane w art. 106e lub art. 106j ustawy, a zatem również kwotę podatku. Tym samym, dokument wystawiony w formacie X, pomimo iż nie zawiera kodu weryfikującego, stanowi fakturę a nie załącznik do faktury ustrukturyzowanej wystawionej w systemie KSeF.

W konsekwencji, dokumenty w formacie X, zawierające szerszy zakres danych niż faktura ustrukturyzowana i/lub prezentujące pewne dane w sposób inny, niż struktura FA, nieoznaczone kodem weryfikującym umożliwiającym odbiorcy: dostęp do faktury ustrukturyzowanej, weryfikację danych na niej zawartych oraz – w przypadku faktur wystawionych w trakcie niedostępności lub awarii KSeF lub w tzw. trybie offline – umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej, nie można uznać za załączniki do faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF. Dokumenty te zatem mogą stanowić faktury o których mowa w art. 108 ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przepisów wprowadzonych ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598).

Interpretacja została wydana w oparciu o przepisy w brzmieniu aktualnym na dzień jej wydania i traci ważność w przypadku ich zmiany/uchylenia.

Tutejszy organ wskazuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytań) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy oraz we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone. Dodatkowo, wskazać należy, że wskazane przez Państwa we własnym stanowisku w zakresie pytania oznaczonego nr 1 kwestie dotyczące:

- potwierdzenia, czy kod weryfikujący zamieszczony na opisanych w zdarzeniu przyszłym wizualizacjach, stanowiących dokumenty w formacie X będzie spełniał warunki wskazane w art. 106gb ust. 5 ustawy oraz

-potwierdzenia, czyrozszerzenia danych na wizualizacji w formacie X, jak i różne sposoby prezentacji pewnych danych, nie wprowadzą odbiorcy takiej wizualizacji w błąd;

nie podlegają ocenie ze strony organu interpretacyjnego.

Podkreślić również należy, że wydana interpretacja odnosi się wyłącznie do tych elementów stanowiących rozszerzenie danych w dokumencie Xoraz będących inną formą prezentacji danych (w stosunku do dokumentu znajdującego się w KSeF), które zostały wprost wskazane we wniosku.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (stanu faktycznego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).