Interpretacja indywidualna z dnia 18 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.670.2023.2.SH

Czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze, które są udostępnione w siedzibie firmy pracownikom w trakcie wykonywania zadań.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 listopada 2023 r. za pośrednictwem operatora pocztowego wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy mają Państwo prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze, które są udostępnione w siedzibie firmy pracownikom w trakcie wykonywania zadań.

Uzupełnili go Państwo pismem z 11 stycznia 2024 r., data wpływu 15 stycznia 2024 r., za pośrednictwem operatora pocztowego.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(doprecyzowany w uzupełnieniu wniosku z 11 stycznia 2024 r.)

Firma Wnioskodawcy z branży budowlanej w swojej siedzibie udostępnia różnego rodzaju przekąski i napoje bezalkoholowe, np. kawa, herbata, soki, orzeszki, paluszki, ciastka, woda i soki. Korzysta z nich cały personel (winno być: „pracownicy”). Nie ma jednak żadnej możliwości weryfikowania, kto ile zjadł i wypił. Napoje i przekąski są wyłożone w ogólnodostępnych miejscach i można z nich korzystać w trakcie pracy.

W piśmie z 11 stycznia 2024 r. uzupełniając opis stanu faktycznego i odpowiadając na zadane pytania, wskazali Państwo m.in., że firma Wnioskodawcy jest spółką akcyjną będącą polskim rezydentem podatkowym podlegającym nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych z siedzibą w Polsce, prowadzącą działalność opodatkowaną w zakresie usług budowlano-montażowych. Nabywa dla swoich pracowników  artykuły spożywcze takie jak np. kawa, herbata, soki, orzeszki, paluszki, ciastka, mleko, woda, cukier. Artykuły te są udostępnione pracownikom w ogólnodostępnych pomieszczeniach socjalnych i mogą z nich korzystać w trakcie pracy. Udostępnianie pracownikom artykułów spożywczych jest obecnie powszechną praktyką na rynku pracy, która zachęca do podjęcia i kontynuowania pracy u danego pracodawcy. Ww. artykuły są nabywane i udostępniane pracownikom celem zapewnienia im komfortu pracy, wzrostu ich motywacji do pracy. Ma to pozytywny wpływ na działalność firmy, gdyż stanowi zachętę do dalszej pracy. W ocenie Wnioskodawcy powinno to się pozytywnie przekładać na możliwość generowania przychodów, gdyż firmie łatwiej jest zatrudniać i zatrzymać specjalistów. Nabywane artykuły dla pracowników nie są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ich zakup jest finansowany ze środków obrotowych. Ww. artykuły udostępnione pracownikom nie są posiłkami i napojami profilaktycznymi, o których mowa w Kodeksie Pracy.

Pytanie

Czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze, które są udostępnione w siedzibie firmy pracownikom w trakcie wykonywania zadań?

Państwa stanowisko w sprawie

(ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 11 stycznia 2024 r.)

Zdaniem Wnioskodawcy, może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup artykułów spożywczych dla pracowników w trakcie wykonywania zadań.

Udostępnienie artykułów spożywczych ogranicza przerwy na przygotowanie posiłków, co pozwala pracownikom skupić się na wykonywaniu powierzonych zadań. Wspólna konsumpcja sprzyja integracji, wymianie pomysłów i kreowaniu nowych rozwiązań. Wpływa na polepszenie relacji w firmie.

Zapewnienie przekąsek powoduje, że pracownicy są dowartościowani, mają poczucie, że są istotnym ogniwem w strukturach przedsiębiorstwa. Utrwala to ich przywiązanie do firmy. Benefity mają na celu podwyższenie standardów pracy oraz poprawę atmosfery panującej w biurze. W efekcie zwiększa się wydajność i efektywność personelu (winno być: „pracowników”). Pracownicy są bardziej zmotywowani, szybciej i lepiej pracują.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 2805ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod warunkiem, że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić wcześniej opisany związek. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu). Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka nabywa dla swoich pracowników artykuły spożywcze takie jak np. kawa, herbata, soki, orzeszki, paluszki, ciastka, mleko, woda, cukier. Artykuły te są udostępnione pracownikom w ogólnodostępnych pomieszczeniach socjalnych i mogą z nich korzystać w trakcie pracy. Wydatki na zakup nie są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze, które są udostępnione w siedzibie firmy pracownikom w trakcie wykonywania przez nich zadań.

Mając powyższe na uwadze wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to Spółka zobowiązana jest wykazać, że ponoszone przez nią ww. wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą i pozostają w związku o jakim mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił – w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT – koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że ustawa o CIT nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami.

Jak wynika z wniosku i jego uzupełnienia, udostępnienie artykułów spożywczych ogranicza przerwy na przygotowanie posiłków, co pozwala pracownikom skupić się na wykonywaniu powierzonych zadań. Wspólna konsumpcja sprzyja integracji, wymianie pomysłów i kreowaniu nowych rozwiązań. Wpływa na polepszenie relacji w firmie. Zapewnienie przekąsek powoduje, że pracownicy są dowartościowani, mają poczucie, że są istotnym ogniwem w strukturach przedsiębiorstwa. Utrwala to ich przywiązanie do firmy. Benefity mają na celu podwyższenie standardów pracy oraz poprawę atmosfery panującej w biurze. W efekcie zwiększa się ich wydajność i efektywność. Pracownicy są bardziej zmotywowani, szybciej i lepiej pracują. Udostępnianie pracownikom artykułów spożywczych jest obecnie powszechną praktyką na rynku pracy, która zachęca do podjęcia i kontynuowania pracy u danego pracodawcy. Ww. artykuły są nabywane i udostępniane pracownikom celem zapewnienia im komfortu pracy, wzrostu ich motywacji do pracy. Ma to pozytywny wpływ na działalność firmy, gdyż stanowi zachętę do dalszej pracy, co powinno to się pozytywnie przekładać na możliwość generowania przychodów, gdyż firmie łatwiej jest zatrudniać i zatrzymać specjalistów. Nabywane artykuły dla pracowników nie są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ich zakup jest finansowany ze środków obrotowych. Ww. artykuły udostępnione pracownikom nie są posiłkami i napojami profilaktycznymi, o których mowa w Kodeksie Pracy.

Odnosząc powyższego rozważania do opisu stanu faktycznego przedstawionego we wniosku i jego uzupełnieniu stwierdzić należy, że Wnioskodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup artykułów spożywczych wskazanych we wniosku (różnego rodzaju przekąski i napoje bezalkoholowe, np. kawa, herbata, soki, orzeszki, paluszki, ciastka, mleko, woda, cukier), które są udostępnione w siedzibie firmy pracownikom w trakcie wykonywania zadań. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji, o których w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).