Świadectwo pracy - jakie błędy popełniają najczęściej pracodawcy?

Świadectwo pracy to dokument w którym pracodawca podsumowuje zatrudnienie pracownika. W praktyce dosyć często występują wątpliwości co do umieszczania w świadectwie pracy niektórych informacji. Powoduje to, że pracodawcy popełniają przy jego wystawianiu błędy. Jedne nie mają większego znaczenia, ale są również błędy, które mogą wpływać na przyszłe uprawnienia pracownika. Jakie błędy popełniają najczęściej pracodawcy i jak ich uniknąć?

Niezbędnik kadrowego na 2024 r. >>>

Świadectwo pracy - jak je poprawnie wypełnić po zmianach przepisów >>>

Błąd 1. Umieszczanie tylko ostatnio zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji w zakładzie pracy

W świadectwie pracy należy zamieścić informację o zajmowanych stanowiskach lub pełnionych funkcjach przez pracownika w okresie zatrudnienia u danego pracodawcy. Chodzi tu więc nie tylko o ostatnio zajmowane stanowisko, ale o wszystkie stanowiska pracy przez cały okres zatrudnienia u danego pracodawcy, ze wskazaniem, w jakich okresach były one zajmowane. Dotyczy to także stanowisk pracy, na których pracownik był zatrudniony u poprzedniego pracodawcy, w sytuacji gdy doszło do przejścia całego lub części zakładu pracy na nowego pracodawcę na podstawie art. 231 Kodeksu pracy, tj. z zachowaniem ciągłości zatrudnienia.

Informacja dotycząca zajmowanych stanowisk pracy oraz pełnionych funkcji ma istotne znaczenie dla pracownika w kontekście jego kariery zawodowej i możliwości zdobycia zatrudnienia u nowego pracodawcy, ponieważ potwierdza jego doświadczenie zawodowe. Dlatego istotne jest, aby każda wykonywana praca znalazła odzwierciedlenie w świadectwie pracy.

Może się zdarzyć, że pracownik faktycznie wykonuje pracę na innym stanowisku, niż ma określone w umowie o pracę. Pracownik może zostać bowiem np. skierowany na 3 miesiące w roku kalendarzowym do innej pracy, która odpowiada jego kwalifikacjom. Takie przeniesienie odbywa się bez zmiany umowy o pracę. W takim przypadku, mimo że pracownikowi nie zmieniono stanowiska pracy, w świadectwie pracy należy wpisać faktycznie zajmowane w tym okresie stanowisko pracy.

Błąd 2. Niewłaściwe określanie trybu rozwiązania stosunku pracy oraz podawanie przyczyny zwolnienia z pracy

Najczęściej popełnianym błędem przy wypełnianiu świadectwa pracy jest niewłaściwe określanie podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy oraz zamieszczanie w ust. 4 świadectwa pracy dodatkowych informacji dotyczących przyczyny rozwiązania umowy o pracę, np.:

„Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy) z powodu częstego korzystania przez pracownika ze zwolnień lekarskich”.

W ust. 4 lit. a świadectwa pracy pracodawca powinien podać tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy. W tym miejscu należy więc wskazać jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 30 § 1 Kodeksu pracy, a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia – dodatkowo stronę stosunku pracy dokonującą rozwiązania umowy o pracę w tym trybie.

Wprawdzie w ust. 4 lit. a świadectwa pracy powinna być umieszczona informacja dotycząca wyłącznie trybu i podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy określonej w art. 30 Kodeksu pracy, jednak ze względu na konieczność dokumentowania przyczyny rozwiązania umowy o pracę w celu nabycia przez pracownika określonych uprawnień (np. zasiłku dla bezrobotnych) konieczne jest umieszczanie oprócz art. 30 Kodeksu pracy także przepisu dotyczącego szczególnych form zakończenia zatrudnienia.

Błąd 3. Traktowanie wygaśnięcia stosunku pracy jako rozwiązania umowy terminowej

Częstym błędem przy wypełnianiu świadectwa pracy jest mylenie rozwiązania umowy o pracę z upływem okresu, na jaki została zawarta, z wygaśnięciem stosunku pracy. W ust. 4 lit. a należy wpisać podstawę prawną rozwiązania umowy o pracę z powodu upływu okresu, na jaki została zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy), natomiast w ust. 4 lit. b należy wskazać podstawę prawną wygaśnięcia stosunku pracy.

Jeżeli umowa o pracę zakończyła się z nadejściem terminu jej zakończenia określonym w tej umowie, to ulega ona rozwiązaniu i w ust. 4 lit. a świadectwa pracy powinien zostać umieszczony poniższy zapis: „Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę z upływem okresu, na jaki została zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy)”.

Należy pamiętać, że niedopuszczalne jest umieszczanie w świadectwie pracy informacji dotyczącej powodu tymczasowego aresztowania pracownika czy stawianych mu zarzutów.

Błąd 4. Wpisywanie do świadectwa pracy dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

W praktyce powstają wątpliwości dotyczące umieszczania w świadectwie pracy informacji o dniach nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Zdarza się, że pracodawcy błędnie umieszczają wykaz takich nieobecności w ust. 6 pkt 13 świadectwa pracy, tj. w punkcie dotyczącym okresów nieskładkowych. Takie wypełnianie świadectwa pracy jest błędne. Nie ma bowiem obowiązku (ani miejsca) umieszczania takiej informacji w świadectwie pracy. Informacja o nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy nie ma żadnego znaczenia z punktu widzenia uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy, dlatego nie należy jej podawać w świadectwie pracy.

Błąd 5. Podawanie błędnych informacji o okresach nieskładkowych

Pracodawcy mają wątpliwości, jakie okresy zatrudnienia zalicza się do okresów nieskładkowych i czy w świadectwie pracy należy wymienić wszystkie okresy przypadające w całym czasie zatrudnienia, czy tylko w roku kalendarzowym, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy.

Wykaz okresów nieskładkowych znajduje się w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Jest to np. okres pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy (ten okres w roku, w którym doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, będzie powtórzony w ust. 6 pkt 8 świadectwa pracy) czy zasiłków z ubezpieczenia społecznego – chorobowego lub opiekuńczego, oraz świadczenia rehabilitacyjnego.

Błąd 6. Umieszczanie w informacjach uzupełniających referencji lub oceny pracownika

Pracodawcy na prośbę pracownika (lub z własnej inicjatywy) umieszczają czasem w ust. 8 świadectwa pracy opinie o pracowniku lub referencje na temat jego pracy. Określenie „informacje uzupełniające” w ocenie niektórych pracodawców może sugerować dowolność umieszczanych tam informacji.

Jednak w ust. 8 świadectwa pracy pracodawca powinien zamieścić tylko:

1. informację dotyczącą należności ze stosunku pracy uznanych przez niego i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych;

2. na żądanie pracownika – dane o:

• wysokości i składnikach wynagrodzenia,

• uzyskanych kwalifikacjach,

• prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia.

Zamieszczanie innych informacji w tym ustępie świadectwa pracy jest niedozwolone.

Kodeks Pracy 2024 - praktyczny komentarz z przykładami - NOWA PUBLIKACJA INFORLEX