Awaria KSeF nie zwolni podatnika z obowiązku wysłania faktury w systemie

Faktura wystawiona w czasie awarii KSeF zostanie dostarczona do nabywcy poza systemem, co nie zwalnia z obowiązku wysłania jej do systemu - w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Niewypełnienie tego obowiązku może narazić podatnika na kary finansowe.

W przepisach ustawy o VAT (art. 106ne-106nh) zostały określone szczegółowe procedury dotyczące sposobów postępowania w przypadku niedostępności systemu KSeF. Brak dostępu do systemu może nastąpić na skutek:

1) niedostępności po stronie podatnika lub prac serwisowych, tzw. tryb offline,

2) awarii systemu oraz

3) awarii ogłaszanej w środkach społecznego przekazu.

Przewidziane w ustawie o VAT rozwiązania dotyczące zasad wystawiania faktur w trybie awaryjnym i ich przesyłania do KSeF różnią się między sobą w wymienionych wyżej trzech sytuacjach.

Minister Finansów będzie zamieszczał w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF, które wyznaczą okres jej trwania. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego, a także w przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów w BIP w środkach społecznego przekazu.

KseF: Jak przygotować się do wystawiania e-faktur? NOWA PUBLIKACJA INFORLEX>>>

W czasie trwania awarii KSeF (ogłoszonej za pośrednictwem BIP) podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionej przez Ministra Finansów i udostępnia ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W przypadku udostępnienia nabywcy faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF podatnik jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury kodem umożliwiającym:

- dostęp do tej faktury w KSeF

- weryfikację danych na niej zawartych

- zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

Datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez podatnika na fakturze. Datą otrzymania będzie data faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku, gdyby nabywca nie otrzymał faktury przed datą przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia numeru.

W sytuacji, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z powodu awarii ogłaszanej za pośrednictwem BIP lub z innego powodu niż awaria KSeF, wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym przez Ministra Finansów.

Podatnik jest obowiązany przesłać takie faktury do KSeF w celu przydzielenia im numeru identyfikującego nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:

- zakończenia okresu awarii KSeF

- ich wystawienia (w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF).

Czytaj więcej: KSeF Wdrożenie w firmie>>>

Opracowanie: Katarzyna Bogucka