Przekazywanie załączników do faktur wystawionych w KSeF

Stosowanie załączników do faktur stanowi codzienną praktykę w wielu przedsiębiorstwach. Wraz z wdrożeniem obowiązkowego KSeF firmy staną przed wyzwaniem wypracowania optymalnej i efektywnej metody dostarczania załączników kontrahentom.

Znaczącym ograniczeniem KSeF jest brak wsparcia dla załączników do wystawianych za pośrednictwem systemu faktur ustrukturyzowanych. Chociaż system pozwala na uwzględnienie w treści faktury wielu szczegółów związanych z transakcją (takich jak np. warunki płatności czy transportu) z wykorzystaniem specjalnych dodatkowych pól schemy, jednak pola te są ograniczone pod względem konkretnych typów informacji oraz limitu znaków.

W rezultacie firmy wystawiające ustrukturyzowane faktury muszą zaakceptować, że wszystkie specyfikacje, protokoły i inne dokumenty, które wcześniej były częścią faktury, będą musiały być wysyłane oddzielnie, w szczególności nie jako część jednego pliku z fakturą, do której się odnoszą. Jest to znaczące ograniczenie KSeF dla szerokiego grona przedsiębiorców.

Konsekwencją ograniczenia w zakresie przekazywania załączników do faktur ustrukturyzowanych jest konieczność ustalenia odpowiednich procesów i procedur w organizacji, tak aby zapewnić możliwość łatwego sparowania załączników z fakturami. Jest to z pewnością jedno z istotnych wyzwań w ramach wdrożenia KSeF, z perspektywy zarówno wystawcy faktury, jak i jej odbiorcy.

Czytaj więcej: KSeF. Wdrożenie w firmie – poradnik Gazety Prawnej