Czy wydruk z systemu GPS można uznać za ewidencję

Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona także w formie elektronicznej.  W takim przypadku zarówno wpisy, jak i potwierdzenie autentyczności tych wpisów mogą być dokonywane w formie cyfrowej. Czy wydruk z GPS może zastąpić ewidencję?

Zgodnie z art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika. Ograniczenie to nie ma zastosowania w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób ich wykorzystania - określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania i dodatkowo potwierdzony prowadzoną dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu - wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Ewidencja przebiegu pojazdu udostępnionego pracownikowi wyłącznie dla celów działalności gospodarczej>>>

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności (patrz art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). 

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu (kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę kilometrów, imię i nazwisko kierującego pojazdem)

Ponadto ewidencja powinna zawierać liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Co istotne, ewidencja może być prowadzona także w formie elektronicznej. W takim przypadku zarówno wpisy, jak i potwierdzenie autentyczności tych wpisów - jeśli wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem - mogą być dokonywane w formie elektronicznej.

Tym samym sam wydruk z GPS-u nie jest wystarczający. Wydruk mógłby być uznany za ewidencję przebiegu pojazdu, gdyby spełniał przedstawione warunki. System GPS mógłby zastąpić prowadzenie ewidencji (tzw. kilometrówki), jeśli spełni warunki wymagane dla ewidencji przebiegu pojazdów. Potwierdzają to również organy podatkowe.

Czytaj więcej w najnowszym wydaniu Biuletynu VAT