Korekta dokumentacji ZUS – zasady, przypadki i konsekwencje w zakresie rozliczeń składkowych

Płatnicy dość często korygują dokumenty ubezpieczeniowe - zgłoszeniowe i rozliczeniowe. Powodem są błędy zarówno zidentyfikowane przez płatnika, jak i wynikłe podczas kontroli ZUS. Korekty dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych co do zasady dokonuje się w programie Płatnik lub przez PUE ZUS. Niektórzy płatnicy mogą zrobić to w formie papierowej. Konsekwencją przeprowadzonej korekty są często zmiany w zakresie wynagrodzeń, zasiłków i podatków.

Korekty dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w formie elektronicznej co do zasady płatnik może dokonać za okres ostatniego roku. Dokumenty za ten okres są widoczne i nie ma konieczności występowania o nie do ZUS. Jeżeli jednak korekta dotyczy wcześniejszego okresu, niezbędne jest zamówienie danych w ZUS. Korekty dokonuje się bowiem na dokumentach już istniejących, przetworzonych przez organ. Zamówienie danych składa się na adres e-mail: cot@zus.pl. W treści zamówienia należy podać nazwę płatnika składek, jego dane identyfikacyjne - NIP, REGON, oraz okres rozliczeniowy, który interesuje płatnika. Zamówione komplety rozliczeniowe są udostępniane w ciągu 24 godzin (nie wliczając dni wolnych od pracy - sobót, niedziel i świąt) oraz widoczne dla użytkownika w programie Płatnik i aplikacji e-Płatnik przez okres 30 dni.

W wyniku zmiany przepisów od 1 stycznia 2022 r. korekta dokumentów rozliczeniowych nie jest możliwa po upływie 5 lat od dnia, w którym minął termin opłacenia składek rozliczonych w raporcie i deklaracji (art. 48d ust. 1 ustawy systemowej). Termin ten nie dotyczy dokumentów zgłoszeniowych (m.in. ZUA, ZZA, ZWUA).

Deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne za okres do grudnia 2021 r. płatnik składek koryguje do 1 stycznia 2024 r., z zastrzeżeniem, że imiennych raportów miesięcznych nie składa się w przypadku, gdy korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej (art. 11 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw).

1. Zasady dokonywania korekty dokumentacji ubezpieczeniowej

Uprawnienie do korekty zarówno dokumentów zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych posiada ZUS i jest to korekta z urzędu. Natomiast płatnik składek ma obowiązek korygowania dokumentów w każdym przypadku, gdy nie jest to możliwe do przeprowadzenia przez organ rentowy, lub w wyniku zmiany okoliczności faktycznych, o której wiedzę ma zasadniczo tylko płatnik składek, np. niezgłoszenie zleceniobiorcy do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego czy nienaliczenie składek ubezpieczeniowych od przychodów, w stosunku do których istnieje obowiązek ich oskładkowania.

W zakresie dokumentacji ubezpieczeniowej ZUS może:

• sporządzać z urzędu zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, zgłoszenia wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych, imienne raporty miesięczne, zgłoszenia płatnika składek, zgłoszenia wyrejestrowania płatnika składek, deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty korygujące tę dokumentację,
• korygować z urzędu błędy stwierdzone w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi, określonych w ustawie systemowej,
• żądać od płatnika składek ponownego złożenia dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi, określonych w ustawie, jeżeli dokumenty te nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym ZUS,
• z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników składek, informując o tym ubezpieczonych i płatników składek (art. 48b ustawy systemowej).

Płatnik ma prawo nie zgodzić się z ustaleniami ZUS. Wówczas powinien wystąpić do tego organu o wydanie decyzji w danej sprawie.

PRZYKŁAD 1

W czasie kontroli u płatnika składek „P” ZUS zakwestionował stosowanie wyłączenia ze składek w odniesieniu do świadczeń z zfśs (w opinii organu rentowego płatnik nie stosował kryterium socjalnego) oraz podstawy wymiaru świadczeń chorobowych (płatnik jest uprawniony do wypłaty zasiłków), do podstawy których płatnik włączył premie uznaniowe za okresy absencji chorobowej wpłacane w niewiele niższej wysokości niż przysługujące za czas przepracowany. Płatnik otrzymał protokół kontroli 25 lipca 2022 r. Nie zgodził się z przedstawionymi zarzutami i zażądał wydania decyzji przez ZUS w kwestionowanym zakresie. W tych okolicznościach korektę dokumentacji rozliczeniowej płatnik składek powinien sporządzić w terminie 7 dni od daty uprawomocnienia się decyzji ZUS. Jeżeli w postępowaniu przed sądem dojdzie do zmiany decyzji ZUS, płatnik nie będzie korygował dokumentów rozliczeniowych.

2. Najczęstsze przyczyny korekty dokumentacji ZUS 

Dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe należy przygotowywać zgodnie ze stanem faktycznym. Treść tych dokumentów decyduje bowiem o obowiązku ubezpieczeniowym lub dobrowolności podlegania ubezpieczeniom, a w przyszłości - o wysokości świadczeń emerytalno-rentowych przysługujących osobom ubezpieczonym. Dokonywanie korekt często jest nieuniknione. Mogą one mieć charakter przysporzenia, jak i straty. Do najczęstszych nieprawidłowości w dokumentacji ubezpieczeniowej należą w szczególności:

• zgłoszenie do niewłaściwych ubezpieczeń,
• niezgłoszenie do ubezpieczeń zleceniobiorcy, który utracił status ucznia/studenta i nie powiadomił o tym zleceniodawcy, lub niewyrejestrowanie z ubezpieczeń osoby posiadającej ww. status,
• wykazanie nieprawidłowej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w związku z przekroczeniem tzw. 30-krotności,
• oskładkowanie przychodów zwolnionych ze składek lub nieuwzględnienie w podstawie składkowej przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek.

Korekcie nie podlegają dane zawarte w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez ZUS różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Nie dotyczy to zadeklarowanej podstawy wymiaru składek (art. 41 ust. 6a-6b ustawy systemowej).

Imienny raport miesięczny korygujący płatnik ma obowiązek złożyć w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

W przypadku gdy sporządzenie korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS (art. 41 ust. 7a-7b ustawy systemowej):

• w decyzji - imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,
• w wyniku kontroli - imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Przepisy ustawy systemowej nie określają wprost sankcji dla płatników składek z powodu złożenia dokumentów korygujących po terminie. Jednak w sytuacji gdy płatnik będzie zwlekał ze sporządzeniem i przekazaniem dokumentów korygujących, ZUS wyśle w tej sprawie ponaglenie. Na płatników, którzy uporczywie popełniają błędy w dokumentacji, nie reagują na ponaglenia w sprawie korekt, a także nie składają dokumentów rozliczeniowych mimo takiego obowiązku, może zostać nałożona grzywna do 5000 zł (art. 98 ust. 1 pkt 2 i 6 ustawy systemowej). Jest to możliwe w stosunku do płatników, którzy:

• nie zgłaszają wymaganych ustawą danych lub zgłaszają nieprawdziwe dane albo
• udzielają w ww. sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawiają ich udzielenia,
• nie dopełniają obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie.

2.1. Zgłoszenie do niewłaściwych ubezpieczeń

Ryzyko nieprawidłowego zgłoszenia do ubezpieczeń zasadniczo nie dotyczy pracowników. Natomiast płatnicy składek zatrudniający zleceniobiorców mają obowiązek samodzielnie ustalić zakres ubezpieczeń tych osób. Najczęściej problem w prawidłowym określeniu obowiązku ubezpieczeń dotyczy tych osób, które posiadają równolegle kilka tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Płatnicy dokonują ustaleń w tym zakresie zasadniczo na podstawie oświadczenia tych osób. Często zdarza się, że zatrudniony zleceniobiorca stwierdza w oświadczeniu, iż w czasie realizowania zlecenia ma też innego zleceniodawcę albo prowadzi działalność pozarolniczą. W takim przypadku dochodzi do tzw. zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych. W zdecydowanej większości przypadków ubezpieczeni rezygnują z dobrowolnych ubezpieczeń społecznych i wówczas powstaje obowiązek zgłoszenia tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Jest to możliwe po spełnieniu następujących warunków:

• posiadanie jednocześnie trwającego innego tytułu do ubezpieczeń społecznych i osiąganie z tego tytułu wynagrodzenia w wysokości co najmniej obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2022 r. - 3010 zł) lub
• osiąganie jednocześnie wynagrodzenia w podanej wyżej wysokości z tytułu zawarcia z tym samym zleceniodawcą dodatkowej umowy zlecenia, w ramach której wykonywane czynności są rodzajowo inne, i wskazanie przychodu z tej umowy jako podlegającego obowiązkowym naliczeniom w zakresie ubezpieczeń społecznych.

PRZYKŁAD 2

Zleceniobiorca zawarł ze spółką "X" w tym samym dniu dwie umowy. Na podstawie pierwszej umowy zleceniobiorca sprzedaje produkty bankowe, a druga dotyczy wykonywania prac porządkowych w siedzibie zleceniodawcy. Z tytułu pierwszej umowy zleceniobiorca otrzymuje miesięczne wynagrodzenie brutto w granicach 4000-5000 zł, a z drugiej - 1000 zł. Osoba ta wskazała do objęcia obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi pierwszą umowę i nie przystąpiła do dobrowolnych ubezpieczeń z tytułu drugiej umowy. Jeżeli zawarcie tych umów nie ma na celu obejścia przepisów ustawy systemowej, zleceniobiorca będzie opłacał składki na ubezpieczenia społeczne tylko z pierwszej umowy (przychód miesięczny spełnia warunek wysokości). Przychód z drugiej umowy będzie podlegał tylko składce zdrowotnej.

W przypadku gdy ww. warunki nie zostaną spełnione, nie ma podstaw do dokonania zgłoszenia tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Oświadczenie ubezpieczonego zawierające błędne dane oznacza, że płatnik składek, który uprzednio zgłosił go tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, musi skorygować zgłoszenie. Dotyczy to również sytuacji, gdy niesłusznie dokonano zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. O obowiązku zgłoszenia do prawidłowych ubezpieczeń płatnik najczęściej dowiaduje się z zawiadomienia ZUS lub protokołu kontroli.

Korektę dokumentacji należy w takim przypadku przeprowadzić w następujący sposób:

Krok 1. Wyrejestrowanie osoby z ubezpieczenia, do którego została nieprawidłowo zgłoszona, z datą, od której mu nie podlega, i w zwykłym trybie (nie jest to zmiana ani korekta).

Krok 2. Zgłoszenie ubezpieczonego do obowiązkowych ubezpieczeń (społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego lub tylko zdrowotnego) na formularzu ZUS ZUA lub ZZA (zgłoszenie nie jest zmianą ani korektą i wymaga zgłoszenia w zwykłym trybie).

Jeżeli do korekty dokumentów zgłoszeniowych doszło przed wypłatą wynagrodzenia lub przychodu, na które ta korekta miałaby wpływ, płatnik dokonuje rozliczeń składkowych, biorąc pod uwagę wyłącznie stan po korekcie. Natomiast gdy korekta dotyczy okresów zamkniętych, czyli rozliczonych lub tzw. okresów wypłaconych, czyli ubezpieczony otrzymał wynagrodzenie, ale składki nie zostały jeszcze rozliczone w dokumentach ZUS i odprowadzone, należy skorygować odpowiednio wynagrodzenie i składki lub tylko wynagrodzenie.

PRZYKŁAD 3

Zleceniobiorca zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego od 1 czerwca 2022 r. otrzymał w lipcu 2022 r. wynagrodzenie za czerwiec 2022 r. Podczas przygotowywania dokumentów rozliczeniowych za lipiec 2022 r. program Płatnik zakomunikował użytkownikowi, aby ten sprawdził poprawność wykazywanej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Zleceniodawca zwrócił się do zleceniobiorcy z wnioskiem o zgłoszenie informacji o przychodach osiąganych z innych źródeł, z tytułu których podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Zleceniobiorca oświadczył, że w innym miejscu zatrudnienia od 1 stycznia 2022 r. osiąga przychody miesięczne w wysokości co najmniej obowiązującego minimalnego wynagrodzenia i nie chce podlegać dobrowolnym ubezpieczeniom społecznym. W tej sytuacji zleceniodawca powinien zleceniobiorcę:

• wyrejestrować z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego od 1 czerwca 2022 r. oraz

• zgłosić od ww. daty tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.

Następnie należy skorygować przychód zleceniodawcy na liście płac, a w raporcie ZUS RCA wykazać tylko podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i składkę na to ubezpieczenie.

Zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenia społeczne stanowi część wynagrodzenia zleceniobiorcy. Zatem od takiej wypłaty trzeba naliczyć podatek dochodowy, uwzględniając 20% koszty uzyskania przychodów oraz składkę zdrowotną, która poprzednio została naliczona od niższej podstawy wymiaru, pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne, zgodnie z ogólnymi zasadami ustalania podstawy wymiaru składki zdrowotnej (art. 81 ust. 6 ustawy zdrowotnej).

Lista płac za czerwiec 2022 r. przed korektą i po korekcie

*W związku z wątpliwościami dotyczącymi obniżania składki zdrowotnej do wysokości zaliczki na podatek z 2021 r. redakcja MPPiU wystąpiła do Ministerstwa Zdrowia o zajęcie stanowiska w tej sprawie.

Nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyniosła 416,62 zł, a niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne (9%) 24,32 zł. Zleceniobiorcy należy zwrócić 355,12 zł, co wynika z następujących wyliczeń:

• podstawa opodatkowania: 416,62 zł - 83,32 zł (20% koszty uzyskania przychodów) = 333 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych),

• zaliczka na podatek: 333 zł x 12% = 40 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych),

• do wypłaty: 416,62 zł - 24,32 zł - 40 zł = 352,30 zł.

W wyniku korekty u zleceniodawcy powstała nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze pozaubezpieczeniowe, tj. FP i FS oraz FGŚP.

Po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone, zleceniodawca może złożyć wniosek o ich zwrot. ZUS powinien dokonać zwrotu w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku. W przeciwnym razie nadpłata zostanie zaliczona na poczet przyszłych zobowiązań składkowych.

Zatem w razie konieczności korekty składek ubezpieczeniowych należy dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych (ZUS RCA). Od 1 stycznia 2022 r. nie stosuje się już formularza ZUS RZA. Płatnik wykazuje składki za osoby objęte tylko ubezpieczeniem zdrowotnym, a także ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym, na formularzu ZUS RCA. Korekty składek za okresy przypadające przed 1 stycznia 2022 r. również należy przeprowadzić na tym druku i nadal tylko w stosunku do osób, których dotyczy korekta, dołączając do ZUS RCA deklarację rozliczeniową uwzględniającą wszystkich ubezpieczonych.

Aby uniknąć pomyłek, rekomenduje się płatnikom wystąpienie do ZUS z wnioskiem o zbadanie prawidłowości wykazanych przez płatnika składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych, u których występuje zbieg tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych (na formularzu USZ).

Takie postępowanie uchroni płatników przed ewentualnym obowiązkiem dokonania korekty i zapłaty składek wraz z odsetkami za odległe okresy. Najczęściej o nieprawidłowościach w tym zakresie informuje inspektor ZUS podczas przeprowadzania kontroli płatników składek.

Jeżeli w wyniku sprawdzenia wysokości miesięcznej podstawy wymiaru składek organ stwierdzi błędne wykazanie składek, informuje o tym niezwłocznie płatnika składek i ubezpieczonego za pośrednictwem płatnika składek. W sytuacji gdy do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, składka jest opłacana przez każdego płatnika, chyba że ubezpieczony przedłoży płatnikowi dokumenty, z których wynika brak konieczności opłacania składek (art. 34 ust. 6 ustawy systemowej).

2.2. Brak zgłoszenia do ubezpieczeń lub wyrejestrowania osoby uczącej się

Osoby posiadające status ucznia lub studenta w wieku do ukończenia 26 lat nie podlegają obowiązkowo ani dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Wyjątkowo, w okresie przerwy między zakończeniem studiów I stopnia a rozpoczęciem studiów II stopnia, student będący zleceniobiorcą podlega w okresie tej przerwy obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Odstępstwem od tej zasady jest sytuacja, kiedy taki zleceniobiorca w okresie ww. przerwy ma inny obowiązkowy tytuł do ubezpieczeń społecznych i otrzymuje z niego wynagrodzenie w przeliczeniu na miesiąc w wysokości przynajmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ubezpieczenie zdrowotne jest dla takiej osoby obowiązkowe z każdego posiadanego tytułu do ubezpieczeń. Od dnia podjęcia studiów uzupełniających II stopnia student przestaje podlegać ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, jeżeli nadal spełnia kryterium wieku (nie ukończył 26 lat).

W sytuacji gdy płatnik nie uwzględnił (najczęściej w wyniku niewiedzy) przerwy w niepodleganiu ubezpieczeniom przez zleceniobiorcę będącego osobą uczącą się, ma obowiązek skorygować dokumentację ubezpieczeniową w następujący sposób:

Krok 1. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (ZUS ZUA) lub tylko zdrowotnego (ZUS ZZA) od dnia następnego po ukończeniu studiów I stopnia.

Krok 2. Obliczenie składki od przychodów osiągniętych począwszy od daty zgłoszenia do ubezpieczeń i wykazanie ich w raporcie ZUS RCA.

Płatnik składek, przygotowując formularz oświadczenia do celów ubezpieczeniowych dla zleceniobiorców, powinien uwzględnić taką sytuację. Zaleca się przy tym cykliczne przedkładanie zleceniobiorcom oświadczeń w celu aktualizacji danych bądź przypominanie o konieczności zgłaszania ich zmiany w inny sposób, np. w wiadomości e-mail czy przez sieć wewnętrzną.

2.3. Nieprawidłowa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne w związku z przekroczeniem tzw. 30-krotności

Płatnik ma obowiązek naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i FEP od określonej na dany rok podstawy wymiaru tych składek. W 2022 r. ta maksymalna podstawa wymiaru wynosi 177 600 zł (obwieszczenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 4 listopada 2021 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2022 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia). Jest to kwota właściwa dla wszystkich przychodów, od których są należne składki na ww. ubezpieczenia. Zatem nie ma znaczenia liczba źródeł tych przychodów i tytuły, z których są one osiągane.

PRZYKŁAD 4

Pracownik jest zatrudniony w spółce "F" z wynagrodzeniem miesięcznym w wysokości 17 000 zł brutto. Poza przychodami uzyskiwanymi od tego pracodawcy jest zatrudniony w spółce H również na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem miesięcznym brutto w granicach 10 000-15 000 zł. Analizując podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do celów ustalenia, czy nie została przekroczona, przychody z obu źródeł podlegają sumowaniu. Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostaną naliczone od łącznej podstawy wymiaru nieprzekraczającej w 2022 r. 177 600 zł.

Bardzo często występującą sytuacją jest naliczanie przez płatnika składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy przewyższającej dopuszczalny limit. Jest to w większości przypadków spowodowane uzyskiwaniem przez ubezpieczonego innych przychodów, od których ww. składki są należne, a o których nie ma wiedzy płatnik składek. Najczęściej płatnik składek otrzymuje informację w tym zakresie przy przesyłaniu dokumentów rozliczeniowych za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia. Informuje o tym program Płatnik, a także aplikacja e-Płatnik dostępna przez PUE ZUS. Mimo to ZUS poinformuje płatnika składek w odrębnym piśmie o powstałym przekroczeniu.

Konsekwencją przekroczenia maksymalnej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i FEP jest konieczność jej korekty. Jeżeli doszło do wypłaty przychodu, ale składki nie zostały jeszcze rozliczone w dokumentacji ZUS, należy wykazać prawidłową podstawę wymiaru i należne od niej składki (w ten sposób można uniknąć korygowania dokumentów rozliczeniowych za dany okres). Korekty wymaga jednak lista płac.

Jeżeli jednak płatnik przekaże dokumenty rozliczeniowe i nie otrzyma informacji o przekroczeniu z programu lub aplikacji (np. złoży dokumenty rozliczeniowe przed terminem, jeszcze w tym samym miesiącu, w którym dokonał wypłaty przychodu albo zaraz na początku przyszłego miesiąca), ale informację tę przekaże ZUS w zawiadomieniu, ma obowiązek dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych (ZUS RCA i ZUS DRA). Korekta polega na odpowiednim zmniejszeniu lub wyzerowaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz zwiększeniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Przekroczenie podstawy wymiaru składek na ww. ubezpieczenia nie ma wpływu na fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy oraz FGŚP). Nie są one bowiem limitowane.

PRZYKŁAD 5

W lipcu 2022 r. pracodawca nienależnie opłacił za jednego ze swoich pracowników składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty przewyższającej roczny limit o 1500 zł (pracownik jest też zatrudniony u innego pracodawcy i otrzymuje wysokie wynagrodzenie w obu podmiotach). Pracownik rozlicza się wspólnie ze współmałżonkiem, który nie pracuje (pracownik złożył pracodawcy stosowne oświadczenie). Do przychodu pracownika pracodawca stosuje 12% stawkę podatku i pomniejsza zaliczkę o kwotę zmniejszającą podatek (na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia PIT-2). Pracodawca rozliczył składki przed korektą i po korekcie w następujący sposób:

Nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyniosła 168,90 zł, a niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne - 15,20 zł. Jeżeli pracodawca wystąpi do ZUS z wnioskiem o zwrot nadpłaconych składek, otrzyma je w łącznej wysokości 397,60 zł, tj. 153,70 zł (168,90 zł - 15,20 zł). Od zwróconych pracownikowi składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracodawca musi naliczyć podatek dochodowy (składki te uprzednio obniżyły przychód podlegający opodatkowaniu). Przy założeniu, że pracodawca odrębnie rozliczy zwrot składek dla pracownika (przychód z tego tytułu nie zostanie doliczony do innych opodatkowanych przychodów ze stosunku pracy), osoba ta otrzyma do wypłaty 136,70 zł, co wynika z następującego wyliczenia:

• podstawa opodatkowania: 169 zł (168,90 zł zaokrąglone do pełnych złotych),

• 169 zł x 12% = 20 zł (podatek, jaki należy przekazać do urzędu skarbowego),

• 168,90 zł - 20 zł - 15,20 = 133,70 zł (kwota do wypłaty).

2.4. Oskładkowanie przychodów zwolnionych ze składek lub nieuwzględnienie w podstawie składkowej przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią przychody zwolnione z tych składek i określone w § 2 rozporządzenia składkowego, zasiłki finansowane z FUS, wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę (wynagrodzenie to podlega składce zdrowotnej), a także inne niż wskazane należności określone w przepisach szczególnych (m.in. w ustawach o: PPK, PPE, zfśs).

Ze względu na istniejące wątpliwości co do oskładkowania niektórych przychodów płatnikom zdarza się dokonać błędnej kwalifikacji w tym zakresie. Nieprawidłowości dotyczą zarówno uznania przychodu za niepodlegający oskładkowaniu, jak i oskładkowania należności zwolnionych z tych składek. W razie niepewności co do obowiązku oskładkowania danego przychodu lub odstąpienia od tego rekomenduje się płatnikom wystąpienie do ZUS z wnioskiem o wydanie interpretacji w tym zakresie.

W przypadku zarówno nieoskładkowania przychodu, jak i pobrania nienależnych składek płatnik ma obowiązek dokonania korekty, która dotyczy raportów imiennych (ZUS RCA) i deklaracji (ZUS DRA) za ubezpieczonych, którzy otrzymali dany składnik wynagrodzenia. Korekta polega na zwiększeniu lub zmniejszeniu przychodu podlegającego oskładkowaniu. Wpłynie też na wysokość składek na fundusze pozaubezpieczeniowe (FP i FS, FGŚP), jeżeli są one odprowadzane za ubezpieczonego.

PRZYKŁAD 6

Od 1 lutego 2022 r. pracodawca wypłaca pracownikom ryczałty za używanie sprzętu komputerowego niebędącego własnością zakładu pracy. Ryczałt przysługuje w stałej miesięcznej wysokości. Przepisy wewnątrzzakładowe nie określają sposobu jego ustalania - przysługuje w tej samej stawce bez względu na wartość sprzętu i jego zużycie. Pracodawca wyłączył ten składnik z podstawy oskładkowania. Po otrzymaniu interpretacji indywidualnej ZUS, w której organ uznał, że tak wypłacone kwoty nie są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne, pracodawca musi skorygować dokumenty rozliczeniowe, począwszy od lutego 2022 r., doliczając wartość ryczałtu do podstawy składkowej.

2.5. Pominięcie wpłat na PPK lub PPE w dokumentacji rozliczeniowej lub wykazanie ich w nieprawidłowej wysokości

Płatnik, który dokonuje wpłat na PPK za uczestnika, powinien wykazywać je w raporcie składkowym ZUS RCA. Nie jest to jednak przychód ubezpieczonego podlegający oskładkowaniu, lecz informacja o wysokości dokonanej w danym miesiącu wpłaty ze środków płatnika. Wpłaty na PPK wykazuje się w raporcie rozliczeniowym za miesiąc, w którym wpłata została dokonana, a więc w miesiącu przekazania jej na rachunek instytucji finansowej, z którą została zawarta umowa o zarządzanie PPK. Jeżeli płatnik nie dopełnił obowiązku wykazania wpłaty w dokumentach rozliczeniowych lub wykazał ją w nieprawidłowej wysokości, musi dokonać korekty ZUS RCA za ubezpieczonych, za których miał taką powinność.

Korekta ww. dokumentu polega na:

· wykazaniu wpłaty w raporcie rozliczeniowym, jeżeli wcześniej nie została w nim zawarta, lub

· wykazaniu wpłaty w raporcie rozliczeniowym w prawidłowej wysokości, jeżeli poprzednio nie była poprawna.

ZUS RCA należy wysłać łącznie z deklaracją rozliczeniową w trybie korekty.

Korekty powinien dokonać też płatnik, który odprowadza składki za pracowników w ramach PPE, a który nie wykazał wpłat w ZUS RCA - w pozycji dotyczącej kwoty obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego.

Składka podstawowa, którą finansuje pracodawca, nie jest wliczana do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne (art. 24 ust. 5 ustawy o PPE).

2.6. Przekroczenie maksymalnego okresu pobierania zasiłków z FUS lub nieprawidłowe ustalenie podstawy wymiaru zasiłku

Płatnikom nadal zdarza się popełniać błędy przy ustalaniu okresu zasiłkowego. Po zmianie przepisów od 1 stycznia 2022 r. ryzyko ich popełnienia jest nieco mniejsze. Ustawodawca dokonał bowiem nowelizacji art. 9 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z tym przepisem do okresu zasiłkowego wlicza się okresy poprzednich niezdolności do pracy, jeżeli przerwa między ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności do pracy nie przekraczała 60 dni.

Przed 1 stycznia 2022 r. do okresu zasiłkowego wliczane były okresy poprzedniej niezdolności do pracy, spowodowanej tą samą chorobą, jeżeli przerwa między ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności do pracy nie przekraczała 60 dni. Ten stan powodował wiele niejasności w ustalaniu okresu zasiłkowego, ponieważ istotne przy tym było to, czy dany okres niezdolności do pracy był spowodowany tą samą czy inną chorobą.

Jeżeli płatnik dokonał wypłaty zasiłku za niezdolność do pracy, za którą ubezpieczonemu nie przysługiwało to świadczenie w związku z wyczerpaniem okresu jego pobierania (182 lub 270 dni), musi dokonać korekty dokumentacji rozliczeniowej. Okres po wyczerpaniu okresu zasiłkowego jest nieobecnością usprawiedliwioną bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. Korekta dotyczy raportu świadczeniowego (ZUS RSA), w którym wykazano kod danego zasiłku, a który należy zastąpić kodem przerwy - nieobecność usprawiedliwiona. W takim przypadku trzeba złożyć tylko jeden prawidłowy raport wraz z deklaracją rozliczeniową. Należy tak postąpić również w przypadku, gdy ubezpieczony wystąpił z wnioskiem o przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego i oczekuje na decyzję w tym zakresie.

PRZYKŁAD 7

Pracownik zatrudniony w spółce „R” 15 czerwca 2021 r. wyczerpał przysługujący mu 182-dniowy okres zasiłkowy. Pracownik otrzymywał zwolnienia od lekarzy różnych specjalizacji i w wyniku niedopatrzenia podczas ostatniej wizyty lekarz wystawił mu zwolnienie lekarskie na okres kolejnych 14 dni. Płatnik składek będący jednocześnie płatnikiem zasiłków wypłacił pracownikowi zasiłek za ww. okres. Pracownikowi nie przyznano świadczenia rehabilitacyjnego. Podczas kontroli inspektor kontroli ZUS zauważył błąd i zobowiązał płatnika do jego skorygowania. Zatem zasiłek wypłacony nienależnie podlega zwrotowi w kwocie brutto (łącznie z podatkiem) i nie może być rozliczony w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Okres po wyczerpaniu okresu zasiłkowego jest bowiem okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do świadczeń.

Dokonując korekty zasiłku płatnik powinien skorygować też listę płac. Wypłacił bowiem świadczenie, którego nie powinien wypłacać. Jeżeli płatnik będzie domagał się zwrotu od pracownika i zwrot ten uzyska, jest to sytuacja obojętna dla ubezpieczonego, niepowodująca powstania przychodu. Natomiast w przypadku, gdy płatnik odstąpi od żądania zwrotu, ubezpieczony osiągnie przychód z tego tytułu.

Płatnicy składek będący płatnikami zasiłków mogą też nadpłacić zasiłek chorobowy w wyniku nieprawidłowego ustalenia podstawy wymiaru tych świadczeń. Tak wypłacone zasiłki nie podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Do takiego rozliczenia kwalifikują się wyłącznie zasiłki wypłacone w prawidłowej wysokości. W przypadku nieprawidłowego ustalenia podstawy zasiłkowej i zawyżenia wysokości świadczenia należy skorygować dokumentację rozliczeniową, tj. raport świadczeniowy (ZUS RSA) i deklarację rozliczeniową (ZUS DRA). Korekty dokonuje się przez złożenie wskazanych dokumentów, wykazując w nich prawidłową wysokość zasiłku podlegającego rozliczeniu w ciężar składek. W związku z tym płatnik może być obciążony ewentualnymi odsetkami od nieterminowej zapłaty składek, ponieważ w wyniku nadpłaty zasiłku, a następnie korekty in minus jego wysokości, powstanie zaległość składkowa. Odsetek za zwłokę zasadniczo nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2022 r. - 30,10 zł; art. 23 ust. 1 ustawy systemowej).

2.7. Nieprawidłowości w zgłoszeniu umowy o dzieło (ZUS RUD)

Od 1 stycznia 2021 r. podmioty zawierające umowy o dzieło (tryb zawarcia tej umowy nie ma znaczenia - pisemnie, ustnie), uregulowane w Kodeksie cywilnym, mają obowiązek zgłaszania ich do ZUS w ciągu 7 dni od ich zawarcia. Podmioty zlecające pracę w ramach tych umów nie muszą być płatnikami składek. Zatem obowiązek ten powstanie też w obrocie prywatnym, między osobami, z których żadna nie prowadzi działalności gospodarczej czy nie jest płatnikiem składek.

Zgłoszeniu nie podlegają umowy o dzieło zawarte:

• przez płatników składek i osoby fizyczne, jeżeli w ramach takiej umowy praca jest wykonywana na rzecz pracodawcy, z którym wykonawca umowy pozostaje w stosunku pracy; dotyczy to umów zawartych zarówno z pracodawcą, jak i z podmiotem trzecim;

• z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, która złożyła zamawiającemu oświadczenie, że wykonywane na podstawie umowy usługi wchodzą w zakres prowadzonej przez tę osobę działalności gospodarczej.

Zgłoszeniu w ZUS nie podlegają umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych czy licencji uregulowanych w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych, które nie mają elementów charakterystycznych dla umowy o dzieło uregulowanych w Kodeksie cywilnym.

WAŻNE!

Nie należy zgłaszać do ZUS umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych czy licencji uregulowanych w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jeżeli nie ma w nich elementów charakterystycznych dla umowy o dzieło uregulowanych w Kodeksie cywilnym.

Dokumentem, w którym dokonuje się zgłoszenia umów o dzieło, jest formularz ZUS RUD. Zamawiający, który popełnił błąd w uzupełnianiu tego formularza, ma obowiązek złożyć ponowne zgłoszenie, ale w trybie korekty (należy dodać, że zmiana treści umowy o dzieło również jest traktowana jak korekta i wymaga zgłoszenia w tym trybie).

Korekta często dotyczy okresu wykonywania umowy, zwłaszcza daty jej zakończenia, która jest skracana lub wydłużana przez strony. Formalna zmiana tej daty przez strony wymusza obowiązek zgłoszenia na formularzu ZUS RUD i podania danych według stanu faktycznego.

Problematyczne wydaje się jednak zgłoszenie zmiany rodzaju umowy pierwotnie uznanej za dzieło lub odstąpienia stron od umowy o dzieło z dniem jej zawarcia.

Należy uznać, że w takim przypadku złożenie ZUS RUD w trybie korekty nie będzie prawidłowe. Umowa o dzieło nie została bowiem zawarta i nie będzie wykonywana. W takim przypadku za wystarczające należy uznać powiadomienie ZUS o tym fakcie przez zamawiającego, np. w formie oświadczenia. Powiadomienia w tym trybie wymaga też zmiana kwalifikacji umowy i uznanie jej ostatecznie przez strony za umowę zlecenia czy umowę o pracę. O tym fakcie płatnik powinien niezwłocznie poinformować ZUS.

Wzór 3. Oświadczenie o niewykonywaniu/zmianie kwalifikacji umowy o dzieło

3. Konsekwencje korekty dokumentacji ZUS w rozliczeniach płacowych

Przeprowadzenie korekty zarówno dokumentów zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych najczęściej skutkuje zmianą w rozliczeniach z ZUS, która może dotyczyć płatnika lub osoby ubezpieczonej. Korekta może bowiem spowodować:

• niedopłatę lub nadpłatę składek ubezpieczeniowych,
• uzyskanie lub pozbawienie ochrony ubezpieczeniowej,
• powstanie lub pozbawienie prawa do świadczeń chorobowych.

Do płatnika składek należy zatem przeanalizowanie skutków zdarzenia, które spowodowało konieczność przygotowania korekty, i w związku z tym podjęcie niezbędnych działań. W zależności od rodzaju korekty dokumentów ubezpieczeniowych składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne mogą stanowić nadpłatę lub zaległość.

Nadpłata powstanie m.in. w przypadkach:

• zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego osób, które nie powinny im w ogóle podlegać,
• zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób, które powinny podlegać tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• opłacania składek ubezpieczeniowych od przychodów zwolnionych lub przekraczających roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i FEP,
• naliczania składek na fundusze pozaubezpieczeniowe (FP i FS, FGŚP) za osoby, które są z tego obowiązku wyłączone (np. ze względu na wiek czy powrót z urlopów związanych z rodzicielstwem, tj. macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich),
• skutecznego zakwestionowania przez ZUS wysokości wynagrodzenia osoby ubezpieczonej.

Natomiast z zaległością mamy do czynienia w sytuacji, gdy mimo obowiązku składkowego należności te nie są naliczane i przekazywane na rachunek składkowy. Najczęściej wynika to z:

• braku wiedzy płatnika o aktualnej sytuacji ubezpieczeniowej osoby zatrudnionej,
• nieprawidłowego ustalenia obowiązku ubezpieczeniowego przez płatnika,
• nieprawidłowej kwalifikacji umów cywilnoprawnych (zawieranie umowy o dzieło w warunkach, w których powinna zostać zawarta umowa zlecenia czy umowa o pracę),
• nieuprawnionej wypłaty zasiłków przez płatników składek, którzy nie posiadają statusu płatnika zasiłków, i nieuznania takiej wypłaty przez ZUS.

Konsekwencją tego mogą być m.in. nieprawidłowości polegające na przyznawaniu prawa do zasiłków osobom, które nie powinny ich otrzymać. Jak już zostało wspomniane, rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne podlegają wyłącznie zasiłki prawidłowo wypłacone przez ich płatnika. W przeciwnym razie zasiłki nie powinny zmniejszać zobowiązania z tytułu tych składek. Jeżeli jednak tak się stanie, dojdzie do niedopłaty składek. Wówczas do spłaty zobowiązania składkowego wraz z odsetkami co do zasady zmuszony jest płatnik składek.

4. Zwrot składek przez ubezpieczonego w wyniku korekty

Płatnik może dochodzić od ubezpieczonego zapłaconych składek, które powinien on sfinansować z przysługującego mu wynagrodzenia (przychodu), przy czym spłata takiej zaległości wobec ZUS nie zależy od odzyskania składek od tych osób. W przypadku gdy dotyczy to pracownika, pracodawca będący płatnikiem składek, który chciałby, aby zostały one zwrócone przez potrącenie, musi uzyskać zgodę tej osoby na jego dokonanie. Należy przyjąć, że zgody w tym zakresie powinna też udzielić osoba niebędąca pracownikiem, za którą składki w części należnej od ubezpieczonego opłacił podmiot zatrudniający (z zachowaniem kwoty wolnej od potrąceń określonej w art. 91 Kodeksu pracy).

Co istotne, sfinansowanie przez płatnika za osoby ubezpieczone składek, które są potrącane z ich przychodów (czyli współfinansowanych zgodnie z ogólnymi zasadami wynikającymi z ustawy systemowej), nie spowoduje powstania przychodu dla tych osób.

W wyroku z 26 września 2018 r. (II PK 151/17, OSNP 2019/4/42) Sąd Najwyższy uznał, że:

SN

(…) w wyniku przekazania pracownikowi wynagrodzenia niepomniejszonego o należne składki na ubezpieczenia społeczne nie dochodzi do bezpodstawnego wzbogacenia się pracownika kosztem pracodawcy (art. 405 k.c.). Jeśliby mówić o wzbogaceniu pracownika w tym momencie, to następuje to względem Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Natomiast przejście (w sensie ekonomicznym) korzyści z majątku pracodawcy (zubożonego) do majątku pracownika (wzbogaconego) następuje dopiero wtedy, gdy pracodawca-płatnik opłaca w całości składkę na ubezpieczenia społeczne pracownika ze swoich środków. Ma to miejsce, między innymi, w sytuacji (…), gdy zamiast stosunku zobowiązaniowego nierodzącego obowiązek ubezpieczenia społecznego prawomocnym wyrokiem zostaje ustalone istnienie stosunku pracy, co powoduje konieczność wywiązania się pracodawcy z obowiązków płatnika składek polegającego na opłaceniu należnych składek. Płatnik nie ma w tej sytuacji możliwości dokonania potrąceń (na bieżąco z wynagrodzenia) i konieczne jest sfinansowanie części składki należnej od pracownika z środków własnych pracodawcy. Dopiero zatem w tym momencie następuje wzbogacenie pracownika polegające pomniejszeniu jego obciążeń finansowych (oszczędzeniu wydatku związanego z zapłatą należnej części składki) oraz zubożenie pracodawcy przez pokrycie zobowiązania pracownika względem Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 24 czerwca 2021 r. (III PSKP 26/21):

SN

W przypadku ustalenia wyrokiem, że pracownik wykonujący pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej był zatrudniony na podstawie stosunku pracy, zaś wysokość świadczeń wypłacanych pracownikowi na podstawie tej umowy odpowiadała wynagrodzeniu za pracę obejmującemu składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, sprzeczne z zasadami współżycia społecznego jest żądanie od pracownika zwrotu wypłaconego wynagrodzenia odpowiadającego kwocie zapłaconych następczo przez pracodawcę z jego środków należności z tytułu składek za ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne w części, która powinna być sfinansowana ze środków pracownika (art. 411 § 1 pkt 2 i art. 410 § 2 k.c. w związku z art. 300 i art. 87 § 1 k.p.), chyba że przy zawieraniu umowy cywilnoprawnej pracownik dążył do uzyskania wyższego wynagrodzenia kosztem redukcji obciążeń publicznoprawnych należnych w przypadku wykonywania zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Za przychody podatkowe mogą być uznane tylko takie świadczenia, które co do zasady nie podlegają zwrotowi. Przychód powinien stanowić definitywny przyrost majątku podatnika i zwiększyć jego aktywa lub zmniejszyć jego zobowiązania (wyrok WSA w Poznaniu z 16 stycznia 2019 r., I SA/Po 829/18). Oznacza to, że takim przysporzeniem nie są składki opłacone przez płatnika składek, które powinny być sfinansowane przez ubezpieczonego z jego przychodu.

Pogląd ten wyraził wcześniej WSA w Lublinie w wyroku z 30 listopada 2016 r. (I SA/Lu 549/16):

WSA

(...) rozpoznanie zapłaty przez płatnika zaległych składek na ubezpieczenie społeczne jako dochodu podatkowego pracownika oznaczałoby w istocie domaganie się powtórnej daniny od opodatkowanych już kwot. Jest to istotny argument za stwierdzeniem, że płatnik składek ubezpieczeniowych, uiszczając zaległe składki w części należnej od wynagrodzenia lub innego świadczenia wypłacanego pracownikowi nie dokonuje żadnego przysporzenia majątkowego, zwiększającego majątek pracowników (oni sami nie otrzymują od płatnika nieodpłatnych świadczeń). W związku z tym płatnik nie jest zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w przypadku zapłaty zaległych składek na ubezpieczenie społeczne w części pracowniczej.

PRZYKŁAD 8

Na początku sierpnia 2022 r. zakończyła się kontrola w spółce „L”. W wyniku podjętych przez inspektora ZUS czynności okazało się, że dyrektorowi kontrolowanej spółki nie doliczono do przychodów podlegających oskładkowaniu kosztów paliwa związanych z dojazdami do pracy, których zwrot strony ustaliły w porozumieniu. Od zwrotu był naliczany wyłącznie podatek. Otrzymując ten zwrot, pracownik uzyskuje od płatnika nieodpłatne świadczenie podlegające oskładkowaniu i opodatkowaniu. Koszty paliwa dotyczą pełnych lat 2020-2021 i są ponoszone przez spółkę na bieżąco. Nieodpłatne świadczenie z tego tytułu wyniosło łącznie za ww. okres 15 000 zł. Należy je doliczyć do przychodów pracownika w miesiącu dokonania zwrotu, czyli skorygować dokumenty rozliczeniowe za lata 2020-2021 (raporty i deklaracje). Konsekwencją tego jest powstanie zadłużenia składkowego na koncie płatnika, które musi on spłacić bezwarunkowo, oraz odsetek od nieterminowo opłaconych składek. Spółka nie domaga się od dyrektora zwrotu składek i poniesie je w całości z własnych środków. Zgodnie z aktualnym orzecznictwem opłacone przez spółkę składki, które powinien sfinansować pracownik, nie stanowią dla niego przychodu, który należy dodatkowo opodatkować.

5. Wpływ korekty wynagrodzenia z powodu jego niedopłaty lub nadpłaty przez płatnika na dokumentację ZUS

Pracodawca posługując się wyspecjalizowanymi służbami kadrowo-płacowymi, ufa, że wynagrodzenia i inne świadczenia przysługujące pracownikom będą przez te komórki naliczane i wypłacane zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami i aktami wewnętrznymi wydanymi przez dany podmiot (które nie mogą być mniej korzystne niż przepisy ogólne lub szczególne, jeżeli takie mają zastosowanie w przypadku danego pracodawcy). Jednak zdarza się, że przez niejasne przepisy lub oczywiste pomyłki dochodzi do nieprawidłowości w tym zakresie. Mogą mieć one konsekwencje w postaci niedopłaty lub nadpłaty wynagrodzenia lub innego świadczenia (dalej: wynagrodzenie), w tym za okresy przeszłe i zamknięte.

Te okoliczności nie powodują, że płatnik jest zobowiązany do korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS po uregulowaniu niedopłaty lub odzyskaniu nadpłaty wynagrodzenia, jeżeli dotyczą one okresów już rozliczonych. Znaczenie w tym zakresie ma data wypłaty lub odzyskania wynagrodzenia przez płatnika. W zakresie tych rozliczeń stosujemy metodę kasową.

PRZYKŁAD 9

Ubezpieczony otrzymał składnik wynagrodzenia przelewem na rachunek bankowy w lipcu 2022 r. Tę wypłatę płatnik wykaże w raporcie i deklaracji rozliczeniowej ZUS za lipiec 2022 r., które należy przekazać do 16 sierpnia 2022 r. (15 sierpnia 2022 r. przypada w święto, więc termin ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy) i w tym terminie opłacić należne składki od tej wypłaty.

W przypadku niedopłaty wynagrodzenia pracodawca powinien jak najszybciej ją uzupełnić, pamiętając, że pracownik może domagać się odsetek z tytułu opóźnienia w wypłacie składnika o charakterze roszczeniowym. Dotyczy to przypadku, gdy pracownik nie otrzymał należnego mu wynagrodzenia zarówno w całości, jak i w części. Jeżeli wysokość odsetek nie została określona w inny sposób, należą się odsetki ustawowe (art. 481 § 1 w zw. z art. 300 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD 10

Pracownik otrzymał wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych (premii i prowizji) na początku sierpnia 2022 r. Wynagrodzenie to było należne za urlop, z którego pracownik korzystał w czerwcu 2022 r. Pracodawca rozliczył wynagrodzenie za pracę i urlop w czerwcu 2022 r. w deklaracji rozliczeniowej za czerwiec br., którą przekazał 15 lipca 2022 r. Wypłata tzw. średniej urlopowej, która nastąpiła w sierpniu br., zostanie rozliczona w raporcie i deklaracji ZUS za sierpień 2022 r. Nie można w tym zakresie dokonywać korekty dokumentów rozliczeniowych za czerwiec 2022 r., ale należy pamiętać, że ten składnik wynagrodzenia jest należny za ten miesiąc. Oznacza to, że trzeba go uwzględnić np. przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, jeżeli miesiąc ten będzie mieścił się w okresie, z którego jest obliczana ta podstawa.

Z trudniejszą sytuacją mamy do czynienia, gdy doszło do nadpłaty wynagrodzenia. Odzyskanie nadpłaconej części może nastąpić przez potrącenie - za zgodą pracownika albo bez jego zgody (na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu z nadaną mu klauzulą wykonalności, aby możliwe było wszczęcie egzekucji sądowej) - lub przez odliczenie nadpłaconej kwoty z najbliższego wynagrodzenia. Zgodnie z art. 87 § 7 Kodeksu pracy z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. W tej sytuacji można zatem odzyskać nadwyżkę wynagrodzenia wyłącznie za okresy nieobecności w pracy, za które nie przysługuje wynagrodzenie. W wyroku z 12 kwietnia 1996 r. (I PRN 32/96) Sąd Najwyższy wskazał, że skorzystanie z odliczenia na podstawie powołanego art. 87 § 7 Kodeksu pracy jest możliwe tylko w następnym, czyli najbliższym i kolejnym terminie płatności. Odliczenia z wynagrodzenia dokonane w terminach późniejszych zostaną uznane za dokonane z naruszeniem tego przepisu (który de facto dotyczy ochrony wynagrodzenia za pracę). Wątek ten Sąd Najwyższy rozwinął w uzasadnieniu wyroku z 4 października 1994 r. (I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89):

SN

(…) o ile z wynagrodzenia za pracę można potrącić tylko określoną jego część (§ 3) i w określonej kolejności (§ 2), o tyle gdy chodzi o odliczenie (na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy - przyp. red.), to kwota odliczenia nie podlega żadnym ograniczeniom - odlicza się ją „w pełnej wysokości” (§ 7). Ponadto, na podstawie art. 87 § 1 można w danym miesiącu potrącić z wynagrodzenia pracownika należność powstałą znacznie wcześniej, podczas gdy według § 7 tego artykułu z wynagrodzenia za pracę w danym terminie płatności można odliczyć tylko kwoty wypłacone pracownikowi w poprzednim terminie płatności. Ta ostatnia różnica wykazuje jednocześnie istotę odliczenia. Polega ona na możliwości zmniejszenia kwoty wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi w danym miesiącu o wynagrodzenie wypłacone mu w poprzednim miesiącu za czas nieobecności w pracy, która to nieobecność nastąpiła już po wypłaceniu wynagrodzenia, a za którą wynagrodzenie nie przysługuje. Oczywiście zasada wyrażona w art. 87 § 1 k.p. nie ogranicza się do wynagrodzenia za pracę i do należności pracowniczych wypłacanych w okresach miesięcznych. Dotyczy ona bowiem także innych składników wynagrodzenia (np. premii) i innych okresów płatności niż miesięczne. Ważne jest jednak to, że odliczyć można tylko kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności, nie wcześniej.

Odliczenie z wynagrodzenia za pracę na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, nie wymaga zgody pracownika (wyrok SN z 11 października 1994 r., I PRN 81/94, OSNP 1995/5/65).

Jeżeli jednak pracownik jest długotrwale nieobecny w pracy, odliczenie nadpłaty będzie utrudnione. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, kiedy pracownikowi w najbliższym terminie płatności wynagrodzenia i innych świadczeń to wynagrodzenie (względnie wynagrodzenie chorobowe) nie będzie przysługiwało, lecz nabędzie on już prawo do świadczeń z FUS (zasiłków lub świadczenia rehabilitacyjnego). Wtedy konieczna staje się korekta dokumentacji rozliczeniowej ZUS.

PRZYKŁAD 11

Zwolnienie lekarskie pracownika wpłynęło do płatnika składek będącego płatnikiem zasiłków po wypłacie wynagrodzenia za pracę za lipiec 2022 r., która przypadała ostatniego dnia miesiąca. Obejmowało ono okres 7 dni (w tym 3 dni dotyczyły sierpnia 2022 r.) i z tego tytułu pracownikowi przysługiwał zasiłek chorobowy. Po upływie tego zwolnienia pojawiło się kolejne na okres 30 dni. Ponadto okazało się, że leczenie potrwa dłużej. Ponieważ pracownik nie otrzyma wynagrodzenia za sierpień 2022 r. i prawdopodobnie za kolejne miesiące, płatnik nie ma możliwości bieżącego odliczenia nadpłaty wynagrodzenia za lipiec 2022 r. Zgodnie z utrwaloną praktyką w tej sytuacji należy skorygować przychód wypłacony w lipcu br. i wykazać podstawę wymiaru składek zgodną ze stanem faktycznym, czyli przedstawić wynagrodzenie za pracę oraz okres, za który przysługuje zasiłek. Należy przy tym przemianować wynagrodzenie za okres, za który ono nie przysługuje, na zasiłek chorobowy i dokonać jego obliczenia, a następnie wykazać go w dokumentach rozliczeniowych. Odliczenia różnicy, którą jest nadpłacone wynagrodzenie, trzeba dokonać w najbliższym terminie, za jaki będzie przysługiwało wynagrodzenie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zaproponować pracownikowi dokonanie potrącenia nadpłaty wcześniej, z zasiłku, przy czym potrącić można ją tylko na podstawie jego pisemnej zgody. Przy założeniu, że za lipiec 2022 r. pracownik otrzymał comiesięczne wynagrodzenie w wysokości 5500 zł, podstawę wymiaru zasiłku stanowi kwota 4745,95 zł, korekta dokumentów rozliczeniowych za ten miesiąc powinna być następująca:

Krok 1. Ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe oraz zdrowotne finansowanych przez pracownika, którą należy wykazać w ZUS RCA:

• 733,32 zł (5500 zł : 30 = 183,33 zł; 183,33 zł x 4 dni = 733,32 zł) - kwota pomniejszenia wynagrodzenia o okres 4 dni niezdolności o pracy z powodu choroby;

• 4766,68 zł (5500 zł - 733,32 zł) - wynagrodzenia za pracę stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne;

• 4766,68 zł - 653,51 zł = 4113,17 zł - podstawa wymiaru składki zdrowotnej.

Krok 2. Ustalenie wysokości zasiłku chorobowego, którą należy wykazać w ZUS RSA:

• 4745,95 zł x 80% = 3796,76 zł - podstawa wymiaru zasiłku,

• 3796,76 zł : 30 = 126,56 zł - stawka dzienna zasiłku,

• 126,56 zł x 4 dni zasiłku = 506,24 - zasiłek chorobowy.

Nadpłata wynagrodzenia za pracę za lipiec 2022 r. wyniosła 227,08 zł [733,32 zł (nadpłacone wynagrodzenie) - 506,24 zł (zasiłek chorobowy) = 227,08 zł].

W związku z korektą raportów rozliczeniowych należy też przeliczyć deklarację rozliczeniową (ZUS DRA).

Za nadpłatę nie jest uznawane wynagrodzenie wypłacone w wysokości wyższej od umówionej czy założonej przez pracodawcę decyzją uznaniową wskutek błędów przy jego wyliczaniu. Pracodawca nie może zatem swobodnie i jednostronnie potrącić z wynagrodzenia kwoty, którą uznał za nadwyżkę.

W takiej sytuacji istnieją 2 rozwiązania, w ramach których można:

• wystąpić do pracownika o wyrażenie zgody na potrącenie lub

• w przypadku braku jego zgody wystąpić na drogę sądową i domagać się od pracownika zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia na podstawie przepisów Kodeksu pracy o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 405 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy).

Zgoda pracownika na potrącenie czy uzyskanie tytułu wykonawczego i ostatecznie odzyskanie nadpłaconego wynagrodzenia za pracę spowoduje obowiązek skorygowania raportów rozliczeniowych ZUS. Jednak korygowany powinien być okres, w którym doszło do nadpłaty, a nie okres, w którym dokonano zwrotu, chyba że jest to ten sam okres. Jeżeli zwrot nastąpił w innym roku niż wypłata zawyżonego wynagrodzenia, pracownik może odliczyć zwrot od opodatkowanego przychodu w zeznaniu za rok, w którym dokonał tego zwrotu.

6. Kwestionowanie wynagrodzenia i obowiązku ubezpieczeniowego przez organ rentowy a korekta dokumentacji ZUS

Do zakresu działania ZUS należy też kontrola wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek (art. 86 ust. 1 pkt 1-3 w zw. z art. 68 ust. 1 pkt 1 ustawy systemowej). Zatem uprawnienie ZUS w tym zakresie może też obejmować kontrolę wysokości podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne czy zasadności zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. Organ często korzysta z tego przywileju.

W postanowieniu z 23 października 2018 r. (I UK 65/18) Sąd Najwyższy potwierdził, że istnieje utrwalona linia orzecznicza nadająca organowi rentowemu atrybut kontroli oraz korygowania zawyżonych podstaw wymiaru składek z każdego tytułu podlegania ubezpieczeniom społecznym. Ma to na celu zapobieżenie nabywaniu nienależnie zawyżonych świadczeń z ubezpieczenia społecznego, jeżeli okoliczności sprawy wskazują na manipulacyjne zawyżenie podstawy wymiaru oczekiwanych świadczeń z ubezpieczenia społecznego w sposób sprzeczny z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zmierzający do obejścia ustawodawstwa ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że - stosownie do zasady równego traktowania ubezpieczonych bez względu na tytuł ubezpieczenia - organ rentowy i sąd mogą korygować deklaracje zawyżonego wynagrodzenia za pracę, co oznacza nierzetelnie zawyżoną podstawę wymiaru składek, jeżeli z ocenionych okoliczności wynikało, że podmioty stosunku pracy zmierzały do uzyskania przez ubezpieczonego nienależnie zawyżonych, tj. świadczeń oczekiwanych z ubezpieczenia

społecznego. Takie stanowisko wzmacnia wykładnia systemowa i celowościowa, z której wynika, że tak jak wysokość długoterminowych świadczeń zależy od sumy składek opłaconych na ubezpieczenia społeczne, obecnie podczas całego okresu ubezpieczenia, tak również wysokość zasiłku chorobowego powinna być ustalana według zweryfikowanej podstawy wymiaru i składek opłaconych w całym okresie ubezpieczenia, który poprzedzał wystąpienie ryzyka ubezpieczeniowego. Nie ustala się tej podstawy tylko z ostatniego intencyjnie wykreowanego nowego okresu ubezpieczenia w celu uzyskania oczywiście nienależnie zawyżonych spornych świadczeń krótkoterminowych.

PRZYKŁAD 12

Spółka z o.o. zatrudniła pracownicę od 1 maja 2022 r. na stanowisku zarządczym - kierowniczym. Wynagrodzenie tej osoby zostało ustalone w wysokości 20 000 zł brutto miesięcznie. Pracownica obecnie jest w ciąży i od 1 lipca 2022 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim. Pod koniec lipca 2022 r. po złożeniu dokumentów do wypłaty zasiłku chorobowego dla tej pracownicy (płatnik nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków) ZUS zakwestionował wysokość jej wynagrodzenia. Organ rentowy w uzasadnieniu decyzji wskazał, że było ono nieadekwatne do wykonywanych przez nią obowiązków oraz niewspółmiernie wysokie w stosunku do wynagrodzenia innych osób zatrudnionych na podobnych stanowiskach. W sierpniu 2022 r. płatnik otrzymał decyzję ZUS, zgodnie z którą podstawa wymiaru składek tej pracownicy została ustalona przez organ rentowy w wysokości ok. 8000 zł. W tej sytuacji płatnik powinien skorygować podstawę wymiaru składek za okresy od początku zatrudnienia, podaną w raportach rozliczeniowych ZUS RCA, oraz przeliczyć deklaracje zbiorcze ZUS DRA. Zarówno płatnik, jak i osoba ubezpieczona mogą odwołać się od wydanej decyzji do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Jednak odwołanie nie pozbawi płatnika składek obowiązku korekty podstawy wymiaru zobowiązań składkowych. W zakresie korekty wynagrodzenia chorobowego płatnik zasadniczo nie ma powinności jej dokonywania. ZUS w zasadzie nie ingeruje w wysokość wynagrodzenia finansowanego przez pracodawcę na podstawie art. 92 Kodeksu pracy.

Warunki wynagradzania pracowników powinny być ustalone w sposób obiektywny.

W wyroku z 4 marca 2021 r. (II USKP 24/21) Sąd Najwyższy stwierdził, że ocena, czy ustalone przez strony umowy o pracę wynagrodzenie może być uznane za właściwe, uwzględniające przesłankę ekwiwalentności zarobków do rodzaju i charakteru świadczonej pracy oraz posiadanego przez pracownika doświadczenia i kwalifikacji zawodowych, nie powinna być oparta na subiektywnej ocenie charakteru pracy wykonywanej przez pracownika na danym stanowisku pracy. Powinna być dokonana w oparciu o obiektywne wzorce. Dla takiej oceny należy stosować wzorzec, który w najbardziej obiektywny sposób pozwoli ustalić poziom wynagrodzeń za pracę o zbliżonym lub takim samym charakterze. Wzorzec ten powinien uwzględniać również warunki obrotu i realia życia gospodarczego (koniunkturę gospodarczą, opłacalność działalności w danej branży, miejsce wykonywania pracy, poziom bezrobocia na lokalnym rynku pracy, dostępność wykwalifikowanych kadr).

Wzorcem godziwego wynagrodzenia, który czyni zadość ekwiwalentności zarobków do rodzaju i charakteru świadczonej pracy oraz posiadanych przez pracownika doświadczenia i kwalifikacji zawodowych, będzie wzorzec uwzględniający m.in. takie czynniki jak: obowiązująca u pracodawcy siatka wynagrodzeń, średni poziom wynagrodzeń za taki sam lub podobny charakter pracy w danej branży, wykształcenie, zakres obowiązków, odpowiedzialność materialna oraz dyspozycyjność. Na wysokość wynagrodzenia mają wpływ nie tylko kryteria wymienione w art. 78 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. Na wysokość wynagrodzenia wpływ mają także pośrednio: koniunktura gospodarcza, opłacalność działalności w danej branży, miejsce wykonywania pracy, relacja między popytem i podażą, wielkość stopy bezrobocia. Wielość czynników wpływających na wysokość wynagrodzenia wymaga głębszej analizy przed postawieniem tezy, że kwestionowane wynagrodzenie nie jest ekwiwalentne.

WAŻNE!

ZUS jest uprawniony do kontroli wysokości wynagrodzenia za pracę ustalonego przez strony stosunku pracy, a także stosunku cywilnoprawnego.

Uprawnienie ZUS do kontroli wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek nie ogranicza się tylko do kwestionowania wygórowanego wynagrodzenia. Dotyczy też wynagrodzenia zaniżonego, np. wskutek nieprawidłowego łączenia zbiegu tytułów do ubezpieczeń w celu uniknięcia opłacania składek od wysokiej podstawy wymiaru albo dzielenia przychodów z umowy zlecenia na część zapewniającą minimalne wynagrodzenie i pozostałą - bezskładkową.

Na ten problem zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w postanowieniu z 15 grudnia 2020 r. (III UK 563/19), w którym stwierdził, że:

SN

Skoro organ rentowy ma uprawnienie do weryfikacji „sztucznie” zawyżonego wynagrodzenia, tak samo i może kwestionować „sztuczne” jego zaniżenie przez multiplikowanie umów zlecenia i nienaturalne wydzielanie elementów ściśle związanych z charakterem danej pracy celem uniknięcia lub ograniczenia do minimum konieczności poniesienia ciężarów publicznych, jakimi są składki na ubezpieczenia społeczne. Takie działania przedsiębiorców jako zmierzające bezpośrednio do obejścia prawa nie mogą zasługiwać na aprobatę.

PRZYKŁAD 13

Zleceniodawca zatrudnia ok. 40 osób na podstawie umów cywilnoprawnych. Zawiera z nimi po 2 umowy na teoretycznie różne czynności. Z tytułu pierwszej umowy zleceniobiorca ma zagwarantowane wynagrodzenie w kwocie obowiązującego minimalnego, które podlega oskładkowaniu na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w przypadku osób, w stosunku do których istnieje taki obowiązek. Pozostałą część wynagrodzenia zleceniodawca wypłaca w ramach drugiej umowy i od przychodu z tego tytułu oblicza i potrąca tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Kilka osób, występujących z wnioskiem o emeryturę, którym pełne oskładkowanie przychodów z zawartych umów może zapewnić wyższe świadczenie, zgłosiło ten fakt do ZUS. Podczas kontroli okazało się, że działania płatnika były pozorne. Zleceniobiorcy wykonywali te same czynności zarówno na podstawie jednej, jak i drugiej umowy. ZUS w odniesieniu do 10 osób wydał decyzję uznającą osiągnięty przez nie z obu zawartych umów przychód za podlegający oskładkowaniu w zakresie obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. W tej sytuacji płatnik składek ma obowiązek skorygować podstawę wymiaru składek w ZUS RCA, podwyższając jej dotychczasową wysokość o przychód, od którego dotychczas pobierał tylko składkę na obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne. Skorygować należy też podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Konsekwencją tej korekty może być ewentualny wzrost wpłat na fundusze pozaubezpieczeniowe - FP i FS, FGŚP.

Uprawnienia kontrolne ZUS dotyczą też zasadności zgłoszenia osoby do ubezpieczeń społecznych. Zatem może się zdarzyć, że ZUS zakwestionuje takie zgłoszenie.

PRZYKŁAD 14

Spółka z o.o. zatrudniła zleceniobiorcę od 1 czerwca 2021 r. Zgłoszenia tej osoby do ubezpieczeń społecznych dokonała dopiero w połowie sierpnia 2021 r. W lipcu 2022 r. ZUS wystosował do płatnika wezwanie do złożenia dokumentów potwierdzających wykonywanie umowy przez zleceniobiorcę, w tym samej umowy, pod rygorem wydania decyzji o niepodleganiu tej osoby wskazanym ubezpieczeniom. Płatnik zgromadził na tą okoliczność dokumenty: umowę oraz potwierdzenie godzin pracy przeznaczonych na realizację zlecenia zaakceptowane przez osobę będącą opiekunem umowy. Wykazał ponadto, że zatrudnia inne osoby z podobnym lub takim samym zakresem czynności. Na tej postawie ZUS uznał, że zgłoszenie, mimo iż dokonane z uchybieniem terminu, jest prawidłowe i zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom od 1 czerwca 2021 r. zgodnie ze zgłoszeniem złożonym przez płatnika. Gdyby płatnik składek skutecznie nie potwierdził, że zleceniobiorca realizował umowę, istniałoby ryzyko nieuznania podlegania ubezpieczeniom przez ZUS. Taka sytuacja spowodowałaby, że płatnik składek zostałby zobowiązany do wyrejestrowania zleceniobiorcy z ubezpieczeń od dnia jego zgłoszenia i korekty raportów rozliczeniowych oraz deklaracji rozliczeniowych. Korekta polega na wyzerowaniu podstawy wymiaru składek i naliczonych od tej podstawy składek.

7. Podanie nieprawdziwych danych dotyczących wynagrodzenia a korekta dokumentów ZUS

W sytuacji gdy płatnik składek podaje dane, które wpłyną na wysokość świadczeń przysługujących ubezpieczonym z tytułu choroby i macierzyństwa w taki sposób, że znacznie je podwyższa, i zostanie to zakwestionowane przez organ rentowy w czasie kontroli, również będzie zobowiązany do przeprowadzenia korekty dokumentów ubezpieczeniowych.

Zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z 16 maja 2017 r. (I UK 186/16), w którym uznał, że:

SN

Przedmiotem zwrotu nienależnie pobranego świadczenia są świadczenia przyznane lub wypłacone przez organ rentowy bez podstawy prawnej z powodu przekazania przez płatnika lub inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość. W tym wypadku płatnik składek (pracodawca) może być obciążony zwrotem świadczenia tylko wówczas, gdy przekazał organowi rentowemu dane stanowiące podstawę przyznania świadczenia oraz gdy były to dane nieprawdziwe. Przekazanie nieprawdziwych danych stanowi czyn niedozwolony, konieczne jest więc stwierdzenie winy według hipotezy: kto przekazuje Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych nieprawdziwe dane, zobowiązany jest do zwrotu kwot świadczonych na ich postawie.

PRZYKŁAD 15

Pracodawca wypłaca pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku portiera i konserwatora wynagrodzenie w wysokości 3500 zł brutto miesięcznie. Pracownik jest przewlekle chory i czeka go długie i kosztowne leczenie. Aby podwyższyć podstawę zasiłkową, strony nieformalnie ustaliły, że w czerwcu 2022 r. pracownik otrzyma, oprócz wynagrodzenia za pracę, premię w wysokości 15 000 zł za realizację działań ponadstandardowych niż wynikające z zajmowanego stanowiska i od 1 czerwca br. wprowadzą podwyżkę do kwoty 4500 zł. Pracownik następnie zwróci pracodawcy składniki podwyższające poza listą płac. Pracodawca żadnemu z pracowników nigdy nie wypłacił takiej premii i składnik ten nie jest uregulowany w postanowieniach wewnątrzzakładowych, mimo że pracodawca posiada regulamin wynagradzania. Od 20 lipca 2022 r. pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku stanowi wynagrodzenie za okres od lipca 2021 r. do czerwca 2022 r. Pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za pierwszych 14 dni zwolnienia. Po tym okresie wypłatę zasiłku przejmie ZUS na podstawie zaświadczenia płatnika składek Z-3. Istnieje ryzyko zakwestionowania wypłaty tego składnika przez ZUS. Jeżeli do tego dojdzie, pracodawca będzie musiał skorygować podstawę wymiaru składek za czerwiec 2022 r., pomniejszając przychód o wypłaconą premię i różnicę w wynagrodzeniu. Zasiłek również zostanie wypłacony z pominięciem tych składników. ZUS ma obowiązek dokonywania kontroli przedłożonych dokumentów m.in. do celów wypłaty świadczeń z FUS (wyrok SA w Białymstoku z 14 maja 2013 r., III AUa 1131/12).

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 4 pkt 5-6, art. 19, art. 23, art. 34 ust. 6, art. 36 ust. 17, art. 41, art. 46, art. 48b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1265

• art. 81 ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1352

• art. 26 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079

• art. 24 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2139; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 904

• art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655

• art. 3 ust. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923

• art. 11 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

• art. 405, art. 481 § 1, art. 627-646 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360

• art. 1-6 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1062; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655

• § 1 ust. 1 pkt 1, pkt 3, pkt 5, pkt 12, pkt 14, pkt 15, pkt 17, pkt 24 i załączniki nr 1, 3, 5, 12, 14, 15, 17, 24 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1349

• obwieszczenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 listopada 2020 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2021 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia - M.P. z 2020 r. poz. 1061

• § 1-2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 4 pkt 5-6, art. 19, art. 23, art. 34 ust. 6, art. 36 ust. 17, art. 41, art. 46, art. 48b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1115

• art. 81 ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1352

• art. 26 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342

• art. 24 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2139; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 904

• art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655

• art. 3 ust. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923

• art. 11 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

• art. 481 § 1, art. 627-646 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360

• art. 1-6 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1062; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655

• § 1 ust. 1 pkt 1, pkt 3, pkt 5, pkt 12, pkt 14, pkt 15, pkt 17, pkt 24 i załączniki nr 1, 3, 5, 12, 14, 15, 17, 24 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1349

• obwieszczenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 listopada 2020 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2021 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia - M.P. z 2020 r. poz. 1061

• § 1-2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym