Korekta dokumentacji ZUS – zasady, przypadki i konsekwencje w zakresie rozliczeń składkowych

Płatnicy dość często korygują dokumenty ubezpieczeniowe - zgłoszeniowe i rozliczeniowe. Powodem są błędy zarówno zidentyfikowane przez płatnika, jak i wynikłe podczas kontroli ZUS. Korekty dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych co do zasady dokonuje się w programie Płatnik lub przez PUE ZUS. Niektórzy płatnicy mogą zrobić to w formie papierowej. Konsekwencją przeprowadzonej korekty są często zmiany w zakresie wynagrodzeń, zasiłków i podatków.

Korekty dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w formie elektronicznej co do zasady płatnik może dokonać za okres ostatniego roku. Dokumenty za ten okres są widoczne i nie ma konieczności występowania o nie do ZUS. Jeżeli jednak korekta dotyczy wcześniejszego okresu, niezbędne jest zamówienie danych w ZUS. Korekty dokonuje się bowiem na dokumentach już istniejących, przetworzonych przez organ. Zamówienie danych składa się na adres e-mail: cot@zus.pl. W treści zamówienia należy podać nazwę płatnika składek, jego dane identyfikacyjne - NIP, REGON, oraz okres rozliczeniowy, który interesuje płatnika. Zamówione komplety rozliczeniowe są udostępniane w ciągu 24 godzin (nie wliczając dni wolnych od pracy - sobót, niedziel i świąt) oraz widoczne dla użytkownika w programie Płatnik i aplikacji e-Płatnik przez okres 30 dni.

W wyniku zmiany przepisów od 1 stycznia 2022 r. korekta dokumentów rozliczeniowych nie jest możliwa po upływie 5 lat od dnia, w którym minął termin opłacenia składek rozliczonych w raporcie i deklaracji (art. 48d ust. 1 ustawy systemowej). Termin ten nie dotyczy dokumentów zgłoszeniowych (m.in. ZUA, ZZA, ZWUA).

Deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne za okres do grudnia 2021 r. płatnik składek koryguje do 1 stycznia 2024 r., z zastrzeżeniem, że imiennych raportów miesięcznych nie składa się w przypadku, gdy korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej (art. 11 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw).