Jak udokumentować wyrównanie pensji do minimalnego wynagrodzenia

Jak prawidłowo udokumentować pracownikom samorządowym i nauczycielom wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego brutto? Czy wystarczy pismo informujące (powołując się na rozporządzenie), że z dniem ...... wynagrodzenie zasadnicze brutto wynosić będzie np. 3490 zł? Czy jest potrzebny aneks do umowy?