Interpretacja indywidualna z dnia 7 marca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP4-2.4012.13.2024.3.WH

Nie przysługuje Państwu w ogóle prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia opisanych we wniosku artykułów spożywczych zużytych w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego. Zużycie zakupionych przez Państwa artykułów spożywczych na potrzeby spotkań wewnętrznych Zarządu lub pracowników, spotkań z kontrahentami, w których udział biorą zarząd lub pracownicy oraz na potrzeby udostępnienia pracownikom w ogólnodostępnych miejscach nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy. W konsekwencji nie są Państwo zobowiązani do rozliczenia podatku należnego z tytułu zużycia zakupionych artykułów spożywczych.

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 stycznia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 grudnia 2023 r., o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie opodatkowania zużycia artykułów spożywczych na potrzeby pracowników i gości oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup ww. artykułów. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 28 lutego 2024 r. (wpływ 28 lutego 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A. S.A. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest polską spółką kapitałową, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca prowadzi (…). Dodatkowo prowadzi również działalność w zakresie produkcji (…) oraz magazynowania i przechowywania towarów.

Spółka funkcjonuje jako przedsiębiorstwo wielooddziałowe, w skład którego wchodzi 8 nowoczesnych zakładów produkcyjnych, posiadających w swojej strukturze szereg komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za procesy produkcji, magazynowania, sprzedaży i zakupu. W zakresie swojej działalności Spółka dokonuje sprzedaży produktów poprzez własne Centra Dystrybucji oraz poprzez sieć sklepów firmowych w ramach spółki zależnej „B. Sp. z o.o.”.

A. S.A. w ramach prowadzonej działalności jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT w Polsce, w tym dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych w VAT. A. S.A. zatrudnia szereg pracowników na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie. Realizując politykę firmy w zakresie zapewnienia pracownikom warunków pracy oraz przyjmowania gości zewnętrznych w odpowiednich warunkach, Spółka umożliwia pracownikom i gościom korzystanie z ogólnodostępnego zaplecza socjalnego, gdzie kawa i herbata jest standardem. Pomieszczenia socjalne wyposażone są w lodówki, ekspresy do kawy, czajniki elektryczne oraz mikrofalówki. W celu doposażenia pomieszczeń socjalnych spółka nabywa produkty spożywcze, obejmujące w szczególności takie produkty jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko (ewentualnie okazjonalnie słodycze i inne przekąski) wraz z artykułami higienicznymi służącymi do zachowania odpowiednich warunków czystości pomieszczeń socjalnych takich jak: papierowe ręczniki, płyn do mycia naczyń, oraz pozostałe środki czystości również w zakresie konserwacji ekspresów do kawy.

Produkty spożywcze są wykorzystywane (używane) w Spółce w następujących okolicznościach:

1)spotkania wewnętrzne Zarządu lub pracowników Spółki;

2)spotkania Zarządu lub pracowników Spółki z kontrahentami (osoby trzecie);

3)na potrzeby osobiste pracowników poprzez swobodny dostęp pracowników do produktów wyłącznie w godzinach pracy (pracownicy nie są uprawnieni do wynoszenia produktów spożywczych poza miejsce wykonywania pracy).

Spółka nie prowadzi ewidencji, z której wynikać ma, który pracownik, w jakich okolicznościach skorzystał z artykułów spożywczych opisanych w stanie faktycznym.

Zakupione wyposażenie pomieszczeń socjalnych oraz kupowane artykuły spożywcze i higieniczne przeznaczone są na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej oraz służą poprawie warunków pracy.

Produkty spożywcze nabywane przez Spółkę nie są wystawne, okazałe czy luksusowe. Standardem na rynku jest udostępnianie tego rodzaju benefitów swoim kontrahentom, pracownikom czy współpracownikom, a Spółka stara się od niego nie odbiegać. Możliwość spożycia w ciągu dnia pracy artykułów spożywczych wpływa pozytywnie na atmosferę w biurach, a tym samym ma realny wpływ na poprawę efektywności personelu. Wskazane powyżej zakupy wiążą się bezpośrednio z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą i powodują niewątpliwie korzyści o charakterze ekonomicznym.

Wydatki na nabycie ww. towarów są pośrednio związane ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług w ramach prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej. Zatem Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących poniesione wydatki. Jednocześnie zużycie przez pracowników i gości ww. produktów nie podlega opodatkowaniu zgodnie z art. 7 ust. 2 lub art. 8 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: Ustawa o VAT).

Zapytanie Spółki sformułowane w niniejszym Wniosku wynika z potrzeby uaktualnienia wydanej 2 czerwca 2017 r. interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o sygnaturze 0114-KDIP4.4012.146.2017.1.KR co do prawidłowości rozpoznania obowiązków w zakresie opodatkowania zużycia artykułów spożywczych na potrzeby pracowników i kontrahentów oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup ww. produktów.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

Zapewnienie podstawowych napojów dla pracowników w godzinach pracy wynika z przepisów wykonawczych do kodeksu pracy (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy - § 112).

Zgodnie z § 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca jest zobowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia (czyli wolną od mikroorganizmów chorobotwórczych i pasożytów w liczbie stanowiącej potencjalne zagrożenie dla zdrowia ludzkiego) lub inne napoje: kawa i herbata (cukier i mleko jako element napoju). Woda lub inne napoje muszą zostać stale i nieodpłatnie zapewnione przez pracodawcę niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy oraz pory roku. Natomiast przy wyższych temperaturach otoczenia zapotrzebowanie na wodę będzie zwiększone, a pracodawca nie może pracownikowi limitować zużycia wody. W zakresie zapewnienia drobnego poczęstunku podczas dłuższych narad, szkoleń, spotkań wewnętrznych czy spotkań z zaproszonymi kontrahentami, gośćmi wynika z potrzeby zwiększenia komfortu i efektywności pracy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Spółka od wielu lat jest liderem wśród pracodawców przyciągając w swoje szeregi wielu wyspecjalizowanych pracowników z całego kraju. Kultura organizacyjna Spółki jest ukierunkowana na utrzymanie kluczowych pracowników oraz pozyskiwanie kolejnych, z ważną z punktu widzenia Spółki, wiedzą branżową. Realizując założenia bycia atrakcyjnym pracodawcą oraz założenia posiadania wyspecjalizowanej kadry, Spółka oprócz podstawowego wynagrodzenia, które jest głównym aspektem decydującym o wyborze miejsca pracy, tworzy również unikalne, lokalne schematy i formy świadczeń pozafinansowych w postaci oferowania dodatkowych benefitów pozapłacowych (pakiety medyczne, pakiety sportowe i inne). Z badań wynika, że benefity pozapłacowe oraz będące dodatkiem do pensji często są przeważającym argumentem z punktu widzenia podjęcia decyzji pracownika o zmianie pracy lub pozostania u obecnego pracodawcy, jednocześnie budując ich długoletnią lojalność względem Spółki. Spółka kładzie ogromny nacisk przy doborze benefitów w taki sposób aby przede wszystkim trafiać w potrzeby pracowników, a dodatkowo stosować różnego rodzaju rozwiązania przy ich proponowaniu.

Spółka A. S.A. chcąc sprostać oczekiwaniom przyszłych i obecnych pracowników, a jednocześnie nie odbiegać od standardów przyjętych na rynku pracy zapewnia swojej załodze dostęp napoi w trakcie wykonywania swoich zadań.

Powołane rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy określa obowiązki pracodawcy m.in. w zakresie zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów. Należy wskazać, że ustawodawca nie sprecyzował, jakiego rodzaju mają to być napoje, pozostawiając decyzję w gestii pracodawcy, pod warunkiem że woda i inne napoje będą dostępne w ilościach zaspokajających potrzeby pracowników. W tym miejscu na podkreślenie zasługuje fakt, iż udostępniane napoje są napojami bezalkoholowymi, dodatkowo są produktami o niewielkiej wartości (szczególnie do rozmiarów działalności Wnioskodawcy), dostępne w ogólnodostępnych miejscach w siedzibie Spółki, z zastrzeżeniem iż Spółka nie prowadzi szczegółowej ewidencji i weryfikacji kto i w jakiej ilości z nich korzysta. Pracownicy mogą korzystać napojów w dowolnym momencie w trakcie wykonywania zadań co sprawia, że każdy może swobodnie wykonywać zlecone mu zadania a wspólne spożywanie napoi sprzyja integracji, wymianie pomysłów oraz kreowaniu nowych rozwiązań. W efekcie ponoszone wydatki mają na celu utrwalenie współpracy, co przy bardzo wysokiej rotacji pracowników w branży, pozwala na utrzymanie kluczowych pracowników, od których kompetencji i zaangażowania uzależniona jest pozycja Spółki na rynku, a co za tym idzie Pracownicy Ci mają realny wpływ na osiągane korzyści w postaci wypracowanego wyniku finansowego Spółki.

Spółka nie prowadzi ewidencji, z której wynikać ma dokładne przyporządkowanie jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana na potrzeby udostępnienia pracownikom w ogólnodostępnych miejscach oraz jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana w trakcie spotkań wewnętrznych Zarządu lub pracowników, spotkań z kontrahentami, w których udział biorą zarząd lub pracownicy.

Wydatki na zakup napojów są ponoszone z przeznaczeniem na zaspokojenie potrzeb Pracowników, w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, w trakcie narad wewnętrznych, celem podwyższenia wydajności oraz zapewnienia przyjaznych warunków pracy, natomiast czasami szczególnie w trakcie poszczególnych projektów biznesowych czy szkoleniowych zdarzają się sytuacje, że zakupione artykuły spożywcze mogą być traktowane jako poczęstunek w trakcie spotkań biznesowych z obecnymi lub potencjalnymi kontrahentami czy firmami wdrażającymi dany projekt; co jest powszechną praktyką stosowaną przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą.

Udostępnienie wymienionych we wniosku artykułów spożywczych w trakcie spotkań wewnętrznych Zarządu lub pracowników Spółki, spotkań z kontrahentami, w których udział bierze zarząd lub pracownicy jest dla Spółki ogólnie przyjętym standardem, a ponadto wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań co ma realny wpływ na ich wynik. Niewątpliwie poprawiają one atmosferę organizowanych spotkań, zwiększają ich efektywność i wpływają na uzyskiwane przychody. Poprawa jakości współpracy przekłada się w późniejszym etapie uzyskanie korzyści o charakterze ekonomicznym. Udostępnianie podczas spotkań wskazanych w opisie stanu faktycznego artykułów spożywczych ma wpływ na zabezpieczenie źródła przychodu oraz służy prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej. Spółka chcąc przyciągnąć, jak również utrzymać wyspecjalizowaną kadrę (nie tylko kierowniczą) jest ukierunkowana na zapewnienie oraz utrzymanie na oczekiwanym poziomie wysokiej kultury organizacyjnej, której założenia przekładają się na zapewnieniu nie tylko odpowiedniego wynagrodzenia zasadniczego ale również na oferowaniu różnego rodzaju benefitów pozapłacowych. Z przeprowadzonych badań wśród pracowników okazuje się, iż przeważającym argumentem z punktu widzenia zmiany pracy są właśnie oferowane składniki pozapłacowe m.in. dostęp do świadczeń medycznych, zapewnienie drobnych przekąsek czy różnego rodzaju napojów, karty sportowe, które to mają bezpośredni wpływ na zacieśnianie więzi międzyludzkich, budowanie lojalności wobec Spółki a co za tym idzie zwiększaniu wyników Spółki czy budowaniu przyjaznego wizerunku Spółki poprzez umocnienie jej marki nie tylko w aspekcie lokalnym ale również na rynku globalnym.

W kontekście pytania „W jaki sposób udostępnienie wymienionych we wniosku artykułów spożywczych w trakcie spotkań wewnętrznych (…) służy prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej odpowiedź Spółki jest jednoznaczna i prosta. Naukowo udowodniono iż efektywność w pracy zależy od dobrego samopoczucia pracowników, również nie od dziś wiadomo że wypoczęty i zadowolony pracownik to efektywny pracownik. Istnieje wiele sposobów na zwiększenie efektywności wydajności pracowników, a co ważniejsze utrzymanie kadry będącej w posiadaniu tak ważnej wiedzy branżowej.

W tym celu Przedsiębiorcy zapewniają takie warunki pracy aby pracownik mógł w trakcie pracy chwilę odpocząć, zrelaksować się i ze zdwojoną siłą wrócić do swoich obowiązków służbowych. W zasadzie od organizacji zależy jakie benefity są proponowane np. organizowanie „owocowych piątków”, organizowanie imprez integracyjnych, zapewnienia pokojów do odpoczynku, zapewnienia ekspresu do kawy czy dostępność drobnych przekąsek.

W przypadku poczęstunku dla kontrahentów czy zewnętrznych firm realizujących projekty biznesowe czy szkoleniowe podanie kawy czy herbaty nie świadczy specjalnie o wystawności czy okazałości Wnioskodawcy, wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy jest w tym przypadku znikomy, chodzi raczej o spełnienia podstawowych standardów spotkań biznesowych.

Dostęp do napojów w siedzibie Spółki ma bezpośredni wpływ na prowadzoną działalność gospodarczą Spółki poprzez zwiększenie wydajności pracowników co ma bezpośrednie przełożenie na osiąganie przez Spółkę lepszych wyników finansowych, a zapewnienie drobnego poczęstunku w trakcie spotkania z kontrahentami czy zewnętrznymi firmami realizującymi projekty biznesowe czy szkoleniowe bezpośrednio przekłada się na realny wpływ na podejmowane decyzje o nawiązaniu współpracy czy rozszerzeniu jej dotychczasowego zakresu, a co za tym idzie dalszego rozwoju działalności Wnioskodawcy przy jednoczesnym osiąganiu wyższych zysków.

Pytanie

Czy od zakupu artykułów spożywczych opisanych w stanie faktycznym Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz czy nie ma obowiązku naliczania podatku VAT należnego w oparciu o art. 7 ust. 2 lub art. 8 ust. 2 ustawy VAT z tytułu zużycia niniejszych artykułów spożywczych na potrzeby pracowników i gości bez możliwości identyfikacji ilości zużytych produktów przez daną osobę?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają m.in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie natomiast z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Ogólna reguła odliczenia VAT jest zawarta w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tą regulacją w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Warunkiem odliczenia jest zakup dokonany przez podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, który nabywa towary i usługi oraz wykorzystuje je do działalności dającej prawo od odliczenia, czyli do sprzedaży opodatkowanej.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego dokonują Państwo zakupu towarów spożywczych i środków czystości dostępnych zarówno dla pracowników, jak i współpracowników oraz kontrahentów w częściach wspólnych zarówno w trakcie spotkań, jak i poza nimi, przy czym dostęp do tych produktów jest nieograniczony i niekontrolowany przez nikogo.

Państwa zdaniem wyżej wskazane towary (artykuły spożywcze oraz środki czystości) wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych, a zatem przysługuje Państwu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W kontekście przedstawionego opisu sprawy Państwa zdaniem zużywanie nabywanych artykułów spożywczych nie nosi znamion zużycia na cele osobiste czy prywatne. W przypadku pracowników udostępnione artykuły nie służą celom prywatnym, zatem nie można w opisanym stanie faktycznym uznać za czynności podlegające opodatkowaniu w myśl art. 7 ust. 2 pkt. 1 lub art. 8 ust. 2 Ustawy o VAT.

Zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

W tak uzasadnionym stanie faktycznym, zasadne jest Państwa zdaniem stanowisko w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z tytułu faktur dokumentujących nabycie produktów spożywczych i środków czystości dla pracowników Spółki przeznaczonych do zużycia przez kontrahentów, gości oraz przez pracowników Spółki ze względu na fakt, iż poniesione wydatki służą Spółce do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Reasumując, w przedstawionym stanie faktycznym są Państwo uprawnieni na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT do obniżenia kwoty podatku należnego, o kwotę podatku naliczonego w związku z nabyciem artykułów spożywczych oraz środków czystości wylistowanych w opisie stanu faktycznego na rzecz pracowników, współpracowników oraz kontrahentów, które dostępne w sposób nieograniczony w częściach wspólnych, ponieważ związane są z wykonywaniem przez Spółkę czynności opodatkowanych. Natomiast zużycie artykułów spożywczych czy środków czystości nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w oparciu o art. 7 ust. 2 pkt. 1 art. 8 ust. 2 Ustawy o VAT, gdyż służą polepszeniu efektywności pracy, a nie celom osobistym pracowników.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”,

opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy,

przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 6 ustawy,

towarami są rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Stosownie do art. 7 ust. 2 ustawy,

przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Stosownie do treści art. 8 ust. 1 ustawy,

przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1)przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2)zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3)świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Natomiast zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy,

za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

1) użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych;

2) nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Z uwagi na powyższe regulacje należy wskazać, że co do zasady, opodatkowaniu podatkiem VAT podlega odpłatna dostawa towarów (przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel), a także wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia (w szczególności darowizny), pod warunkiem, że podatnikowi przysługiwało przy ich nabyciu, imporcie lub wytworzeniu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy:

w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)nabycia towarów i usług,

b)dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego, jako integralna część systemu VAT, w zasadzie nie może być ograniczane ani pod względem czasu, ani też pod względem zakresu przedmiotowego. Nie jest to bowiem wyjątkowy przywilej podatnika, lecz jego fundamentalne prawo. Możność wykonania tego prawa powinna być zapewniona niezwłocznie i względem wszystkich kwot podatku, które zostały pobrane (naliczone) od transakcji związanych z zakupami.

Ustawa ustanawia zasadę tzw. niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego. Zasada ta wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego nie musi czekać aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej.

Istotna jest intencja nabycia - jeśli dany towar (usługa) ma służyć wykonywaniu czynności opodatkowanych wówczas, po spełnieniu wymienionych w art. 86 ustawy wymogów formalnych, odliczenie jest prawnie dozwolone, oczywiście jeżeli nie wyłączają go inne przepisy ustawy lub aktów wykonawczych.

Wystarczającym zatem jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towaru lub usługi, przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej oraz planowanej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakup ten dokonany został w celu jego wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej. Ta warunkowość realizacji określonego w art. 86 ust. 1 ustawy prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony powoduje, że nieziszczenie się warunku pozytywnego jakim jest wykorzystanie towaru lub usługi do realizacji czynności opodatkowanej podatnika, np. gdy okaże się, że zmieniono przeznaczenie towaru (usługi) i został on ostatecznie wykorzystany do czynności zwolnionych od VAT lub niepodlegających VAT – spowoduje konieczność weryfikacji uprzedniego odliczenia podatku naliczonego.

Biorąc pod uwagę, że prawo do odliczenia powinno być realizowane natychmiast po powstaniu podatku naliczonego, decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży (towary handlowe) lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług będących przedmiotem dostawy. Bezpośrednio wiążą się więc z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast o pośrednim związku nabywanych towarów i usług z działalnością przedsiębiorcy można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa - mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganym przez podatnika obrotem opodatkowanym. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez podmiot obrotu. Najczęściej do wydatków mających pośredni wpływ na wykonywanie czynności opodatkowanych zalicza się koszty reprezentacji i reklamy, wydatki związane z udziałem w targach, konferencjach, koszty doradztwa podatkowego itp.

Podkreślić należy, iż ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności są Państwo zarejestrowani jako czynny podatnik VAT w Polsce, w tym dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych w VAT. Realizując politykę firmy w zakresie zapewnienia pracownikom warunków pracy oraz przyjmowania gości zewnętrznych w odpowiednich warunkach Spółka umożliwia pracownikom i gościom korzystanie z ogólnodostępnego zaplecza socjalnego, gdzie kawa i herbata jest standardem. Pomieszczenia socjalne wyposażone są w lodówki, ekspresy do kawy, czajniki elektryczne oraz mikrofalówki. W celu doposażenia pomieszczeń socjalnych Spółka nabywa produkty spożywcze, obejmujące w szczególności takie produkty jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko (ewentualnie okazjonalnie słodycze i inne przekąski) wraz z artykułami higienicznymi służącymi do zachowania odpowiednich warunków czystości pomieszczeń socjalnych takich jak: papierowe ręczniki, płyn do mycia naczyń, oraz pozostałe środki czystości również w zakresie konserwacji ekspresów do kawy. Wskazali Państwo, że zapewnienie podstawowych napojów dla pracowników w godzinach pracy wynika z przepisów wykonawczych do kodeksu pracy (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy - § 112). Nie prowadzą Państwo ewidencji, z której wynikać ma dokładne przyporządkowanie jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana na potrzeby udostępnienia pracownikom w ogólnodostępnych miejscach oraz jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana w trakcie spotkań wewnętrznych Zarządu lub pracowników, spotkań z kontrahentami, w których udział biorą zarząd lub pracownicy.

Państwa wątpliowści dotyczą tego, czy od zakupu artykułów spożywczych Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy oraz czy nie ma obowiązku naliczania podatku VAT należnego w oparciu o art. 7 ust. 2 lub art. 8 ust. 2 ustawy z tytułu zużycia niniejszych artykułów spożywczych na potrzeby pracowników i gości bez możliwości identyfikacji ilości zużytych produktów przez daną osobę.

Mając zatem na uwadze przedstawione we wniosku okoliczności sprawy stwierdzić należy, że udostępnianie produktów spożywczych obejmujących w szczególności takie produkty jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko (ewentualnie okazjonalnie słodycze i inne przekąski) w trakcie spotkań wewnętrznych Zarządu lub pracowników Spółki oraz w trakcie spotkań Zarządu lub pracowników Spółki z kontrahentami (osobami trzecimi) stanowi nieodpłatne czynności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Zatem, w zakresie, w jakim nabyte a następnie udostępnione na potrzeby wskazanych spotkań produkty spożywcze są wykorzystywane przez Państwa do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia tych produktów.

We wniosku wskazali Państwo, że udostępniają Państwo także produkty spożywcze obejmujące w szczególności takie produkty jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko (ewentualnie okazjonalnie słodycze i inne przekąski) na potrzeby osobiste pracowników poprzez swobodny dostęp pracowników do produktów wyłącznie w godzinach pracy.

Odnosząc się do powyższego wskazać należy, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie definiują pojęcia potrzeb osobistych. Za Słownikiem Języka Polskiego uznać należy, że potrzebami osobistymi są takie potrzeby, które dotyczą danej osoby i które są jej potrzebami prywatnymi, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika czy pełnioną funkcją. Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a zatem potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 11 grudnia 2008 r. w sprawie C-371/07 Danfoss i AstraZeneca zaznaczył, że:

„poza sporem jest, że zwykle do pracownika należy wybór rodzaju, dokładnego czasu lub miejsca spożywania posiłku. Pracodawca w tym zakresie nie interweniuje, ponieważ obowiązkiem pracownika jest jedynie powrót do miejsca pracy o odpowiedniej porze i wykonywanie swoich zwykłych zajęć. (…) Wydawanie posiłków pracownikom ma co do zasady na celu zaspokojenie potrzeb prywatnych i należy do sfery wyboru pracownika, w której pracodawca nie interweniuje. Wynika z tego, że w zwykłych okolicznościach świadczenie usług polegających na nieodpłatnym wydawaniu posiłków pracownikom zaspokaja prywatne potrzeby tych ostatnich w rozumieniu art. 6 ust. 2 szóstej dyrektywy.” (pkt 57 wyroku).

Należy zwrócić uwagę, że konieczność zapewnienia artykułów spożywczych w postaci słodyczy i innych przekąsek pracownikom podczas przerw w pracy nie wynika z żadnych przepisów (np. bhp), jak również (jak to wynika w ww. orzeczenia TSUE) nie jest niezbędne dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, bowiem pracownicy są zobowiązani świadczyć pracę niezależnie od poczęstunku jaki serwuje im z własnej woli pracodawca. To do pracownika należy wybór, czy skorzysta z posiłku oraz ustalenie miejsca i czasu jego spożycia.

Zatem udostępnienie artykułów spożywczych w postaci słodyczy i innych przekąsek w miejscach ogólnodostępnych, np. pomieszczenie socjalne ma na celu zaspokojenie ich potrzeb prywatnych, tym samym nie ma związku z Państwa sprzedażą opodatkowaną.

W konsekwencji skoro wydatki na nabycie artykułów spożywczych w postaci słodyczy i innych przekąsek nie są związane ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem VAT w ramach prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, to nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących poniesione wydatki w zakresie, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Z kolei w odniesieniu do udostępnianych pracownikom produktów takich, jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko wskazać należy, że na podstawie § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650, ze zm.),

pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.

Biorąc pod uwagę przytoczone powyżej uregulowania prawne należy stwierdzić, że udostępnienie przez Państwa pracownikom produktów takich, jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko w opisanej sytuacji, nie jest przekazaniem towarów na cele osobiste pracowników. Konieczność zapewnienia napojów przez Wnioskodawcę swoim pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów powołanego przez Państwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zatem przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów produktów takich, jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko, udostępnianych przez Państwa swoim pracownikom w czasie pracy. Nabywane przez Państwa ww. artykuły spożywcze przeznaczone są bowiem do zużycia w związku z przepisami BHP i mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Jednakże wskazać należy, że skoro w rozpatrywanej sprawie, jak wskazano we wniosku, nie prowadzą Państwo ewidencji, z której wynikać ma dokładne przyporządkowanie jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana na potrzeby udostępnienia pracownikom w ogólnodostępnych miejscach oraz jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana w trakcie spotkań wewnętrznych Zarządu lub pracowników, spotkań z kontrahentami, w których udział biorą zarząd lub pracownicy, to tym samym nie można dokładnie przyporządkować jaka część zakupów będzie wykorzystana do wykonywania czynności opodatkowanych.

W konsekwencji nie przysługuje Państwu w ogóle prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia opisanych we wniosku artykułów spożywczych zużytych w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego.

Odnosząc się natomiast do kwestii opodatkowania podatkiem od towarów i usług zużycia zakupionych artykułów spożywczych w opisanych we wniosku sytuacjach należy wskazać, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega generalnie każde nieodpłatne przekazanie towaru należącego do przedsiębiorstwa, z którym wiąże się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, o ile podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tego towaru lub ich części składowych. Jeżeli natomiast podatnik nie miał prawa do odliczenia podatku naliczonego, to nieodpłatne przekazanie tych towarów pozostaje neutralne podatkowo (podatnik nie musi dokonać ich opodatkowania).

Jak wskazano powyżej, w analizowanym przypadku nie przysługuje Państwu w ogóle prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia opisanych we wniosku artykułów spożywczych.

Zatem w rozpatrywanej sprawie zużycie zakupionych przez Państwa artykułów spożywczych na potrzeby spotkań wewnętrznych Zarządu lub pracowników, spotkań z kontrahentami, w których udział biorą zarząd lub pracownicy oraz na potrzeby udostępnienia pracownikom w ogólnodostępnych miejscach nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy. W konsekwencji nie są Państwo zobowiązani do rozliczenia podatku należnego z tytułu zużycia zakupionych artykułów spożywczych.

Zatem oceniając Państwa stanowisko całościowo należało uznać je za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Należy wskazać, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie kwestie będącą przedmiotem zapytania, tj. opodatkowania zużycia artykułów spożywczych przez pracowników i gości oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup ww. artykułów. Inne kwestie nie objęte pytaniem nie były przedmiotem merytorycznej oceny.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).