Interpretacja indywidualna z dnia 7 lutego 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP

Prawidłowy sposób numerowania faktur.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 listopada 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawidłowego sposobu numerowania faktur.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo Spółką i należycie do Koncernu (…). Przedmiotem Państwa działalności jest w znacznej części handel hurtowy odzieżą męską. Na mocy zawartych umów handlowych, sprzedaż towarów przez Państwa na terenie Polski i Europy wschodniej, odbywa się głównie poprzez sieć sklepów firmowych lub multibrandowych, prowadzonych przez odrębnych, niezależnych Państwa kontrahentów. Sprzedaż Państwa towarów do sklepów firmowych następuje bądź bezpośrednio - jako dostawa towarów, bądź też na podstawie umowy agencyjnej.

Spółka przygotowuje się do przyłączenia się do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Koncern (…) jest na etapie wdrożenia jednego, wspólnego, jednolitego dla całego Koncernu systemu rozliczeń, obejmującego m.in. system wystawiania dokumentów księgowych przez wszystkie podmioty należące do Koncernu.

System wystawiania faktur (program) wprowadzany m.in. do Państwa Spółki, polegać ma na automatycznym generowaniu i wystawianiu dowodów księgowych, w chwili wydania towaru z magazynu należącego do Państwa, celem przekazania do kontrahenta. Wszystkie dokumenty - wliczając w to faktury VAT - wystawiane mają być zatem przy użyciu programu, który rejestruje dokumenty związane z wydaniem towaru przez Spółkę kontrahentowi w sposób ciągły, niezależnie od rodzaju dokumentu. W przypadku sprzedaży towaru - będzie to faktura sprzedaży VAT, w przypadku umowy agencyjnej - będzie to nota wewnętrzna dokumentująca wydanie towaru. System automatycznie numeruje generowane dowody księgowe. Każdy taki dokument otrzyma zatem następny numer, który jest numerem unikalnym. Ponieważ ciągłość numeracji zachowana będzie w obrębie wszystkich wygenerowanych dokumentów, dwie następujące po sobie faktury sprzedaży VAT nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji.

Państwa zdaniem, taki system numeracji spełnia główny cel numerowania faktur sprzedaży VAT, jakim jest zapewnienie ich szybkiej i bezbłędnej identyfikacji, a ponadto nie pozostawia możliwości na jakiekolwiek oszustwa, bowiem każdy kolejny dokument będzie posiadał unikalny numer, który nigdy się nie powtórzy. Każdy podmiot należący do Koncernu ma mieć bowiem swój unikalny numer (w tym Spółka), od którego ma zaczynać się numer wystawionego dowodu (faktura sprzedaży VAT lub nota wewnętrzna).

Pytanie

Czy opisany system numerowania faktur sprzedaży VAT jest prawidłowy w świetle przepisów art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług? (pytanie nr 1 wniosku).

Państwa stanowisko w sprawie

Przedmiotowy sposób numeracji faktur sprzedaży VAT, nie uwzględniający chronologii, nie jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Natomiast stosownie do art. 8 ust. 1 ww. ustawy:

Zakres opodatkowania podatkiem VAT wyznacza nie tylko czynnik przedmiotowy – opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów lub odpłatne świadczenie usług, ale także czynnik podmiotowy – czynności muszą być wykonywane przez podatnika.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Jak wskazuje wyżej wskazany przepis art. 106e ust. 1 pkt 2, 3 i 5 ustawy faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, na fakturze powinny znajdować się imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a.

Z powyższych przepisów wynika, że faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. Zachowanie powyższych założeń ciągłości numerowania i możliwości identyfikacji, sposób nadawania numerów poszczególnym fakturom, ustala wyłącznie podatnik, wystawiający te faktury.

Przepisy nie określają co należy rozumieć pod pojęciem „kolejny”. Zasadne jest więc sięgnięcie do języka potocznego, gdzie „kolejny” pojmowany jest jako występujący w porządku następczym, jeden po drugim, następny (Uniwersalny słownik języka polskiego pod redakcją S. Dubisza, PWN 2003, tom 2, s. 362).

Chodzi zatem o to, by kolejno następującym po sobie fakturom nadawać numery w porządku chronologicznym. Tym samym prawidłowa jest taka wykładnia art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, że każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego.

Zatem, w świetle art. 106e ustawy, poprawną metodą jest nadawanie fakturom kolejnych, następujących po sobie numerów. Zgodne bowiem z literalnym brzmieniem ww. przepisu, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. numer kolejny faktury. Przy wystawianiu faktur powinna więc zostać zachowana chronologia numerowania i powinna ona dotyczyć wszystkich dokumentów będących fakturami. Faktury powinny zawierać m.in. indywidualne numery – według prowadzonej przez podatnika ewidencji.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo na etapie wdrożenia jednego, wspólnego, jednolitego dla całego Koncernu systemu rozliczeń, obejmującego m.in. system wystawiania dokumentów księgowych przez wszystkie podmioty należące do Koncernu.

System wystawiania faktur (program) wprowadzany m.in. do Państwa Spółki, polegać ma na automatycznym generowaniu i wystawianiu dowodów księgowych, w chwili wydania towaru z magazynu należącego do Państwa, celem przekazania do kontrahenta. Taki system numeracji spełnia główny cel numerowania faktur sprzedaży VAT, jakim jest zapewnienie ich szybkiej i bezbłędnej identyfikacji, a ponadto nie pozostawia możliwości na jakiekolwiek oszustwa, bowiem każdy kolejny dokument będzie posiadał unikalny numer, który nigdy się nie powtórzy. Każdy podmiot należący do Koncernu ma mieć bowiem swój unikalny numer (w tym Spółka), od którego ma zaczynać się numer wystawionego dowodu (faktura sprzedaży VAT lub nota wewnętrzna).

Na tle tak przedstawionego opisu sprawy Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy opisany system numerowania faktur sprzedaży VAT jest prawidłowy w świetle przepisów art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług.

Analizując przedstawione okoliczności sprawy w kontekście przepisów ustawy VAT należy stwierdzić, że każda faktura wystawiona przez Państwa na rzecz kontrahenta powinna być zaopatrzona w swój numer, tj. każda faktura powinna zawierać kolejny numer czyli o jeden większy w stosunku do poprzedniej faktury. Taki sposób numeracji dotyczy wyłącznie faktur, stąd też inne dokumenty nie mogą być uwzględniane w powyższej numeracji.

Wskazaliście Państwo, że wszystkie dokumenty - wliczając w to faktury VAT - wystawiane mają być przy użyciu programu, który rejestruje dokumenty związane z wydaniem towaru przez Spółkę kontrahentowi w sposób ciągły, niezależnie od rodzaju dokumentu. W przypadku sprzedaży towaru - będzie to faktura sprzedaży VAT, w przypadku umowy agencyjnej - będzie to nota wewnętrzna dokumentująca wydanie towaru. System automatycznie numeruje generowane dowody księgowe. Ciągłość numeracji zachowana będzie w obrębie wszystkich wygenerowanych dokumentów, dwie następujące po sobie faktury sprzedaży VAT nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji.

Zatem biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powyższe przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że skoro - jak wynika z opisu sprawy - dwie następujące po sobie faktury nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji (numery pomiędzy nimi nie pozostają wolne, ale są przypisane innym dokumentom np. notom wewnętrznym wystawionym w okresie pomiędzy fakturami) przedstawiony przez Państwa sposób numeracji faktur sprzedaży VAT, nie uwzględniający chronologii nie jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko, zgodnie z którym przedmiotowy sposób numeracji faktur sprzedaży VAT, nie uwzględniający chronologii, nie jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług uznano za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informujemy, że w zakresie pytań nr 2 i 3 wniosku zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponosicie Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

‒Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).