Interpretacja indywidualna z dnia 13 września 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDWB.4010.56.2023.1.AW

Wydanie interpretacji indywidualnej dot. ustalenia czy koszty zakupu na rzecz pracowników usług cateringowych, o których mowa w opisie stanu faktycznego, będą dla Spółki kosztem uzyskania przychodów

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 lipca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 lipca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia czy koszty zakupu na rzecz pracowników usług cateringowych będą dla Spółki kosztem uzyskania przychodów.

Opis stanu faktycznego

A (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest spółką, której przeważającym przedmiotem działalności jest produkcja szkła gospodarczego (PKD 23,13, Z). Wnioskodawca posiada siedzibę w Polsce i podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. W związku z prowadzoną działalnością Spółka zatrudnia pracowników. Celem podniesienia atrakcyjności pracy, przyciągnięcia nowych pracowników oraz zatrzymania wartościowych w swoich strukturach, Wnioskodawca wprowadza dla osób zatrudnionych rożne benefity. Uważa bowiem, iż dzięki takim dodatkom pozapłacowym buduje wizerunek dbającego o komfort i zadowolenie osób, które zatrudnia. W jego ocenie jeśli pracownik/pracownica czuje się w organizacji szczęśliwy i spełniony, zmniejsza się prawdopodobieństwo odejścia do konkurencji, jest bardziej wydajny, co jednocześnie przekłada się na osiągane przychody. Jednym ze skutecznych narzędzi w tym zakresie jest właśnie efektywna polityka benefitowa.

W jej ramach w dniu (...) 2023 r. Spółka zawarła z innym niezależnym podmiotem umowę w ramach programu (…), tj. nabywa usługi cateringowe dla pracowników Spółki. Posiłki opisane imieniem i nazwiskiem zamawiającego są dowożone bezpośrednio do siedziby Wnioskodawcy i przez niego opłacane. Spółka w ramach programu finansuje posiłki w kwocie 8 zł dziennie każdemu pracownikowi. Skorzystanie z tego programu przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu w Spółce na podstawie umowy o pracę od pierwszego dnia pracy i jest dobrowolne. Pracownik, który chce skorzystać z takiego dofinansowania obowiązany jest wypełnić deklaracje przystąpienia do programu. Dokonanie zamówienia powyżej ustalonego limitu 8 zł jest jednoznaczne z koniecznością opłacenia przez pracownika takiej nadwyżki. Jednak w rzeczywistości pracownicy mieszczą się w ustalonym limicie. Założeniem programu jest dbałość o pracownika w miejscu pracy i w czasie pracy, dlatego pracownik jest uprawniony do zamawiania posiłków w dni, w których świadczona jest praca w Spółce, tj. od poniedziałku do piątku, tj. dni w których rzeczywiście wykonuje pracę, wynikającą z wiążącej go z pracodawcą umowy o pracę. Maksymalny limit dla wartości zamówionych w danym miesiącu posiłków został ustalony dla wszystkich pracowników Wnioskodawcy na poziomie 300 zł miesięcznie. Spółka wydatki z tytułu programu (…) pokrywa ze środków obrotowych.

W przypadku rezygnacji przez pracownika z posiłku finansowanego przez Spółkę, nie przysługuje mu z tego tytułu ekwiwalent, czy rekompensata w jakiejkolwiek formie.

Posiłki zapewnione pracownikom nie wynikają z obowiązków pracodawcy, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Istotne elementy opisu sprawy Wnioskodawca zawarł we własnym stanowisku, wskazując że przedmiotowe koszty mają w szczególności na celu zapewnienie pracownikom Spółki odpowiednich warunków pracy, zwiększenie motywacji pracowników oraz bardziej efektywne wykorzystanie ich czasu pracy, co powinno pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie Spółki i na możliwość generowania przez nią przychodów podatkowych.

Pytanie

Czy koszty zakupu na rzecz pracowników usług cateringowych, o których mowa w opisie zdarzenia faktycznego, będą dla Spółki kosztem uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na posiłki opisane w stanie sprawy, stanowiły będą koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych,

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe oraz przedstawiony opis stanu faktycznego, Spółka pragnie w szczególności podkreślić, że:

- przedmiotowe koszty ponoszone są z własnych zasobów majątkowych,

- przedmiotowe koszty ponoszone są na rzecz pracowników Spółki, co oznacza, że będą pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą,

- przedmiotowe koszty ponoszone są w celu zwiększenia motywacji pracowników do wykonywania pracy poprzez umożliwienie bardziej efektywnego wykorzystania czasu pracy a także poprawę nastroju i komfortu w miejscu pracy. Celem poniesienia ww. kosztów jest także konieczność zapewnienia pracownikom konkurencyjnych warunków pracy. Zawarcie powyższej umowy powinno spowodować również zapewnienie większej dostępności pracowników. W rezultacie należy uznać, że koszty w tym zakresie ukierunkowane są generalnie na zwiększenie efektywności pracowników, a tym samym Spółki jako podmiotu generującego przychody. W konsekwencji należy uznać, że ww. koszty są ponoszone w celu uzyskania przychodów Spółki lub co najmniej zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

- koszty w przedmiotowym zakresie są udokumentowane poprzez fakturę wystawioną przez kontrahenta.

Biorąc pod uwagę powyższe należy uznać, że wydatki, które Spółka zamierza ponieść na zakup usług cateringowych, o których mowa w opisie stanu faktycznego spełniają warunki wymienione w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatek taki nie został wyłączony z możliwości uznania do kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W powyższym zakresie w szczególności należy mieć na uwadze wyłączenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o CIT nie definiuje terminu „reprezentacja”, dlatego też należy posłużyć się w tym zakresie wykładnią językową. Przez „reprezentację” rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN: Warszawa 2007 r.).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o CIT w praktyce uznaje się, że ocena, czy określone koszty mogą mieć charakter reprezentacyjny, powinna być dokonywana przez pryzmat celu tych wydatków. Za czynności o charakterze reprezentacyjnym są zwykle uważane przede wszystkim działania skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej ukierunkowane na stworzenie oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Jak wynika z przedstawionych okoliczności stanu faktycznego, Spółka zawarła umowę na nabycie usługi cateringowej dla pracowników Spółki. Przedmiotowe wydatki nie są skierowane „na zewnątrz”, czyli do kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów Spółki, ale do pracowników przez co nie należy ich rozpatrywać w kategoriach kosztów reprezentacji. Dodatkowo celem ponoszonych kosztów nie jest wykreowanie pozytywnego obrazu Spółki wobec kontrahentów, a polepszenie warunków i komfortu pracy, co ma wpłynąć na wydajność pracowników i zwiększenie efektywności ich pracy.

Mając na uwadze powyższe, należy uznać, że art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie znajdzie w tym przypadku zastosowania.

Dodatkowo, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego Spółka nie finansuje nabycia przedmiotowej usługi cateringowej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Powoduje to, że art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT nie znajdzie w tym przypadku zastosowania.

W związku z powyższym, według Spółki koszty usług cateringowych, jakie Spółka ponosi w związku z nabywaniem posiłków dla pracowników, spełniają przesłanki wymienione w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Należy podkreślić, że przedmiotowe koszty mają w szczególności na celu zapewnienie pracownikom Spółki odpowiednich warunków pracy, zwiększenie motywacji pracowników oraz bardziej efektywne wykorzystanie ich czasu pracy, co powinno pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie Spółki i na możliwość generowania przez nią przychodów podatkowych. W konsekwencji, zdaniem Spółki, koszty zakupu na rzecz pracowników usług cateringowych, o których mowa w opisie stanu faktycznego, będą dla Spółki kosztem uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2587 ze zm., dalej: „updop”),

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Koszty ponoszone przez podatników należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie lub utrzymanie tego przychodu. Kosztami będą koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty. W każdej sytuacji jednakże trzeba sprawdzić cel w jakim dany wydatek został poniesiony.

Wskazać należy, że aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów).

Wskazać również należy, że wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są także tzw. koszty pracownicze obejmujące m.in. świadczenia wypłacane na rzecz pracowników wraz z narzutami, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety, ale również i inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie pracowników.

Z kolei, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop,

Stosownie natomiast do art. 16 ust. 1 pkt 45 updop,

W świetle przytoczonych przepisów oraz przedstawionego opisu sprawy należy zauważyć, że celem podniesienia atrakcyjności pracy, przyciągnięcia nowych pracowników oraz zatrzymania wartościowych w swoich strukturach, Spółka wprowadza dla osób zatrudnionych rożne benefity. Spółka zdecydowała się na poniesienie wydatków na nabycie usług cateringowych dla pracowników Spółki. Przedmiotowe koszty mają w szczególności na celu zapewnienie pracownikom Spółki odpowiednich warunków pracy, zwiększenie motywacji pracowników oraz bardziej efektywne wykorzystanie ich czasu pracy, co powinno pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie Spółki i na możliwość generowania przez nią przychodów podatkowych.

Należy więc stwierdzić, że ponoszone przez Spółkę wydatki dotyczące nabycia usług cateringowych z przeznaczeniem dla pracowników, są przejawem starań Spółki o poprawę warunków i atmosfery pracy a w konsekwencji zwiększania wydajności pracy z przełożeniem na uzyskiwane przez Spółkę przychody. Nie są to również wydatki wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie cytowanych przepisów art. 16 ust. 1 pkt 45 i 28 updop, gdyż, jak wskazuje Spółka w treści wniosku, wydatki te będą finansowane ze środków obrotowych, a także nie można ich uznać za koszty reprezentacji, gdyż przy ocenie wydatków pod kątem ich reprezentacyjnego charakteru należy mieć na względzie ich cel, który musi polegać na wykreowaniu pozytywnego obrazu podatnika jako celu wyłącznego bądź dominującego, co w omawianej sytuacji nie ma miejsca.

Reasumując, stwierdzić należy, że wskazane we wniosku wydatki poniesione na rzecz pracowników, mogą stanowić koszty podatkowe pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Stanowisko Wnioskodawcy należy zatem uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, tutejszy Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nie objęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).