Czy pracodawca może ukarać pracownika za odmowę użycia prywatnego telefonu do celów służbowych
PROBLEM
Pracodawca wdraża nowy system weryfikacji haseł do e-kiosku obsługującego kadrowe wnioski pracownicze. Weryfikacja hasła odbywa się przez specjalną aplikację ściąganą na telefon. Jednak nie każdy pracownik posiada telefon służbowy. Kilku pracowników odmówiło użytkowania aplikacji, jeśli nie dostaną telefonów służbowych. Czy pracownik może nie wykonać polecenia służbowego użytkowania dedykowanej do obsługi kadr aplikacji, tłumacząc, że nie zgadza się na zainstalowanie służbowej aplikacji na prywatnym telefonie? Czy możemy zastosować wobec tego pracownika karę porządkową upomnienia?
RADA
Nie. Pracodawca nie może ukarać pracownika karą porządkową upomnienia ani żadną inną za odmowę logowania przez prywatny telefon do e-kiosku obsługującego wnioski kadrowe. Pracownik nie ma obowiązku używania prywatnego sprzętu do celów służbowych. To pracodawca ma obowiązek wyposażyć go we wszelkie niezbędne narzędzia.
UZASADNIENIE
Obecnie wiele wniosków i oświadczeń pracownik może złożyć pracodawcy nie tylko w postaci papierowej (tj. z własnoręcznym podpisem), ale również w postaci elektronicznej. Pracodawcy mogą także prowadzić i przechowywać całą dokumentację pracowniczą (tj. dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników) w postaci papierowej lub elektronicznej, według swojego swobodnego wyboru.
Pracownik chce skorzystać z elastycznej organizacji pracy. W związku z tym korzysta ze swojego prawa złożenia wniosku w postaci elektronicznej, wymagającej zalogowania się na komputerze służbowym do systemu kadrowo-płacowego za pomocą loginu, którym jest e-mail służbowy, i hasła ustanowionego przez pracownika. Następnie niezbędne jest wypełnienie odpowiedniego formularza, który należy zapisać i wysłać za pośrednictwem tego systemu. Pracodawca, udzielając pracownikowi odpowiedzi, także korzysta z analogicznego formularza w tym systemie. Z formularza można też wygenerować wydruk tej odpowiedzi w formacie PDF. Powiadomienie o tym, że w systemie pracodawca zamieścił odpowiedź na wniosek, jest przesyłane także na służbowy adres e-mail pracownika. Taka praktyka jest prawidłowa.
Pracodawca ma swobodę wyboru, czy będzie przesyłał pracownikowi określone informacje w postaci papierowej czy elektronicznej. Jeżeli pracodawca zamierza przekazywać pewne informacje w postaci elektronicznej, to powinien dostarczyć pracownikom urządzenia, za pomocą których będą oni mogli odbierać od niego informacje przekazywane w takiej postaci. Pracownik co do zasady również ma swobodę wyboru, czy chce złożyć wniosek lub oświadczenie w postaci papierowej czy elektronicznej.
Pracodawca, który chce komunikować się z pracownikami w sposób elektroniczny, powinien dostarczyć zatrudnionym niezbędne do tego urządzenia.
Wewnętrzne regulacje dopuszczające obsługę kadrową w postaci elektronicznej. Pracodawca może wprowadzić wewnętrzne regulacje przewidujące składanie określonych wniosków i oświadczeń przez pracowników w postaci elektronicznej, pod warunkiem że zapewni pracownikowi techniczną możliwość składania wniosków w takiej postaci, w tym urządzenia do tego służące. Jeżeli pracodawca zamierza umożliwić pracownikom składanie wniosków i oświadczeń w postaci elektronicznej, w elektronicznym systemie kadrowym, to także na nim spoczywa obowiązek zapewnienia wszystkim pracownikom całkowicie bezkosztowego dostępu do tego systemu. Jeżeli zatem dla zalogowania się do takiego systemu bądź jego użytkowania konieczne jest używanie aplikacji telefonicznej, to pracodawca musi zapewnić pracownikom także telefon służbowy do tego celu bądź umożliwić im korzystanie z systemu kadrowego lub składanie wniosków kadrowych w inny sposób – by nie byli pokrzywdzeni w stosunku do innych pracowników, którzy posiadają służbowe telefony.
Pracodawca postanowił wdrożyć w zakładzie pracy e-kioski pracownicze, za pomocą których pracownicy będą załatwiali wszelkie sprawy kadrowe oraz rezerwowali biurka do pracy w biurze, obsługiwali wnioski zfśs i programy benefitowe, a także za jego pośrednictwem otrzymywali wszelkie informacje i ogłoszenia pracodawcy. Logowanie do systemu odbywa się za pomocą hasła jednorazowego, które przychodzi SMS-em na telefon. W związku z tym każdy z pracowników otrzymał telefon służbowy, a laptopy pracownicy dostali już wcześniej. Po przekazaniu każdemu pracownikowi telefonu służbowego pracodawca wpisał do regulaminu pracy obowiązek korzystania z e-kiosku i zasadę ogłaszania regulacji wewnątrzzakładowych przez e-kiosk, a niekorzystanie z e-kiosku zdefiniował jako naruszenie porządku pracy, za które zostanie nałożona kara upomnienia lub nagany. Tę zmianę regulaminu pracodawca ogłosił 4 kwietnia 2024 r. zarówno w sposób dotychczas przyjęty w zakładzie pracy na tablicach ogłoszeń, jak i przez e-kiosk. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe, a nowe regulacje weszły w życie w zakładzie pracy od 18 kwietnia 2024 r.
Pracownik nie ma obowiązku posiadania prywatnego telefonu ani komputera, a jeżeli nawet go ma – nie ma obowiązku używania go do celów służbowych, w tym instalowania na nim jakichkolwiek aplikacji na polecenie pracodawcy. Takiego obowiązku dla pracownika nie przewiduje żaden powszechnie obowiązujący przepis prawa. Nie jest również dopuszczalne nałożenie na pracownika takiego obowiązku przepisami wewnątrzzakładowymi, np. postanowieniami regulaminu pracy. Z przepisów wynika bowiem, że postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 Kodeksu pracy). Także postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy (art. 18 § 1 Kodeksu pracy).
Niemożność zastosowania kary porządkowej przy odmowie używania prywatnego sprzętu elektronicznego. Pracodawca nie może też wydać pracownikowi polecenia służbowego używania prywatnych urządzeń do celów służbowych. Należy bowiem podkreślić, że polecenia służbowe muszą, zgodnie z art. 100 § 1 Kodeksu pracy:
dotyczyć pracy,
nie być sprzeczne z przepisami prawa,
nie być sprzeczne z umową o pracę.
Pracodawca nie może wyciągnąć żadnych konsekwencji dyscyplinarnych wobec pracownika za niewykonanie polecenia służbowego, które nie wypełnia tych przesłanek, np. jest niezgodne z prawem.
Pracodawca nie może wydać pracownikowi polecenia służbowego używania prywatnych urządzeń elektronicznych do celów służbowych.
Nie można również uznać, że pracownik, który posiada prywatny telefon, ale nie chce go używać do celów służbowych, narusza zasady współżycia społecznego. Obowiązek zapewnienia pracownikowi wszystkich niezbędnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, spoczywa bowiem na pracodawcy. Pracodawca nie ma prawa przerzucać tego obowiązku na pracownika, nie może też żądać, aby pracownik wykorzystywał jakikolwiek swój prywatny sprzęt na potrzeby pracodawcy, i tym samym przerzucać na pracownika części kosztów swojej działalności, w ramach której zatrudnia pracowników.
Zatem w sytuacji gdy pracownik odmawia korzystania z prywatnego telefonu, pracodawca nie ma prawa nie tylko wyciągania konsekwencji wobec pracownika, ale nawet nie ma prawa wydać mu takiego polecenia służbowego.
Pracownik może natomiast użyć prywatnego telefonu dobrowolnie, z własnej woli, jeżeli odpowiada to jego interesom. Nie oznacza to jednak, że musi on używać takiego telefonu również w tych przypadkach, w których oczekuje tego od niego pracodawca.
Pracownik wysłał pracodawcy kilkukrotnie z prywatnego telefonu wniosek o urlop na żądanie i o urlop okolicznościowy, w ten sam sposób informował również o spóźnieniach do pracy. Obecnie pracodawca w związku z wprowadzeniem nowego elektronicznego systemu kadrowego oczekuje, że pracownik będzie używał swojego telefonu do weryfikacji hasła. Pracownik nie wyraża jednak na to zgody i odmawia zainstalowania aplikacji na swoim telefonie. Ma do tego prawo. Nie ma znaczenia, że wcześniej dobrowolnie korzystał z prywatnego telefonu do kontaktów z pracodawcą.
art. 9 § 2, art. 18 § 1, art. 29 § 3, art. 100 § 1, art. 1731 § 4, art. 1881 § 1 i 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465
Bożena Lenart
specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki
POTRZEBUJESZ POMOCY?