Interpretacja indywidualna z dnia 5 lutego 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-3.4010.754.2023.2.ZK

1. Czy w przedstawiona w stanie faktycznym działalność Wnioskodawcy w zakresie rozwoju nowych maszyn do (…) spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”)? 2. Czy wskazane w stanie faktycznym koszty wynagrodzeń pracowników oraz osób współpracujących z wnioskodawcą na podstawie umowy zlecenia wraz ze składkami ZUS sfinansowanymi przez płatnika za czas poświęcony na działalność badawczo-rozwojową, a także koszty materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową mogą, w świetle art. 18d ust. 2 ustawy o CIT, zostać uznane za koszty kwalifikowane? 3. Czy opisany w stanie faktycznym sposób ewidencjonowania kosztów kwalifikowanych spełnia warunki określone w art. 9 ust. 1b ustawy o CIT?

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 grudnia 2023 r., wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia, o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ulgi badawczo-rozwojowej.  

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 31 stycznia 2024 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

I. Informacje ogólne

X spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) z siedzibą w (…) jest spółką utworzoną na podstawie prawa polskiego, posiadającą siedzibę działalności w Polsce i podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Przedmiotem działalności spółki, jest produkcja oraz sprzedaż maszyn do (…) wykorzystywanych w procesach produkcyjnych - tzw. (…). Maszyny te są stosowane do przewijania i rozcinania na rulony wszelkiego typu materiałów elastycznych oraz do cięcia na użytki, tuleje. Dotyczy to również modeli budowanych modułowo z dodatkowymi procesami przetwórczymi. Wszystkie maszyny wyposażane są w oprogramowanie sterujące.

Converting to proces przetwarzania materiałów elastycznych (np. folii, papieru, kompozytów, laminatów, włóknin, aluminium, miedzi, materiałów biodegradowalnych etc.) i nieelastycznych wykorzystywanych przy produkcji opakowań, jak również w branżach technicznych, higienicznych, automotive, itp., obejmujący w szczególności cięcie wzdłużne różnymi technikami, nawijanie na rulony rożnych rodzajów materiałów elastycznych z odpowiednimi parametrami oraz techniki wycinania laserowego, perforowania, druku, inspekcji, w tym w trybie work flow, sztancowania, laminowania, cięcia, wykrajania, itd.

Ponadto, Spółka prowadzi sprzedaż części zamiennych do maszyn do (…) oraz świadczy usługi serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego.

Wśród klientów Spółki, znajdują się podmioty krajowe oraz zagraniczne zlokalizowane na całym świecie. Misja Spółki, która przyświeca jej rozwojowi od początku działalności, brzmi (…). Zgodnie z przyjętą misją i strategią działania, Spółka koncentruje swoją działalność na ciągłym rozwijaniu swoich produktów w bliskiej współpracy z klientami, których potrzeby wyznaczają kierunki tego rozwoju. Przyjęta przez Spółkę strategia jest głównym filarem budowania przewagi konkurencyjnej wśród dostawców maszyn do (...) w skali całego świata.

Produkty Wnioskodawcy budowane są w oparciu o najnowsze dostępne technologie bazując na stale poszerzanej wiedzy, co umożliwia dowolne modyfikacje w zależności od potrzeb użytkownika - w przypadku konstrukcji modułowych jest możliwe wstawienie nowych modułów co pozwala na dodawanie nowych funkcjonalności. Spółka stale opracowuje nowe rozwiązania zgodnie z aktualnymi, globalnymi trendami. Wszystkie rozwiązania są w całości projektowane i produkowane przez Spółkę, włącznie z oprogramowaniem sterującym pracą maszyny.

Koszty ponoszone przez Wnioskodawcę w ramach prowadzonej działalności, w tym w szczególności działalności badawczo-rozwojowej (dalej również: „B+R”) związanej z rozwojem nowych produktów, stanowią koszty uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Spółka nie prowadzi i nie prowadziła działalności w specjalnej strefie ekonomicznej na podstawie zezwolenia ani działalności na podstawie decyzji o wsparciu. Spółka ponosi koszty prac B+R i bierze na siebie ryzyko biznesowe związane z komercjalizacją wyników tych prac. Tym samym Wnioskodawca nie otrzymuje zwrotu kosztów prac B+R w jakiejkolwiek formie. Spółka nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego. Spółka nie prowadzi badań podstawowych. Wnioskodawca nie uzyskuje przychodów z zysków kapitałowych, a gdyby uzyskiwał je w przyszłości, to nie zamierza w stosunku do tych przychodów korzystać z odliczenia w ramach tzw. ulgi badawczo-rozwojowej (art. 18d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych). W razie uzyskania takich przychodów, kwota odliczenia w ramach wskazanej powyżej ulgi nie przekroczy w roku podatkowym kwoty dochodu uzyskanego przez Wnioskodawcę z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych. Spółka posiada status średniego przedsiębiorcy.

II. Opis prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Działalność badawczo-rozwojowa Spółki, polegająca na ciągłym rozwoju produktów, podyktowana jest indywidualnym zapotrzebowaniem klientów na produkty najwyższej jakości i wydajności, w których zastosowane będą nowatorskie rozwiązania funkcjonalne, dostosowane do ich indywidualnych potrzeb.

Wyniki prowadzonej przez spółkę działalności B+R przyczyniają się do pozyskiwania nowych zamówień oraz są głównym źródłem przewagi konkurencyjnej spółki i budowania marki rozpoznawalnej na całym świecie w dynamicznie zmieniającej się branży.

W celu realizacji strategii ciągłego rozwoju produktów, Spółka angażuje odpowiednie zasoby oraz wykorzystuje nabytą wiedzę. W szczególności, zatrudnia na umowy o pracę wykwalifikowany personel, w tym inżynierów i techników, którzy realizują poszczególne przedsięwzięcia w ramach działalności badawczo-rozwojowej.

Działalność B+R odbywa się w trybie projektowym. Do prac nad danym projektem badawczo-rozwojowym angażowane są osoby posiadające odpowiednie wykształcenie, wiedzę i doświadczenie wymagane do efektywnej jego realizacji, pracownicy różnych działów, a także współpracownicy, w zależności od potrzeb. Taka organizacja pracy przekłada się na lepsze rezultaty, większą efektywność, ale również ma uzasadnienie ekonomiczne z uwagi na możliwość elastycznego angażowania pracowników i współpracowników do pracy nad standardowymi maszynami lub nad projektami badawczo rozwojowymi w zależności od potrzeb. Kluczowym zasobem w działalności innowacyjnej Spółki jest zwłaszcza kadra inżynierów automatyków i mechaników. W działalności polegającej na budowie zindywidualizowanych, wysoce zautomatyzowanych i wytrzymałych mechanicznie produktów niezbędna jest bowiem umiejętność projektowania i modelowania w inżynieryjnych programach 3D oraz sprawnego programowania i dopasowywania oprogramowania do konkretnych potrzeb danego klienta.

Oprócz zasobów ludzkich, Wnioskodawca korzysta również z nowoczesnych rozwiązań i narzędzi informatycznych w procesach projektowania, konstruowania, obliczania i wizualizowania maszyn. Spółka stosuje technologię (…).

Biorąc pod uwagę powyższe, w efekcie dotychczasowych prac nad rozwojem produktów w Spółce opracowano wiele innowacyjnych rozwiązań, które znajdują zastosowanie w produkowanych maszynach do (...). Są to efektywnie rozwiązania stanowiące rezultat przeprowadzonych prac badawczo-rozwojowych.

Poniżej znajduje się zestawienie najważniejszych zrealizowanych przez spółkę projektów o charakterze B+R:

1) Unikatowy, inteligentny system (…).

2) Intuicyjny i przyjazny (…).

3) Zautomatyzowana maszyna (…).

4) Zaawansowany zespół (…).

5) Unikatowe, (…).

6) Zintegrowany (…).

7) Unikatowe, (…).

8) Automatyczny zespół (…).

9) Zdalny system (…).

10) Wielofunkcyjna (…).

11) Maszyna (…).

12) Maszyna (…).

13) Opracowanie (…).

Prowadzona działalność Wnioskodawcy, jest nakierowana na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań. Są one stale rozwijane.

Prace opierają się na uzyskanej wiedzy w wyniku działalności oraz nabytych doświadczeniach w wyniku jej prowadzenia. Nawet jeśli jakieś rozwiązanie zostało wcześniej opracowane, ulega ono ciągłym modyfikacjom i dodawaniem funkcjonalności zgodnie z postępem technicznym, wymogami klientów, najnowszymi technologiami bazującymi na (…), normami ekologicznymi, współczesnym wzornictwem i ergonomią pracy, etc. Nie są to okresowe ani rutynowe zmiany.

Wszystkie prowadzone przez spółkę prace w zakresie projektów B+R dotyczą zastosowania unikalnych i innowacyjnych rozwiązań, mających charakter twórczy, cechujących się nowością i innowacyjnością co najmniej w skali spółki, jak również często w skali branży, kraju lub Europy.

Działalność opisana powyżej prowadzona jest przez Spółkę od 2015 r. Decyzja o rozpoczęciu prac nad rozwojem produktu podejmowana jest zwykle w następujących okolicznościach:

1. Rozszerzenie oferty produktowej. Decyzja o wprowadzeniu nowej maszyny do oferty Spółki może nastąpić w związku z ogólnym, powtarzającym się zapotrzebowaniem klientów zgłaszanym m.in. podczas rozmów handlowych, czy też targów branżowych lub w związku z planami Spółki dotyczącymi ekspansji na nowy segment rynku. Produkcja maszyn do (...) dla nowych rodzajów zastosowań wiąże się z (…). W związku z tym, wejście na nowy rynek zawsze wymaga sprawdzenia nowej technologii pod kątem możliwości wdrożenia jej przez Spółkę i zastosowania do stworzenia nowej oferty produktowej oraz podjęcia odpowiednich prac B+R. W przypadku takich prac, Spółka samodzielnie je finansuje, w tym wszystkie koszty budowy prototypu. Jeżeli, prace rozwojowe zakończą się sukcesem, wytworzony prototyp może być używany w spółce w celach demonstracyjnych, jak również może zostać sprzedany.

2. Produkty dedykowane. Podjęcie prac B+R może również nastąpić w związku z otrzymaniem konkretnego zamówienia na maszynę, której konfiguracja przewiduje zastosowanie funkcjonalności niedostępnych w maszynach dotychczas produkowanych przez Spółkę. W tych przypadkach, złożenie zamówienia poprzedzone jest dyskusją z klientem na temat jego oczekiwań (szczegółowe oczekiwania dotyczące funkcjonalności maszyny), a następnie dyskusją wewnątrz spółki w zakresie możliwości wykonania maszyny spełniającej wymagania sprecyzowane przez klienta. W zależności od stopnia skomplikowania oczekiwanych funkcjonalności, na tym etapie mogą być również tworzone wstępne koncepcje projektu. Pozyskanie zamówienia jest zatem w tych przypadkach ściśle uwarunkowane podjęciem prac nad rozwojem produktu w kierunku funkcjonalności oczekiwanych przez klienta. Produkcja prototypu maszyny w odpowiedzi na zamówienie klienta finansowana jest przez tego klienta, a szczegółowe warunki zapłaty ustalane są indywidualnie podczas negocjacji handlowych. Najczęściej płatności rozkładane są na raty płatne przy złożeniu zamówienia, przed wysyłką prototypu oraz ostatnia - po uruchomieniu i testach prototypu u klienta.

Niezależnie od sytuacji, w związku z którą podejmowana jest decyzja o wytworzeniu prototypu (pkt 1 oraz 2 powyżej), realizowany następnie proces projektowania, produkcji i testów wygląda zazwyczaj podobnie i przebiega w następujących etapach:

a. Konsultacje w gronie specjalistów prowadzone w celu określenia szczegółowych koncepcji projektów technicznych, wymagań dotyczących oprogramowania sterującego maszyny oraz organizacji pracy - tak w zakresie doboru osób do projektu (pracowników i/lub współpracowników posiadających kwalifikacje niezbędne do realizacji projektu), jak również w zakresie określenia ram czasowych poszczególnych działań. W przypadku zleceń od klientów pierwsze konsultacje mogą się odbywać się jeszcze podczas rozmów handlowych. Następnie, konsultacje są stałym elementem praktycznie każdego etapu prowadzonych prac, aż do pozytywnych wyników testów maszyny.

b. Projektowanie nowych maszyn, poszczególnych modułów lub dokonywanie zmian w istniejących projektach maszyn (konstrukcja pozwalająca na zastosowanie innowatorskich funkcjonalności). W ramach tego etapu przygotowywana jest również lista części/komponentów mechanicznych, z których ma się składać przyszła prototypowa maszyna. Części mechaniczne wykonywane są przez spółkę lub przez zewnętrznych dostawców, którzy produkują je ściśle według rysunków technicznych przygotowywanych w spółce.

c. Tworzenie nowego oprogramowania lub dokonywanie zmian oprogramowania sterującego maszyn, które po modyfikacjach ma pozwolić na uzyskanie założonych wcześniej nowych funkcjonalności lub lepszych parametrów pracy. W ramach tego etapu przygotowywane są również schematy elektryczne oraz lista części elektrycznych. Części elektryczne zamawiane są od zewnętrznych dostawców według standardowej oferty dostępnej na rynku.

d. Budowa prototypów maszyn, na którą składa się montaż mechaniczny, montaż elektryczny oraz wgranie oprogramowania sterującego.

e. Testy oprogramowania oraz pracy maszyny, w tym ewentualne modyfikacje do momentu uzyskania pozytywnego wyniku testów i osiągnięcia zakładanej funkcjonalności maszyny. Testy odbywają się zasadniczo dwukrotnie - pierwszy raz w siedzibie Spółki, drugi raz w siedzibie klienta. W przypadku testów u klienta odbywają się one przy udziale pracowników Spółki lub osób współpracujących na podstawie umowy zlecenia lub wykonujących działalność gospodarczą. Wówczas ustawiane są parametry maszyny pod oczekiwania klienta związane z materiałem, na którym maszyna ma ostatecznie pracować (…). Następuje ustawianie i zapisywanie w panelu operatorskim komunikującym się z oprogramowaniem sterującym odpowiedniej receptury, dobieranie parametrów.

Jeżeli powyższe czynności przebiegną pomyślnie, maszyna uznawana jest za wykonaną, a projekt badawczo-rozwojowy za zrealizowany. Wskazane powyżej etapy realizacji prac występują w podanej kolejności, jednak etapy te nachodzą na siebie tzn. w tym samym czasie może być realizowany więcej niż jeden etap. Zdarza się również, że po wykonaniu i zakończeniu danego etapu, trzeba do niego wrócić, np. w zakresie projektowania, gdy w czasie montażu lub nawet testów u klienta ujawnią się nowe potrzeby lub okaże się, że dane rozwiązanie można by udoskonalić. Nie ma więc sztywnych przedziałów czasowych dla poszczególnych etapów wykonywania prac badawczo-rozwojowych.

Działalność wnioskodawcy cechuje wysoki stopień innowacyjności oraz zindywidualizowania produktów. Przesądza to o niewielkim znaczeniu produkcji seryjnej. Duża część produkowanych prototypów maszyn zawiera zupełnie nowe, wcześniej nie stosowane rozwiązania. Opracowane prototypy różnią się więc zasadniczo od innych modeli danej maszyny i stanowią one zupełnie nowy produkt. Ze względu na tak znaczące różnice wytworzenie każdej maszyny z zastosowaniem nowego rozwiązania technologicznego jest zawsze budową prototypu nowego rozwiązania i nie można jej traktować jako kolejny egzemplarz czy inną wersję danego modelu maszyny.

W związku z powyższym, produkty wnioskodawcy są najczęściej jednocześnie prototypami i produktami końcowymi gotowymi do wykorzystania komercyjnego. Ani Spółka, ani jej klienci nie chcą zostać obciążeni ekonomicznym ciężarem wyprodukowania odrębnych prototypów i wersji końcowych maszyn. Budowanie prototypów wyłącznie do celów demonstracyjnych i walidacyjnych byłoby zbyt kosztowne. A zatem, w przypadku zleceń na konkretną maszynę, ze względu na takie uzasadnienie ekonomiczne, spółka decyduje się na produkcję prototypów, które docelowo mają być wyrobem końcowym przeznaczonym dla klienta. W przypadku nowych maszyn opracowanych w celu rozszerzenia oferty produktowej Spółka również jest w stanie sprzedać prototyp wykorzystywany w celach demonstracyjnych, jeśli znajdzie się klient zainteresowany jego zakupem (zamiast tworzyć odrębną, kosztowną wersję końcową, tożsamą z prototypem).

III. Materiały i surowce bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

W trakcie prowadzonych prac B+R do budowy prototypów mogą być wykorzystywane różne części i podzespoły, w zależności od oczekiwanej funkcjonalności maszyny. Można je podzielić na następujące główne kategorie:

A. Elementy konstrukcyjne (projektowane przez Spółkę), m.in.:

- nośne płyty główne będące bazą dla wszystkich komponentów,

- rury łączce płyty główne - nogi stanowiące podpory płyt głównych.

B. Mechanizmy funkcyjne, zewnętrzne, m.in.:

- systemy inspekcji bazujące na kamerach wysokich rozdzielczości,

- systemy laserowe lub perforujące,

- systemy prowadzenia wstęgi dające gwarancję stabilności materiału na maszynie,

- systemy czyszczenia wstęgi,

- stroboskopy.

C. Mechanizmy funkcyjne, budowane przez Spółkę, m.in.:

- moduły tnące automatyczne, wspomaganie laserem lub manualne bazujące na różnego typach noży w zależności od przeznaczenia,

- wałki rozprężne, sprzęgłowe lub kony mocujące rolki,

- mechanizmy napędu wstęgi - s/nip,

- stacje wykrawające - rotacyjne i semirotacyjne,

- stoliki do łączenia wstęgi,

- mechanizmy automatyczne odcinające wstęgę,

- mechanizmy automatyczne łączące wstęgę (tapping),

- podnośniki rolek/opuszanie rolek,

- systemy rozładunku w tym mechanizmy spychające i handlingi rozładunkowe,

- systemy odprowadzania ścinka,

- bufory,

- systemy kontroli brakującej etykiety,

- mechanizm (…),

- mechanizm (…).

D. Elementy prowadzenia wstęgi m.in.:

- rolki prowadzące - transportowe,

- pneumatyczny system docisku końca wstęgi,

- rolka dociskowa z płynną regulacją siły.

E. Automatyka, m.in.:

- układy sterowania napędami,

- układy pneumatyki przemysłowej,

- obwody systemu bezpieczeństwa,

- panele sterujące,

- pozostałe podzespoły elektryczne.

Jak wspomniano powyżej, części/komponenty wykorzystywane w budowie prototypów nabywane są od dostawców zewnętrznych lub produkowane na zamówienie Spółki, według jej projektu albo budowane samodzielnie przez Spółkę z części, materiałów, surowców nabywanych od dostawców zewnętrznych.

IV.Personel realizujący prace badawczo-rozwojowe.

Do prac nad projektami badawczo-rozwojowym, angażowane są osoby posiadające odpowiednią wiedzę oraz kompetencje, niezależnie od działu i stanowiska, na którym są zatrudnione oraz formy zatrudnienia - stosunek pracy, umowa zlecenia, świadczenie usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Takie rozwiązanie w zakresie organizacji pracy nad projektami badawczo-rozwojowymi przyczynia się do większej efektywności prowadzonych prac. Jednocześnie - w przypadku braku projektów badawczo-rozwojowych - ułatwia to angażowanie pracowników do produkcji standardowych produktów oraz w sposób elastyczny umożliwia korzystanie z usług świadczonych przez podwykonawców, tzn. tylko kiedy jest taka potrzeba.

Wśród personelu, który bierze udział w projektach badawczo-rozwojowych, wyróżnić należy osoby biorące udział w takich projektach w sposób pośredni oraz bezpośredni. Osoby biorące pośredni udział w pracach badawczo-rozwojowych kierują oraz nadzorują wykonywane prace, prowadzą magazyn, w tym np. wydają materiały/części do produkcji prototypów, zamawiają niezbędne materiały, negocjują warunki zakupu, w szczególności ceny i terminy dostaw. Osoby te, mimo że ich praca jest związana z wytwarzaniem prototypów, nie angażują się bezpośrednio w prowadzone prace badawczo-rozwojowe. W związku z tym, spółka nie zamierza rozpoznawać kosztów pracy tych osób jako kosztów kwalifikowanych.

W działalność B+R bezpośrednio zaangażowane są osoby zatrudnione w szczególności na poniższych stanowiskach:

- asystent techniczny,

- starszy mistrz zakładu,

- technolog-programista maszyn cnc,

- kierownik biura konstrukcyjnego,

- młodszy konstruktor,

- konstruktor,

- automatyk-serwisant,

- projektant układów automatyki,

- specjalista konstruktor układów automatyki i sterowania,

- elektronik-automatyk,

- monter automatyki,

- tokarz,

- tokarz-kontroler jakości,

- frezer,

- frezer wytaczarz,

- ślusarz brygadzista montażu,

- ślusarz-spawacz,

- ślusarz monter,

- ślusarz-lakiernik,

- ślusarz,

- ślusarz-tokarz,

- ślusarz,

- frezer,

- tokarz,

- operator maszyn obróbki skrawaniem.

Osoby bezpośrednio zaangażowane w działalność badawczo-rozwojową niejednokrotnie wykonują także inne czynności, tzn. niezwiązane tą działalnością.

V. Koszty poniesione na działalność badawczo-rozwojową oraz ich ewidencja:

Wnioskodawca prowadzi ewidencję rachunkową, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. W związku z wykonywaną działalnością B+R, Spółka ponosi koszty materiałów i surowców wykorzystywanych bezpośrednio w prowadzonych pracach B+R do budowy prototypów oraz koszty wynagrodzeń osób bezpośrednio zaangażowanych w prace B+R (pracowników oraz współpracowników) wraz ze składkami ZUS płatnika.

1.Koszty materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością B+R oraz ich ewidencja:

Funkcjonujący u Wnioskodawcy sposób rozliczania produkcji oraz ewidencji danych w systemie finansowo-księgowym, zapewnia dostępność danych o kosztach projektów badawczo-rozwojowych. Zgodnie z przyjętymi przez Spółkę zasadami rozliczania produkcji, koszty bezpośrednie, w tym koszty bezpośrednie materiałów, ewidencjonowane są z zachowaniem następujących informacji:

a. Wskazanie numeru projektu maszyny, której budowy dotyczy poniesiony koszt. Każda maszyna w momencie rozpoczęcia prac nad nią otrzymuje swój unikatowy numer projektu (zlecenia produkcyjnego) np. (…). W systemie finansowo-księgowym do każdego zlecenia jest nadawany osobno numer konta księgowego tożsamy z numerem zlecenia. Takie oznaczanie w systemie finansowo-księgowym związane jest z funkcjonującym mechanizmem, który na podstawie numeru projektu nadaje dokumentom automatycznie odpowiedni opis analityczny. Opis analityczny jest z kolei wykorzystywany do automatycznej dekretacji i księgowania dokumentów na podstawie odpowiednio zdefiniowanych schematów księgowych.

b. Określenie rodzaju kosztu zgodnie z obowiązującym w spółce planem kont w zakresie zespołu 4. Każdy zapis zawiera szczegółową informację o rodzaju kosztu, np. (…).

c. Wskazanie, czy poniesiony koszt jest kosztem związanym z konkretnym projektem badawczo-rozwojowym, czy też związany z innym projektem (produkcyjnym). Stanowi to informację o tym, że wydanie materiału do produkcji nastąpiło z bezpośrednim wskazaniem już w dokumencie RW (rozchód wewnętrzny) numeru projektu - koszty bezpośrednie. W systemie finansowo-księgowym dla oznaczenia, czy koszt pozostaje w związku bezpośrednim czy pośrednim z produkowanym prototypem, wykorzystywane są konta zespołu 5 zakładowego planu kont oraz pole opisu analitycznego „MPK” (miejsce powstawania kosztów), w którym wskazywany jest numer „501” dla kosztów bezpośrednich oraz numer „521” dla kosztów pośrednich. Do konta 501 złożona jest analityka z podziałem na:

(i) koszty kwalifikowane i dalszym podziałem na:

- materiały bezpośrednie,

- płace bezpośrednie,

- odchylenia od cen ewidencyjnych półproduktów (ewidencjonowanych wg planowanego kosztu wytworzenia) przekazanych do produkcji;

(ii)koszty niekwalifikowane z dalszym podziałem na:

- materiały bezpośrednie,

- płace bezpośrednie (składki ZUS, FP i GŚP),

- inne koszty bezpośrednie (usługi produkcyjne jak chromowanie, piaskowanie itp.),

- koszty pośrednie produkcji (koszty przypisywane za pomocą kluczy rozliczeniowych),

- koszty delegacji (diet i innych należności za czas podróży służbowej) w odniesieniu do pracowników, którzy są bezpośrednio zaangażowani w działalność B+R.

Do każdego rodzaju kosztów system tworzy konta analityczne z numerem tożsamym z numerem projektu. Opisany powyżej sposób gromadzenia danych w systemie finansowo-księgowym pozwala uzyskać dane o kwocie kosztów dla każdego projektu, w tym w rozbiciu na rodzaj zakwalifikowanego kosztu wraz ze wskazaniem dokumentu, za pomocą którego koszt został zaewidencjonowany. Dane te uzyskiwane są po eksporcie zapisów księgowych na danym koncie do arkusza kalkulacyjnego Excel, które można odpowiednio przefiltrować, tj. wybrać wyłącznie projekty badawczo-rozwojowe, a następnie przypisane do nich koszty bezpośrednie.

Koszty materiałów i surowców bezpośrednich zużytych do budowania prototypów ewidencjonowane są w szczególności na podstawie następujących dokumentów:

- Dokumenty RW, które dokumentują wydanie materiałów/części (w tym półfabrykatów) z magazynu do produkcji. Dokument RW zawiera informację o wszystkich częściach, które są wydawane do produkcji oraz ich wartościach. Wartość materiałów pobierana jest do dokumentów RW automatycznie na podstawie cen materiałów w dokumentach PZ (przyjęcie zewnętrzne) lub w przypadku półfabrykatów - wg cen ewidencyjnych w dokumentach PW (przyjęcie wewnętrzne). W celu określenia rzeczywistego kosztu zużytych półproduktów spółka na koncie (…) ewidencjonuje odchylenie obliczone na podstawie wskaźnika przeciętnego odchyleń dla każdego projektu. Oznacza to, że wartość zużytych półproduktów jest na bieżąco korygowana o obliczone odchylenie od cen ewidencyjnych półfabrykatów zużytych do produkcji.

- Dokumenty PK (polecenie księgowania) zawierające rozliczenie dokumentów k.k. (korekta kosztów). Dokumenty k.k. generowane są automatycznie przez system finansowo-księgowy w sytuacji, gdy po wydaniu materiałów/części do produkcji nastąpi korekta dokumentu PZ. Korekty dokumentów PZ wystawiane są w sytuacji, gdy cena zakupu z faktury jest inna niż określona w dokumencie/dokumentach PZ w momencie dostawy do magazynu. Wtedy system finansowo-księgowy sprawdza, czy materiały, których korekta PZ dotyczy, zostały wydane do produkcji, czy też znajdują się na stanie magazynowym. Jeśli materiały znajdują się na stanie magazynowym, korekta PZ zwiększa lub zmniejsza wartość magazynu. Natomiast, jeżeli materiały zostały już wydane do produkcji, tworzony jest automatycznie dokument k.k. z kwotą korekty kosztów odpowiadającą kwocie korekty dokumentu PZ przypadającą na materiały wydane do produkcji. Dokumenty k.k. nie zawierają informacji o numerze projektu, dlatego przy zamknięciu miesiąca poddawane są analizie w celu ustalenia, jakiego projektu dotyczą. Po analizie dokumenty k.k. księgowane są dokumentem PK ze wskazaniem numerów projektów, rodzaju kosztu.

- faktury zakupu, pod warunkiem, że wynika z nich, że koszt materiałowy dotyczy prototypu będącego rezultatem prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej oraz wskazany został numer projektu, którego dany koszt dotyczy.

W związku z opisanym powyżej systemem rozliczania produkcji oraz ewidencji danych w systemie finansowo-księgowym, Spółka ma możliwość precyzyjnego określenia:

- które projekty stanowiły projekty badawczo-rozwojowe,

- jakie materiały i surowce zostały wykorzystane do budowy prototypów maszyn oraz w jakich ilościach,

- jaki był koszt zużytych materiałów i surowców.

Wnioskodawca zamierza rozpoznawać, jako koszty kwalifikowane, wszystkie koszty materiałów stanowiących koszty bezpośrednio związane z działalnością B+R (tj. Wyprodukowaniem prototypów maszyn zawierających funkcjonalności wcześniej niedostępne), bez względu na przesłanki, które przesądziły o podjęciu decyzji o produkcji tego prototypu - (i) zamówienie od klienta lub (ii) wewnętrzna decyzja spółki w związku z sygnałami zapotrzebowania płynącymi z rynku.

2. Koszty wynagrodzeń personelu realizującego prace B+R oraz ich ewidencja.

Spółka prowadzi ewidencję czasu pracy i czasu usługi poświęcanego na realizację prac badawczo-rozwojowych umożliwiającą wyodrębnienie czasu przeznaczonego na realizację działalności B+R w ogólnym czasie pracownika w danym miesiącu oraz wyodrębnienie czasu przeznaczonego na wykonanie usługi w zakresie działalności B+R w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia w danym miesiącu. Większość kosztów wynagrodzeń w spółce wynika z zawartych umów o pracę, a umowy zlecenia stanowią niewielki procent, tak z punktu widzenia liczby współpracowników (zleceniobiorców), jak i kwoty kosztu w porównaniu do umów o pracę. W pracach badawczo-rozwojowych uczestniczą pracownicy różnych działów. Prowadzą oni szczegółową ewidencję czasu pracy (wypełniają dzienne karty pracy), z podziałem na zlecenia/projekty, która pozwala precyzyjnie określić czas pracy poświęcony na zlecenia/projekty B+R oraz zlecenia/projekty pozostałe. Dzięki temu możliwe jest również precyzyjne określenie kosztów wynagrodzeń dotyczących prac B+R zrealizowanych przez każdego pracownika.

Proces gromadzenia i ewidencjonowania danych w zakresie kosztów wynagrodzeń pracowników obecnie odbywa się w następujący sposób:

- Pracownicy wypełniają dzienne karty pracy, w których odnotowują numery kart prac i numery zleceń oraz czas ich wykonywania podczas roboczodniówki.

- Karty pracy są zatwierdzane przez bezpośredniego przełożonego.

- Karty pracy następnie przekazywane są do działu kadr i płac, po to aby nanieść ewentualną liczbę nadgodzin do systemu kadrowo-płacowego, jednocześnie na bieżąco nanoszone są wszystkie nieobecności.

- W dalszej kolejności karty pracy kieruje się do działu księgowości, gdzie czas poszczególnych pracowników jest ewidencjonowany w programie do zarządzania produkcją „(…)”, na odpowiednie zlecenia.

- Po naniesieniu wszystkich pracowników z programu (…) jest generowane pomocnicze dzienne zestawienie czasu pracy pracowników z podziałem na zlecenia.

- Po zakończonym miesiącu generowane jest miesięczne zestawienie czasu pracy dla danego pracownika, w dziale kadr następuje weryfikacja tego zestawienia z ewidencją kadrową czasu pracy poszczególnych pracowników dla danego miesiąca.

- Karta pracy jest drukowana i opatrzona podpisami: pracownika i osób zatwierdzających.

- W systemie kadrowo-płacowym po zakończonym miesiącu naliczane jest wynagrodzenie za pracę.

- Dokument „listy płac” zostaje zaimportowany z systemu płacowo-kadrowego i zadekretowany na odpowiednie konta księgowe zespołu „2” i „4”. Na podstawie zaimportowanej listy płac w systemie księgowym zostaje wygenerowana nota memoriałowa rozksięgowująca koszty wynagrodzeń na odpowiednie konta zespołu „5” zgodnie z ewidencją czasu pracy na poszczególne projekty. Obok wygenerowanej noty w programie Excel powstaje miesięczny raport zawierający informację o kwotach wynagrodzenia oraz ZUS i czasu pracy danego pracownika w podziale na poszczególne projekty. Podział kosztów wynagrodzeń następuje automatycznie na podstawie wprowadzonej ewidencji czasu pracy. Raport w Excelu ma na celu sprawdzenie prawidłowości księgowania kosztów na poszczególne projekty oraz weryfikację, czy odpowiednie składniki wynagrodzeń zostały prawidłowo rozdzielone na koszty kwalifikowane i niekwalifikowane.

Ewidencja wszystkich składników wynagrodzeń oraz składek ZUS finansowanych przez Spółkę odbywa się na tych samych zasadach, jakie obowiązują przy ewidencji kosztów materiałów, opisanych powyżej. Ewidencja czasu pracy zleceniobiorców odbywa się w taki sam sposób, jak opisany powyżej w odniesieniu do pracowników. Spółka zalicza do kosztów kwalifikowanych w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „koszty kwalifikowane”) poniższe należności wypłacone na rzecz pracowników oraz finansowane przez Spółkę, jako płatnika składki z tytułu tych należności (jeśli występuje obowiązek ich zapłaty) określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych:

a. Wynagrodzenie zasadnicze miesięczne,

b. Wynagrodzenie zasadnicze godzinowe,

c. Dopłata do nadgodzin dobowych (50%),

d. Dopłata do nadgodzin średniotygodniowych (100%),

e. Dodatek mistrzowski,

 f. Abonament medyczny,

g. Pracownicze plany kapitałowe (wpłata finansowana przez spółkę, jako pracodawcę),

h. Ekwiwalent za pranie odzieży,

 i. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop,

 j. Odprawa emerytalna, rentowa,

 k. Dopłata za pracę w nocy,

l. Kilometrówka (ryczałt za korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych),

m. Premia procentowa,

 n. Premia uznaniowa.

Wskazane powyżej należności Spółka zalicza do kosztów kwalifikowanych w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. Wynagrodzenia za wszystkie nieobecności nie są zaliczane do kosztów kwalifikowanych. Spółka zalicza do kosztów kwalifikowanych należności z tytułu umów zleceń, wypłacane na rzecz zleceniobiorców oraz sfinansowane przez Spółkę, jako płatnika, składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu.

Spółka nie zalicza do kosztów kwalifikowanych ponoszonych przez nią poniższych kosztów odnoszących się do pracowników i osób współpracujących na podstawie umowy zlecenia zaangażowanych bezpośrednio w prace B+R:

- wynagrodzenia za czas nieobecności w pracy,

- składek na fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych oraz składek na fundusz pracy,

- diet i innych należności, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „ustawa o PIT”).

3. Dodatkowa ewidencja pomocnicza.

Na podstawie wyżej wymienionych danych źródłowych z systemu kadrowo-płacowego oraz systemu finansowo-księgowego Wnioskodawca dodatkowo prowadzi ewidencję pomocniczą prowadzoną w arkuszu kalkulacyjnym Excel - stricte dla celów potwierdzenia prawidłowości wyliczenia kosztów kwalifikowanych do rozliczenia ulgi na działalność badawczo-rozwojową. W ewidencji zbierane są dane źródłowe na temat wysokości kosztów wynagrodzeń wraz ze składkami ZUS, materiałów, surowców i półfabrykatów, wykorzystanych w tej działalności z podziałem na poszczególne projekty oraz kosztów delegacji i przygotowywana jest kalkulacja kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1, 1a oraz 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ponadto, uzupełnili Państwo opis stanu faktycznego w następujący sposób:

- Poniżej wskazujemy istniejącą wiedzę wykorzystywaną do zrealizowanych i podanych we wniosku przykładowych projektów w ramach opisanej działalności:

1) Projekt: (…). W projekcie wykorzystano wiedzę z zakresu:

1. Termodynamika: Jest to nauka zajmująca się badaniem przepływu energii i jej przekształcania w różnych procesach. (…).

2. Inżynieria energetyczna: (…).

3. Elektrotechnika: (…).

4. Inżynieria maszynowa: (…).

5. Dynamika maszyn: (…).

6. Teoria sprężystości i plastyczności: (…).

2) Projekt: (…). W projekcie wykorzystano wiedze z zakresu:

1. Interakcja (…).

2. Programowanie i oprogramowanie (…).

3. Automatyka przemysłowa: (…).

4. Elektronika przemysłowa: (…).

5. Komunikacja przemysłowa: (…).

6. Bezpieczeństwo (…).

7. Projektowanie graficzne: Umiejętność projektowania graficznego interfejsu użytkownika, w tym odpowiednie używanie kolorów, układów i ikon, aby zapewnić czytelność i intuicyjność. W tym (…) z zachowaniem następujących zasad:

- (…),

- (…),

- (…),

- (…),

- (…),

- (…).

8. Testowanie i ocena użytkownika: (…).

3) Projekt: (…). W projekcie wykorzystano wiedzę z zakresu:

1. Inżynieria maszynowa: (…).

2. Budowa maszyn: (…).

3. Mechanika ogólna: (…)

4. Teoria sprężystości i plastyczności: (…).

5. Automatyka przemysłowa: (…).

6. Inżynieria materiałowa: (…).

7. Inżynieria procesów produkcyjnych: (…).

4) Projekt: (…):

1. Inżynieria maszynowa: (…).

2. Automatyka przemysłowa: (…).

3.Inżynieria materiałowa: (…).

4. Inżynieria procesów produkcyjnych: (…).

5) Projekt: (…). W projekcie wykorzystano wiedzę z zakresu:

1. Inżynieria maszynowa: (…).

2. Automatyka przemysłowa: (…).

3. Inżynieria materiałowa: (…).

4. Inżynieria procesów produkcyjnych: (…).

6) Projekt: (…). W projekcie wykorzystano wiedzę z zakresu:

1. Inżynieria mechaniczna: (…).

2. Automatyka przemysłowa: (…).

3. Inżynieria elektryczna: (…).

4. Inżynieria oprogramowania: (…).

5. Inżynieria materiałowa: (…).

6. Inżynieria procesów produkcyjnych: (…).

7. Technologie druku i obróbki etykiet: (…).

8. Bezpieczeństwo maszyn: (…).

9. Inżynieria systemów: (…).

7) Projekt: (…). W projekcie wykorzystano wiedzę z zakresu:

1. Inżynieria maszynowa: (…).

2. Automatyka przemysłowa: (…).

8) Projekt: (…):

1. Inżynieria maszynowa: (…).

2. Automatyka przemysłowa: (…).

3. Robotyka: (…).

9) Projekt: (…). W projekcie wykorzystano wiedzę z zakresu:

1. Automatyka przemysłowa: (…).

2. Komunikacja przemysłowa: (…).

3. Protokoły komunikacyjne (…).

4. Technologie bezprzewodowe: W przypadku (…).

5. Platformy chmurowe: (…).

6. Bezpieczeństwo IoT: (…).

10) Projekt: (…). W projekcie wykorzystano wiedzę z zakresu:

1. Inżynieria mechaniczna: (…).

2. Automatyka przemysłowa: (…).

3. Inżynieria elektryczna: (…).

4. Inżynieria oprogramowania: (…).

5. Inżynieria materiałowa: (…).

6. Inżynieria procesów produkcyjnych: (…).

7. Technologie druku i obróbki etykiet: (…).

8. Bezpieczeństwo maszyn: (…).

9. Inżynieria systemów: (…).

11) Projekt: (…). W projekcie wykorzystano wiedzę z zakresu:

1. Inżynieria mechaniczna: (…).

2. Automatyka przemysłowa: (…).

3. Inżynieria elektryczna: (…).

4. Technologia napędu: (…).

5. Inżynieria materiałowa: (…).

6. Inżynieria procesów produkcyjnych: (…).

7. Automatyzacja procesów: (…).

8. Bezpieczeństwo maszyn: (…).

9. Inżynieria systemów: (…).

12) Projekt: (…). W projekcie wykorzystano wiedzę z zakresu:

1. Inżynieria mechaniczna: (…).

2. Automatyka przemysłowa: (…).

3.Inżynieria elektryczna: (…).

4. Technologia napędu: (…).

5. Inżynieria materiałowa: (…).

6. Inżynieria procesów produkcyjnych: (…).

7. Automatyzacja procesów: (…).

8. Bezpieczeństwo maszynowe: (…).

9. Inżynieria systemów: (…).

13) Projekt: (…). Oto kilka kluczowych obszarów wiedzy, które są istotne przy projektowaniu takiej maszyny:

1. Inżynieria mechaniczna: (…).

2. Automatyka przemysłowa: (…).

3. Inżynieria elektryczna: (…).

4. Technologia napędu: (…).

5. Inżynieria materiałowa: (…).

6. Inżynieria procesów produkcyjnych: (…).

7. Automatyzacja procesów: (…).

8. Bezpieczeństwo maszynowe: (…).

9. Inżynieria systemów: (...).

Jednocześnie wskazujemy, że opisane powyżej zrealizowane projekty w pkt 1) - 13) podane zostały przykładowo celem bliższego zobrazowania działalności B+R prowadzonej przez Wnioskodawcę. Wszystkie projekty B+R w zakresie rozwoju nowych maszyn (…) realizowane przez Wnioskodawcę bazują na dziedzinach wiedzy przedstawionych powyżej w różnych zakresach w zależności od specyfiki danego projektu.

- Powstaje nowa wiedza z zakresu dziedzin, dyscyplin opisanych w wymienionych projektach w odpowiedzi na pytanie 1, tj.: termodynamika, inżynieria energetyczna, elektrotechnika, inżynieria maszynowa, dynamika maszyn, teoria sprężystości i plastyczności, interakcja człowiek-maszyna (HMI), programowanie i oprogramowanie HMI, automatyka przemysłowa, elektronika przemysłowa, komunikacja przemysłowa, bezpieczeństwo systemów przemysłowych, projektowanie graficzne, testowanie i ocena użytkownika, budowa maszyn, mechanika ogólna, inżynieria materiałowa, inżynieria procesów produkcyjnych, inżynieria mechaniczna, inżynieria elektryczna, inżynieria oprogramowania, technologie druku i obróbki etykiet, bezpieczeństwo maszyn, inżynieria systemów, robotyka, protokoły komunikacyjne IoT, technologie bezprzewodowe, platformy chmurowe, bezpieczeństwo IoT, technologia napędu, automatyzacja procesów.

Ponadto, podczas pracy nad zrealizowanymi i wskazanymi w odpowiedzi nr 1 projektami, a także nad wszystkimi projektami B+R w ramach działalności Wnioskodawcy, w zakresie rozwoju nowych maszyn (…), wykorzystywana jest dotychczas nabyta oraz nowa wiedza z zakresu (…). Jest to wiedza specyficzna dla Spółki (know-how), którą zgromadziła ona w wyniku wielu lat prowadzenia własnych testów, doświadczeń i pracy z różnymi materiałami i wiedza ta - jako nowa wiedza - powstaje w trakcie realizowanych na bieżąco projektów. Dotyczy ona w szczególności parametrów związanych z (…). Nie można tej wiedzy pozyskać w wyniku nauki w jakimkolwiek ośrodku zewnętrznym. Jest ona wykorzystywana do adaptacji rozwiązań z uwzględnieniem podanych przez klientów mikstów materiałów. Najczęściej występujące materiały to mono-folie, laminaty, kompozyty, różnego typu papiery w tym papiery powlekane, folie aluminiowe, etc.

Wiedzę na temat materiałów Spółka musi stale poszerzać i aktualizować, gdyż technologie materiałowe są dziedziną bardzo innowacyjną, a co za tym idzie ciągle dochodzą materiały o nowych parametrach. Jest to związane między innymi z wymogami nowych przepisów w tym przepisów dotyczących recyklingu oraz innowacjami własnymi naszych klientów. Ponadto, materiały nawet o tej samej nazwie, w zależności od wyprodukowanej partii (różni producenci, odmienności w procesie produkcji), mogą mieć inny skład chemiczny, gęstość, podatność na rozciągliwość oraz jakość wykonania, a przez to zachowują się inaczej podczas obróbki na maszynie, co wymaga indywidualnych rozwiązań poprzedzonych stosownymi testami oraz powoduje postawanie nowej wiedzy. Wnioskodawca wskazuje, że prace w ramach działalności B+R prowadzą do wykorzystania istniejącej lub zwiększonej wiedzy do tworzenia nowych zastosowań - w wyniku prowadzonych prac powstają zupełnie nowe produkty: prototypowe maszyny do (…) spełniające indywidualne potrzeby klienta lub posiadające nowe funkcjonalności wyznaczone wewnętrznie przez Spółkę. Co więcej, prace te jednocześnie zwiększają zasób wiedzy Wnioskodawcy, co przekłada się na możliwość dalszego jej wykorzystania do tworzenia kolejnych innowacyjnych produktów; ze względu na globalny zasięg działalności Wnioskodawcy, wypracowane innowacyjne rozwiązania znajdują zastosowanie w działalności gospodarczej klientów na całym świecie. Ponadto, nawet jeśli jakieś rozwiązanie zostało wcześniej opracowane, ulega ono ciągłym modyfikacjom i dodawaniem funkcjonalności zgodnie z postępem technicznym, wymogami klientów, najnowszymi technologiami bazującymi na (…), normami ekologicznymi, współczesnym wzornictwem i ergonomią pracy, etc. Nie są to rutynowe ani okresowe zmiany.

- Unikalne połączenie wiedzy interdyscyplinarnej z różnych dzień inżynierii pozwala na powstanie jednostkowych rozwiązań dla konkretnego produktu niewystępującego w praktyce gospodarczej Wnioskodawcy. Działalność Wnioskodawcy, cechuje wysoki stopień innowacyjności oraz zindywidualizowania produktów. Przesądza to o niewielkim znaczeniu produkcji seryjnej. Duża część produkowanych prototypów maszyn zawiera zupełnie nowe, wcześniej nie stosowane rozwiązania. Opracowane prototypy różnią się więc zasadniczo od innych modeli danej maszyny i stanowią one zupełnie nowy produkt. Ze względu na tak znaczące różnice, wytworzenie każdej maszyny z zastosowaniem nowego rozwiązania technologicznego jest zawsze budową prototypu nowego rozwiązania i nie można jej traktować jako kolejny egzemplarz czy inną wersję danego modelu maszyny. W związku z powyższym, produkty Wnioskodawcy są najczęściej jednocześnie prototypami i produktami końcowymi gotowymi do wykorzystania komercyjnego. Stosowane rozwiązania są nowymi koncepcjami niewystępującymi w praktyce gospodarczej Wnioskodawcy, umożliwiającymi cięcie i nawijanie wszelkiego typu materiałów elastycznych na różne średnice w różnych konfiguracjach rozkroju z odpowiednio dostosowanymi naciągami przy określonej prędkości roboczej. Spółka musi przy tym uwzględnić gęstość i wagę materiału oraz jego parametry dotyczące podatności na rozciąganie, zerwanie, odkształcenie i inne właściwości. Poza tym musi brać pod uwagę wydajność mającą uzasadnienie ekonomiczne, a co za tym idzie zastosowanie dedykowanego stopnia automatyzacji oraz zarządzania danymi generowanymi przez zaprojektowane maszyny, a także powtarzalność cyklów produkcyjnych klienta i trwałość zaproponowanego przez Spółkę rozwiązania. Wszystkie te czynniki razem wzięte powodują unikatowość zastosowanych, koncepcji, narzędzi i rozwiązań w produkowanych przez Wnioskodawcę maszynach w ramach jego działalności B+R.

- Opisana we wniosku, działalność Spółki, podejmowana jest w sposób uporządkowany, zaplanowany, metodyczny, według pewnego systemu, na podstawie przygotowanego harmonogramu prac z przyjęciem określonych celów do osiągnięcia. Prace realizowane są w trybie projektowym, gdzie w szczególności każdy projekt posiada jasno sprecyzowany cel prac, a do jego realizacji przypisane są osoby posiadające odpowiednie kompetencje i wykształcenie; określany jest termin prac. Każdy projekt stanowi odrębne zadanie i ma on jasno określony cel - zaprojektowanie i zbudowanie prototypu maszyny o oczekiwanych funkcjonalnościach, określonych wewnętrznie lub przez klienta. Ponadto, do każdego projektu badawczo-rozwojowego przypisywane są osoby posiadające wykształcenie, wiedzę i doświadczenie niezbędne i odpowiednie do jego przeprowadzenia, również w ramach założonego terminu. Proces projektowania, produkcji i testów wygląda zazwyczaj podobnie i przebiega w następujących etapach:

a. Konsultacje w gronie specjalistów prowadzone w celu określenia szczegółowych koncepcji projektów technicznych, wymagań dotyczących oprogramowania sterującego maszyny oraz organizacji pracy - tak w zakresie doboru osób do projektu (pracowników i/lub współpracowników posiadających kwalifikacje niezbędne do realizacji projektu), jak również w zakresie określenia ram czasowych poszczególnych działań. W przypadku zleceń od klientów pierwsze konsultacje mogą się odbywać się jeszcze podczas rozmów handlowych. Następnie, konsultacje są stałym elementem praktycznie każdego etapu prowadzonych prac, aż do pozytywnych wyników testów maszyny.

b. Projektowanie nowych maszyn, poszczególnych modułów lub dokonywanie zmian w istniejących projektach maszyn (konstrukcja pozwalająca na zastosowanie innowatorskich funkcjonalności). W ramach tego etapu przygotowywana jest również lista części/komponentów mechanicznych, z których ma się składać przyszła prototypowa maszyna. Części mechaniczne wykonywane są przez Spółkę lub przez zewnętrznych dostawców, którzy produkują je ściśle według rysunków technicznych przygotowywanych w Spółce.

c. Tworzenie nowego oprogramowania lub dokonywanie zmian oprogramowania sterującego maszyn, które po modyfikacjach ma pozwolić na uzyskanie założonych wcześniej nowych funkcjonalności lub lepszych parametrów pracy. W ramach tego etapu przygotowywane są również schematy elektryczne oraz lista części elektrycznych. Części elektryczne zamawiane są od zewnętrznych dostawców według standardowej oferty dostępnej na rynku.

d. Budowa prototypów maszyn, na którą składa się montaż mechaniczny, montaż elektryczny oraz wgranie oprogramowania sterującego.

e. Testy oprogramowania oraz pracy maszyny, w tym ewentualne modyfikacje do momentu uzyskania pozytywnego wyniku testów i osiągnięcia zakładanej funkcjonalności maszyny. Testy odbywają się zasadniczo dwukrotnie - pierwszy raz w siedzibie Spółki, drugi raz w siedzibie klienta. W przypadku testów u klienta odbywają się one przy udziale pracowników Spółki lub osób współpracujących na podstawie umowy zlecenia lub wykonujących działalność gospodarczą. Wówczas ustawiane są parametry maszyny pod oczekiwania klienta związane z materiałem, na którym maszyna ma ostatecznie pracować (odpowiednie parametry pod rodzaj przetwarzanego materiału i charakter przetwarzania, np. prędkości, szerokości cięcia, charakterystyki naciągów). Następuje ustawianie i zapisywanie w panelu operatorskim komunikującym się z oprogramowaniem sterującym odpowiedniej receptury, dobieranie parametrów.

Jeżeli powyższe czynności przebiegną pomyślnie maszyna uznawana jest za wykonaną, a projekt badawczo-rozwojowy za zrealizowany. Wskazane powyżej etapy realizacji prac występują w podanej kolejności, jednak etapy te nachodzą na siebie tzn. w tym samym czasie może być realizowany więcej niż jeden etap. Zdarza się również, że po wykonaniu i zakończeniu danego etapu, trzeba do niego wrócić, np. w zakresie projektowania, gdy w czasie montażu lub nawet testów u klienta ujawnią się nowe potrzeby lub okaże się, że dane rozwiązanie można by udoskonalić. Nie ma więc sztywnych przedziałów czasowych dla poszczególnych etapów wykonywania prac badawczo-rozwojowych. Cały proces trwa od 5 miesięcy do ponad 1 roku, w zależności od stopnia skomplikowania projektu.

- Projekty realizowane przez Wnioskodawcę w ramach działalności B+R są podejmowane w kierunku tworzenia nowych rozwiązań i prowadzą do powstania nowych wytworów intelektu. Są one odpowiednio ustalone, o indywidualnym i oryginalnym charakterze. Efektem prac są innowacyjne maszyny do (…) materiałów elastycznych, dzięki którym Spółka może spełniać specyficzne i indywidualne potrzeby swoich klientów. Pracownicy i współpracownicy Spółki podejmują działania o charakterze kreacyjnym, w wyniku których powstaje nowy wytwór intelektu: maszyny o nowych funkcjonalnościach, jakich produkty Spółki dotychczas nie posiadały, w tym również takie, do opracowania których wykorzystano technologie dotychczas u Wnioskodawcy niestosowane. Wytworzone produkty w postaci prototypów stanowią więc oryginalny wytwór twórczej pracy. Projektowanie i produkcja maszyn do (…) dla nowych rodzajów zastosowań wiąże się z koniecznością zaimplementowania różnych, często nowych rodzajów technologii, dotychczas nie wykorzystywanych przez Spółkę - na przykład (…). W związku z tym wejście na nowy rynek zawsze wymaga sprawdzenia nowej technologii pod kątem możliwości wdrożenia jej przez Spółkę i zastosowania do stworzenia nowej oferty produktowej oraz podjęcia odpowiednich prac B+R.

- Koszty wynagrodzeń pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia stanowią należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pytania

1. Czy w przedstawiona w stanie faktycznym działalność Wnioskodawcy w zakresie rozwoju nowych maszyn do (…) spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”)?

2. Czy wskazane w stanie faktycznym koszty wynagrodzeń pracowników oraz osób współpracujących z wnioskodawcą na podstawie umowy zlecenia wraz ze składkami ZUS sfinansowanymi przez płatnika za czas poświęcony na działalność badawczo-rozwojową, a także koszty materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową mogą, w świetle art. 18d ust. 2 ustawy o CIT, zostać uznane za koszty kwalifikowane?

3. Czy opisany w stanie faktycznym sposób ewidencjonowania kosztów kwalifikowanych spełnia warunki określone w art. 9 ust. 1b ustawy o CIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1) Prowadzona przez Spółkę działalność w zakresie rozwoju nowych maszyn do (…) stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT. Działalność badawczo-rozwojowa została zdefiniowana w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, i oznacza działalność twórczą, obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Zgodnie z powyższą definicją, działalność badawczo-rozwojowa to taka aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym, które nie mają odtwórczego charakteru. Jednocześnie, z definicji działalności badawczo-rozwojowej wynika, że musi ona być podejmowana w sposób systematyczny. Najbardziej właściwą definicją systematyczności prowadzenia działalności B+R jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

W interpretacji o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.443.2022.2.JG, z dnia 13 września 2022 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, co następuje: Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej.

Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. Prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Ponadto, zgodnie z art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, taka działalność musi mieć określony cel, tj. powinna być nakierowana na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań. Zdaniem Wnioskodawcy, opisana w stanie faktycznym prowadzona przez niego działalność badawczo-rozwojowa spełnia wszystkie opisane wyżej warunki. Spółka prowadzi działalność badawczo-rozwojową, tzn. działalność, w wyniku której powstają nowe i oryginalne rozwiązania o charakterze unikatowym, które nie mają charakteru odtwórczego.

Rezultatami prac B+R są innowacyjne maszyny do (…), dzięki którym spółka może spełniać specyficzne i indywidualne potrzeby swoich klientów. Pracownicy i współpracownicy Spółki podejmują działania o charakterze kreacyjnym, w wyniku których powstaje nowy wytwór intelektu: maszyny o nowych funkcjonalnościach, jakich produkty Spółki dotychczas nie posiadały, w tym również takie, do opracowania których wykorzystano technologie dotychczas u Wnioskodawcy niestosowane. Wytworzone produkty w postaci prototypów stanowią więc oryginalny wytwór twórczej pracy. Ponadto, jak wskazano w stanie faktycznym, prowadzona przez Wnioskodawcę działalność jest działalnością systematyczną, gdyż opiera się na określonym schemacie działania, jest zaplanowana i uporządkowana. Działalność B+R wnioskodawcy prowadzona jest w trybie projektowym. Każdy projekt stanowi odrębne zadanie i ma on jasno określony cel - zaprojektowanie i zbudowanie prototypu maszyny o oczekiwanych funkcjonalnościach, określonych wewnętrznie lub przez klienta. Ponadto, do każdego projektu badawczo-rozwojowego przypisywane są osoby posiadające wykształcenie, wiedzę i doświadczenie niezbędne i odpowiednie do jego przeprowadzenia, również w ramach założonego terminu. W ramach realizacji projektów Wnioskodawca ma więc możliwość wykorzystania uprzednio wytworzonej lub zdobytej wiedzy (w zakresie projektowania nowych rozwiązań, inżynierii, oprogramowania, etc.) i dalszego zwiększania jej zasobów.

Działalność Wnioskodawcy nakierowana jest zatem na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań. Podsumowując, działalność realizowana przez Wnioskodawcę spełnia przesłanki działalności badawczo-rozwojowej określone w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, ponieważ w szczególności prace te:

- mają charakter twórczy - tzn. są podejmowane w kierunku tworzenia nowych rozwiązań i prowadzą do powstania nowych wytworów intelektu; są one odpowiednio ustalone, o indywidualnym i oryginalnym charakterze; efektem prac są innowacyjne maszyny do (...) materiałów elastycznych;

- są prowadzone w sposób systematyczny - tzn. w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany; prace realizowane są w trybie projektowym, gdzie w szczególności każdy projekt posiada jasno sprecyzowany cel prac, a do jego realizacji przypisane są osoby posiadające odpowiednie kompetencje i wykształcenie; określany jest termin prac;

- prowadzą do wykorzystania istniejącej lub zwiększonej wiedzy do tworzenia nowych zastosowań - w wyniku prowadzonych prac powstają zupełnie nowe produkty: prototypowe maszyny do (…) spełniające indywidualne potrzeby klienta lub posiadające nowe funkcjonalności wyznaczone wewnętrznie przez Spółkę; co więcej, prace te jednocześnie zwiększają zasób wiedzy Wnioskodawcy, co przekłada się na możliwość dalszego jej wykorzystania do tworzenia kolejnych innowacyjnych produktów; ze względu na globalny zasięg działalności wnioskodawcy, wypracowane innowacyjne rozwiązania znajdują zastosowanie w działalności gospodarczej klientów na całym świecie.

W świetle powyższego Wnioskodawca uważa, że jego działalność B+R - szczegółowo wskazana w stanie faktycznym niniejszego wniosku - spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT.

Ad. 2) Poniesione przez Wnioskodawcę koszty wynagrodzeń pracowników oraz osób współpracujących z Wnioskodawcą na podstawie umowy zlecenia wraz ze składkami ZUS sfinansowanymi przez płatnika za czas poświęcony na działalność badawczo-rozwojową, a także koszty materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową mogą, w świetle art. 18d ust. 2 ustawy o CIT, zostać uznane za koszty kwalifikowane.

Zgodnie z przepisami ustawy o CIT, podatnicy mogą odliczyć od podstawy opodatkowania tzw. koszty kwalifikowane dla celów skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 18d ustawy o CIT, jeśli łącznie spełnione będą wskazane tam warunki.

Wnioskodawca spełnia wszystkie dotyczące go warunki, a są one, w jego przypadku, następujące:

1. Podatnik uzyskał przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych.

2. Podatnik prowadził działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT i poniósł jej koszty.

3. Koszty, jakie podatnik poniósł na działalność badawczo-rozwojową, stanowiły dla niego koszty uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o CIT.

4. Koszty, jakie podatnik poniósł na działalność badawczo-rozwojową i odlicza od podstawy opodatkowania, mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym w art. 18d ust. 2 ustawy o CIT.

5. Koszty kwalifikowane, które podatnik odlicza nie zostały mu zwrócone w jakiejkolwiek formie ani nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

6. Podatnik wyodrębnił koszty działalności B+R w ewidencji rachunkowej.

Wnioskodawca wskazuje, że spełnienie pkt 2 i 6 powyższej jest również przedmiotem niniejszego wniosku w odniesieniu odpowiednio do pytania nr 1 i 3. Ponadto, Wnioskodawca zamierza wykazać w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu.

Koszty wynagrodzenia personelu wraz ze składkami ZUS:

Zgodnie z 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, za koszty kwalifikowane uznaje się poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Ponadto, zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1a ustawy o CIT, za koszty kwalifikowane uznaje się również poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o PIT, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu. W związku z tym kwalifikowanymi kosztami wynagrodzeń, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 oraz 1a ustawy o CIT, w przypadku Wnioskodawcy, są koszty wskazane przez niego w opisie stanu faktycznego, jako koszty kwalifikowane.

Z kolei nie mogą zostać uznane za koszty kwalifikowane ponoszone przez Wnioskodawcę poniższe koszty odnoszące się do pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia zaangażowanych bezpośrednio w prace B+R:

- wynagrodzenia za czas nieobecności w pracy,

- składki na fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych oraz składki na fundusz pracy,

- diety i inne należności, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT.

W czasie nieobecności w pracy, pracownik nie wykonywał faktycznie czynności związanych z realizacją działalności badawczo-rozwojowej, a więc wynagrodzenie wypłacone za czas nieobecności nie stanowi kosztu kwalifikowanego. W odniesieniu do możliwości uznania składek na fundusz pracy oraz fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych za koszty kwalifikowane na potrzeby stosowania ulgi badawczo-rozwojowej, należy wskazać, że składkami na ubezpieczenia społeczne, należnymi z tytułów wymienionych art. 12 ust. 1 oraz art. 13 pkt 8 lit a ustawy o PIT, oraz sfinansowanymi przez płatnika, są składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz wypadkowe. Z kolei obowiązek i zasady odprowadzania składek na fundusz pracy nakłada na pracodawców ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, natomiast składki na fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych uregulowane są w ustawie z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy. Zatem, składki te nie zostały uregulowane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, a tylko takie mogą stanowić koszty kwalifikowane, w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT.

Koszty materiałów i surowców: Zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT, za koszty kwalifikowane uznaje się nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Jeżeli chodzi o pojęcie „surowce”, w związku z brakiem definicji przedmiotowego pojęcia na gruncie przepisów podatkowych i rachunkowych, dla celów ustalania zakresu zastosowania ulgi posłużyć należy się znaczeniem pojęcia „surowce” funkcjonującym na gruncie języka powszechnego, gdzie „surowce” to materiały naturalne pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służące do wytwarzania jakichś produktów lub energii (www.sjp.pwn.pl).

Z kolei w zakresie interpretacji pojęcia „materiały”, odwołać należy się do interpretacji przedmiotowego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 tej ustawy, materiały to składniki majątku zużywane na własne potrzeby. Powyższy pogląd znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, w tym m.in. Na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólnoadministracyjnej. Do materiałów zaliczyć można także pewne składniki majątkowe wytwarzane przez jednostkę we własnym zakresie (zazwyczaj w ramach działalności pomocniczej), a także różnego rodzaju odzyski, posiadające wartość użytkową, a pochodzące np. z likwidowanych środków trwałych, inwentarz żywy przeznaczony do uboju, części zamienne, półfabrykaty obcej produkcji, paliwa, opakowania itp. (Walińska Ewa (red.), Bek-Gaik Bogusława, Bojanowski Witold, Czajor Agnieszka, Czajor Przemysław, Gad Jacek, Idzikowska Gabriela, Janicka Anna, Jurewicz Anna, Kalinowski Jacek, Kuczyńska Iga, Mariański Adam, Michalak Marcin, Turzyński Mikołaj, Walińska Anna, Wencel Agnieszka, Wiatr Michał, Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Wolters Kluwer, 2016).

W tym miejscu zauważyć należy, że surowcami i materiałami w znaczeniu przywołanym powyżej mogą być w istocie aktywa bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

W związku z powyższym, Wnioskodawca uznaje za koszty kwalifikowane wydatki związane z nabyciem materiałów, surowców lub półfabrykatów niezbędnych do wyprodukowania prototypów maszyn, wymienione w opisie stanu faktycznego. Należy wskazać, że brak wykorzystania wskazanych materiałów i surowców czyniłby niemożliwym zrealizowanie projektów B+R. Stąd też, zachodzi bezpośredni związek nabycia tych materiałów i surowców z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Stanowisko to również znajduje potwierdzenie w doktrynie, w tym w Komentarzu do art. 18d ustawy o CIT. (K. Gil, A. Obońska, A. Wacławczyk, A. Walter (red), Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz. Wyd. 3, Warszawa 2019): Ustawodawca nie objaśnia przy tym, co należy rozumieć przez bezpośredni związek nabywanych materiałów i surowców z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową, pozostawiając tym samym swobodę podatnikom w zakresie możliwości udowodnienia takiego związku. Zasadne wydaje się przyjęcie, że materiały i surowce nabyte i wykorzystane na potrzeby prowadzonej działalności innowacyjnej (np. do wykonania prototypu) są bezpośrednio z tą działalnością związane.

Jednocześnie to, czy powstałe prototypy będą używane w celach demonstracyjnych w spółce, czy sprzedane klientowi, pozostaje bez znaczenia dla możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów kwalifikowanych. Sposób wykorzystania prototypu, czy fakt otrzymania zapłaty z tytułu jego sprzedaży nie mają żadnego wpływu na spełnianie przez spółkę definicji prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej wskazanej w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, czy też na możliwość skorzystania z ulgi przewidzianej w art. 18d ustawy o CIT. Niezależnie od powyższego, możliwość zaliczenia kosztów wynagrodzenia personelu realizującego prace B+R wraz ze składkami ZUS oraz kosztów materiałów i surowców do kosztów kwalifikowanych w analogicznych stanach faktycznych potwierdzają m.in. następujące interpretacje indywidualne, co powinno stanowić pewne odniesienie w zakresie sposobu interpretacji art. 18d ust. 2 pkt 1, 1a i 2 ustawy o CIT:

- interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 9 kwietnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.24.2020.2.MR,

- interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 13 maja 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.86.2022.2.AN,

- interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 13 września 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.443.2022.2.JG.

Mając na uwadze powyższe, wymienione koszty wynagrodzeń wraz ze składkami ZUS, a także wydatki na nabycie materiałów i surowców wykorzystywanych do produkcji prototypów, będących wytworem działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, należy ujmować jako koszty kwalifikowane dla celów ulgi, o której mowa w art. 18d ustawy o CIT.

Ad. 3) Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Jak już wskazano w opisie stanu faktycznego Wnioskodawca prowadzi ewidencję rachunkową przywołaną w powyższym przepisie. Z kolei jak stanowi z art. 9 ust. 1b ustawy o CIT, podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 18d, są obowiązani w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej. Jednakże w przepisach nie występuje definicja słowa „wyodrębnić”, jak również przepisy nie wskazują w jaki sposób ma następować wyodrębnianie kosztów kwalifikowanych.

Definicja podana w słowniku języka polskiego PWN (www.sjp.pwn.pl), stanowi, że „wyodrębnić” to: wydzielić coś z jakiejś całości. Z powyższego wynika, że ustawodawca przyznał podatnikom pewną autonomię w zakresie wyodrębnienia w ewidencji kosztów działalności B+R przy założeniu, że zostanie osiągnięty cel polegający na wskazaniu rzeczywistej wartości kosztów poniesionych na tą działalność. Takie podejście znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 21 lutego 2020 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.136.2019.1.AA, gdzie wskazano, jak niżej: Przywołane regulacje nakładają na podatnika, chcącego skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej, obowiązek wyodrębnienia kosztów ponoszonych w związku z działalnością badawczo-rozwojową w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawa nie precyzuje jednak, w jaki sposób to wyodrębnienie powinno zostać wykonane. Wyodrębnienie kosztów na działalność badawczo-rozwojową w ewidencji rachunkowej ma być podstawą do kalkulacji ulgi badawczo-rozwojowej. Zatem podatnik ma obowiązek dokonać wyodrębnienia w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie wszystkich kosztów kwalifikowanych, dających prawo do skorzystania z ulgi w kwocie odpowiedniej dla danej kategorii.

Takie stanowisko wynika również z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 16 maja 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.43.2022.3.AN: Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, sposób ewidencjonowania przez niego kosztów kwalifikowanych, przedstawiony w opisie stanu faktycznego, spełnia warunki określone w art. 9 ust. 1b ustawy o CIT, ponieważ wyodrębnił on koszty działalności badawczo-rozwojowej w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z brzmieniem art. 4a pkt 26 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm., dalej: „updop”, „uCIT”),

W myśl art. 4a pkt 27 updop,

Stosownie do art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 742 dalej: „Ustawa SWIN”),

Natomiast w art. 4a pkt 28 updop ustawodawca wskazał, że:

Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy SWIN,

Z kolei stosownie do treści art. 18d ust. 1 updop,

Rodzaje kosztów kwalifikowanych podlegających odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową zostały wymienione w art. 18d ust. 2-3 updop.

Stosownie do treści art. 18d ust. 5 updop,

Zgodnie z art. 18d ust. 7 updop,

W myśl art. 18d ust. 8 updop,

Natomiast, stosownie do art. 9 ust. 1b updop, zgodnie z którym,

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop:

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że aby podatnikowi podatku dochodowego od osób prawnych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

1. podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową,

2. koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu uCIT,

3. koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 18d ust. 2-3 updop,

4. ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu ustawy updop, przy czym, jeżeli koszty kwalifikowane zostały poniesione w ramach badań podstawowych, badania te były prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu odrębnych przepisów,

5. jeżeli w roku podatkowym podatnik prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu,

6. w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1b updop, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

7. podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

8. kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w uCIT,

9. koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z zasadą przyjętą w orzecznictwie, jak i w doktrynie prawa podatkowego, ulgi podatkowe, w tym ulga badawczo-rozwojowa, są wyjątkiem od zasady równości i powszechności opodatkowania, tak więc przepisy regulujące prawo do ulgi winny być interpretowane ściśle.

Ad. 1

Odnosząc się do kwestii, będącej przedmiotem Państwa wątpliwości w zakresie pytania oznaczonego nr 1, wskazać należy, że w celu stwierdzenia, czy Państwa działalność spełnia przesłanki działalności badawczo-rozwojowej, należy przeprowadzić analizę nakierowaną na zidentyfikowanie przejawów działalności gospodarczej, które mogą zostać uznane za działalność badawczo-rozwojową (tj. tych aktywności podatnika, które spełniają definicje wskazane w art. 4a pkt 26-28 updop).

Ustawodawca wprowadził definicję działalności badawczo-rozwojowej w art. 4a pkt 26 updop, zgodnie z którą (jak już wyżej wskazano), przez działalność badawczo-rozwojową, należy rozumieć działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Kluczowe jest zawarte w definicji działalności badawczo-rozwojowej rozróżnienie, które wskazuje, że taka działalność obejmuje dwa rodzaje aktywności - badania naukowe i badania aplikacyjne zdefiniowane w art. 4 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz prace rozwojowe, o których mowa w art. 4 ust. 3 tej ustawy.

Należy zwrócić uwagę na podkreślone wyłączenie w art. 4a ust. 3 ww. ustawy, mogące odnosić się do wielu przejawów aktywności podatnika. Zastrzeżenie zostało wprowadzone w celu wyeliminowania z zakresu ulgi na działalność badawczo-rozwojową tych przejawów aktywności podatnika, które pomimo ulepszenia istniejących procesów lub usług z uwagi na brak innowacyjnego charakteru (rutynowość) nie mogą stanowić prac rozwojowych.

Z ustawowej definicji wynika zatem, że taka działalność musi mieć charakter twórczy. Posłużenie się tym sformułowaniem wskazuje, że działalność badawczo-rozwojowa to taka aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym, które nie mają odtwórczego charakteru. Jak podano w słowniku języka polskiego PWN, działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia (działalność - zespół działań podejmowanych w jakimś celu), powstania czegoś (twórczy - mający na celu tworzenie, tworzyć - powodować powstanie czegoś). W doktrynie prawa autorskiego podkreśla się natomiast, że cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że „ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem, że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”. Zatem, twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Po drugie, z art. 4a pkt 26 updop, wynika, że działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w systematyczny sposób. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN słowo systematyczny oznacza (i) robiący coś regularnie i starannie, (ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu, (iii) o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny. W związku z tym, że w definicji działalności badawczo-rozwojowej słowo „systematyczny” występuje w sformułowaniu „podejmowaną (działalność) w sposób systematyczny”, a więc odnosi się do „działalności”, czyli zespołu działań podejmowanych w jakimś celu, najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Po trzecie, taka działalność musi mieć określony cel, tj. powinna być nakierowana na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań. Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, przedsiębiorca rozwija specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które może wykorzystać w ramach bieżących albo przyszłych projektów.

Pamiętać trzeba, że w ramach prac rozwojowych następuje połączenie wyników prac badawczych z wiedzą techniczną w celu wprowadzenia do produkcji nowego lub zmodernizowanego wyrobu, nowej technologii czy nowego systemu organizacji. Innymi słowy, prowadzone systematyczne prace opierają się na istniejącej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności badawczej oraz/lub doświadczeń praktycznych i mają na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych i znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług. Podmioty gospodarcze zajmujące się działalnością badawczo-rozwojową realizują ją obok swojej działalności podstawowej (np. przedsiębiorstwa przemysłowe dysponujące własnym zapleczem badawczo-rozwojowym, laboratoria, zakłady i ośrodki badawczo-rozwojowe, działy badawczo-technologiczne, biura konstrukcyjne i technologiczne, zakłady rozwoju technik, biura studiów i projektów itp.). Prace rozwojowe nie obejmują rutynowych i okresowych zmian wprowadzanych do istniejących produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, usług nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Co oznacza, że aktywność podatnika winna być nastawiona na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym (które nie mają odtwórczego charakteru), związane z postępem naukowym, czy technologicznym.

Na powyższe kryteria wskazał także Minister Finansów w Objaśnieniach podatkowych z 15 lipca 2019 roku dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej (dalej także: „Objaśnienia MF”), które w części 3.2.1. poświęcone są pojęciu działalności badawczo-rozwojowej, która znajduje zastosowanie m.in. do korzystania z ulgi badawczo-rozwojowej przewidzianej w art. 18d updop – co zostało wskazane w samej treści objaśnień (por. pkt 31 Objaśnień MF).

Zgodnie z Objaśnieniami MF, przez działalność twórczą należy rozumieć zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia, powstania czegoś, a twórczość działalności badawczo-rozwojowej przejawiać się może m.in.: opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Dodatkowo, warto nadmienić, że walidacja (według Słownika języka polskiego PWN rozumiana jako ogół czynności mających na celu zbadanie odpowiedniości, trafności lub dokładności czegoś) nowego lub ulepszonego produktu/technologii/rozwiązań zwłaszcza w warunkach rzeczywistego funkcjonowania, gdzie głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne, a których ostateczny kształt nie został określony została wyróżniona w Objaśnieniach MF jako typowe przejawy działalności twórczej w znaczeniu przyjmowanym dla potrzeb definicji prac badawczo-rozwojowych (por. pkt 36 Objaśnień MF). Co więcej, jak podkreślono w Objaśnieniach MF, istotnym elementem tego rodzaju działalności jest kreatywna aktywność wynikająca z działalności człowieka.

Jak wskazano w Objaśnieniach MF (na co zwrócił już uwagę Organ powyżej), w świetle obowiązujących w Polsce znaczeń pojęcia „systematyczność”, prowadzenie działalności w taki sposób może oznaczać realizację tego rodzaju działań:

- w znaczeniu pierwszym – w sposób stały, od dłuższego czasu (regularnie), bądź

- w znaczeniu drugim – w sposób uporządkowany, według pewnego systemu (planowo, metodycznie).

Dla potrzeb definicji działalności badawczo-rozwojowej, kryterium to należy rozumieć zgodnie z drugim znaczeniem. W świetle powyższego, oznacza to, że kryterium systematyczności jest spełnione, gdy działalność prowadzona jest w sposób uporządkowany, według pewnego systemu (metodycznie, zgodnie z planem).

Należy jeszcze raz zaakcentować, że trzecim kryterium uznania danej działalności za badawczo-rozwojową jest zwiększanie zasobów wiedzy (zgodnie z Objaśnieniami MF – pkt 43, to pojęcie odnosi się przede wszystkim do badań naukowych) lub wykorzystania istniejących zasobów wiedzy (na co nakierowane są przede wszystkim prace rozwojowe, obejmujące zdobywanie, łączenie i kształtowanie wiedzy) do tworzenia nowych zastosowań (nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług).

Jednocześnie, jak zauważono w treści cytowanych Objaśnień MF, ustawodawca nie zdefiniował sformułowania „zwiększania zasobów wiedzy, jednak przyjąć można, że sformułowanie to należy rozumieć z perspektywy danego podatnika a kluczowym jest element celowościowy (tj. zwiększenie poziomu wiedzy oraz wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań), bez względu na to, czy zdobywana wiedza stanowić będzie nowość tylko z perspektywy danego podmiotu, albo czy po jej zastosowaniu będzie służyć wyłącznie jednemu podmiotowi, czy też znajdzie szersze zastosowanie (por. pkt 45 Objaśnień MF).

Z opisu sprawy wynika, że przedmiotem Państwa działalności, jest produkcja oraz sprzedaż maszyn do (...) wykorzystywanych w procesach produkcyjnych - tzw. (…).

Przyjęta przez Spółkę strategia jest głównym filarem budowania przewagi konkurencyjnej wśród dostawców maszyn do (...) w skali całego świata. Produkty Wnioskodawcy budowane są w oparciu o najnowsze dostępne technologie bazując na stale poszerzanej wiedzy, co umożliwia dowolne modyfikacje w zależności od potrzeb użytkownika – w przypadku konstrukcji modułowych jest możliwe wstawienie nowych modułów co pozwala na dodawanie nowych funkcjonalności. Spółka stale opracowuje nowe rozwiązania zgodnie z aktualnymi , globalnymi trendami . Wszystkie rozwiązania są w całości projektowane i produkowane przez Spółkę, włącznie z oprogramowaniem sterującym pracą maszyny.

Zgodnie z opisem stanu faktycznego oraz powołanymi wyżej przepisami, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie ustalenia, czy w przedstawiona w stanie faktycznym działalność Wnioskodawcy w zakresie rozwoju nowych maszyn do (...) spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, jest prawidłowe.

Ad. 2

Spółka ponosi koszty materiałów i surowców wykorzystywanych bezpośrednio w prowadzonych pracach B+R do budowy prototypów oraz koszty wynagrodzeń osób bezpośrednio zaangażowanych w prace B+R (pracowników oraz współpracowników) wraz ze składkami ZUS płatnika.

Na podstawie art. 18d ust. 2 updop, za koszty kwalifikowane uznaje się m.in.:

Odnosząc się do możliwości odliczenia w ramach ulgi badawczo-rozwojowej kosztów pracowniczych stwierdzić należy, że przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane m.in.: należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Istotne jest aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych, wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić dla Wnioskodawcy koszt kwalifikowany w całości.

Zatem, w przypadku gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Należy w tym miejscu zauważyć, że ustawodawca w treści art. 18d ust. 2 pkt 1 updop, odnosi się do czasu pracy przeznaczonego na realizację działalności badawczo-rozwojowej, a zatem do czasu faktycznie poświęconego na ten cel.

Zatem, odliczeniu nie będą podlegały kwoty wynagrodzeń oraz składek proporcjonalnie przypisanych do dni nieobecności pracownika tj. wynagrodzeń za czas choroby/innej usprawiedliwionej absencji czy też urlopu wypoczynkowego oraz wynagrodzenie za inne zwolnienia od pracy. W takiej sytuacji zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych należności, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, które nie są związane z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2647, ze zm., dalej: „updof”),

W tym miejscu zauważyć należy, że wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki i nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 updop.

Natomiast, użyty w art. 12 ust. 1 updof, zwrot „w szczególności” oznacza, że poszczególne kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Zatem, ww. katalog jest katalogiem otwartym. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.

Dodatkowo wskazać należy, że w komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 18 maja 2017 r. o Uldze B+R, zostało wyraźnie wskazane, że (…) prowadzenie tego rodzaju ewidencji przewidziane jest wprost w propozycji legislacyjnej przedstawionej w „projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego działalności innowacyjnej”. Ustawodawca proponuje tam, aby wynagrodzenia i składki stanowiły koszty kwalifikowane (stanowiące bazę do wyliczenia ulgi B+R) - w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracownika (...).

Ponadto, od 1 stycznia 2018 r., przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane, poza należnościami z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 updof, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (w myśl art. 18d ust. 2 pkt 1 uCIT), również należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (w myśl art. 18d ust. 2 pkt 1a updop).

Stosownie do art. 13 pkt 8 lit. a updof:

Zatem, koszty kwalifikowane prowadzonej przez Państwa działalności badawczo-rozwojowej stanowią wydatki na wynagrodzenia osób z którymi zawarta została umowa zlecenia, a którzy wykonują określone prace w ramach prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności badawczo-rozwojowej, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia w danym miesiącu.

Oznacza to, że poniesione koszty pracownicze mogą stanowić koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1, 1a updop, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu (okresie rozliczeniowym) oraz w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia w danym miesiącu.

Z opisu stanu faktycznego wynika również, że w związku z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową, ponieśli Państwo koszty materiałów i surowców bezpośrednio z nią związanych.

Na podstawie art. 18d ust. 2 pkt 2 updop, za koszty kwalifikowane uznaje:

W zakresie kosztów poniesionych na zakup materiałów i surowców należy odwołać się do art. 18d ust. 2 pkt 2 uCIT, który stanowi, że warunkiem uznania wydatków na nabycie materiałów i surowców jest ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Przepisy omawianej ustawy podatkowej nie precyzują co należy rozumieć pod pojęciem materiałów i surowców. Zatem, przyjmuje się, że materiały i surowce, w przypadku których istnieje możliwość ich przypisania do działalności badawczo-rozwojowej, uznaje się za koszty kwalifikowane w ramach ww. działalności.

Jeżeli chodzi o pojęcie „surowce”, w związku z brakiem definicji przedmiotowego pojęcia na gruncie przepisów podatkowych i rachunkowych, dla celów ustalania zakresu zastosowania ulgi posłużyć należy się znaczeniem pojęcia „surowce” funkcjonującym na gruncie języka powszechnego, gdzie „surowce” to „materiały naturalne pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służące do wytwarzania jakichś produktów lub energii” (www.sjp.pwn.pl).

Z kolei w zakresie interpretacji pojęcia „materiały”, odwołać należy się do interpretacji przedmiotowego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości, materiały to składniki majątku zużywane na własne potrzeby.

Powyższy pogląd znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to „składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, w tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólnoadministracyjnej. Do materiałów zaliczyć można także pewne składniki majątkowe wytwarzane przez jednostkę we własnym zakresie (zazwyczaj w ramach działalności pomocniczej), a także różnego rodzaju odzyski, posiadające wartość użytkową, a pochodzące np. z likwidowanych środków trwałych, inwentarz żywy przeznaczony do uboju, części zamienne, półfabrykaty obcej produkcji, paliwa, opakowania itp.” (Walińska Ewa (red.), Bek-Gaik Bogusława, Bojanowski Witold, Czajor Agnieszka, Czajor Przemysław, Gad Jacek, Idzikowska Gabriela, Janicka Anna, Jurewicz Anna, Kalinowski Jacek, Kuczyńska Iga, Mariański Adam, Michalak Marcin, Turzyński Mikołaj, Walińska Anna, Wencel Agnieszka, Wiatr Michał, Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Wolters Kluwer, 2016).

W ocenie tut. Organu, wobec spełnienia przez Wnioskodawcę tego warunku, tj. nabycia surowców i materiałów wykorzystywanych przez Spółkę w działalności badawczo-rozwojowej, należy stwierdzić, że wydatki te stanowią koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 2 uCIT.

Podsumowując, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie ustalenia, czy wskazane w stanie faktycznym, koszty wynagrodzeń pracowników oraz osób współpracujących z wnioskodawcą na podstawie umowy zlecenia wraz ze składkami ZUS sfinansowanymi przez płatnika za czas poświęcony na działalność badawczo-rozwojową, a także koszty materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową mogą, w świetle art. 18d ust. 2 ustawy o CIT, zostać uznane za koszty kwalifikowane, jest prawidłowe.

Ad. 3

Zgodnie z treścią art. 9 ust 1 uCIT,

Stosownie do art. 9 ust 1b uCIT,

Z treści wniosku wynika, że Wnioskodawca prowadzi ewidencję rachunkową, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Funkcjonujący u Wnioskodawcy sposób rozliczania produkcji oraz ewidencji danych w systemie finansowo-księgowym, zapewnia dostępność danych o kosztach projektów badawczo-rozwojowych.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.

Z kolei, w myśl art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120),

Przywołane regulacje nakładają na podatnika, chcącego skorzystać z ulgi badawczo-rozwojową, obowiązek wyodrębnienia kosztów ponoszonych w związku z działalnością badawczo-rozwojową w rozumieniu updop. Ustawa nie precyzuje jednak, w jaki sposób to wyodrębnienie powinno zostać wykonane. Wyodrębnienie kosztów na działalność badawczo-rozwojowej w ewidencji rachunkowej ma być podstawą do kalkulacji ulgi badawczo-rozwojowej. Zatem, podatnik ma obowiązek dokonać wyodrębnienia w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, dających prawo do skorzystania z ulgi w kwocie odpowiedniej dla danej kategorii.

W związku z powyższym, dla określenia możliwości skorzystania z ulgi na działalność badawczo-rozwojową, istotne będzie prowadzenie działalności, która spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu updop, oraz posiadanie wyodrębnionej ewidencji kosztów kwalifikowanych.

Odnosząc przedstawione uregulowania prawne na grunt analizowanej sprawy, w sprawie ustalenia, czy opisany w stanie faktycznym sposób ewidencjonowania kosztów kwalifikowanych spełnia warunki określone w art. 9 ust. 1b ustawy o CIT, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).