Nadpłata składek ZUS - jakie obowiązki ma przedsiębiorca?

W praktyce dosyć często dochodzi do nadpłaty składek emerytalno-rentowych przez pracodawcę. Płatnik po analizie dokumentów rozliczeniowych i płatniczych za dany okres rozliczeniowy stwierdza, że opłacił składki w zawyżonej wysokości. Jakie ma wówczas obowiązki?

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2023 r. limit 30 krotności wynosi 208 050 zł. Od nadwyżki ponad tą kwotę płatnik nie przekazuje za ubezpieczonego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe>>>

Nadpłata występuje wskutek naliczenia składek od podstawy przekraczającej roczną kwotę graniczną, co często jest następstwem błędu osoby rozliczającej pensje lub systemu płacowego albo niepoinformowania przez zatrudnionego o dochodach z innych źródeł.

Płatnik może także złożyć wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (pomniejszonych o składkę zdrowotną), pod warunkiem że:

• przekraczają one wysokość kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (obecnie 16 zł), o czym ZUS zawiadamia płatnika, oraz
• nie uległy przedawnieniu.

Jakie obowiązki wywołuje nadpłata składek ZUS?

1. Sporządzenia odpowiednich korekt dokumentacji rozliczeniowej ZUS - komplet korygujący, dotyczący miesiąca wystąpienia nadpłaty składek powinien składać się z:
   • raportu ZUS RCA, w którym wykazuje się składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyliczone już od prawidłowych podstaw wymiaru,
   • deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której powinno być uwzględnione prawidłowe rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń za wszystkie osoby ubezpieczone, po uwzględnieniu zmian wynikających z korygującego raportu ZUS RCA;
2.  Dokonanie zwrotu osobie, której nadpłata dotyczy, składek niesłusznie pobranych z jej wynagrodzenia - zwrot w tym zakresie nie podlega ozusowaniu i powinien być dokonywany po uprzednim pomniejszeniu o powstałą niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne, a także o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, którą należy skalkulować od sumy przychodów postawionych do dyspozycji zatrudnionemu w miesiącu wypłacania mu nadpłaconych składek ZUS. W podstawie opodatkowania uwzględnia się kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pobranych ze środków zatrudnionego ponad roczny limit przed pomniejszeniem o niedopłatę składki zdrowotnej).

Czytaj więcej: Skutki przekroczenia limitów składkowo-podatkowych w 2023 r.>>>