Interpretacja indywidualna z dnia 9 sierpnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.320.2023.4.KF

Dotyczy zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 czerwca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 7 czerwca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy kwestii prawidłowości sposobu przechowywania otrzymywanych przez Państwa papierowych faktur i ich udostępniania organom wyłącznie w formie elektronicznej jako skanu oraz kwestii zachowania prawa do odliczenia na zasadach ogólnych, podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Uzupełnili go Państwo pismem z 31 lipca 2023 r. (data wpływu 31 lipca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Są Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT. Działają Państwo w branży farmaceutycznej. W związku z prowadzoną działalnością otrzymują Państwo od kontrahentów faktury VAT dotyczące nabycia towarów i usług. Faktury dostarczane są przez kontrahentów w formie papierowej i elektronicznej i dokonują Państwo rozliczenia na podstawie otrzymywanych faktur w obu formach. Poprzez swoich pracowników terenowych - również dokonują Państwo wydatków gotówkowych - wtedy faktura również jest w formie papierowej (dotyczy to również paragonów z NIP Spółki). Faktura ta jest dostarczana przez pracownika do Spółki. Aktualnie archiwizują Państwo faktury w formie papierowej. Faktury otrzymywane w wersji elektronicznej - są drukowane i przechowywane w formie papierowej. Faktury otrzymywane w wersji papierowej są archiwizowane i przechowywane w takiej samej wersji, w jakiej są otrzymywane. Rozważają Państwo wdrożenie systemu, który będzie dawał możliwość, że faktury otrzymywane w formie papierowej będą przechowywane (archiwizowane) wyłącznie w formie elektronicznej (skan w formacie .pdf lub/i zdjęcie w formacie .jpg).

W przypadku wdrożenia rozważanego przez Państwa modelu, oryginały faktur byłyby:

• skanowane:
• z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,
• na etapie skanowania faktury zostaną zapisane w odpowiednim formacie (PDF), a po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści,
• przesyłane przez pracowników terenowych Spółki w formacie JPG, czyli pracownik robiłby zdjęcie otrzymanej przez niego faktury lub w formacie PDF, czyli jako skan faktury:
• z zachowaniem odpowiedniej jakości zdjęcia, tj. zdjęcie faktury pełniące wersję elektroniczną będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,
• na etapie zapisywania faktur w formacie JPG jako zdjęcie nie będzie możliwa modyfikacja ich treści;
• z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,
• na etapie skanowania faktury zostaną zapisane w odpowiednim formacie (PDF), a po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści,
• archiwizowane jedynie w formie elektronicznej (skany oraz zdjęcia dokumentów),
•  forma papierowa faktur (oryginały) byłaby niszczona po zeskanowaniu po określonym czasie.

Należy wskazać, że w przypadku wdrożenia systemu:

• nie będzie możliwości ręcznego modyfikowania danych z faktury, rozumianych jako ingerencji w treść pierwotnej i oryginalnej faktury,
• dokumenty będą całkowitym odzwierciedleniem wersji papierowych faktur,
• po zeskanowaniu / przesłaniu zdjęcia faktury będą w niezmienionej formie archiwizowane w systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp, poprzez nadawanie fakturze indywidualnego numeru systemowego, dzięki któremu łatwo będzie można ją odszukać, w tym zaznaczając, iż w przypadku:
• faktur gotówkowych - będą one rozliczane w systemie przez pracowników jako jedno zbiorcze zestawienie (za dany okres/miesiąc), do których będzie przypisany jeden zbiorczy numer systemowy, jednak nie będzie problemu z odszukaniem pojedynczej faktury, ponieważ każda z faktur dotycząca danego rozliczenia wydatków pracownika będzie zapisana jako oddzielna pozycja z danymi identyfikacyjnymi, takimi jak: NIP, nr faktury, data, kwota,
• faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe,
• faktury będą przechowywane przez Spółkę, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego
• sposób przechowywania faktur będzie umożliwiał ich otwarcie w czytelnym formacie, możliwym do weryfikacji przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie),
• eliminowane jest ryzyko uszkodzenia faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

System umożliwiał będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym we wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).

Spółka zamierza przy użyciu systemu nie tylko archiwizować faktury otrzymywane w formie papierowej, ale również noty księgowe, paragony z nr NIP Spółki, rachunki, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy z kontrahentami, załączniki do umów i faktur, dokumenty magazynowe, dokumenty potwierdzające wykonanie usługi.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT.

Zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi i będą one realizowane w następujący sposób:

1.Pracownik dokonujący zakupu, po wprowadzeniu poniesionego kosztu do Systemu funkcjonującego w Spółce, będzie musiał dołączyć cyfrowy obraz dowodu księgowego (skan, zdjęcie). Cyfrowy obraz dowodu księgowego poniesionych wydatków będzie dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie.

2.Obowiązkiem pracownika będzie dopilnowanie i zachowanie należytej staranności, aby przedkładane cyfrowe obrazy dokumentów (skany, fotografie, elektroniczne wersje otrzymywanych dokumentów, w tym faktur) były czytelne i będą one zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.

3.Faktury zakupu towaru/usługi z odroczonym terminem zapłaty (przelew), będą wprowadzane do systemu w wersji elektronicznej z dwóch źródeł: otrzymywane bezpośrednio od kontrahentów na dedykowany adres mailowy lub otrzymywane przez pracowników w wersji elektronicznej lub papierowej. W przypadku wersji papierowej, faktura będzie skanowana lub fotografowana do nieedytowalnej wersji cyfrowej.

4.Pracownik będzie opisywał wydatek, potwierdzał jego zgodność ze stanem faktycznym, załączał dokumentację potwierdzającą zasadność wydatku zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki.

5.Następnie przełożony pracownika dokona weryfikacji oraz akceptacji wydatków w Systemie, na podstawie dołączonych przez pracownika cyfrowych wersji dowodów księgowych. Weryfikacja dokonywana przez przełożonego będzie miała na celu potwierdzenie, że dany zakup miał miejsce i jest związany z prowadzoną przez Spółkę działalnością (w szczególności w zakresie miejsca, czasu, uczestników i charakteru wydarzenia, kosztu, dostawcy itp.). Przełożony będzie również weryfikował wpisany wydatek z załączonym cyfrowym obrazem dokumentu.

6.Zgodnie z wewnętrzną Procedurą dokonywania, rozliczania i autoryzacji wydatków służbowych faktura przelewowa lub rozliczenie wydatku będzie dodatkowo akceptowane przez przełożonego wyższego szczebla i osobę odpowiedzialną na zarządzenie daną kategorią kosztów w Spółce.

7.Po akceptacji przełożonego, zespół odpowiedzialny za obsługę księgową faktur przelewowych i rozliczeń pracowniczych, dokona kontroli formalno-rachunkowej wydatków oraz ich księgowania. Sprawowana kontrola wydatków będzie obejmować weryfikację czytelności załączników oraz prawidłowość wprowadzenia danych do Systemu.

Dodatkowo wskazują Państwo, iż cyfrowy obraz dokumentów księgowych, w tym faktur będzie zapisywany w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, jakakolwiek ingerencja w treść obrazu dokumentu będzie całkowicie wykluczona. Weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzujące osoby, dokonywana będzie w całości elektronicznie. Dowody księgowe poniesienia wydatków będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia Państwa zobowiązań podatkowych. Dzięki temu dokumenty otrzymane przez Państwo będą przetwarzane w formie elektronicznej, znacznie trwalszej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż obecny system bazujący na dokumentach papierowych.

W Państwa ocenie, sposób przechowywania otrzymywanych faktur, będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływ u terminu przedawnienia zobowiązania poprzez sprawowaną kontrolę merytoryczną przełożonego, który na podstawie załączonego cyfrowego obrazu faktury oraz posiadanej wiedzy o celowości wydatku, zobowiązany jest do dokonania analizy przedstawionego dokumentu, w tym weryfikacji merytorycznej wydatku (w szczególności co do celowości jego poniesienia, wysokości oraz zakresu poniesionych kosztów), konieczność zapisu cyfrowego obrazu faktur w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność faktury, kontrolę formalną dokonywaną przez zespół odpowiedzialny za obsługę księgową faktur przelewowych i rozliczeń, która będzie obejmować weryfikację czytelności cyfrowego obrazu faktury oraz weryfikację prawidłowości wprowadzonych danych do Systemu w porównaniu z załączonym cyfrowym obrazem faktury.

Faktury, których dotyczy wniosek będą przechowywane w formie elektronicznej tylko na terytorium kraju.

Otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Będą Państwo ewidencjonować wszystkie faktury potwierdzające zakup towaru w formie elektronicznej. Pytanie dotyczy zakupów udokumentowanych fakturami przechowywanymi w sposób opisany we wniosku, które będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT. Będą Państwo dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego, wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, biorąc pod uwagę przepisy ujęte w art. 88 ustawy o VAT. Państwa pytanie dotyczy odliczenia VAT na zasadach ogólnych - czyli tam gdzie taka możliwość istnieje. W Państwa ocenie, faktura zarchiwizowana i przechowywana w sposób przedstawiony we wniosku (w formie elektronicznej) będzie uprawniała Państwo do odliczenia podatku naliczonego, przy założeniu, że mają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT od danego zakupu.

Pytania (ostatecznie sprecyzowane w uzupełnieniu do wniosku)

1. Czy dla celów ustawy o VAT prawidłowym będzie skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Państwa papierowych faktur i ich udostępnianie organom wyłącznie w formie elektronicznej jako skan dokumentu, przy zastosowaniu przez Państwa zasad zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie sprawy?

2. Czy będziecie Państwo mieli prawo na zasadach ogólnych do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.; dalej: Ustawa o VAT)?

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sprecyzowane w uzupełnieniu do wniosku)

1.Zdaniem Państwa, dla celów ustawy o VAT prawidłowym będzie skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Państwa papierowych faktur i ich udostępnianie organom wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu, przy zastosowaniu przez Państwa zasad zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie sprawy.

2.Zdaniem Państwa, będziecie Państwo mieli prawo, na zasadach ogólnych, do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT: „Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Powyższa regulacja jest implementacją prawa unijnego, gdyż stosownie do art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, s. 1, ze zm.; dalej: Dyrektywa): „Dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale”.

Natomiast zgodnie z art. 244 Dyrektywy obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur: „Każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał”.

W tym miejscu należy także przywołać normę wyrażoną w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą: aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Polski ustawodawca nie wprowadził przepisów w zakresie wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane. W związku z powyższym należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne ustawy o VAT dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten ma zapewniać:

• przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• autentyczność pochodzenia,
• integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według Państwa, wykonując skany lub zdjęcia papierowych faktur i dokonując ich elektronicznej archiwizacji wypełnią Państwo ustawowe przesłanki w zakresie przechowywanie faktur, gdyż:

• nastąpi zachowanie oryginalnej postaci otrzymywanych faktur, gwarantując ich autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność,
• zapewnicie Państwo dostęp do archiwizowanych/przechowywanych faktur.

W Państwa opinii, w odniesieniu do formy elektronicznej, zostanie zachowana taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Wskazują Państwo, iż możliwość elektronicznego przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej jest akceptowana także przez organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych wydanych np. przez:

• Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 listopada 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.587.2018.1.AK,
• Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 stycznia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.670.2020.1.MAZ,
• Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 lutego 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.719.2020.2.KOM.

Państwa zdaniem, w świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz stanowiska organów podatkowych należy uznać, że:

• mają Państwo prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu w Systemie, natomiast
• ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, jesteście Państwo uprawnieni do udostępniania ich organom podatkowym wyłącznie w formie elektronicznej.

W zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”. Przepis ten nie uzależnia prawa do odliczenia podatku naliczonego od sposobu przechowywania faktur.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

• nabycia towarów i usług,
• dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa i elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy, jesteście Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT i działają Państwo w branży farmaceutycznej. W związku z prowadzoną działalnością otrzymujecie Państwo od kontrahentów faktury VAT dotyczące nabycia towarów i usług, w formie papierowej i elektronicznej. Dokonujecie Państwo rozliczenia na podstawie otrzymywanych faktur w obu formach. Aktualnie archiwizujecie Państwo faktury w formie papierowej, zarówno te otrzymywane w wersji elektronicznej jak i te otrzymywane w wersji papierowej.

Rozważają Państwo wdrożenie Systemu, który będzie dawał możliwość, aby faktury otrzymywane w formie papierowej były przechowywane (archiwizowane) wyłącznie w formie elektronicznej (skan w formacie .pdf lub/i zdjęcie w formacie .jpg). Zamierzacie Państwo ewidencjonować wszystkie faktury potwierdzające zakup towaru w formie elektronicznej. Dzięki temu dokumenty otrzymane przez Państwa będą przetwarzane w formie elektronicznej.

Ad 1

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii prawidłowości sposobu przechowywania otrzymywanych przez Państwa papierowych faktur i ich udostępniania organom wyłącznie w formie elektronicznej jako skanu dokumentu, przy zastosowaniu przez Państwa zasad zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie sprawy.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.

Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Odnosząc się więc do Państwa wątpliwości, stwierdzić należy, że w okolicznościach omawianej sprawy sposób przechowywania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej, czyli po dokonaniu digitalizacji ich wersji papierowej w opisanej we wniosku procedurze, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania w opisanej we wniosku procedurze, a także umożliwienie przez Państwa dostępu do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy - będzie zgodny z przytoczonymi przepisami ustawy.

W opisanym modelu zapewnią Państwo bowiem funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi i będą one realizowane w następujący sposób:

1.Pracownik dokonujący zakupu, po wprowadzeniu poniesionego kosztu do Systemu funkcjonującego w Spółce, będzie musiał dołączyć cyfrowy obraz dowodu księgowego (skan, zdjęcie). Cyfrowy obraz dowodu księgowego poniesionych wydatków będzie dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie.

2.Obowiązkiem pracownika będzie dopilnowanie i zachowanie należytej staranności, aby przedkładane cyfrowe obrazy dokumentów (skany, fotografie, elektroniczne wersje otrzymywanych dokumentów, w tym faktur) były czytelne i będą one zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.

3.Faktury zakupu towaru/usługi z odroczonym terminem zapłaty (przelew), będą wprowadzane do systemu w wersji elektronicznej z dwóch źródeł: otrzymywane bezpośrednio od kontrahentów na dedykowany adres mailowy lub otrzymywane przez pracowników w wersji elektronicznej lub papierowej. W przypadku wersji papierowej, faktura będzie skanowana lub fotografowana do nieedytowalnej wersji cyfrowej.

4.Pracownik będzie opisywał wydatek, potwierdzał jego zgodność ze stanem faktycznym, załączał dokumentację potwierdzającą zasadność wydatku zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki.

5.Następnie przełożony pracownika dokona weryfikacji oraz akceptacji wydatków w Systemie, na podstawie dołączonych przez pracownika cyfrowych wersji dowodów księgowych. Weryfikacja dokonywana przez przełożonego będzie miała na celu potwierdzenie, że dany zakup miał miejsce i jest związany z prowadzoną przez Spółkę działalnością (w szczególności w zakresie miejsca, czasu, uczestników i charakteru wydarzenia, kosztu, dostawcy itp.). Przełożony będzie również weryfikował wpisany wydatek z załączonym cyfrowym obrazem dokumentu.

6.Zgodnie z wewnętrzną Procedurą dokonywania, rozliczania i autoryzacji wydatków służbowych faktura przelewowa lub rozliczenie wydatku będzie dodatkowo akceptowane przez przełożonego wyższego szczebla i osobę odpowiedzialną na zarządzenie daną kategorią kosztów w Spółce.

7.Po akceptacji przełożonego, zespół odpowiedzialny za obsługę księgową faktur przelewowych i rozliczeń pracowniczych, dokona kontroli formalno-rachunkowej wydatków oraz ich księgowania. Sprawowana kontrola wydatków będzie obejmować weryfikację czytelności załączników oraz prawidłowość wprowadzenia danych do Systemu.

Weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzujące osoby, dokonywana będzie w całości elektronicznie.

Ponadto, w rozważanym przez Państwa modelu, oryginały faktur, będą skanowane z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej i na tym etapie będą zapisane w odpowiednim formacie (PDF lub JPG), a po zeskanowaniu/przesłaniu zdjęcia nie będzie możliwa modyfikacja ich treści. Cyfrowy obraz faktur, będzie zapisywany w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku. Jakakolwiek ingerencja w treść obrazu dokumentu będzie całkowicie wykluczona.

Zatem, w przypadku wdrożenia systemu:

• nie będzie możliwości ręcznego modyfikowania danych z faktury, rozumianych jako ingerencji w treść pierwotnej i oryginalnej faktury,
• dokumenty będą całkowitym odzwierciedleniem wersji papierowych faktur,
• po zeskanowaniu/przesłaniu zdjęcia, faktury będą w niezmienionej formie archiwizowane w systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp, poprzez nadawanie każdej fakturze indywidualnego numeru systemowego, dzięki któremu łatwo będzie można ją odszukać,
• faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe,
• faktury będą przechowywane przez Spółkę, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• sposób przechowywania faktur będzie umożliwiał ich otwarcie w czytelnym formacie, możliwym do weryfikacji przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Państwa (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie),
• eliminowane jest ryzyko uszkodzenia faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

Faktury w ww. modelu będą archiwizowane jedynie w formie elektronicznej (skany dokumentów), natomiast forma papierowa faktur (oryginały) byłaby niszczona po zeskanowaniu po określonym czasie. Wskazaliście Państwo również, że otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Z opisu sprawy wynika także, że dowody księgowe poniesienia wydatków będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia Państwa zobowiązań podatkowych.

Ponadto, na żądanie organów podatkowych, zapewnicie Państwo odpowiedni dostęp do przedmiotowych faktur, które przechowywane będą w formie elektronicznej wyłącznie na terytorium kraju. System umożliwiał będzie bowiem niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu). Tym samym zapewnią Państwo bezzwłoczny pobór przedmiotowych faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Tym samym, stwierdzić należy, że wskazane przez Państwa zasady archiwizowania i przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, będą spełniały warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Ad 2

Państwa wątpliwości dotyczą także kwestii prawa do odliczenia na zasadach ogólnych podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z ustawą.

Przechodząc więc do kwestii prawa od odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych i archiwizowanych w opisany przez Państwa sposób, należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami otrzymywanymi od kontrahentów. Państwa wątpliwości dotyczą zakupów udokumentowanych fakturami przechowywanymi w sposób opisany powyżej, które będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT. Będziecie Państwo dokonywali odliczenia podatku VAT naliczonego, wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, biorąc pod uwagę przepisy ujęte w art. 88 ustawy o VAT. Zatem, omawiana w tym miejscu kwestia dotyczy odliczenia VAT na zasadach ogólnych - czyli tam gdzie taka możliwość istnieje.

W związku z powyższym, przechowując faktury w sposób przedstawiony we wniosku, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa, przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

Jednakże należy wskazać, że prawidłowość przechowywania faktur zostaje weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Tym samym, stwierdzić należy, że przechowywanie i archiwizowanie faktur, dotyczących wydatków w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego modelu, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Państwo zachowają, na ogólnych zasadach, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych faktur.

Dodatkowe informacje

Niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług, zaś w zakresie dotyczącym podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego oraz zastosujecie się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).