Jak ustalić moment powstania obowiązku podatkowego i stawkę VAT przy refakturowaniu mediów

Przedsiębiorcy zawierający umowy najmu nieruchomości z reguły przenoszą faktyczne koszty mediów związanych z użytkowanymi lokalami na najemców. Przyjęcie opłat zryczałtowanych, niezależnych od faktycznego zużycia poszczególnych rodzajów mediów, stosowane jest zdecydowanie rzadziej. Pojawiają się wówczas wątpliwości, jak rozliczyć tego typu czynność. Czy koszt zużytych mediów należy uznać za część usługi najmu i opodatkować według zasad dla niej właściwych, czy też rozliczać je odrębnie, przenosząc na najemcę w formie tzw. refakturowania. Zastosowanie właściwej metody może mieć duże znaczenie dla prawidłowego opodatkowania VAT.

Zawarcie umowy najmu nieruchomości każdorazowo wymaga określenia zasad, na jakich najemca będzie ponosił koszty dostarczanych mediów, takich jak przykładowo: energia elektryczna, energia cieplna, gaz ziemny, woda i odprowadzenie ścieków, czy też koszty wywozu odpadów. Zasadniczo strony umowy mają tutaj trzy podstawowe możliwości:

1. rozliczanie mediów samodzielnie przez najemcę, na podstawie umów zawieranych bezpośrednio z dostawcami poszczególnych rodzajów mediów,

2. rozliczanie mediów według opłat zryczałtowanych, niezależnych od ich faktycznego zużycia,

3. przenoszenie kosztów mediów przez wynajmującego na najemcę według ich faktycznego zużycia (tzw. refakturowanie).

Wybór formy rozliczania kosztów dostawy mediów ma istotne znaczenie zarówno dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego w podatku do towarów i usług, jak i zastosowania właściwej stawki VAT. 

1.Najemca zawiera umowę z dostawcą mediów

W pierwszym przypadku, kiedy to najemca zawiera samodzielnie umowy z dostawcami poszczególnych rodzajów mediów, ich rozliczanie odbywa się niezależnie od zawartej umowy najmu i w zasadzie pozostaje poza zainteresowaniem wynajmującego. Koszty mediów nie będą bowiem fakturowane na wynajmującego, lecz bezpośrednio na korzystającego z nieruchomości, który powinien uiszczać wynikające z tego tytułu stosowne opłaty. Wystawiając faktury obejmujące świadczoną usługę, wynajmujący nie uwzględni w nich tym samym żadnych opłat za media. Faktury będą dokumentowały wyłącznie czynsz najmu.