Fakturowanie zaliczek w KSeF i rozliczenie od nich VAT przez sprzedawcę

Faktury zaliczkowe, tak jak inne faktury, można wystawiać w KSeF, a od 1 lipca 2024 r. będzie zasadniczo istniał taki obowiązek. W artykule omawiamy zasady wystawiania ustrukturyzowanych faktur zaliczkowych, a także strukturę takiej faktury. Ponadto poruszamy problem rezygnacji z wystawiania faktur zaliczkowych, po zmianach od 1 września 2023 r., czy obowiązku korekty przedwcześnie wystawionej faktury zaliczkowej.

Otrzymanie przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości bądź części zapłaty, w szczególności przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty, skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług(art. 19a ust. 8 ustawy o VAT).

Obowiązek podatkowy powinien być wówczas rozpoznany w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z chwilą jej pobrania. Przedstawiona zasada nie obejmuje czynności wskazanych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż z upływem terminu płatności, oraz WDT. W konsekwencji przy świadczeniu usług:

• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób, usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
• telekomunikacyjnych,
• związanych z dostawą mediów

otrzymanie przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w VAT (wyjątkiem są usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiące import usług).

Otrzymaną zaliczkę należy odpowiednio udokumentować. Gdy wpłacający zaliczkę jest podatnikiem VAT, istnieje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. W pozostałych przypadkach jest do dobrowolne, chyba że wpłacający wystąpi z takim żądaniem.

1. Wystawianie faktur zaliczkowych w KSeF

Faktury zaliczkowe, tak jak inne faktury VAT, będą obowiązkowo wystawiane w KSeF. Do 30 czerwca 2024 r. musimy mieć zgodę nabywcy na dostarczanie mu faktur za pomocą KSeF. Gdy nie wyrazi zgody, możemy wystawiać faktury w KSeF i dostarczać mu je poza systemem.