Podatek u źródła - kto i kiedy musi stosować przepisy

Obowiązki związane z podatkiem u źródła (WHT – witholding tax) należą do skomplikowanych procedur podatkowych. Polski podmiot nabywający usługi od podmiotu zagranicznego w praktyce zawsze powinien przeanalizować, czy transakcja wywołuje obowiązki w WHT, a jeśli tak, to w jakim zakresie. Szczególne zasady poboru podatku mają miejsce w sytuacji, gdy kwota należności dla jednego podatnika przekracza 2 mln złotych.

Zobacz również: Stawki podatku "u źródła" wynikające z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania >>>

Specyfika podatku u źródła związana jest ze szczególnym trybem jego rozliczenia. Podatnikiem jest bowiem podmiot zagraniczny (osoba prawna lub fizyczna), ale obowiązki związane z rozliczeniem tego podatku w Polsce spoczywają na polskim podmiocie, który wypłaca świadczenie będące przychodem zagranicznego podmiotu. To na płatniku ciążą obowiązki związane z prawidłowym naliczeniem, pobraniem, odprowadzeniem do urzędu i udokumentowaniem podatku u źródła. To zaś wymaga skrupulatności i odpowiedniego postępowania zależnie od tego, czy podatnikiem jest osoba prawna czy fizyczna, czego dotyczy wypłata oraz jaka jest suma wypłat dokonanych przez danego płatnika na rzecz tego samego podatnika zagranicznego.

Polskie przepisy ustaw o podatkach dochodowych nakazują pobór podatku od dochodów (przychodów) uzyskiwanych przez nierezydentów na terytorium Polski (art. 21 i 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 29 i 30a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Kiedy wystąpi obowiązek pobrania podatku u źródła

1. wypłacana należność stanowi przychód uzyskany na terytorium Polski,
2. przychód ten należy do wymienionych w art. 21 ust. 1 i art. 22 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 29 ust. 1 i art. 30a ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT,
3. należność ta wypłacana jest nierezydentowi, tj. osobie fizycznej niemającej miejsca zamieszkania na terytorium Polski albo podatnikowi podatku dochodowego od osób prawnych niemającemu na terytorium Polski siedziby lub zarządu,
4. należność jest wypłacana przez polską osobę prawną (np. przez spółkę z o.o.), jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej (np. przez spółkę jawną) albo przez będącą przedsiębiorcą osobę fizyczną,
5. pobrania podatku nie wyłącza zawarta z państwem nierezydenta umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, a jeżeli umowa taka wyłącza pobranie podatku u źródła – o ile nierezydent udokumentuje posiadanie miejsca zamieszkania albo siedziby dla celów podatkowych w tym państwie za pomocą certyfikatu rezydencji,
6. nie ma zastosowania zwolnienie od podatku dochodowego (w szczególności zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 3 lub art. 22 ust. 4 ustawy o CIT).

Ustawy o podatku dochodowym wymieniają katalogi przychodów, które uważa się za uzyskiwane na terytorium Polski przez nierezydentów.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT)są to:

• przychody uzyskiwane przez nierezydentów w szczególności z tytułu: odsetek, praw autorskich i praw pokrewnych, opłat za świadczone usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej, sportowej, doradczej, księgowej, a także z tytułu niektórych opłat za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej,
• uzyskiwane zarówno przez rezydentów jak i nierezydentów, przychody z tytułu dywidend oraz innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, które mają siedzibę lub zarząd w Polsce.

W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) są to:

• uzyskiwane przez nierezydentów dochody z żeglugi morskiej, żeglugi śródlądowej i transportu lotniczego, dywidendy i inne dochody z udziału w zyskach osób prawnych, odsetki, należności licencyjne, dochód z wykonywania wolnych zawodów, wynagrodzenie dyrektorów, dochód z działalności artystycznej lub sportowej, dochód z emerytury lub renty i innych podobnych świadczeń.

Obowiązek poboru podatku ciąży na podmiotach, które dokonują wypłat należności wskazanych w art. 21 ustawy o CIT. Można wówczas uwzględnić przepisy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i zgodnie z tymi regulacjami pobrać podatek w stawce niższej niż wskazana w ustawie lub nie pobrać go wcale (o ile tak przewiduje umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania). Jednak zastosowanie przepisów tych umów obwarowane jest warunkiem posiadania certyfikatu rezydencji oraz dochowania należytej staranności.

Jeżeli chodzi o dochód z pracy wykonywanej przez osoby fizyczne na terytorium Polski, to oczywistym jest, że źródłem takiego dochodu jest Polska, nawet jeśli wynagrodzenie za tę pracę wypłacane jest z innego państwa. Podobnie jest z dochodami z nieruchomości znajdujących się na terytorium Polski.

Jednak regulacje prawne zaliczają do dochodów (przychodów) uzyskiwanych na terytorium kraju również należności wypłacane przez polski podmiot niezależnie od miejsca zawarcia umowy i wykonania świadczenia.

Wypłata należności powyżej 2 mln złotych

Generalna zasada dotycząca podatku u źródła nakazuje stosowanie polskich przepisów z uwzględnieniem przepisów umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Tym samym, jeśli zgodnie z UPO dochód/przychód nie podlega opodatkowaniu w Polsce, to po uzyskaniu przez płatnika certyfikatu rezydencji podatek w Polsce nie zostanie pobrany (lub pobrany w stawce, którą przewiduje umowa UPO).

Szczególne zasady poboru podatku mają miejsce w sytuacji gdy kwota należności dla jednego podatnika przekracza 2 mln złotych. 

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy dokonują na rzecz podmiotów powiązanych wypłat poniższych należności, tj.:

• z odsetek, z praw autorskich lub praw pokrewnych, z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również ze sprzedaży tych praw, z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego, za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu, urządzenia handlowego lub naukowego, za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how),

• z tytułu przychodów z dywidend oraz innych przychodów (dochodów) z tytułu udziału w zyskach osób prawnych mających siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

– są obowiązani po przekroczeniu 2 mln zł w roku podatkowym jako płatnicy pobierać w dniu dokonania wypłaty zryczałtowany podatek dochodowy od tych wypłat od nadwyżki ponad kwotę 2 mln zł.

Mechanizm pay & refund ma zastosowanie wyłącznie do transakcji z podmiotami powiązanymi.